Au début, rédiger un rapport de travail peut sembler difficile, mais c'est en fait plus facile que vous ne le pensez. Les rapports de travail sont généralement utilisés pour expliquer l'avancement d'un projet particulier ou pour fournir des conclusions et des recommandations sur certaines questions sur le lieu de travail. Afin de rédiger facilement un rapport de travail efficace, commencez par considérer votre objectif, votre public, vos recherches et votre message. Rédiger un rapport en utilisant le format de rapport d'activité. Faites des révisions pour que le rapport devienne effectif.
Étape
Partie 1 sur 3: Planification d'un rapport de travail
Étape 1. Identifiez le but et le sujet du rapport
Parfois, on peut vous demander de faire un rapport. L'objet ou le sujet du rapport sera très probablement indiqué dans la demande. Si vous n'êtes pas sûr d'un objectif ou d'un sujet, réfléchissez au message que vous souhaitez transmettre à vos lecteurs. Vous pouvez également clarifier avec votre superviseur ou supérieur.
Par exemple, votre objectif peut être d'analyser un problème commercial, d'expliquer les résultats d'un projet sur lequel vous travaillez ou de fournir à un superviseur un aperçu de l'avancement de votre travail
Étape 2. Choisissez un ton et une langue qui conviennent au lecteur
Tenez compte des connaissances du lecteur et du jargon qu'il connaît. Lorsque vous rédigez un rapport, vous pouvez utiliser un jargon et un langage plus professionnel que lorsque vous écrivez pour le public.
- Qui lira le rapport ? Tenez compte des lecteurs susceptibles d'utiliser votre rapport.
- Si votre lectorat est hétérogène, notez toute l'information pour le lecteur qui connaît le moins ce que vous écrivez. Cependant, utilisez des titres pour chaque section afin que les lecteurs plus avertis puissent ignorer les informations qu'ils ne jugent pas nécessaires. Vous pouvez également rédiger des sections spécifiques pour vous adresser à des groupes de lecteurs spécifiques.
Étape 3. Recueillez les données et les documents d'appui, le cas échéant
Incluez le matériel que vous avez utilisé comme base pour vos conclusions ou recommandations. Vous vous référerez à ces documents lors de la préparation du rapport. Vous devrez peut-être également inclure ces documents dans l'annexe au rapport. Vous trouverez ci-dessous les types de documents que vous pouvez inclure lors de la préparation d'un rapport:
- L'information financière
- Diagramme
- Graphique
- Information statistique
- Enquête
- Questionnaire
- Résultats d'entretiens avec des experts, des collègues, des clients, etc.
Étape 4. Examinez vos progrès si vous rédigez un rapport d'étape
Au lieu de cela, donnez un aperçu du travail que vous avez fait, du travail que vous allez faire et si le travail a été conforme à l'objectif initial. Considérez le rapport comme une réponse aux questions que les gens peuvent se poser sur votre projet. Voici les questions auxquelles vous devez répondre dans le rapport:
- L'étendue des travaux a-t-elle changé?
- Quel travail avez-vous effectué depuis le dernier rapport?
- Quel travail ferez-vous?
- Votre projet sera-t-il terminé à temps? Si non, pourquoi ?
- Quel problème avez-vous rencontré et comment l'avez-vous résolu ?
- Quelles leçons avez-vous appris ce mois-ci ?
Étape 5. Décrivez les informations que vous devez inclure dans le rapport
Écrivez un aperçu de votre idée comme guide. Lors de la mise en page, développez des en-têtes de rapport pour vous aider à organiser ce que vous allez dire. Ce plan n'a pas besoin d'être soigné ou bien écrit car vous seul l'utiliserez.
- Généralement, le rapport commence par une explication des résultats, des conclusions ou des recommandations. Après cela, expliquez comment vous êtes arrivé à cette conclusion et votre façon de penser si possible.
- Si vous allez faire une conclusion ou une recommandation controversée, expliquez votre processus et votre raisonnement afin que le lecteur comprenne les raisons de vos conclusions et recommandations.
Partie 2 sur 3: Rédaction d'un rapport de travail
Étape 1. Utilisez une page de garde ou une page de titre
La page de titre doit contenir le nom du rapport suivi de la date de soumission sur une ligne distincte. Sur la troisième ligne, écrivez les noms de tous les auteurs du rapport. Après cela, écrivez le nom de l'organisation sur la quatrième ligne.
- Dans certains cas, vous pouvez inclure une lettre d'accompagnement expliquant pourquoi vous rédigez le rapport, ce qu'il contient et ce qu'il faut faire ensuite. Ce type de lettre est couramment utilisé lorsque le processus de rédaction d'un rapport prend beaucoup de temps ou que l'auteur estime que le lecteur a besoin d'explications supplémentaires avant de se plonger dans le rapport.
- Pour les rapports d'avancement, écrivez votre nom, le nom du projet, la date et la période de rapport sur la page de titre. Écrivez-les sur des lignes différentes. Vous pouvez étiqueter chaque ligne avec des mots tels que « nom », « nom du projet », « date » et « période du rapport ». Vous pouvez également écrire des informations sur ces choses sans étiquettes.
- Demandez à votre patron s'il y a des recommandations spécifiques sur le rapport de travail. Ces recommandations sont la meilleure source de matériel pour la préparation des rapports.
Étape 2. Créez un résumé contenant des informations clés
Incluez vos conclusions, justifications et recommandations. Le lecteur comprendra les points clés du rapport sans avoir à le lire dans son intégralité. Vous n'avez pas besoin d'entrer dans trop de détails, mais le lecteur doit comprendre la description de votre rapport. Le résumé doit faire une demi-page à une page.
- Vous n'avez pas besoin de résumer l'intégralité du rapport. Concentrez-vous sur les idées importantes du rapport, telles que votre principale recommandation ou conclusion.
- Si vous rédigez un rapport d'avancement, ignorez cette section.
Étape 3. Créez une table des matières
Énumérez tous les en-têtes de section du rapport et leurs numéros de page. Cette liste permettra aux lecteurs d'utiliser plus facilement votre rapport et de trouver les informations dont ils ont besoin.
- Utilisez des titres et des titres pour chaque section afin que le rapport soit facile à lire.
- Si vous rédigez un rapport d'étape, vous n'avez généralement pas besoin de créer une table des matières à moins que votre patron ne vous le demande. Cependant, incluez un titre et un en-tête pour chaque section afin de faciliter la lecture du rapport.
Étape 4. Rédigez une introduction pour donner une idée de votre rapport
Dites au lecteur pourquoi vous avez rédigé le rapport. Résumez le contexte derrière le rapport et expliquez votre objectif. Indiquez les questions auxquelles vous répondrez dans le rapport ou les problèmes que vous résoudrez. Décrivez la portée et l'organisation du rapport.
- L'introduction ne doit pas être longue. Écrivez clairement et spécifiquement afin que les lecteurs connaissent le contexte et le but sans avoir à lire une explication trop longue.
- Écrivez 2 à 4 paragraphes pour l'introduction.
- Pour un rapport d'étape, une section d'introduction de 1-2 paragraphes est suffisante. L'introduction doit résumer votre projet et vos objectifs. Vous pouvez également mentionner les travaux que vous avez terminés et vos prochains projets.
Étape 5. Expliquez les résultats ou les conclusions que vous avez mentionnés
Décrivez toute recherche ou évaluation que vous avez effectuée concernant le projet. Rédigez une discussion et une interprétation des résultats et de leur relation avec le sujet du rapport.
- Généralement, cette section se compose d'un paragraphe d'introduction et d'une liste de vos conclusions.
- La conclusion peut s'écrire ainsi: « 1. La population vieillit donc les risques pour la santé de nos clients augmentent.
- Si vous rédigez un rapport d'étape, vous n'avez ni résultats ni conclusions. Notez les réalisations ou le travail que vous avez terminé après l'introduction. Vous pouvez écrire 2 à 4 paragraphes pour cette section. Cependant, une liste suffit généralement. Écrivez: « Augmentation de 200 000 000 IDR pour louer des tentes de festival », « Signé un contrat avec Party Planning Company pour planifier le festival » et « Réalisation d'un sondage auprès de 1 500 résidents pour recueillir l'opinion publique. »
Étape 6. Fournir des recommandations pour les étapes futures
Les recommandations devraient expliquer ce qui se passera à l'avenir. Décrivez quel problème pourrait être résolu en utilisant votre solution et comment cela se rapporte à la conclusion que vous avez tirée. Après avoir écrit l'explication, listez les recommandations par numéro. Commencez chaque phrase par un verbe. Faites une liste de recommandations et commencez par les plus importantes.
- Par exemple, vous pourriez écrire « 1. Offrir une formation en réanimation cardiorespiratoire aux employés.
- Si vous rédigez un rapport d'avancement, vous devez dresser une liste des tâches ou des objectifs sur lesquels vous travaillerez/atteindrez au cours de la prochaine période. Par exemple, vous pouvez écrire « Trouvez un fournisseur pour le festival », « Déterminer la conception du festival » et « Commander une affiche promotionnelle ».
Étape 7. Discutez du processus et du cadre qui sous-tendent la conclusion
Décrivez l'approche que vous avez utilisée pour analyser le sujet, la question ou le problème. Passez en revue vos conclusions, puis expliquez comment elles ont servi de base aux recommandations. Divisez la discussion en sections. Titrez les sections en fonction de leur contenu.
- Cette section contient également une discussion plus longue sur la recherche et l'évaluation.
- Cela devrait être la section la plus longue de votre rapport.
- Si vous rédigez un rapport d'étape, vous pouvez sauter cette section. Vous pouvez le remplacer par une section sur les goulots d'étranglement lorsque vous travaillez sur un projet et comment les surmonter. Vous pourriez écrire: « De nombreux résidents ne renvoient pas les sondages parce qu'ils ne sont pas livrés avec des frais de port prépayés. Après cela, nous inclurons les frais de port prépayés ou fournirons une option de sondage numérique. »
Étape 8. Énumérez les références que vous avez utilisées pour préparer le rapport
Les références peuvent prendre la forme d'articles de revues, d'actualités, d'entretiens, d'enquêtes, de questionnaires, de résultats statistiques et d'autres informations connexes. Citez ces références à la fin du rapport. Intitulez-le « Bibliographie ».
- À moins qu'on ne vous demande d'utiliser un style de citation spécifique, utilisez le format APA dans les rapports commerciaux.
- Ignorez cette étape si vous préparez un rapport d'avancement.
Étape 9. Joignez des pièces jointes à des documents tels que des enquêtes, des questionnaires ou des e-mails
Tous les rapports ne nécessitent pas de pièce jointe. Cependant, vous pouvez les inclure si vous souhaitez fournir des éléments que vous avez cités ou des informations supplémentaires qui pourraient les aider à comprendre plus facilement votre sujet ou vos conclusions. Étiquetez chaque pièce jointe en utilisant une lettre différente.
- Par exemple, vous pourriez avoir « Annexe A », « Annexe B » et « Annexe C ».
- Si vous rédigez un rapport d'étape, vous n'avez pas besoin d'inclure cette section.
Étape 10. Rédigez une courte conclusion résumant toutes vos découvertes ou progrès
Vous n'aurez peut-être pas besoin d'écrire une conclusion, mais une conclusion peut mettre en évidence les efforts que vous avez déployés. Faites une conclusion de 3 à 4 phrases pour résumer toutes les informations que vous avez présentées dans le rapport.
Vous pourriez écrire: « Le projet de planification du festival d'art a été réalisé comme prévu. Nous avons terminé 90 % des activités de planification et sommes passés au processus d'achat de matériel. Actuellement, le projet ne rencontre aucun obstacle, mais nous traiterons tous les problèmes qui pourraient survenir à l'avenir. »
Partie 3 sur 3: Rédaction de rapports efficaces
Étape 1. Utilisez un titre clair pour rendre le rapport facile à utiliser
Faites en sorte que le titre soit clair et non verbeux. En regardant le titre, le lecteur devrait immédiatement comprendre de quoi parle votre rapport.
- Les titres dont vous aurez peut-être besoin sont: Introduction, Travail terminé, Objectif de la prochaine période, Obstacles et solutions et Conclusion.
- Créez un titre qui correspond aux informations du rapport.
- Pour les rapports d'avancement, vos lecteurs sont susceptibles d'être des superviseurs, des équipes ou des clients.
Étape 2. Utilisez un langage simple et direct pour transmettre des idées
Les rapports de travail ne nécessitent pas de mots compliqués et de phrases fleuries. Vous avez juste besoin de transmettre les points importants au lecteur. Transmettez des idées en utilisant les mots les plus simples possibles et allez au cœur de l'idée.
Écrivez « Les revenus ont augmenté de 50 % au quatrième trimestre » plutôt que: « Les revenus ont grimpé de 50 % et ont rendu les résultats du quatrième trimestre brillants. »
Étape 3. Utilisez une écriture concise pour que votre rapport soit bref
Écrire trop longtemps n'est qu'une perte de temps pour vous et le lecteur. Éliminez les mots inutiles et allez droit au but de votre déclaration.
- Certains rapports de travail sont naturellement longs car ils contiennent beaucoup d'informations. Cependant, la façon dont vous l'écrivez doit rester concise.
- Il est préférable d'écrire « les ventes ont augmenté au cours du dernier trimestre après que le personnel a fait du marketing téléphonique » plutôt que: « les revenus ont fortement augmenté au cours du dernier trimestre, car notre force de vente talentueuse et dévouée a commercialisé des clients potentiels par téléphone pour les inciter à acheter. des produits."
Étape 4. Présentez des idées en utilisant un langage objectif et sans émotion
Notez les faits et laissez les lecteurs construire leurs propres conclusions basées sur un point de vue objectif. Vous pouvez faire des recommandations sur la façon de traiter un problème particulier, mais n'essayez pas de provoquer les émotions du lecteur pour le persuader. Laissez les lecteurs construire des idées et des décisions basées sur une perspective objective.
Au lieu d'écrire: « Le personnel mécontent manque généralement de moral, le bureau se sent donc comme une machine sans âme », vous pourriez écrire: « Le personnel avec une productivité relativement faible dit qu'il se sent mécontent. »
Étape 5. N'utilisez pas de langage informel et les mots « je » ou « je
» Vous pourrez peut-être utiliser le mot « je » dans un rapport d'avancement si vous travaillez seul sur le projet. Sinon, n'utilisez pas le mot « je » ou des mots très informels dans les rapports de travail. Cependant, vous pouvez utiliser le mot « vous » lorsque vous dirigez certaines phrases vers votre public cible.
Utilisez un langage professionnel dans les rapports
Étape 6. Relisez le rapport pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs
Les fautes de grammaire et d'orthographe diminueront la réputation du professionnalisme du rapport. Relisez-le pour vous assurer qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe, de mauvaises phrases ou de choix de mots incorrects. Ce serait mieux si vous pouviez relire le rapport deux fois.
- Si possible, demandez à quelqu'un d'autre de lire le rapport car il peut parfois être difficile de vous trouver à redire.
- Si vous avez le temps, laissez le rapport pendant 24 heures avant de le relire.
Des astuces
- Après avoir rédigé le premier rapport de travail, utilisez-le comme modèle pour les rapports suivants.
- Votre lieu de travail peut avoir un modèle de rapport de travail. Demandez à votre superviseur si vous pouvez utiliser le modèle de bureau.
- Si vous pouvez le faire, utilisez le format de rapport d'emploi existant de l'organisation pour laquelle vous travaillez. Vérifiez les dossiers au bureau ou demandez à un superviseur ou à un collègue une copie du rapport.
