Les rapports commerciaux sont l'un des moyens de communication les plus efficaces dans le monde des affaires d'aujourd'hui. Les avantages des rapports commerciaux sont nombreux. Les entreprises ou les particuliers peuvent utiliser les rapports commerciaux pour prendre des décisions importantes. Si vous voulez rédiger un bon rapport d'activité, apprenez comment et comprenez le but de la rédaction d'un rapport.
Étape
Partie 1 sur 2: Décidez du type de rapport d'activité que vous souhaitez rédiger
Étape 1. Utilisez les rapports commerciaux pour transmettre des idées
Ce rapport est appelé « rapport de justification/recommandation ». Vous pouvez utiliser ce rapport pour partager des idées avec votre responsable ou votre directeur. Habituellement, vous devrez préparer un résumé et le corps du rapport. Le résumé est un moyen de transmettre des idées. Le corps contient des informations sur les avantages, les coûts, les risques et d'autres informations liées à votre idée.
Par exemple, vous souhaitez acheter une imprimante pour votre division. Pour convaincre le gestionnaire que l'imprimante est vraiment nécessaire, préparez un rapport de justification/recommandation pour soumettre officiellement une demande d'achat d'imprimante à la direction
Étape 2. Présentez les risques qui accompagnent l'opportunité commerciale
Les « rapports d'enquête » aident les décideurs à considérer les risques auxquels ils doivent faire face lorsqu'ils souhaitent prendre certaines mesures afin que la direction soit en mesure d'anticiper les impacts imprévus. Ce rapport se compose d'une introduction, d'un corps et d'une conclusion. La préface contient des informations importantes sur le problème à l'étude. Le corps contient une explication des faits et des résultats de l'enquête. La conclusion contient un résumé du rapport.
Par exemple, l'entreprise pharmaceutique X souhaite travailler avec l'entreprise pharmaceutique Y qui fait face à un problème. L'entreprise X ne souhaite pas travailler avec des entreprises qui ont actuellement ou ont connu des problèmes financiers. Par conséquent, la société X recherche des informations complètes sur la société Y et prépare ensuite un rapport d'enquête pour discuter des données financières de la société Y avec le directeur financier
Étape 3. Présentez les informations de conformité aux agences gouvernementales
Ce rapport, communément appelé « rapport de conformité », est utile pour démontrer la responsabilité de l'entreprise en prouvant aux agences gouvernementales (ville, province, centrale, etc.) que la direction travaille conformément aux lois/réglementations applicables et gère les finances conformément aux procédures.. Ce rapport se compose d'une introduction, d'un corps et d'une conclusion. L'avant-propos contient une explication des principaux sujets traités dans le rapport. Le coffre contient des données, des faits et d'autres informations que les agences gouvernementales doivent connaître. La conclusion contient un résumé du rapport.
Par exemple, le conseil d'administration d'une compagnie d'assurance publique doit présenter au ministre des finances que la gestion de l'entreprise est effectuée conformément aux lois et règlements en vigueur en 2019. Pour cela, le conseil d'administration prépare un rapport annuel rapport de conformité pour présenter les activités de l'entreprise au cours de l'année 2019
Étape 4. Présentez la faisabilité de l'idée ou du projet proposé
Un rapport qui contient une explication pour déterminer si une idée est acceptée ou rejetée est appelé « rapport de faisabilité ». Ce rapport se compose d'un résumé et d'un corps. Le résumé contient des idées, tandis que le corps décrit les avantages, les problèmes possibles, les coûts et d'autres questions liées à l'idée proposée. La direction peut utiliser le rapport de faisabilité pour répondre aux questions suivantes:
- Ce projet peut-il être réalisé dans les limites du budget financier ?
- Ce projet est-il rentable ?
- Ce projet peut-il être réalisé selon un échéancier prédéterminé?
Étape 5. Présentez les résultats de la recherche obtenus grâce à l'étude
Un « rapport de recherche » présente les résultats d'une étude détaillée d'une question ou d'un problème très spécifique. Ce rapport se compose d'un résumé (résumé), d'un avant-propos, des méthodes utilisées, des résultats de la recherche, des conclusions et des suggestions. Lors de la rédaction d'un rapport, vous devez informer les résultats des études qui servent de références.
Par exemple, la direction souhaite mener une étude impliquant l'ensemble du personnel pour décider s'il est nécessaire ou non d'interdire aux salariés de fumer dans la cantine d'entreprise. La personne qui mène l'étude rédigera un rapport sur les résultats de la recherche
Étape 6. Aidez l'entreprise à améliorer ses politiques, ses produits ou ses procédures grâce à une surveillance cohérente
Ensuite, préparez un « rapport périodique » qui est écrit à chaque intervalle de temps, par exemple hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc. Ce rapport présente le niveau d'efficacité de l'entreprise, les profits/pertes et d'autres données pour une certaine période.
Par exemple, un propriétaire de pharmacie demandera à son vendeur de présenter un rapport de ventes mensuel tous les 3 du mois suivant
Étape 7. Fournir un rapport en cas de certaines situations
Contrairement aux rapports périodiques, les « rapports de situation » sont rédigés pour des besoins spécifiques, tels que simplement fournir des informations lors de réunions ou rendre compte des efforts déployés pour faire face aux catastrophes naturelles. Ce rapport se compose d'une introduction, d'un corps et d'une conclusion. L'introduction contient une explication des événements rapportés et fournit un bref aperçu des questions abordées dans le corps du rapport. En conclusion, expliquez les solutions qui ont été et seront mises en œuvre.
Par exemple, le gouverneur demande au maire de fournir un rapport de situation après qu'un ouragan se soit produit dans la zone sous sa responsabilité
Étape 8. Présentez quelques solutions pour résoudre le problème
Le « rapport de référence » présente plusieurs options de solution pour prendre des décisions. Selon son objectif, l'auteur recommande plusieurs actions qui doivent être prises. Ce rapport se compose d'une introduction, d'un corps et d'une conclusion. La préface explique le but de la rédaction du rapport. Le torse exprime la situation ou le problème à portée de main ainsi que plusieurs options de solution. La conclusion véhicule la meilleure solution.
Par exemple, une entreprise automobile souhaite construire une usine en Asie. Lors de la rédaction du rapport de benchmark, listez un maximum de 3 pays selon les besoins de l'entreprise et proposez la meilleure localisation en conclusion
Partie 2 sur 2: Rédaction d'un rapport d'activité
Étape 1. Déterminez le but de la rédaction et formatez le rapport
Demandez-vous pourquoi vous voulez rédiger un rapport d'activité. Choisissez le type de rapport dans la liste ci-dessus en fonction des objectifs à atteindre.
- Quelle que soit la raison, assurez-vous de vous fixer des objectifs courts et clairs. Les lecteurs du rapport deviennent confus si la formulation des objectifs est longue, de sorte que la crédibilité du rapport est mise en doute.
- Par exemple, votre service a besoin de fonds promotionnels supplémentaires. Lors de la rédaction du rapport, concentrez-vous sur le budget budgétaire promotionnel actuellement disponible et présentez un plan de travail efficace pour tirer le meilleur parti des fonds supplémentaires.
Étape 2. Considérez le public qui lira le rapport
Les lecteurs du rapport peuvent provenir de l'extérieur de l'entreprise (pas des employés) ou de l'intérieur de l'entreprise. Lorsque vous rédigez un rapport, examinez dans quelle mesure le lecteur comprend ou possède des informations sur la question en cours de discussion. Pensez également à l'utilité des informations présentées dans le rapport pour le lecteur.
- Quelle que soit la personne qui lira le rapport, l'aspect financier est toujours la priorité absolue pour la direction ou les clients.
- Par exemple, vous souhaitez mettre en place un programme de partage d'emploi dans votre division. Pour cela, vous devrez rédiger un rapport d'activité qui sera lu par le directeur du personnel, le directeur des opérations et le directeur général. Envisagez la possibilité qu'ils connaissent déjà le programme afin que vous puissiez fournir des informations pertinentes dans le rapport. Si la direction n'a jamais discuté d'un programme de partage d'emploi, votre rapport est informatif et utile. Si l'entreprise a déjà prévu ce programme, votre rapport sera inefficace et moins convaincant.
Étape 3. Déterminez ce qui doit être appris
L'étape la plus difficile lors de la préparation d'un rapport d'activité n'est pas la rédaction. Tirer des conclusions et recueillir des données à l'appui est le plus difficile. Vous aurez besoin d'un large éventail de compétences, par exemple la collecte de données et l'analyse du marché. Que devez-vous savoir, ainsi que la direction, pour pouvoir prendre des décisions éclairées sur les sujets abordés dans votre rapport ?
Étape 4. Recueillez les données pertinentes pour rédiger un rapport
Assurez-vous que les données justificatives que vous fournissez sont le résultat de recherches. Sinon, vous pourriez perdre en crédibilité. La collecte des données est également déterminée par le type de rapport à rédiger. Assurez-vous d'utiliser des données exactes et pertinentes aux fins de la rédaction du rapport.
- Les données provenant de sources internes sont généralement plus rapides à collecter. Par exemple, les données de vente de produits peuvent être demandées par téléphone au service commercial. Ainsi, les données sont immédiatement reçues et incluses dans le rapport.
- Les données externes peuvent être obtenues auprès de l'entreprise. Si d'autres services ont collecté et analysé des données sur les consommateurs, demandez-les pour ne pas avoir à faire vos propres recherches. Les données nécessaires doivent être adaptées au domaine d'activité, mais les rédacteurs de rapports commerciaux n'ont généralement pas besoin de faire des recherches au préalable.
- Par exemple, si vous souhaitez rédiger un rapport de justification/recommandation, effectuez des recherches pour découvrir les avantages des idées présentées, puis incluez les résultats de la recherche dans le rapport.
Étape 5. Décidez comment structurer le rapport avant de le rédiger
Cette décision est influencée par le but de la rédaction du rapport. Par exemple, comment préparer un rapport de conformité et un rapport de faisabilité sont différents. Commencez à écrire lorsque vous saurez comment compiler le rapport.
- Triez les données de support en plusieurs groupes. Les rapports commerciaux contiennent généralement une mine de données et d'informations. Diviser les données en groupes est la clé de la réussite de la rédaction d'un bon rapport d'activité. Par exemple, présentez les données de vente séparément des données client et incluez un titre pour chaque récapitulatif des données.
- Compilez les rapports en triant les données récapitulatives par titre pour les rendre faciles à lire et à comprendre. Ainsi, les données présentées peuvent soutenir l'objectif principal de la rédaction du rapport.
- Parfois, vous devez attendre que quelqu'un d'autre analyse ou entre des données. En attendant, vous pouvez traiter l'ensemble de données complet.
Étape 6. Tirez des conclusions et faites des suggestions spécifiques
Assurez-vous de tirer des conclusions logiques en utilisant les données contenues dans le rapport. Expliquez les actions qui doivent être prises sur la base de ces conclusions.
Chaque solution que vous proposez doit être suivie d'actions spécifiques et mesurables. Décrivez tout changement apporté à la description de poste, au calendrier ou à l'allocation des fonds nécessaires pour mettre en œuvre le nouveau plan de travail. Assurez-vous que vos suggestions sont appuyées par des données qui prouvent que la direction est en mesure d'atteindre les objectifs en mettant en œuvre les solutions présentées dans le rapport
Étape 7. Préparez un résumé
Ce résumé sera la première page du rapport d'activité, mais est écrit à la toute fin. Le résumé exécutif est un moyen de présenter les résultats de l'étude et les conclusions pour donner un aperçu du contenu du rapport si quelqu'un n'a pas le temps de le lire jusqu'à la fin. À titre d'illustration, un résumé exécutif est comme une bande-annonce de film ou un résumé de thèse.
Ce rapport s'appelle le résumé parce que les cadres occupés ne peuvent lire que ce résumé. Transmettez des informations importantes aux supérieurs en 200 à 300 mots sous la forme d'un résumé. Il pourrait lire plus loin s'il voulait connaître les détails
Étape 8. Utilisez des infographies pour transmettre des données spécifiques
Parfois, vous devez fournir des données quantitatives à l'aide de graphiques ou de tableaux. Présentez les données avec différentes couleurs pour les rendre plus attrayantes et faciles à comprendre. Utilisez des puces, des numéros séquentiels ou des tableaux pour faciliter la lecture des données. Cette étape rend la présentation des données différente pour montrer leur importance.
- Habituellement, les images rendent les rapports commerciaux plus attrayants. Les rapports semblent monotones s'ils ne contiennent que du texte et des chiffres. Présentez des infographies pertinentes et utiles, mais n'en faites pas trop.
- Écrivez les informations dans des cases sur une page qui est presque entièrement du texte, pas de tableaux ni de chiffres. Les pages en texte intégral ont tendance à être ennuyeuses. Un résumé des informations importantes peut être présenté dans un encadré.
Étape 9. Énumérez les sources d'information
Selon le type de recherche que vous effectuez, vous devrez peut-être énumérer le fournisseur d'informations. Dans un rapport d'activité, une bibliographie ou une page source vise à renseigner le lecteur s'il souhaite vérifier ou rechercher d'autres données.
Utilisez le format approprié lorsque vous incluez des citations dans les rapports par type d'entreprise
Étape 10. Vérifiez le rapport 2 fois
Vous n'avez pas l'air sérieux lorsque vous signalez des fautes d'orthographe ou de grammaire. Ces erreurs remettent en cause la crédibilité de votre étude. De plus, présentez des informations claires et sans ambiguïté.
- Par exemple, n'utilisez pas de mots difficiles à comprendre ou de phrases trop longues.
- Évitez la variété des conversations.
- Si le lecteur du rapport travaille dans le même domaine, vous pouvez utiliser du jargon ou des termes techniques, mais n'en faites pas trop.
- Habituellement, les rapports commerciaux sont rédigés à la voix passive. Ce rapport est un exemple qui montre qu'écrire en utilisant des phrases passives est meilleur que des phrases actives.
- Lors de la vérification des rapports, des erreurs peuvent être ignorées parce que vous vous êtes tapé vous-même. Demandez à un collègue de soutien de lire votre rapport, puis demandez-lui des commentaires. Il est bien mieux de connaître les erreurs de ses collègues que de celles de ses supérieurs. Profitez des commentaires des pairs pour améliorer les rapports tout en tenant compte des suggestions.
Étape 11. Créez une table des matières
Rédigez un rapport d'activité selon le format officiel en créant une table des matières qui est utile comme référence lors de la recherche d'une page spécifique. Incluez les numéros de page de chaque section du rapport dans la table des matières, en particulier le résumé et la conclusion.
Étape 12. Il est temps de lier le rapport
La meilleure façon d'améliorer un rapport qui fournit un examen complet utile est de le relier aussi bien que possible, par exemple en utilisant du fil spiralé, des reliures ou des couvertures en carton. Ainsi, le rapport a l'air soigné et attrayant afin que d'autres voudront le lire jusqu'à la fin.
