L'élaboration d'un plan de gestion des risques efficace peut empêcher les petits problèmes de s'aggraver. Différents types de plans de gestion des risques peuvent traiter du calcul de la probabilité d'un événement, de son impact sur vous, des risques spéculatifs et de la manière d'atténuer les problèmes associés à ces risques. La planification vous aidera à faire face et à prévenir les situations difficiles qui se sont produites ou se présenteront.
Étape
Étape 1. Comprendre comment fonctionne la gestion des risques
Le risque est l'effet (positif ou négatif) dû à un événement ou à une série d'événements se produisant dans un ou plusieurs endroits. Le risque est calculé en fonction de la probabilité qu'un événement devienne un problème et de l'impact qui en résulte (Risk = Contingency X Impact). Divers facteurs doivent être identifiés pour analyser le risque, notamment:
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Occurrence: que peut-il se passer ?
Élaborer un plan de gestion des risques Étape 1Bullet1 -
Probabilité: Quelle est la probabilité que l'événement se produise ?
Élaborer un plan de gestion des risques Étape 1Bullet2 - Impact: Quelle sera la gravité de l'impact s'il se produit ?
- Atténuation: comment (et de combien) vous pouvez réduire la probabilité.
- Contingence: Comment (et de combien) pouvez-vous réduire l'Impact ?
- Réduction = Atténuation X Contingence
- Exposition = Risque – Réduction
- Une fois que vous avez identifié les variables ci-dessus, le résultat est l'exposition. C'est le niveau de risque qui ne peut être évité. L'exposition peut également être appelée menace, responsabilité ou gravité, mais elles font toutes référence à la même chose. L'exposition sera utilisée pour aider à déterminer si l'activité planifiée doit être réalisée.
- Il s'agit souvent d'une formule coût/bénéfice. Vous pouvez utiliser ces éléments pour déterminer si le risque de mise en œuvre d'un changement est supérieur ou inférieur au risque de ne pas mettre en œuvre le changement.
- Risque présumé. Si vous décidez de continuer (parfois, vous n'avez pas le choix, par exemple les réglementations gouvernementales), alors votre exposition devient un risque présumé. Dans certains environnements, le risque présumé est traduit en valeurs de roupies qui sont ensuite utilisées pour calculer la rentabilité du produit final.
Étape 2. Définissez votre projet
Dans cet article, considérons-nous comme responsable d'un système informatique qui fournit des informations importantes (mais pas critiques) à une grande population. L'ordinateur principal qui abrite ce système est ancien et doit être remplacé. Votre tâche consiste à élaborer un plan de gestion des risques pour ce déménagement. Ce plan sera affiché dans un modèle simplifié où le risque et l'impact seront classés comme élevé, moyen ou faible (cette méthode est très courante dans la gestion de projet).
Étape 3. Obtenez les commentaires des autres
Remue-méninges sur les risques. Rassemblez quelques personnes qui connaissent très bien le projet et demandez leur avis sur ce qui se passera, comment l'empêcher et ce qui doit être fait si cela se produit. Prenez beaucoup de notes ! Vous utiliserez plusieurs fois le résultat de cette session importante au cours des étapes suivantes. Soyez ouvert aux idées proposées. La pensée « out of the box » est bien, mais gardez le contrôle de votre session pour qu'elle reste concentrée sur la cible.
Étape 4. Identifiez les conséquences de chaque risque
À partir de votre session de brainstorming, diverses informations sur ce qui se passe si le risque devient réalité ont été collectées. Associez chaque risque aux conséquences évoquées au cours de la séance le plus précisément possible. Le « report du projet » doit être décomposé en, par exemple « Le projet sera retardé dans 13 jours. » S'il y a une valeur en roupies, il serait trop général de mentionner simplement « Sur budget ».
Étape 5. Éliminez les problèmes non pertinents
Par exemple, si vous déplacez le système informatique d'un concessionnaire automobile, la guerre nucléaire, la peste ou les astéroïdes tueurs n'interféreront pas avec votre projet. il n'y a rien que vous puissiez faire pour planifier ou réduire l'impact. Cependant, gardez à l'esprit que vous n'incluez pas ces événements dans votre planification des risques.
Étape 6. Énumérez tous les éléments de risque identifiés
Vous n'avez pas besoin de les ranger dans l'ordre. Il suffit de les enregistrer un par un.
Étape 7. Incluez les probabilités
Pour chaque élément de risque de votre liste, déterminez si la probabilité que ces risques se produisent réellement est suffisamment élevée, moyenne ou faible ? Si vous devez utiliser des nombres, la probabilité pour l'échelle faible est de 0,01-0, 33, moyenne = 0,34-0, 66 et élevée = 0,67 - 1,00.
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Il est à noter que si la probabilité que l'événement devienne réel est nulle, cela signifie que le risque n'est plus pris en compte. Il ne sert à rien de considérer ce qui n'arrivera pas (un T-Rex en colère mange son ordinateur).
Étape 8. Définir l'impact
En général, l'impact est désigné comme élevé, moyen ou faible en fonction des directives définies. Si vous devez utiliser des nombres, cela signifie des échelles d'impact de 0,01 à 1,00, c'est-à-dire 0,01 à 0,33 = faible, 0,34 - 0,66 = moyen, 0,67 - 1,00 = élevé.
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Remarque: si l'impact d'un événement est nul, le risque n'a pas besoin d'être enregistré. Il n'y a aucune raison de considérer des choses non pertinentes, quelles que soient les chances (mon chien a dîné).
Étape 9. Déterminez le risque de l'élément
Les tableaux sont souvent utilisés pour cela. Si vous utilisez des valeurs Élevée, Moyenne et Faible, nous vous recommandons d'utiliser le tableau du haut. Si vous utilisez des valeurs numériques, vous devrez envisager un système de notation légèrement plus compliqué, similaire au deuxième tableau ici. Il est important de noter qu'il n'y a pas de formule universelle pour combiner la probabilité avec l'impact, et la formule varie en fonction de la personne et du projet. Les formules de cet article ne sont qu'un exemple (bien que basées sur une histoire vraie):
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Soyez flexible dans l'analyse.
Parfois, il faut faire des allers-retours entre la méthode T-S-R et la méthode numérique. Vous pouvez utiliser un tableau similaire au tableau ci-dessous.
Étape 10. Triez tous les risques
Énumérez tous les éléments qui ont été identifiés en commençant par le risque le plus élevé jusqu'au plus faible.
Étape 11. Calculez le risque total
Ici, les chiffres vous aideront. dans le tableau 6, vous avez 7 risques avec les valeurs T, T, S, S, S, R et R. Ces valeurs peuvent être modifiées en 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 et 0, 2, du tableau 5. Le risque total moyen est de 0,5 ou modéré.
Étape 12. Élaborer une stratégie d'atténuation
L'atténuation est conçue pour réduire la probabilité qu'un risque devienne apparent. Habituellement, vous n'aurez besoin de le faire que pour les éléments High et Medium. Vous pouvez réduire l'élément Bas, mais mettez les autres en premier. Par exemple, si un élément de risque pouvait retarder la livraison de pièces critiques, vous pouvez réduire le risque en les commandant tôt dans le projet.
Étape 13. Élaborez un plan de sauvegarde
Les contingences sont généralement conçues pour réduire l'impact si le risque ne devient pas apparent. Encore une fois, vous ne développerez généralement des contingences que pour les éléments Élevés et Moyens. Par exemple, si une pièce importante dont vous avez besoin n'arrive pas à temps, vous pouvez être obligé d'utiliser les anciennes pièces disponibles en attendant de nouvelles pièces.
Étape 14. Analyse de l'efficacité de la stratégie
Dans quelle mesure la probabilité et l'impact sont-ils réduits ? Évaluez votre stratégie d'urgence et d'atténuation et réaffectez l'évaluation efficace à vos risques.
Étape 15. Calculez votre risque effectif
Maintenant, vos sept risques sont S, S, S, R, R, R et R, ce qui se traduit par 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 et 0, 2. Ainsi, vous obtenez un risque moyen de 0,329. Voir le tableau 5 et nous constatons que le risque global est classé comme faible. Initialement, votre risque est modéré (0, 5). Après la mise en œuvre de la stratégie de gestion, votre exposition est faible (0,329). Cela signifie que vous obtenez une réduction des risques de 34,2 % grâce à l'atténuation et à la contingence. En sécurité!
Étape 16. Surveillez votre risque
Une fois que vous connaissez l'ampleur du risque, vous devez déterminer comment savoir si le risque est réel afin de savoir quand et si vous devez créer un plan de sauvegarde. Cela se fait en identifiant les signes de risque. Faites-le à risque élémentaire élevé et moyen. Ensuite, au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous pourrez déterminer si l'élément de risque est devenu un problème. Si vous ne connaissez pas les signes, il y a de fortes chances que le risque devienne réel sans que personne ne s'en aperçoive et affecte le projet, même si vous avez un bon plan de sauvegarde en place.
Des astuces
- Dans les situations où le chef de projet a trop de fonctions de gestion des risques, l'analyse peut être limitée au chemin critique du projet. Dans de tels cas, il est conseillé de calculer plusieurs chemins critiques avec, peut-être, un délai supplémentaire pour identifier de manière plus proactive les tâches susceptibles de se trouver sur le chemin critique. Ceci est particulièrement approprié lorsqu'un chef de projet contrôle plusieurs projets, mais n'éclipse pas les autres fonctions de planification et de contrôle (voir Avertissements).
- Réduction = Risque – Exposition. Dans cet exemple (et en supposant un projet de 1 000 000 $), votre risque est de 0,5 X 1 000 000 (50 000 000 IDR) et votre exposition est de 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329 000 000 IDR), ce qui signifie que la valeur de réduction = 171 000 000 IDR. l'utiliser comme une indication du montant des dépenses raisonnables pour gérer le risque, qui devrait faire partie de l'estimation révisée du projet (comme l'assurance).
- Planifier des changements. La gestion des risques est un processus incertain car le risque est en constante évolution. Aujourd'hui, vous pouvez attribuer plusieurs risques avec une probabilité et un impact élevés. Le lendemain, la probabilité ou l'impact peut changer. De plus, certains risques peuvent disparaître complètement tandis que d'autres émergent.
- Vous pouvez utiliser l'exposition pour aider à déterminer la viabilité du projet. Si le projet total estimé est de 1 000 000 $ et que votre exposition est de 0,329, la règle générale est que le projet a le potentiel de dépasser l'estimation de 329 000 $. Pouvez-vous prévoir un peu d'argent supplémentaire, juste au cas où ? Sinon, reconsidérez peut-être la portée de votre projet.
- Utilisez des documents de travail pour surveiller la planification des risques sur une base continue. Les risques changent constamment, les anciens risques peuvent être perdus et de nouveaux risques apparaissent.
- Les signaux d'alerte précoce font partie d'une bonne planification de sauvegarde. si des résultats de test indiquent qu'un plan de sauvegarde est nécessaire, veillez à accélérer les résultats du test. S'il n'y a pas de bon signal d'avertissement, essayez de créer le vôtre.
- Faites toujours une enquête. Qu'avez-vous manqué? Que pourrait-il arriver que vous n'ayez pas envisagé ? C'est l'une des choses les plus difficiles et les plus importantes à faire. Faites une liste et vérifiez à plusieurs reprises.
- Si vous êtes un chef de projet avec une expérience minimale ou un petit projet, envisagez de gagner du temps en sautant les étapes qui ne fonctionnent pas ou ont peu d'impact sur le projet, ignorez l'évaluation formelle de probabilité et d'impact, faites un « calcul mental » et sautez droit dedans et regardez le projet. Par exemple, si vous devez effectuer une maintenance du circuit électrique et que cette activité va « éteindre » le serveur, le risque de déplacer le serveur vers un nouveau circuit est plus grand que d'attendre la fin de la maintenance pour réactiver le serveur. Dans les deux cas, le serveur s'arrêtera, mais vous pouvez spécifier quelle action est la moins risquée pour le projet.
Avertissement
- Ne pas laissez la politique interférer avec votre jugement. cela arrive souvent. Les gens ne veulent pas croire que ce sur quoi ils ont le contrôle peut être problématique et s'opposera à votre niveau de risque. Peut-être, en effet, le risque peut ne pas se produire, mais il est possible que la personne suive son propre ego.
- N'ignorez pas complètement les éléments à faible risque, mais ne perdez pas de temps avec eux non plus. Les mesures Élevé, Moyen et Faible indiquent l'effort qui sera consacré à la surveillance de chaque risque.
- Considérez ce qui peut arriver si deux ou trois problèmes surviennent ensemble. La probabilité est très faible, mais l'impact sera énorme. Presque toutes les catastrophes majeures impliquent diverses erreurs.
- Ne compliquez pas trop le projet. La gestion des risques est une partie importante du projet. Cependant, ne laissez pas le travail réel de votre projet être entravé. Si vous ne faites pas attention, vous risquez de courir après des risques non pertinents et de surcharger vos plans d'informations inutiles.
- Ne présumez pas que tous les risques ont été identifiés. La nature du risque est imprévisible.
