La rédaction d'une proposition à la direction peut être effectuée lorsque vous souhaitez proposer des améliorations aux procédures de travail, suggérer des moyens d'économiser, fournir des informations sur les opportunités de profit ou suggérer des modifications. Si vous souhaitez rédiger une proposition de gestion d'entreprise, prenez le temps de rassembler les informations nécessaires. Discutez d'idées avec vos collègues pour savoir ce qu'ils pensent et traitez avec la direction avec discernement.
Étape
Méthode 1 sur 2: Concevoir une proposition
Étape 1. Définissez l'idée ou le problème à traiter dans la proposition, comme l'amélioration du flux de travail ou la réduction des coûts
Généralement, vous pouvez visualiser les idées clairement. Cependant, si vous souhaitez résoudre un problème ou faire une proposition pour quelque chose d'important, portez une attention particulière à tout ce qui s'y rapporte.
Étape 2. Faites vos recherches et vérifiez la situation actuelle avant de rédiger une proposition
Discutez avec les parties concernées, telles que les collègues, les gestionnaires ou les clients. Recherchez des informations sur les concurrents et voyez comment ils fonctionnent.
Par exemple, si vous pensez que le service de restauration au bureau doit être modifié, parlez-en d'abord au personnel de cuisine. Ont-ils travaillé ailleurs, avec différents prestataires de restauration ? Qu'en pensent vos collègues ? Il se peut que votre insatisfaction ne soit pas un problème de qualité, mais juste une question de goût
Étape 3. Rédigez une description du problème
Commencez la proposition en expliquant les conditions actuelles. Incluez tous les faits pertinents, tels que l'auteur, la date et le lieu. Lors de la rédaction d'une proposition d'ouverture, ne portez pas de jugement. Expliquez les conditions en fonction de la réalité.
Par exemple, « PT Sukses Maju utilise les services de restauration de Mme Nyengir depuis 7 ans. Cependant, le menu principal disponible diminue progressivement, passant de cinq menus à deux. La disponibilité des menus végétariens est également affectée. En effet, certains jours, les menus végétariens ne sont pas disponibles. disponible."
Étape 4. Après avoir décrit le problème, notez la solution que vous souhaitez proposer et les étapes pour la mettre en œuvre
Commencez par écrire l'essentiel de la solution et décrivez ce que vous avez trouvé sur la base de vos observations.
Par exemple, « À mon avis, PT Sukses Maju devrait chercher un nouveau fournisseur de restauration. PT Fast Bangkrut utilise plusieurs autres services de restauration. Restauration Mme Sisca Soewitomo et M. Rudi Chaeruddin proposent plus de menus à des prix compétitifs. M. Rudi Chaeruddin propose tous les jours des menus végétariens, végétaliens et sans gluten, la restauration est plus en adéquation avec les besoins de l'entreprise. aussi variée que celle du traiteur de M. Rudi Chaeruddin. Selon une enquête menée auprès des employés en 2011, 40 % des employés de PT Sukses Maju sont végétariens, 10 % sont végétaliens et 2 % doivent suivre un régime sans gluten
Étape 5. Créez un plan de mise en œuvre
Expliquez chaque étape à franchir, ainsi que le temps et le coût impliqués. Notez ce que vous savez et ce que vous avez encore à apprendre. Pensez à écrire les étapes sous forme de liste, puis à les expliquer en détail. N'exagérez pas les changements. Cependant, n'oubliez pas d'expliquer les résultats possibles de ces changements.
Par exemple, « Pour utiliser un autre service de restauration, l'entreprise doit: 1. Résilier le contrat avec Mme Nyengir. 2. Demander au traiteur Mme Sisca Soewitomo et M. Rudi Chaeruddin de faire un test de dégustation. 3. Choisir l'un des les traiteurs. 4. Signer un contrat avec le traiteur choisi. Les frais de restauration exigés ne sont pas très différents des frais de restauration de Mme Nyengir. Tant que l'entreprise remplit ses obligations contractuelles avec Mme Nyengir, l'entreprise ne sera pas pénalisée. De plus, si les salariés préfèrent la nourriture proposée, ils seront plus satisfaits des conditions de travail."
Étape 6. Notez la résistance possible à votre plan
Votre plan sera-t-il rejeté par certains employés ? Dans ce cas, certains employés peuvent aimer le goût de la cuisine de Mme Nyengir. Ou, si vous proposez une idée de produit, pouvez-vous convaincre les responsables de l'agence concernée que le nouveau produit est sûr à utiliser ? Notez les mesures que vous pouvez prendre pour convaincre les autres de votre projet.
Étape 7. Après avoir écrit les étapes, notez le matériel requis ou les ressources humaines, le cas échéant
Notez également le temps qu'il faudra pour mettre en œuvre les changements, car le temps, c'est de l'argent. Faites une simple liste de contrôle. Dans le cas de l'exemple ci-dessus, vous pouvez créer une liste comme suit:
Moyens nécessaires: sous-commission d'évaluation de la restauration (4 personnes de différentes sections), 2 heures pour les dégustations et 3 heures pour la rédaction du rapport
Étape 8. Concluez la proposition en réécrivant les modifications que vous souhaitez apporter et leurs principaux avantages
Réécrivez vos trois points principaux, puis faites une phrase de clôture. Considérez la fin de la proposition comme un résumé. Par exemple:
- "Comme expliqué précédemment, la restauration de Mme Nyengir a progressivement réduit le menu principal disponible au cours des 7 dernières années. La restauration Mme Sisca Soewitomo et M. Rudi Chaeruddin proposent un menu plus diversifié à des prix compétitifs. Par conséquent, je suggère PT Sukses Maju de faire testez le goût et sélectionnez un nouveau traiteur pour l'entreprise. Avec ce nouveau traiteur, la satisfaction des employés devrait augmenter et les employés seront plus susceptibles de rester."
- Énoncez les avantages quantitatifs ou financiers du changement, le cas échéant.
- Expliquez les avantages qualitatifs du changement. Parfois, les avantages du changement ne peuvent pas être mesurés par des chiffres ou des faits. Si le changement que vous proposez concerne le bonheur des employés, expliquez-le. Le changement qualitatif peut être tout aussi précieux que le changement quantitatif.
Méthode 2 sur 2: Partage de la proposition
Étape 1. Demandez à un collègue de lire et de donner son avis sur votre proposition
Il peut être d'accord ou non avec les modifications que vous proposez. S'il n'est pas d'accord, demandez-vous pourquoi. Si les raisons sont valables et affectent votre proposition, soyez prêt à la réviser. Vous pouvez également ajouter le désaccord de votre partenaire dans la colonne "Désaccord", si vous comprenez la pensée mais n'êtes pas d'accord.
Étape 2. Après avoir créé une proposition et demandé l'avis de vos collègues, examinez le flux, la grammaire, l'exactitude et le nombre de mots de la proposition
Ne faites pas une proposition trop longue pour que votre proposition soit remarquée par le gestionnaire. Faites une proposition de 1 à 2 pages si possible.
Étape 3. Une fois la proposition prête, sachez à qui elle doit être soumise, puis envoyez la proposition
Dans certaines entreprises, les décideurs sont clairs, mais d'autres ont une structure plus fluide qui rend difficile de savoir à qui s'adresser. Examinez les antécédents de l'entreprise pour savoir à qui vous devez envoyer une proposition.
