Nous savons tous qu'il est important d'être organisé au travail, mais la plupart des gens ont du mal à le faire. Croyez-le ou non, s'organiser n'est pas aussi difficile qu'il y paraît. Quelques correctifs et solutions vous permettront de devenir une personne organisée plus facilement que vous ne le pensez.
Étape
Méthode 1 sur 4: Réglage du lieu et de l'heure
Étape 1. Surveillez vos activités
Passez quelques jours à tenir un journal ou à suivre vos activités quotidiennes. En tenant un journal, vous pouvez voir ce que vous avez fait et que vous n'aviez pas réalisé auparavant. De plus, tenir un journal peut également vous donner une petite idée de vos lacunes dans l'organisation des choses et la productivité. Cet exercice doit être fait avec un grand objectif en tête. Grâce aux journaux d'activité, vous pouvez voir quelles activités sont une perte de temps et quelles activités peuvent vous aider à atteindre vos objectifs.
Étape 2. Déterminez votre temps productif
Certains d'entre nous sont des lève-tôt, d'autres non. Vous savez probablement déjà quand est votre temps productif. Que vous préfériez le soir, le matin, l'heure du déjeuner, même avant ou après les heures de pointe de la journée de travail, profitez de ces horaires pour maximiser votre productivité.
Étape 3. Priorisez votre travail
Nous savons tous que certaines tâches sont plus importantes que d'autres, mais nous ne les priorisons pas toujours correctement. Développez donc un système de classement en marquant les tâches comme importantes, et soyez honnête et flexible. Utilisez des rappels, soit en utilisant un calendrier numérique ou des notes autocollantes sur votre ordinateur ou sur votre bureau. Consacrez plus de temps et d'énergie aux choses qui sont prioritaires sur votre liste. Les exemples sont les tâches urgentes telles que les tâches qui doivent être terminées aujourd'hui ou demain. Vous devez également donner la priorité aux réponses aux clients, aux patrons ou à toute autre personne qui paie votre salaire. Si vous n'êtes pas sûr de la sensibilité et de l'importance d'une tâche, il est préférable de demander à quelqu'un.
Étape 4. Effectuez de petites tâches immédiatement
Toutes les tâches ne doivent pas être hiérarchisées et planifiées pour être terminées dans un certain délai. Certaines tâches ne nécessitent pas de planification ou d'ordonnancement, car elles peuvent être effectuées immédiatement. Si tel est le cas, vous pouvez rapidement terminer la tâche immédiatement. Alors, faites-le maintenant ! En effectuant immédiatement des tâches légères, vous ne tergiverserez pas.
Étape 5. Organiser les outils et les outils de travail
Nos bureaux peuvent facilement passer de bateaux en désordre à des bateaux cassés, ce qui peut vous empêcher d'être une personne organisée. Certaines personnes ont même une politique de « table propre ». Même si ce n'est pas vraiment nécessaire, il vaut mieux nettoyer votre zone de travail.
- Ranger la table. Sortez toutes les ordures et organisez les choses dont vous avez besoin de manière systématique. Nettoyez le bureau chaque fois que cela est possible: lorsqu'il n'y a pas de travail à faire au bureau, pendant les pauses ou entre les tâches.
- Nettoyez immédiatement votre poubelle. De cette façon, vous vous souviendrez toujours de nettoyer votre bureau. De plus, vous pouvez éviter d'être ennuyé par les ordures qui se sont accumulées.
- Rangez les choses dont vous avez besoin dans un endroit facilement accessible. Bien sûr, tout ce qui vous entoure n'est pas poubelle. Garder les outils dont vous avez besoin à proximité peut également vous faire gagner un temps et un espace de travail précieux.
Étape 6. Programmez des activités et des réunions
Certaines personnes ne programment que des réunions, mais pas avec les activités de leur liste de choses à faire. La planification de tâches et de réunions importantes peut être très utile. Par exemple, vous pouvez regrouper vos journées en organisant des réunions uniquement les mardis et jeudis. Faites de la place dans votre emploi du temps pour le « temps créatif » ou pour l'imprévisible.
- Utilisez un agenda et un gestionnaire de calendrier. Vous pouvez créer votre propre gestionnaire d'horaires en utilisant du papier et un stylo, ou il peut s'agir de logiciels et d'applications, tels que iCalendar ou Google Now.
- Catégorisez vos activités. La catégorisation ou le codage couleur de vos activités peut être votre rappel visuel de ce qui est important. Par exemple, les catégories que vous créez peuvent être: correspondance, projets, événements, réunions, brainstorming, pauses et temps d'exercice.
- Utilisez la technologie pour gérer votre emploi du temps. Les gestionnaires d'horaires en ligne et les plates-formes de messagerie, telles qu'Outlook, peuvent combiner des listes de tâches, des calendriers et des listes d'adresses. Ce gestionnaire d'horaires améliore non seulement votre efficacité, mais peut également simplifier votre réflexion.
- Remettez le travail dans la mesure du possible. Lors d'une journée de travail chargée, vous avez tendance à oublier que vous n'avez pas à tout faire seul. Laissez votre travail à un assistant, ou si vous êtes vraiment submergé de travail, demandez à vos collègues de vous aider pour une tâche spécifique. Vous pouvez rendre la pareille pour l'aide de votre collègue lorsque le travail commence à ralentir.
Méthode 2 sur 4: Organiser systématiquement les e-mails
Étape 1. Vérifiez votre courrier électronique à l'heure prévue
Vous n'avez pas toujours besoin de vérifier votre boîte de réception, car la plupart des messages ne sont pas aussi importants que vous ne le pensez. Si vous travaillez sur un travail qui ne nécessite pas de suivi rapide, vérifiez votre courrier électronique à intervalles réguliers, environ 3 à 4 fois par jour.
Étape 2. Organisez le courrier électronique
Tirez parti de la fonctionnalité de dossiers et de drapeaux au lieu de laisser vos messages s'accumuler dans votre boîte de réception. Par exemple, la fonctionnalité de dossiers et sous-dossiers dans Outlook ou les fonctionnalités de plusieurs étiquettes et boîtes de réception dans Gmail peuvent être rentables. Si vous êtes journaliste, vos fichiers peuvent être nommés « Dernières nouvelles », « Future News », « Old News », « Interviews & Resources » et « Ideas ».
Supprimez et archivez vos e-mails. Archivez les lettres importantes et anciennes, puis supprimez le reste. Comme dans l'exemple ci-dessus, « Old News » est une archive de journaliste. Lorsque vous commencez à supprimer les anciens e-mails, vous verrez combien d'e-mails valent la peine d'être jetés plutôt que classés. Certaines personnes décident même d'avoir une « boîte de réception zéro », c'est-à-dire aucun e-mail non lu ou aucun e-mail dans votre boîte de réception. En plus d'utiliser des fichiers et des étiquettes, vous pouvez vider votre boîte de réception en utilisant l'outil d'archivage, en supprimant les anciens e-mails et en utilisant une application de nettoyage des e-mails
Étape 3. Utilisez d'autres formes de communication plus efficaces
Parfois, un coup de fil rapide équivaut à 10 envois et réceptions d'e-mails. Si oui, appelez ! Si vous savez que l'échange d'e-mails peut gêner la discussion et doit être fait dans les deux sens, il est préférable de communiquer par téléphone. Vous obtiendrez plus de détails en appelant au lieu d'avoir des discussions par e-mail longues, prolixes et chronophages. Vous pouvez envoyer un e-mail à vos collègues et leur dire: « J'ai beaucoup de questions à ce sujet. Peut-être serait-il plus facile de parler au téléphone ? Puis-je vous appeler à 17 h ? »
Étape 4. Limitez les interruptions
Les pauses stratégiques peuvent en effet aider, mais les interruptions pendant le temps de travail sont le contraire. Les interruptions peuvent ralentir votre travail, casser votre rythme et vous faire perdre la concentration. Alors, essayez d'utiliser la messagerie vocale lorsque vous êtes occupé. Ces outils ne sont pas destinés uniquement lorsque vous n'êtes pas au bureau; ces outils peuvent également être utilisés lorsque vous êtes très occupé. Beaucoup de gens ont une politique de « porte ouverte », mais vous n'êtes pas obligé de garder votre porte ouverte tout le temps. Vous pouvez laisser un message sur la porte indiquant « En appel » ou « La pièce est utilisée. Veuillez revenir ou envoyer un e-mail.
Étape 5. Profitez du cloud
Le cloud computing mérite d'être envisagé car il est moins cher, évolutif, plus efficace et plus facile à mettre à jour. Le contenu contenu dans le cloud est très utile car il est accessible sur différents appareils: ordinateurs, tablettes, smartphones, et autres. Le stockage en nuage agit également comme une forme principale et secondaire de sauvegarde numérique. Discutez avec le responsable ICT ou avec le fournisseur de logiciels, car vous disposez peut-être déjà d'un espace de stockage gratuit dans le cloud ou il est disponible pour un faible coût annuel.
Étape 6. Utilisez des signets en ligne
La plupart des navigateurs disposent d'une fonction de signet pour enregistrer et organiser vos adresses Web préférées ou celles que vous visitez fréquemment afin qu'elles soient accessibles facilement et rapidement. Profitez de cette fonctionnalité pour ne pas oublier les sites importants pour consulter les dernières nouvelles.
Méthode 3 sur 4: Tirer le meilleur parti du temps
Étape 1. Évitez de faire plusieurs choses en même temps (multitâche)
Tous les experts le croient. Bien que cela puisse paraître rapide et cool à la télévision, faire beaucoup de choses en même temps est inefficace et peut interférer avec l'efficacité de vos efforts pour être organisé. Au lieu de cela, vous feriez mieux de consacrer d'abord toute votre attention à une tâche, de vous y attaquer et de passer à d'autres choses sur votre liste.
Étape 2. Établissez un horaire pour vous-même
Heureusement, la plupart des tâches n'exigent pas que vous créiez un horaire quotidien basé sur les minutes. Cependant, marquer votre emploi du temps quotidien et les tâches ou événements importants de la journée peut vous permettre de rester concentré sur vos tâches.
- Fixez des limites de temps pour certaines activités. Certaines tâches ne nécessitent pas de fixer de limite de temps, mais d'autres doivent être paramétrées pour augmenter votre productivité. Pensez à certaines tâches qui prennent plus de temps que nécessaire et fixez-leur une limite de temps à une date ultérieure.
- Allouez du temps supplémentaire pour d'autres activités. Certaines tâches, comme vous l'apprendrez par expérience, prennent généralement plus de temps qu'elles ne le devraient, mais ce n'est pas une mauvaise chose. Pour ce type d'activité, et en particulier pour les événements et réunions importants, prévoyez du temps supplémentaire avant et après.
Étape 3. Utilisez une application de minuterie, de chronomètre ou de réveil
Ces objets peuvent être efficaces lorsqu'ils sont utilisés correctement. Certaines personnes choisissent de régler leur alarme 10, 15 ou 30 minutes avant l'heure requise pour les avertir suffisamment avant de commencer une activité. Vous pouvez également définir un outil de rappel (rappel).
Étape 4. Ne tergiversez pas
Demandez-vous si vous devriez vraiment reporter une activité ou si vous voulez juste être paresseux. Si vous avez envie de vous relâcher, ne tardez pas, faites-le ! Cependant, si retarder une activité est inévitable, assurez-vous de prendre des notes et de reprogrammer l'activité avec un plan concret. Ou, vous pouvez penser à un plan impromptu. Par exemple, si vous devez annuler une réunion en personne, vous souhaiterez peut-être organiser une conférence téléphonique ou une conférence Web à la place.
Méthode 4 sur 4: Maintenir la santé physique et mentale
Étape 1. Faites une pause
Le repos de votre esprit est essentiel pour maintenir votre productivité et votre santé mentale. Nous sommes généralement trop occupés à travailler pour ne pas avoir le temps de nous reposer. Faire une pause nous donne une pause bien nécessaire pour augmenter notre productivité. Cependant, les pauses offrent également l'occasion de s'arrêter et de se demander si nous utilisons ou non notre temps à bon escient.
Étape 2. Dormez mieux
Sans une bonne nuit de sommeil, vous vous sentirez étourdi, fatigué ou léthargique le lendemain. Cela peut interférer avec votre emploi du temps et votre efficacité au travail. Fixez-vous comme objectif d'obtenir 7 à 8 heures de sommeil ininterrompu chaque nuit.
Étape 3. Ne vous comparez pas à vos collègues
La plupart du travail de vos collègues est différent de celui que vous avez à faire, et chacun a sa propre méthode pour organiser son travail. Une méthode qui a du sens et qui est efficace pour vos collègues peut ne pas fonctionner pour vous, et vice versa.
Étape 4. Acceptez que s'organiser est un processus continu
Ne vous attendez pas à être parfait. La commande est un long processus qui nécessite une attention constante. Vous ne serez pas organisé de manière optimale tous les jours, mais essayer d'être une personne ordinaire peut augmenter votre efficacité.
