Le plan de gestion est une description de la façon dont l'organisation ou l'entreprise fonctionnera. Avec un plan de gestion, vous pouvez formuler des structures de gestion et des opérations. Le plan garantit également que tous les membres partagent le même point de vue et que les objectifs seront atteints. Vous pouvez facilement établir un plan de gestion en quelques étapes simples.
Étape
Partie 1 sur 4: Commencer un plan de gestion
Étape 1. Déterminer la nécessité d'un plan de gestion
Le plan de gestion sert à formuler les procédures et les politiques qui sont importantes pour l'organisation, ainsi que les responsabilités et les autorités de toutes les personnes impliquées. Sans plan, les opérations peuvent être incohérentes, les responsabilités ne sont pas claires et l'organisation n'est pas préparée à certains événements.
- Le plan d'affaires permet à tous les membres de l'organisation de connaître clairement leur position, y compris à qui ils doivent rendre compte, qui relève d'eux et leurs responsabilités.
- L'affirmation du rôle crée également un sentiment de responsabilité car il sera clair qui est en faute si quelque chose se produit ou ne se produit pas.
Étape 2. Décrivez le plan
Le plan de gestion doit contenir un certain nombre d'éléments clés. Dessinez un schéma simple sur un tableau blanc ou un document informatique, montrant les sections du plan de gestion afin que vous et votre équipe puissiez en discuter. Le plan de gestion doit comprendre les sections suivantes:
- Description de la structure de gestion.
- Une section détaillant chaque membre et ses responsabilités et pouvoirs.
- Un graphique montrant les interactions et les responsabilités entre chaque niveau de l'organisation.
- Sections qui décrivent divers aspects de l'organisation gérée ainsi que les politiques et procédures de gestion.
- Calendrier de mise à jour, d'élargissement et d'élaboration de plans de gestion et de gestion.
Étape 3. Décrivez votre structure de gestion
Chaque organisation ou entreprise a une structure de gestion quelque peu différente. Au début du plan, décrivez la structure de gestion en mots ou en schémas. Indiquez clairement qui prend les décisions finales, que ce soit la direction, le conseil d'administration ou une seule personne. Inclure des décideurs externes et internes, ainsi que des consultants. Si nécessaire, expliquez comment la répartition de la prise de décision est basée sur la hiérarchie organisationnelle.
Étape 4. Énumérez les divers aspects de l'organisation à gérer dans le cadre du plan
Divisez tous les processus et fonctions en catégories. Les catégories peuvent être définies par département dans une grande entreprise ou par processus métier dans une petite entreprise. Les aspects des opérations qui sont généralement inclus sont la gestion des employés, le contrôle financier, le contrôle des stocks ou des approvisionnements, le marketing ou les relations publiques et les opérations (telles que la fabrication ou les ventes). Divisez tous les aspects de l'organisation afin de pouvoir définir leurs rôles et procédures respectifs.
Partie 2 sur 4: Description de la propriété et de la gestion
Étape 1. Faites attention au type de propriété de l'organisation
Décrivez la propriété de l'entreprise en termes clairs. Indiquez si l'organisation est publique, privée ou à but non lucratif. De plus, s'il y a plusieurs propriétaires ou investisseurs, vous devrez expliquer la répartition des pouvoirs, des responsabilités et des actions. Par exemple, la propriété de l'organisation peut être partagée dans un partenariat ou un accord d'actionnaires d'entreprise.
Étape 2. Énumérez les noms des membres du conseil d'administration
Si votre entreprise a un conseil d'administration, dressez la liste des membres. Rédigez un résumé de leur leadership, de leur expérience, de leurs forces et de leurs faiblesses. Les entreprises privées peuvent ne pas avoir de conseil d'administration. S'il n'y a pas de tableau, vous n'avez pas besoin d'entrer dans cette section.
Inclure une copie des politiques du conseil, y compris les conditions d'élection, le mandat, les responsabilités, les pouvoirs et la résolution des conflits. Cette information doit être indiquée dans l'accord d'exploitation de l'entreprise ou dans un autre document de constitution
Étape 3. Présentez les principaux membres de la direction
Notez les qualifications et l'expérience de chaque membre. Outre les propriétaires et les membres du conseil d'administration, cette section comprend les investisseurs, les dirigeants, les gestionnaires, les employés et employés clés et les entrepreneurs. Décrivez le parcours des membres, ainsi que leurs caractéristiques et leur contribution au succès de l'entreprise.
Étape 4. Présentez les points forts de chaque membre de l'équipe de direction
Expliquez à quel point ces qualités sont précieuses pour le poste occupé par chaque membre. Incluez des attributs tels que la capacité de motivation, les aptitudes financières et les prouesses commerciales.
- Énumérez les postes et fonctions antérieurs de chaque membre, qui s'appliquent à leurs obligations actuelles. Expliquez comment l'obligation tire parti des capacités et renforce la position de la direction.
- Entrez la formation de chaque gestionnaire. Expliquez en quoi leur formation est bénéfique pour l'entreprise. Inclure l'éducation qui ne concerne que leur poste actuel.
- Si vous êtes le seul employé, incluez votre propre expérience et vos points forts.
Étape 5. Décrivez le processus d'embauche
Expliquer les bases du recrutement de nouveaux employés. Indiquez les qualifications et l'expérience requises pour chaque poste. Ceci est particulièrement important si vous n'avez pas embauché de gestionnaire. Inclure le processus de formation et tout programme d'incitation ou de récompense mis en œuvre. Une description des avantages peut également être incluse ici.
Étape 6. Incluez le nom du consultant ou du conseiller externe que vous utiliserez
Il y a des personnes que vous pouvez contacter pour du marketing, des conseils personnels et des conseils financiers. Par exemple, votre entreprise peut avoir besoin:
- Avocat
- Comptable
- Agent d'assurance
- Consultant
Étape 7. Inclure un résumé des capacités de l'équipe de gestion
Rédigez une brève description expliquant pourquoi votre équipe réussit. À la fin du plan de gestion, indiquez précisément pourquoi votre équipe déterminera le succès de l'entreprise. Expliquez comment la combinaison de managers dans ce modèle d'affaires aidera l'entreprise dans les années à venir. Cette section regroupe les différents points du plan.
Par exemple, « Notre équipe de personnes aux capacités variées cumule 40 ans d'expérience dans ce domaine. Avec une structure démocratique coordonnée, ils peuvent travailler ensemble efficacement pour atteindre les résultats souhaités. Avec cette équipe, nous pensons que l'entreprise sera rentable dans deux ans
Étape 8. Décrivez la relation entre la direction, les propriétaires et les employés
Un aspect important des opérations de gestion est l'interaction entre les niveaux de gestion et entre la direction/les propriétaires et les employés. Décrire l'autorité, la responsabilité et le rôle de chaque niveau dans les aspects des opérations commerciales. Incluez des processus de prise de décision et de collaboration partagés, ainsi que les réunions ou les lignes de communication nécessaires. Assurez-vous que tout le monde est d'accord sur la façon de résoudre les différends et de partager le pouvoir.
Partie 3 sur 4: Rédaction de politiques et procédures
Étape 1. Considérez la nécessité d'une politique écrite
Les politiques écrites visent à définir les opérations dans les grandes organisations. Les politiques créeront une cohérence et garantiront le bon déroulement de tous les processus. Cependant, une très petite entreprise ou organisation peut ne pas avoir besoin d'une politique. En fait, les politiques peuvent parfois limiter la collaboration et ralentir le travail en petits groupes. Réfléchissez à la taille et aux besoins de votre organisation avant de rédiger une politique.
Étape 2. Rassemblez un groupe de direction et d'employés
Dans chaque examen des aspects des opérations, rassemblez les membres de la direction et les employés qui sont directement touchés ou responsables du processus ou du domaine. Définissez les politiques et les procédures avec eux, acceptez les commentaires et clarifiez tous les détails. Cela permet aux plans d'être mis en œuvre dans des opérations réelles et donne aux employés un sentiment d'appartenance.
Étape 3. Écrivez les politiques et les procédures pour chaque aspect de l'entreprise
Cela servira d'explication à la direction et aux employés sur la façon de faire fonctionner cette partie de l'organisation. Les politiques, philosophies et réglementations organisationnelles sont conçues pour atteindre les objectifs et garantir que les opérations sont conformes aux principes organisationnels. Cette politique est concrétisée par des procédures, qui sont des modalités spécifiques à la conduite des opérations commerciales.
Par exemple, une politique visant à n'utiliser et à vendre que des matériaux et des produits respectueux de l'environnement. La procédure à l'appui de cette politique consiste à acheter des marchandises auprès de fournisseurs respectueux de l'environnement ou à vérifier l'impact environnemental des matériaux ou des produits utilisés
Étape 4. Assurez-vous que la politique correspond à votre culture et à votre philosophie
Les politiques et procédures doivent être élaborées conformément à la philosophie et aux objectifs. Vérifiez chaque point de politique pour vous assurer qu'ils mènent tous à la même fin. Si quelque chose ne correspond pas ou est discutable, apportez des modifications pour mieux correspondre à la mission.
Partie 4 sur 4: Réviser le plan
Étape 1. Relisez attentivement le plan
Le plan de gestion doit être professionnel. Le document doit être exempt de fautes d'orthographe et de grammaire. Imprimez sur du papier blanc infroissable et sans bavures.
Étape 2. Choisissez un format clair
Le format du plan de gestion doit être le même que pour toute autre proposition commerciale. Vous pouvez marquer les sections principales avec des titres en gras. Utilisez une police facile à lire. La police standard est Times New Roman, taille 12. Vous pouvez utiliser des puces pour lister vos expériences, capacités et responsabilités, ou présenter des informations importantes dans de courts paragraphes.
Étape 3. Envisagez de demander à un consultant en affaires d'examiner le projet de plan
Plus il y a de gens qui le lisent, mieux c'est. Un consultant en affaires ou un planificateur financier peut fournir de meilleurs conseils. Discutez avec un consultant. Ils peuvent être en mesure d'y trouver des lacunes ou des conflits.
Étape 4. Envoyez-le à tous les propriétaires
Tous les propriétaires et cadres supérieurs de l'entreprise doivent approuver le plan de gestion. Assurez-vous que chaque propriétaire a une copie. Ils peuvent vous envoyer des corrections et des révisions. Considérez attentivement leur contribution. Si vous n'êtes pas d'accord avec un changement, discutez-en avec eux pour trouver un compromis.
Une fois qu'ils sont d'accord, demandez à tous les propriétaires de signer un plan de gestion avant de le remettre à des investisseurs, des banques ou des organismes de financement
Étape 5. Engagez-vous à modifier le plan si nécessaire
Tous les plans de gestion nouvellement créés n'ont pas été testés et devront probablement être révisés une fois mis en œuvre. Par conséquent, vous devez inclure une stipulation selon laquelle les plans peuvent être modifiés et révisés au fur et à mesure des déplacements professionnels. Commencez par établir un calendrier d'évaluation, indiquant quand une réunion aura lieu pour discuter de l'efficacité du plan et du succès ou de l'échec de sa mise en œuvre.
- Assurez-vous qu'il existe un moyen pour tous les cadres et employés de soumettre des commentaires liés au plan de gestion.
- Ensuite, créez la méthode d'approbation et appliquez les modifications.
