« La direction fait plus que motiver les autres. »
En sécurité! Vous avez enfin décroché la promotion tant attendue, et maintenant, vous êtes manager, peut-être pour la première fois de votre carrière. Et maintenant? S'il s'agit de votre premier rôle dans la gestion, vous pourriez être un peu nerveux. Le sentiment est compréhensible, commun et, en fait, certain d'exister. Ce rôle sera très différent de votre emploi précédent. La gestion a des règles et des objectifs complètement différents et nécessite une variété de compétences. Souvent, les personnes qui débutent dans des rôles de management ne comprennent pas vraiment ce que signifie être manager et comment leur vie va changer (oui, la vôtre va changer). C'est vrai, surtout si vous ne recevez plus un salaire horaire, mais un salaire mensuel fixe. Nous couvrirons cela plus tard.
Cet article présentera un ensemble de directives que vous pouvez utiliser pour comprendre les transitions déroutantes. Ce n'est pas une consigne à suivre au quotidien, ce concept n'est plus là car vous êtes désormais le manager. Cependant, il s'agit d'un aperçu qui vous aidera tout au long du processus de définition des objectifs et de gestion du personnel. Alors, respirez profondément et commençons !
Étape
Étape 1. Sachez ce qui va changer avec votre nouveau rôle de manager
Une différence significative est la migration d'un concept appelé "contribution individuelle". Les gestionnaires ne sont pas des contributeurs individuels. Cela signifie que vous êtes responsable du travail des autres. Votre réussite dépend de la performance de l'équipe. Vous êtes maintenant en charge de beaucoup plus de travail que vous n'auriez pu en faire seul (voir la section Avertissement). Vous ne pouvez pas résoudre tous les problèmes. Inutile d'essayer, ce n'est plus votre travail.
Étape 2. Préparez-vous à la transition
Cela vous laissera confus et frustré, peut-être pas immédiatement, mais les gestionnaires sont généralement tirés dans de nombreuses directions. Il peut y avoir un code vestimentaire que vous devez suivre. De nouvelles réglementations doivent être respectées (notamment dans le domaine RH).
- Trouvez un mentor: Un mentor n'est pas votre supérieur immédiat, mais un autre gestionnaire avec beaucoup d'expérience. Demandez à la figure de vous aider dans votre transition. Ceci est très important et est souvent sous-estimé. L'équipe de direction vous appréciera. La décision de trouver un mentor montre la maturité.
- Rejoindre un groupe de réseau: Il existe de nombreux groupes de réseau (dont Toastmasters). Renseignez-vous auprès d'autres managers et dirigeants sur les clubs locaux. Profitez des événements de réseautage dans votre région.
- Contacter les RH: Visitez le service RH et demandez s'il existe des livres de RH ou de formation que vous pouvez utiliser pour vous aider. Lisez un livre sur le métier de manager. Il existe de nombreux livres sur ce sujet. Lisez plusieurs ouvrages à la fois (« The One Minute Manager » et « The Seven Habits of Highly Effective People » sont des lectures incontournables en matière de gestion).
- Aidez le personnel à résoudre les problèmes: le personnel auquel vous êtes actuellement subordonné peut avoir été vos collègues, ce qui entraînera de l'envie (peut-être même de la haine) et des frictions. La situation est inévitable, mais le problème peut être réduit si vous gardez la communication ouverte. Cependant, vous devez vous rappeler que vous êtes désormais le manager et même si vous ne voulez pas afficher votre nouveau statut, vous ne pouvez pas laisser vos ex-collègues profiter de la relation qui existe entre vous et eux. Même les employés qui n'étaient pas auparavant des collègues se sentiront mal à l'aise s'ils recrutent un nouveau responsable. Parlez au personnel et partagez vos plans. Établissez des relations entre les gestionnaires et le personnel dès le début. Même si cela semblait un peu gênant au début, ne pas timide, suivez simplement les étapes, soyez vous-même et n'oubliez pas votre position de départ dans l'entreprise.
- Ne négligez pas la famille: mari/femme/conjoint et enfants et amis ont toujours besoin de la même attention qu'avant. Maintenant, votre esprit est préoccupé par beaucoup de choses parce que la gestion est une transition difficile. Prioriser ce qui doit être prioritaire. Si vous entendez quelqu'un dire que vous êtes un peu distant, faites attention. Ne laissez pas votre carrière détruire les relations familiales (il existe de nombreux exemples)
- Ne négligez pas la santé: OK, ce rôle de gestion est amusant. Le travail est intéressant, les heures de travail sont plus longues, peut-être que vous travaillez aussi à la maison, dormez un peu tard, vous levez tôt, pouvez toujours faire attention à la famille et aux enfants. Cependant, dormez-vous suffisamment ? Certain?
Étape 3. Identifiez les objectifs
Quel est exactement votre objectif ? Avez-vous un objectif horaire, quotidien ou hebdomadaire que l'équipe doit atteindre. Qu'en est-il de vos nouveaux objectifs, comme le contrôle de la productivité ? Notez le tout et publiez-le (voir conseils). Ce sera votre liste de choses à faire. Notez que la liste changera au fil du temps, pas un document exact. Certaines choses sont toujours les mêmes (par exemple le niveau de service), mais d'autres peuvent changer en fonction de la stratégie donnée par la Direction Générale. Revoyez votre liste régulièrement, avec un œil critique, et faites des révisions si nécessaire.
Étape 4. Apprenez à connaître votre équipe
Vous devez connaître les forces et les faiblesses de chaque membre de l'équipe. Tono fonctionne très vite, mais manque parfois certains détails. Tini est très minutieux, mais a des problèmes avec le volume de travail en cours de traitement. Budi a une relation spectaculaire avec les clients, mais ne peut pas dire "non" aux clients, tandis que Wati a de grandes compétences techniques, mais n'est pas très bon avec les gens. Il faut bien savoir tout ça. Cette connaissance est utile pour équilibrer la productivité de l'équipe.
Étape 5. Faites correspondre les tâches avec le personnel
Utilisez les informations que vous avez recueillies à partir des étapes ci-dessus pour proposer des emplois qui conviennent à chaque individu. Il s'agit d'une mission basée sur les compétences. Vous devez maximiser les forces de chaque personne et minimiser les tâches qui ciblent leurs faiblesses. Si l'occasion se présente, réunissez plusieurs personnes aux compétences complémentaires. Par exemple, affectez Tono et Tini à un projet, ou demandez à Budi et Wati de se consulter lors de présentations.
Étape 6. Tenez une réunion avec les membres de l'équipe
Les réunions en face à face régulières sont très importantes dans la gestion. Cette rencontre a plusieurs objectifs.
- Donnez votre avis sur les performances: discutez des objectifs de la semaine précédente, notamment de ce qui a bien fonctionné, des domaines qui pourraient être améliorés et de la manière de s'améliorer. Il continue ensuite dans les étapes ci-dessous.
- Décrire les objectifs de la prochaine réunion: ces objectifs sont des objectifs à exécuter et constituent la base de l'examen de la production de la semaine prochaine.
- Soyez conscient des problèmes de personnel: Dans ce nouveau poste, les contacts avec le personnel seront réduits et vous devez en être conscient. La seule façon de découvrir les problèmes affectant les performances de l'équipe (et affectant également leur travail) est d'écouter le personnel.
- Demandez des idées: votre personnel voudra se sentir impliqué. Il n'y a aucune exception que le principal facteur de motivation derrière la décision d'un employé de démissionner est une mauvaise gestion, qui découle souvent du sentiment de négligence. Vous n'êtes pas seulement jugé sur les performances de l'équipe, mais aussi sur le taux de roulement des employés.
- Motivation: Selon Peter Scholtes, les humains se motivent eux-mêmes. Les meilleurs managers trouvent toujours des moyens de motiver le personnel à faire du bon travail et à se sentir fiers. Utilisez cette session pour découvrir quelles sont les motivations des employés et utilisez cette information pour augmenter leur contribution.
Étape 7. Assurez-vous que vous êtes facile à trouver
Ne vous isolez pas du personnel. Parfois, la charge de travail est tout simplement trop importante, vous avez donc tendance à vous éloigner du personnel afin de faire le travail vous-même, en particulier avec beaucoup de paperasse à faire. Ne donnez pas l'impression que vous ne pouvez pas être dérangé. Si les membres de l'équipe sont incapables de rencontrer leur chef, une attitude d'anarchie se développe. La situation sera très mauvaise pour vous. Même si vous gérez virtuellement du personnel, vous devez toujours vous assurer qu'ils « sentent » votre présence. Si vous êtes responsable de plusieurs équipes, assurez-vous de visiter chaque équipe régulièrement.
Étape 8. Documenter les activités de l'équipe
Votre évaluation des performances personnelles se concentrera fortement sur les performances de l'équipe. Assurez-vous donc de garder une trace de chaque problème et réalisation. Cela sera très important si un problème important survient. Les problèmes seront toujours là, vous et votre équipe devez juste concentrer vos efforts sur les résoudre.
Étape 9. Apprécier les performances des employés
Les récompenses ne sont pas toujours sous forme d'argent. L'argent des prix est amusant, mais ce n'est pas le principal facteur de motivation au travail. Une récompense plus efficace est la reconnaissance. Si vous en avez l'autorité, vous pouvez peut-être leur donner un congé pour leur performance (un jour de congé supplémentaire pour un travail exceptionnel). Les récompenses sont régulières et réalisables, mais difficiles. Lorsque vous offrez un cadeau, assurez-vous qu'il soit connu (cadeau publiquement, réprimande en privé).
Étape 10. Apprenez à guider
Il y aura des moments où vous devrez améliorer le comportement du personnel. Il faut donc apprendre à le faire. Si vous pouvez bien le faire, vous obtiendrez le résultat souhaité. Sinon, la situation va empirer. Vous pouvez apprendre à fournir des conseils entre les commentaires positifs.
Des astuces
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Rappelez-vous les objectifs de niveau supérieur.
Il faut être cohérent. Développer une communication claire et fixer des objectifs sans ambiguïté. Ecoutez. Donnez des commentaires, surtout positifs. Dégagez tous les obstacles pour le succès de l'équipe.
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Félicitez le personnel.
C'est un petit pas qui a de nombreux avantages. Louer la performance de quelqu'un peut faire une énorme différence. Ne faites pas trop de compliments inutiles, mais montrez à votre personnel qu'ils sont appréciés.
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Donne un exemple.
Les dirigeants doivent être capables de montrer l'exemple dans tous les aspects du travail. Soyez un modèle pour vos collègues en émettant des ondes positives. Faites preuve d'inquiétude, de compréhension et de respect, tout en gardant la tâche axée sur le travail d'équipe et le dévouement. Les gestionnaires et les superviseurs doivent être en mesure d'appliquer les meilleurs principes sur le lieu de travail. Si ce nouveau poste met votre vie personnelle à l'honneur, comprenez que toute votre vie se reflète dans ce que vous modélisez.
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Communication, communication, communication !
Le personnel se sentira plus impliqué si vous lui dites ce qui se passe. Parfois, tout le monde veut voir la "grande image"
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Juste, mais ferme.
Il y a des moments où vous devez envisager des mesures disciplinaires menant au licenciement. C'est très difficile, même pour des managers expérimentés. Comment discipliner les employés est un sujet en soi et au-delà de la portée de cet article, mais il existe de nombreuses bonnes références à ce sujet. La réponse courte est la cohérence et la documentation.
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Comprendre les PAE.
PAE signifie Programme d'aide aux employés. AEP est très utile et la plupart des grandes entreprises ont ce programme. Si un membre de votre personnel a un problème personnel, demandez-lui de voir l'équipe du PAE (ne pas essayer d'être psychiatre). Si vous avez un problème personnel (voir la section Avertissement), vous pouvez également profiter du PAE.
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Trouvez un mentor.
En plus d'un mentor, vous avez également besoin d'un mentor (s'il y a une opportunité et des moyens). Les mentors sont utiles, mais ils n'ont généralement pas toujours le temps. Les mentors sont des professionnels formés qui n'ont rien d'autre à l'ordre du jour que de vous aider à développer un style de gestion authentique.
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Publier des objectifs.
Assurez-vous de publier vos objectifs et objectifs d'équipe dans un endroit visible. Votre équipe devrait le voir tout le temps. L'objectif "Augmenter le niveau de service à 5% dans les 6 prochains mois" ne devrait pas être un secret. Distribuez les nouveaux objectifs dès qu'ils sont fixés.
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Profitez du service des ressources humaines.
S'il existe un service RH, il est désormais votre plus récent et meilleur ami. Ce département est une ressource qu'il faut exploiter. Ils peuvent vous aider à récompenser, discipliner le personnel, vous éviter des problèmes juridiques, et ils aiment beaucoup les gestionnaires qui en sont conscients. Ils sont à vos côtés.
Avertissement
- Ne réprimandez pas tout le département pour les erreurs d'une seule personne. Par exemple, si seul Tini est souvent en retard, n'envoyez pas d'e-mails d'avertissement à tous les employés pour qu'ils soient à l'heure. Appelez Tini pour discuter de la question en privé.
- Ne réprimandez jamais les employés en public.
- N'essayez pas de faire du travail de personnel. Il y a un dicton qui dit: « Si vous voulez que quelque chose soit bien fait, faites-le vous-même. Oubliez cette phrase. Sortez-le de votre esprit. Vous ne l'entendez jamais, la phrase n'a pas de sens et est un concept contre-productif. Si vous voulez que quelque chose soit bien fait, attribuez-le aux bonnes personnes et motivez vos employés. Si vous vous impliquez trop, vous ne répondez pas aux exigences de gestion. Votre objectif est de gérer. C'est le bon moment pour déléguer le travail.
- Réunion privée hebdomadaire ne pas Revue de la performance. Même si vous passez en revue l'activité de la semaine précédente, ce n'est pas tout ce sur quoi l'accent est mis. Ces réunions hebdomadaires sont moins formelles et ouvertes à la discussion. Ne soyez pas trop contrôlant, car il s'agit également d'une réunion d'employés, pas seulement de votre réunion.
- Soyez prêt pour les heures supplémentaires. C'est le fait. Vous êtes payé en tant que manager et êtes censé faire tout ce qu'il faut pour faire le travail. Les managers ont des avantages que les employés ordinaires n'ont pas, mais ils ont aussi plus de responsabilités. Ne rentrez pas tard, ne rentrez pas tôt. Et parfois, il faut aussi travailler sur quelque chose comme les autres. Cependant, ne vous y habituez pas. Maintenant, vous êtes le chef. Vous devez travailler en tant que leader.
- Gardez les secrets de l'entreprise. Vous découvrirez quelques secrets. Il y a généralement une tendance à partager des secrets qui vous font paraître plus important. Si vous prenez connaissance d'un plan de licenciement et que vous divulguez l'information sans autorisation, soyez prêt à devenir un résident de la liste des licenciements. C'est difficile, mais personne n'a dit qu'être manager était facile.
- La transition vers la gestion peut parfois être effrayante. Ce n'est pas toujours comme ça, mais généralement un nouveau manager va vivre beaucoup de stress avant de se sentir à l'aise dans son poste. Parler à quelqu'un. Si vous avez un mentor (voir étape 2), il ou elle vous aidera. Ne retenez rien. Soyez conscient de tout changement de comportement indésirable (colère, suspicion, augmentation de la consommation d'alcool, etc.).
- Gardez les secrets des employés (si possible). Parfois, ce n'est pas possible (dans certains problèmes de RH, comme le potentiel de violence au travail), mais si un employé vient vous parler d'un problème, manipulez le secret avec précaution. Votre réputation peut être ruinée en une seconde et des problèmes juridiques surviendront. Si quelqu'un dit « c'est un secret », assurez-vous qu'il sache que vous, en tant que responsable, n'êtes pas autorisé à garder certains secrets.
