Ce wikiHow vous apprend à utiliser la fonctionnalité « Fusion et publipostage » dans Microsoft Word. La fonction de publipostage vous permet d'utiliser une feuille de coordonnées pour attribuer automatiquement une adresse, un nom ou des informations différentes à chaque copie d'un document. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous devez personnaliser un bulletin d'information ou un affidavit, car vous n'avez pas besoin d'écrire manuellement chaque nom ou adresse différent en haut de chaque document.
Étape
Partie 1 sur 3: Création d'une feuille de contact
Étape 1. Ouvrez Microsoft Excel
L'icône de l'application Microsoft Excel ressemble à un « X » blanc sur un fond blanc. Après cela, la page " Nouveau " sera affichée.
Si vous avez déjà une feuille de contact dans Excel, passez à l'étape de chargement ou d'importation de contacts Excel
Étape 2. Cliquez sur Classeur vierge
C'est dans le coin supérieur gauche de la page "Nouveau". Après cela, un nouveau document Excel sera ouvert.
Étape 3. Ajoutez l'en-tête de contact
À partir de la boîte" A1" vers la droite, saisissez un en-tête ou un titre comme suit:
- " Prénom " - Le prénom du contact doit être renseigné dans ce champ (case " A1 ”).
- "LastName" - Le nom de famille du contact doit être saisi dans ce champ (case " B1 ”).
- « Tel » – Le numéro de téléphone du contact sera ajouté dans ce champ (case « C1 ”).
- « StreetAddress » – L'adresse de contact doit être renseignée dans ce champ (case « D1 ”).
- « Ville » - La ville d'origine/résidence du contact doit être ajoutée à ce contact (case « E1 ”).
- « État » – La province d'origine du contact sera ajoutée dans cette colonne (case « F1 ”).
- "ZIP" - Le code postal où vit le contact doit être ajouté à cette colonne (colonne " G1 ”).
- « Email » – L'adresse email du contact sera renseignée dans ce champ (case « H1 ”).
Étape 4. Entrez les informations de contact
À partir de la colonne A de la case 2, entrez les coordonnées de chaque personne que vous souhaitez ajouter à l'outil de fusion et publipostage.
Assurez-vous que les informations saisies sont exactes avant de passer à l'étape suivante
Étape 5. Enregistrez le document
Pour l'enregistrer:
- Windows - Cliquez sur " Déposer ", choisir " Enregistrer sous ", double-cliquez sur " Ce PC ”, sélectionnez un emplacement de stockage de fichier sur le côté gauche de la fenêtre, saisissez un nom de document dans le champ " Nom de fichier " et cliquez sur " sauvegarder ”.
- Mac - Cliquez sur " Déposer ", choisir " Enregistrer sous… ”, saisissez le nom du document dans le champ "Enregistrer sous", sélectionnez un emplacement de stockage en cliquant sur la case "Où" et en sélectionnant un dossier, puis cliquez sur " sauvegarder ”.
- Rappelez-vous l'emplacement pour enregistrer le fichier sélectionné. Vous devrez ensuite localiser la feuille de contact Excel à cet endroit.
Étape 6. Fermez la fenêtre Excel
Cliquez sur le bouton X ” dans le coin supérieur droit de la fenêtre Excel (Windows) ou le cercle rouge dans le coin supérieur gauche de la fenêtre (Mac). Vous pouvez maintenant créer ou utiliser la fonctionnalité de fusion et publipostage dans Microsoft Word.
Partie 2 sur 3: Importation de contacts dans Word
Étape 1. Ouvrez Microsoft Word
L'icône de l'application Microsoft Word ressemble à un « W » blanc sur un fond bleu foncé. Comme dans Microsoft Excel, la page " Nouveau " s'affichera après l'ouverture du programme.
Si vous avez déjà un document Microsoft Word auquel vous souhaitez ajouter des contacts depuis Excel, vous devrez double-cliquer sur le document pour l'ouvrir. Ignorez l'étape suivante si vous avez déjà un document personnalisé
Étape 2. Cliquez sur Document vierge
C'est une case blanche dans le coin supérieur gauche de la page. Après cela, un document Microsoft Word vierge sera affiché.
Étape 3. Cliquez sur l'onglet Publipostage
Cet onglet se trouve en haut de la fenêtre Microsoft Word. Après cela, la barre d'outils apparaîtra juste en dessous de la rangée d'onglets.
Étape 4. Cliquez sur Sélectionner les destinataires
C'est dans la section "Démarrer le publipostage" de la barre d'outils " Envois " Après cela, un menu déroulant s'affichera.
Étape 5. Cliquez sur Utiliser une liste existante…
Cette option se trouve dans le menu déroulant. Après cela, une nouvelle fenêtre s'ouvrira.
- Si vous souhaitez utiliser les contacts d'Outlook, vous pouvez sélectionner l'option " Choisissez parmi les contacts Outlook " dans le menu déroulant.
- Vous pouvez également saisir une liste temporaire d'informations de contact dans Word en sélectionnant " Tapez une nouvelle liste " Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez seulement besoin de créer des informations de contact.
Étape 6. Sélectionnez la feuille de contact Microsoft Excel
Sur le côté gauche de la fenêtre, cliquez sur le dossier qui contient la feuille de contact Excel. Après cela, cliquez sur la feuille Excel pour la sélectionner.
Étape 7. Cliquez sur Ouvrir
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 8. Confirmez votre sélection
Cliquez sur le nom de la feuille Excel dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur le " d'accord " qui est sous la fenêtre. Votre feuille Excel sera sélectionnée comme emplacement source de contact.
Assurez-vous que la case " La première ligne de données contient les en-têtes de colonne " en bas de la fenêtre est cochée
Partie 3 sur 3: Utilisation de la fonctionnalité de fusion et publipostage
Étape 1. Accédez à l'endroit ou au point où vous souhaitez insérer des informations de contact
Trouvez l'endroit où vous souhaitez ajouter des informations de contact (par exemple l'en-tête du document) et cliquez dessus pour placer le curseur.
Étape 2. Cliquez sur Insérer un champ de fusion
Cette option se trouve dans la section « Écrire et insérer des champs » de l'onglet « ». Envois Après cela, un menu déroulant s'affichera.
Vous devrez peut-être cliquer sur l'onglet " Envois ” encore une fois avant de suivre cette étape.
Étape 3. Sélectionnez le type d'informations
Dans le menu déroulant, cliquez sur le nom de l'un des en-têtes ou des en-têtes d'informations du document Excel pour l'insérer dans le document Word.
Par exemple, si vous souhaitez ajouter la balise prénom d'un contact, cliquez sur " Prénom " dans le menu déroulant.
Étape 4. Ajoutez d'autres informations si nécessaire
Ces informations comprennent l'adresse, le nom de famille, le numéro de téléphone de contact, etc.
Étape 5. Cliquez sur Terminer et fusionner
C'est à l'extrême droite de la barre d'outils des onglets. Envois Après cela, un menu déroulant s'affichera.
Étape 6. Déterminez les options de fusion
Cliquez sur l'une des options suivantes:
- “ Modifier des documents individuels ” – Cette option ouvrira chaque document destinataire afin que vous puissiez réajuster le document.
- “ Imprimer des documents… ” – Cette option permet d'imprimer une copie du document pour chaque personne figurant sur la fiche contact.
- “ Envoyer des e-mails… ” – Cette option vous permet d'envoyer le document sous forme d'e-mail. L'adresse e-mail du contact sera sélectionnée comme adresse e-mail de destination.
Étape 7. Suivez les instructions affichées à l'écran
Vous pouvez avoir des formulaires supplémentaires à examiner, selon les options sélectionnées (par exemple, si vous sélectionnez " E-mail ", vous devez entrer un titre et cliquer sur " d'accord "). Après cela, le processus de fusion de courrier est terminé.
