Les rapports statistiques présentent des informations sur un sujet ou un projet particulier à leurs lecteurs. Vous pouvez rédiger d'excellents rapports statistiques en formatant correctement le rapport et en incluant toutes les informations importantes dont un lecteur de rapport a besoin.
Étape
Partie 1 sur 3: Formatage des rapports
Étape 1. Affichez d'autres rapports statistiques
Si vous n'avez jamais rédigé de rapport statistique auparavant, nous vous recommandons de consulter certains des autres rapports statistiques qui peuvent être utilisés comme guide pour la mise en forme de votre propre rapport. Vous aurez également une bonne idée de ce à quoi ressemblera le rapport statistique final.
- Si vous travaillez sur un rapport pour un cours, votre professeur sera disposé à vous montrer des exemples de rapports qui ont été collectés par d'anciens étudiants sur demande.
- La bibliothèque du campus possède également des copies de rapports statistiques rédigés par d'anciens étudiants et chercheurs du corps professoral. Demandez de l'aide au bibliothécaire de recherche dans le domaine scientifique sur lequel vous travaillez.
- Vous pouvez également trouver sur Internet des rapports statistiques, créés pour des recherches commerciales ou marketing, ainsi que des fichiers appartenant à des agences gouvernementales.
- Suivez attentivement les exemples, surtout si le rapport est destiné à des recherches dans un autre domaine. Différentes disciplines ont leurs propres conventions concernant le contenu et la manière de présenter un rapport statistique. Par exemple, un rapport statistique produit par un mathématicien est susceptible d'être très différent d'un rapport préparé par un chercheur pour un commerce de détail.
Étape 2. Tapez votre rapport dans une police facile à lire
Les rapports statistiques sont généralement à interligne simple dans une police telle que Arial ou Times New Roman taille 12. Si votre feuille de calcul fournit une explication des exigences de mise en forme, suivez les instructions à la lettre.
- Habituellement, la marge de la page pour les rapports statistiques est de 2,5 cm. Soyez prudent lorsque vous ajoutez des éléments visuels tels que des graphiques et des diagrammes au rapport, en vous assurant qu'ils ne dépassent pas les marges du rapport afin qu'ils ne s'impriment pas correctement et qu'ils semblent bâclés.
- La marge de gauche peut être augmentée jusqu'à 4 cm par anticipation si le rapport de recherche est inclus dans un classeur ou un classeur, le but est que tous les écrits puissent être lus confortablement lorsque vous tournez la page.
- N'écrivez pas de rapports à double interligne, à moins que vous ne suiviez des cours et que l'enseignant vous le demande spécifiquement.
- Utilisez des en-têtes pour saisir les numéros de page sur chaque page. Vous pouvez également ajouter votre nom de famille ou le titre de votre recherche à chaque numéro de page.
Étape 3. Utilisez une méthode de citation appropriée
Il existe différentes méthodes de citation pour différentes disciplines en se référant à des articles, des livres et d'autres documents utilisés dans votre recherche. Même si vous êtes à l'aise avec une méthode de citation particulière, utilisez celle qui est la plus courante dans votre discipline de recherche.
- Les méthodes de citation sont souvent incluses dans les manuels de rédaction de rapports, qui expliquent non seulement en détail comment citer des références, mais définissent également des règles pour la ponctuation et les abréviations, les titres et la mise en forme générale.
- Par exemple, si vous rédigez des rapports statistiques dans le domaine de la psychologie, vous devez généralement utiliser un manuel de rédaction de rapports publié par l'American Psychological Association (APA).
- La méthode de citation est encore plus importante s'il est prévu que votre rapport statistique sera publié par un éditeur ou une revue professionnelle en particulier.
Étape 4. Incluez une page de garde
La page de garde affiche le titre du rapport statistique, votre nom et les noms des personnes qui ont apporté une contribution importante à la recherche ou au rapport lui-même. Cette feuille fournit également une présentation gracieuse de votre rapport final.
- Si vous créez un rapport statistique pour un cours, une page de garde peut également être requise. Vérifiez auprès de votre superviseur ou enseignant ou consultez la feuille de travail pour savoir si une feuille de couverture est nécessaire et quoi écrire sur la feuille.
- Pour un rapport statistique plus long, incluez également une table des matières. La table des matières ne peut pas être créée avant que vous ayez terminé le rapport car la table des matières affiche une liste de chaque section du rapport et la page où commence cette section.
Étape 5. Créez des titres de section
Les en-têtes de section peuvent rendre le rapport plus facile à lire, selon la façon dont le rapport est utilisé et le public qui lira le rapport. Cette méthode sera efficace si vous pensez que le lecteur lira le rapport rapidement ou ira directement à certaines sections.
- Si vous décidez de créer des titres de section, ils doivent être en gras et disposés de manière à se démarquer du reste du texte. Par exemple, le texte de l'en-tête de section peut être en gras, centré et utiliser une police plus grande.
- Assurez-vous que les en-têtes de section ne sont pas au bas de la page. Il doit y avoir au moins quelques lignes ou un paragraphe complet de texte sous l'en-tête de section avant le saut de page.
Étape 6. Utilisez la fonction d'aperçu avant impression pour vérifier la mise en page
Lorsque vous créez un script de rapport avec une application de traitement de texte, son apparence sur un écran d'ordinateur sera la même que sur une feuille de papier. Cependant, les éléments visuels en particulier peuvent ne pas correspondre comme souhaité.
- Vérifiez les marges autour des éléments visuels et assurez-vous que le texte est soigné et pas trop près des éléments visuels. Clarifiez les fins de texte et de mots qui correspondent aux bords des éléments visuels (par exemple, les étiquettes d'axe pour les graphiques).
- Divers éléments visuels peuvent changer, vous devez donc revérifier les en-têtes de section une fois le rapport terminé et vous assurer qu'aucun d'entre eux n'est au bas de la page.
- Si possible, modifiez également votre saut de page pour éviter que la première ligne d'un paragraphe ne soit la dernière ligne de la page, ou la première ligne d'une page ainsi que la dernière ligne d'un paragraphe particulier. Cela rendra la lecture difficile.
Partie 2 sur 3: Création de contenu de rapport
Étape 1. Rédigez le résumé du rapport
Un résumé est une courte description, généralement pas plus de 200 mots, qui résume tous les éléments de votre projet de recherche, y compris les méthodes de recherche utilisées, les résultats et l'analyse.
- Autant que possible, évitez le langage scientifique ou statistique dans l'abstrait. Le résumé doit être facilement compris par un public plus large que ceux qui liront l'intégralité du rapport.
- La fonction abstraite est similaire au pitch d'ascenseur dans les affaires. Si vous êtes dans l'ascenseur avec quelqu'un et qu'il vous pose des questions sur un projet sur lequel vous travaillez, résumez la description du projet qui a été présenté à cette personne.
- Bien que le résumé se trouve au début du rapport, il est plus facile de le rédiger plus tard, une fois le rapport complet terminé.
Étape 2. Rédigez le rapport d'ouverture
La section d'ouverture du rapport identifie le but de votre recherche ou de votre expérience. Expliquez au lecteur les raisons du choix du projet sur lequel vous travaillez, y compris les questions auxquelles on espère qu'il répondra.
- Utilisez un langage concis, concis et clair pour donner le ton du rapport. Maximisez l'utilisation de termes courants au lieu d'un langage statistique excessif, quel que soit le public cible du rapport.
- Si votre rapport est basé sur une série d'expériences scientifiques ou de données obtenues à partir de sondages ou de données démographiques, énoncez une hypothèse ou une attente concernant le projet.
- S'il y a eu des recherches antérieures dans la même discipline sur le même sujet de recherche ou la même question, il est également important d'inclure un bref aperçu des travaux de recherche après l'introduction. Expliquez les raisons de différencier ou d'ajouter quelque chose de nouveau aux travaux de recherche existants grâce à votre recherche.
Étape 3. Décrivez la méthode de recherche utilisée
Utilisez cette section du rapport pour fournir une description détaillée de la façon dont le projet de recherche a été réalisé, y compris les caractéristiques des expériences réalisées ou les méthodes utilisées pour collecter les données brutes.
- Incluez une explication des méthodes utilisées pour traiter les résultats, surtout si votre expérience ou votre recherche est à long terme ou d'observation.
- Si vous devez effectuer des ajustements tout au long du processus de mise en œuvre du projet, identifiez les ajustements effectués et les problèmes sous-jacents.
- Dressez la liste de tous les logiciels, ressources ou matériels utilisés dans la série d'activités de recherche. Si vous utilisez un manuel comme matériel, référencez-le simplement - il n'est pas nécessaire de résumer le matériel dans un rapport.
Étape 4. Présentez les résultats
Rapportez les résultats spécifiques de votre recherche ou de votre expérience. Cette partie du rapport ne doit contenir que des faits, sans aucune analyse ou discussion sur la signification possible de ces faits.
- Commencez par les principaux résultats de l'étude, puis incluez tous les sous-produits ou faits intéressants ou tendances trouvés.
- De manière générale, évitez de rapporter des résultats qui ne correspondent pas aux attentes ou hypothèses initiales. Néanmoins, si vous rencontrez quelque chose de surprenant et d'inattendu dans vos recherches, au moins il faut le mentionner.
- Il s'agit de la section la plus longue de ce rapport, avec les statistiques les plus détaillées. Cette section est aussi la plus sèche et la plus difficile à digérer pour les lecteurs du rapport, surtout s'ils ne sont pas statisticiens.
- Les petits graphiques ou diagrammes sont souvent plus clairs pour montrer les résultats de la recherche que le texte écrit.
Étape 5. Énoncez la conclusion
Cette section fournit une analyse et décrit des résultats qui couvrent l'ensemble du contexte d'une discipline ou d'un domaine industriel. Vous devez également indiquer au lecteur si les résultats de la recherche sont en accord avec l'hypothèse originale.
- Une fois que vous arrivez à cette section, évitez le langage lourd et exagéré. Cette section doit être facile à comprendre pour tout le monde, même s'il a raté la section des résultats de la recherche.
- Si des recherches supplémentaires sont nécessaires pour explorer davantage votre hypothèse ou répondre aux questions qui se posent dans le contexte de ce projet de recherche, expliquez-les également ici.
Étape 6. Discutez du problème ou du problème en question
Si les résultats de la recherche se rapportent ou contredisent des recherches antérieures, mentionnez-le à la fin du rapport. Dans cette section, vous présenterez les problèmes qui peuvent être rencontrés lors de la réalisation d'une recherche.
- Souvent, vous trouverez ici des flashbacks de choses qui auraient rendu la collecte de données plus facile ou plus efficace. Voici l'endroit pour discuter de tout cela. Étant donné que la méthode scientifique est conçue pour que d'autres puissent répéter votre recherche, partagez vos idées concernant cette recherche avec les futurs chercheurs.
- Toutes les spéculations que vous avez, ou les questions supplémentaires qui se posent dans la série de recherches, méritent également d'être discutées ici. Gardez-le au minimum, de peur que les opinions personnelles et les spéculations ne dominent votre recherche.
Étape 7. Répertoriez toutes vos références
Immédiatement après la fin du rapport statistique, incluez un tableau ou une liste de livres et d'articles utilisés dans la conduite de la recherche, ou référencés dans le rapport.
- Par exemple, si vous comparez votre recherche actuelle avec la même recherche menée dans une autre ville plusieurs années auparavant, incluez une citation de cette recherche dans la bibliographie.
- Citez les références en utilisant la méthode de citation appropriée pour votre discipline ou domaine d'études.
- Évitez de citer des références non mentionnées dans le rapport. Par exemple, vous pourriez lire un texte afin de préparer un projet de recherche. Cependant, si finalement la lecture n'est pas mentionnée dans votre rapport, il n'y a aucune obligation de l'inclure dans la bibliographie.
Étape 8. Rappelez-vous toujours qui lira votre rapport
Votre rapport aura peu de valeur si personne ne comprend vos recherches et vos réalisations. Même si vous rédigez un rapport en tant que cours, il doit être rédigé pour un public plus général.
- Évitez d'utiliser des « termes d'examen spécialisés » ou le jargon de l'industrie si le lecteur général du rapport est quelqu'un en dehors de votre domaine ou de votre discipline.
- Assurez-vous que les termes d'examen spécial et de statistiques dans le rapport sont utilisés correctement. Par exemple, vous ne devriez pas utiliser le terme « moyen » dans un rapport statistique, car les gens utilisent souvent ce mot pour signifier quelque chose de différent. À la place, utilisez « moyenne », « médiane » ou « mode » – selon ce qui est approprié.
Partie 3 sur 3: Présentation des données
Étape 1. Étiquetez et intitulez tous les tableaux ou graphiques
Fournir une étiquette et un titre différents pour chaque élément visuel vous permet de vous y référer dans le texte du rapport. L'utilisation de références spatiales dans le texte peut être problématique car les rapports peuvent ne pas s'imprimer de la même manière.
- Ceci est particulièrement important si vous soumettez un rapport pour publication dans une revue spécialisée. Si le format de la page est différent du papier utilisé pour imprimer le rapport, les éléments visuels ne s'imprimeront pas correctement sur le papier.
- Ce facteur est également important si votre rapport est publié sur Internet, car des tailles d'affichage différentes peuvent entraîner des présentations différentes des éléments visuels.
- La façon la plus simple d'étiqueter les éléments visuels est le mot « Image » suivi d'un nombre. Ensuite, il vous suffit de numéroter chaque élément dans l'ordre dans lequel il apparaît dans le rapport.
- Le titre décrit les informations présentées par l'élément visuel. Par exemple, si vous avez créé un graphique à barres montrant les résultats des étudiants à un examen final de chimie, vous pouvez l'intituler « Score final de chimie, automne 2016 ».
Étape 2. Gardez vos éléments visuels nets et propres
Si les éléments visuels apparaissent encombrés et désordonnés sur la page, les lecteurs auront du mal. Les éléments visuels devraient améliorer la lisibilité du rapport, plutôt que de le distraire.
- Assurez-vous que chaque élément visuel est suffisamment grand pour que vos lecteurs puissent voir tout ce qu'il y a à voir sans sourciller. Si vous réduisez la taille du graphique pour que le lecteur ne puisse pas voir les étiquettes, cela ne les aidera en rien.
- Créez vos éléments visuels à l'aide de formats pouvant être facilement importés dans des fichiers de traitement de texte. L'importation avec certains formats graphiques peut déformer l'image ou donner une image à très basse résolution.
Étape 3. Distribuez les informations de manière appropriée
Lorsque vous créez des graphiques ou des diagrammes, assurez-vous qu'ils sont lisibles et faciles à comprendre en peu de temps. Si votre graphique est rempli de données ou si la plage est trop large, les lecteurs n'en bénéficieront pas beaucoup.
- Par exemple, si l'échantillon de recherche se compte par centaines, l'axe « x » sera rempli d'images si vous affichez chaque échantillon individuellement sous forme de barres. Au lieu de cela, vous pouvez déplacer la taille sur l'axe des y vers l'axe des x, puis utiliser l'axe des y pour mesurer la fréquence.
- Si vos données contiennent des pourcentages, affichez uniquement la partie en pourcentage comme requis dans l'étude. Si la plus petite différence entre les sujets de recherche est de deux chiffres derrière la virgule de pourcentage, vous n'avez pas besoin d'afficher plus que le pourcentage entier. Cependant, si la différence entre les sujets de recherche est de quelques centaines de pour cent, affichez le pourcentage jusqu'à deux chiffres derrière la virgule afin que le graphique puisse montrer la différence.
- Par exemple, si votre rapport contient un graphique à barres de la distribution des résultats des tests pour un cours de chimie et que les résultats sont de 97, 56, 97, 52, 97, 46 et 97, 61, créez un graphique en abscisse pour chaque étudiant, et un axe des ordonnées allant de 97 à 98. Cette méthode mettra en évidence la différence dans les scores des étudiants.
Étape 4. Incluez les données brutes dans la pièce jointe
Surtout pour les projets de grande envergure, les pièces jointes sont susceptibles d'être la section la plus longue de votre rapport. Vous devez inclure toutes les données brutes, y compris des copies des questions d'entrevue, des ensembles de données et des résultats statistiques.
- Veillez à ce que la pièce jointe n'avale pas votre rapport. Vous n'êtes pas obligé d'inclure toutes les fiches techniques ou autres documents créés pendant la conduite du projet de recherche.
- C'est mieux si vous n'incluez que des documents qui peuvent s'étendre et conduire à une meilleure compréhension du rapport.
- Par exemple, en décrivant votre méthode de recherche, vous avez indiqué qu'un sondage avait été mené par des étudiants d'un cours de chimie pour savoir comment ils étudieraient pour un examen final. Vous pouvez inclure une copie des questions posées aux étudiants répondants en annexe. Cependant, vous n'êtes pas obligé d'inclure toutes les copies des réponses de chaque élève.
