Il existe deux types de plans de gestion du changement. Le premier type de plan traite de l'impact du changement sur l'organisation, ce qui facilite la transition. Le deuxième type de plan surveille les modifications spécifiques du projet, ce qui se traduit par un enregistrement clair des modifications apportées à la portée du projet. Les deux plans visent à communiquer clairement et avec précision ce qui doit être fait.
Étape
Méthode 1 sur 2: Rédaction d'un plan pour gérer le changement organisationnel
Étape 1. Montrez la raison du changement
Dressez la liste des facteurs qui ont motivé la décision de changer, tels que des performances médiocres, une nouvelle technologie ou un changement dans la mission de l'organisation.
Une approche qui peut être utilisée est de décrire la situation actuelle et la situation future que l'organisation veut créer
Étape 2. Définissez le type et la portée du changement
Décrivez brièvement la nature du projet de changement. Déterminez si ce changement affectera le titre du poste, les processus commerciaux, les changements de politique et/ou la structure organisationnelle. Dressez la liste des services, groupes de travail, systèmes ou autres composants qui subiront des modifications.
Étape 3. Décrivez le soutien des parties prenantes
Énumérez toutes les parties qui seront affectées par le changement proposé, par exemple, la haute direction, les chefs de projet, les sponsors du projet, les utilisateurs finaux et/ou les employés. Pour chaque partie, notez si la partie soutient le changement.
- Envisagez de créer un diagramme pour communiquer cela de manière claire et concise. Un exemple consiste à répertorier la notoriété, le niveau de soutien et l'influence de chaque partie classée à l'aide d'une échelle élevée/moyenne/faible.
- Si possible, menez une entrevue en personne pour mesurer le soutien.
Étape 4. Formez une équipe de gestion du changement
Cette équipe est chargée de fournir des informations à toutes les parties, d'écouter les préoccupations et de s'assurer que le processus de changement se déroule le mieux possible. Choisissez des personnes qui ont de la crédibilité au sein de l'organisation et de bonnes compétences en communication.
Cette équipe devrait également comprendre des membres de la haute direction. Insistez sur le fait qu'ils sont chargés de promouvoir le changement, pas seulement de donner leur approbation
Étape 5. Développer une approche de gestion
Le plein soutien des personnes importantes dans l'organisation est très important pour le succès du changement. Donnez aux employés seniors la possibilité de fournir des commentaires et de travailler avec eux pour créer un rôle actif dans la démonstration et la conduite du changement.
Étape 6. Créez un plan pour chaque partie intéressée
Évaluez les risques et les préoccupations de toutes les parties, y compris celles qui soutiennent le changement. Désignez l'équipe de gestion pour répondre aux préoccupations.
Étape 7. Créez un plan de communication
La communication est l'élément le plus important dans la gestion du changement. Communiquez régulièrement avec les personnes affectées par le changement. Insistez sur les raisons du changement et les avantages à en tirer.
- Les parties intéressées doivent accepter les communications personnelles bilatérales. Les réunions en face-à-face ou en face-à-face sont très importantes.
- La communication doit provenir d'un parrain de changement de haut rang, de votre supérieur immédiat et d'autres personnes en qui les parties intéressées ont confiance. Toutes les communications doivent véhiculer un message cohérent.
Étape 8. Surveillez le match
Il y a toujours ceux qui résistent au changement. Ce match est au niveau individuel. Alors, communiquez avec la personne pour comprendre son raisonnement. Surveillez les plaintes afin que l'équipe de gestion du changement puisse les traiter. Les raisons courantes de la résistance comprennent:
- Aucune motivation pour changer, aucun sentiment d'urgence
- Ne pas comprendre la situation globale ou pourquoi un changement est nécessaire
- Manque de participation au processus
- Incertitude quant à la sécurité de l'emploi, aux futurs rôles ou aux exigences et aux compétences requises pour exercer les futurs emplois.
- L'échec de la direction à répondre aux attentes concernant la mise en œuvre du changement ou la communication
Étape 9. Surmontez les obstacles
De nombreuses plaintes devraient être résolues en améliorant les communications ou en changeant les stratégies de communication pour résoudre des problèmes spécifiques. Certaines plaintes nécessitent une approche supplémentaire que vous pouvez inclure dans le plan ou que vous pouvez déléguer à l'équipe de gestion afin qu'elle puisse faire ce qui est nécessaire. Considérez quelles étapes sont appropriées dans votre organisation:
- Pour changer les rôles ou les processus de travail, privilégiez la formation des employés.
- Si vous prévoyez un moral bas ou une période de transition stressante, traitez les événements de l'entreprise ou les avantages sociaux des employés.
- Si les parties intéressées ne sont pas motivées à changer, encouragez-les.
- Si les parties intéressées ne se sentent pas impliquées dans le processus de changement, convoquez une réunion pour recueillir des commentaires et envisager de modifier les plans.
Méthode 2 sur 2: Suivi des modifications du projet
Étape 1. Définissez le rôle de gestion du changement
Faites une liste des postes à nommer pour ce projet. Décrivez les responsabilités et les compétences requises pour chaque poste. Au minimum, incluez un chef de projet pour apporter des changements au jour le jour et un parrain de projet pour surveiller les progrès généraux et prendre des décisions de changement majeur.
Pour un vaste projet dans une grande organisation, divisez le rôle de gestion de projet en plusieurs personnes possédant des connaissances spécialisées
Étape 2. Envisagez de créer un tableau de contrôle des modifications
Les projets de développement de logiciels ont généralement un comité de contrôle des changements composé de représentants de chacun des groupes intéressés. C'est ce conseil qui approuve les demandes de changement, pas le chef de projet et communique les décisions aux parties intéressées. Cette approche fonctionne bien pour les projets impliquant plusieurs groupes et projets dont la portée et les cibles minimales nécessitent souvent une réévaluation.
Étape 3. Créez un processus pour réaliser les demandes de changement
Une fois qu'un membre de l'équipe de changement a défini la prochaine étape, comment transformer une idée en réalité ? Décrivez ce processus avec l'accord de l'équipe. Exemple:
- Les membres de l'équipe remplissent un formulaire de demande de changement et l'envoient au chef de projet.
- Le chef de projet saisit le formulaire dans l'enregistrement de demande de modification et ajuste cet enregistrement au fur et à mesure que les modifications sont mises en œuvre ou rejetées.
- Le responsable demande aux membres de l'équipe de rédiger un plan spécifique et d'estimer les efforts nécessaires.
- Le chef de projet envoie le plan au commanditaire du projet pour approbation ou rejet.
- Mettre en œuvre les changements. Les parties intéressées sont régulièrement informées des développements.
Étape 4. Créez un formulaire de demande de modification
Les données ci-dessous doivent être incluses chaque fois qu'une demande de modification est effectuée et saisie dans le journal des modifications:
- Modifier la date de la demande
- Numéro de demande de changement attribué par le chef de projet
- Titre et explication
- Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone du demandeur
- Priorité (Élevée, Moyenne ou Faible). Les plans de gestion des changements d'urgence peuvent nécessiter des délais spécifiques.
- Numéro de produit et de version (pour les projets logiciels)
Étape 5. Écrivez des informations supplémentaires dans les notes de modification
Les enregistrements des modifications doivent enregistrer les décisions et la mise en œuvre. En plus des informations copiées du formulaire de demande de changement, vous devez préparer un endroit pour écrire ce qui suit:
- Signe d'approbation ou de rejet
- La signature de la personne qui approuve ou rejette la demande
- Modifier la date limite de mise en œuvre
- Modifier la date d'achèvement
Étape 6. Surveillez les décisions importantes
En plus des notes quotidiennes, le suivi des décisions importantes sera bénéfique pour le projet. Ces enregistrements vous permettront de suivre plus facilement les projets à long terme ou les projets en cours de changement de direction. Ces enregistrements peuvent également guider la communication avec les clients ou la haute direction. Pour toute modification des délais, de la portée ou des exigences du projet, du niveau de priorité ou de la stratégie, incluez les informations suivantes:
- Les gens qui prennent des décisions
- Date de décision
- Résumé des motifs de la décision et du processus décisionnel. Inclure les documents liés à ce processus.
