Le mémorandum est un type de document utilisé pour la communication interne entre les employés de l'entreprise. Les mémos sont un aspect éprouvé du monde des affaires qui, lorsqu'ils sont écrits correctement, peuvent aider à faire avancer les choses.
Étape
Partie 1 sur 3: Sélection d'une langue et d'un format
Étape 1. Évitez le langage trop décontracté
En général, le langage du mémo doit être clair et simple, mais professionnel. Vous devez éviter le ton désinvolte de la conversation dans le mémo.
- Par exemple, n'écrivez pas: « Salut tout le monde ! Dieu merci, c'est vendredi, hein ? Je veux parler d'un sujet commercial important."
- Au lieu de cela, allez droit au but: « Je souhaite partager un rapport d'avancement du projet Z ».
Étape 2. Évitez le langage émotionnel
Vous devriez également essayer d'utiliser un ton neutre et éviter le langage émotionnel. Essayez d'énoncer des faits et des preuves pour étayer les affirmations.
- Par exemple, évitez les affirmations telles que « Je pense que nous serions tous beaucoup plus heureux si nous pouvions nous habiller de manière décontractée le vendredi ».
- Au lieu de cela, recherchez des informations sur l'étude pour savoir si le moral augmente lorsque les employés sont autorisés à choisir des vêtements, et mentionnez cette information dans le mémo.
Étape 3. Utilisez des phrases de signalisation
Si vous souhaitez citer des preuves ou des sources, assurez-vous d'utiliser un langage qui permet au lecteur de savoir ce que vous faites.
Par exemple, essayez la phrase « Selon nos conclusions, … » ou « Les recherches effectuées par l'EPA indiquent que… »
Étape 4. Choisissez le modèle et la taille de police appropriés
Les mémos doivent être faciles à lire. Donc, évitez d'utiliser des polices de petite taille, la taille par défaut est 11 ou 12.
Vous devez également choisir une police simple, telle que Times New Roman. Ce n'est pas le moment d'essayer des polices « drôles » comme Comic Sans (vous pourriez vous moquer d'avoir choisi cette police)
Étape 5. Utilisez des marges standard
La marge typique d'un mémo professionnel est de 1 pouce ou 2,54 cm, bien que certains programmes de traitement de texte aient préparé des modèles de mémo avec des marges légèrement plus larges (par exemple, 1,25 pouce ou 3,18 cm).
Étape 6. Sélectionnez un seul espace
Les notes de service n'utilisent généralement pas d'espaces doubles. Pour que la page de l'album reste petite, envisagez un espacement simple, mais ajoutez de l'espace entre les paragraphes ou les sections.
Les retraits de paragraphe ne sont généralement pas nécessaires
Partie 2 sur 3: Préparation à la rédaction d'un mémo commercial
Étape 1. Décidez si le mémo doit être envoyé
Si vous devez partager des affaires importantes avec plusieurs personnes de votre équipe, c'est une bonne idée d'envoyer un mémo. Des mémos peuvent également être envoyés même si vous ne communiquez qu'avec une seule personne, par exemple, ou si vous souhaitez conserver une trace de la correspondance.
- Cependant, dans certains cas, il est plus efficace de s'adresser directement à la personne concernée.
- De plus, certaines informations peuvent être trop sensibles pour être envoyées dans un mémo.
Étape 2. Déterminez le but de la rédaction du mémo
Le contenu et les paramètres des mémos varient en fonction de l'objectif. La plupart des types de mémos sont rédigés pour les raisons suivantes:
- Proposer une idée ou une solution. Par exemple, si vous savez comment résoudre un problème d'horaires supplémentaires, l'idée peut être notée dans un mémo et envoyée à votre patron.
- Donner des ordres. Par exemple, l'envoi de mémos est également un moyen efficace de déléguer la responsabilité d'une conférence que votre service organise.
- Pour les rapports. Vous pouvez également envoyer des mémos pour informer vos collègues d'événements récents, signaler des mises à jour sur un projet, fournir des rapports d'avancement ou signaler des résultats d'enquête.
Étape 3. Affinez le sujet
Vous pouvez gérer plusieurs projets et être tenté d'envoyer des notes à des collègues, des patrons ou des clients sur l'avancement des choses. Cependant, n'oubliez pas que les notes d'affaires doivent se concentrer sur un seul problème.
Les mémos doivent être concis, clairs et faciles à lire pour les personnes occupées. Alors, ne laissez pas les informations importantes être ignorées. Des mémos ciblés aident à garantir que votre message est reçu et compris
Étape 4. Considérez le public
Le contenu, le style et le ton du mémo commercial sont déterminés par le public visé. Alors, réfléchissez bien à qui recevra le mémo.
Par exemple, une note à un collègue sur la planification d'une fête surprise pour quelqu'un au bureau est différente d'une note à un superviseur sur les résultats d'une enquête que vous menez depuis des mois
Partie 3 sur 3: Composer un mémo commercial
Étape 1. Étiquetez-le
Il existe de nombreux types de correspondance commerciale. La méthode standard pour les mémos est d'étiqueter explicitement le document.
- Par exemple, écrivez « Mémo » ou « Mémorandum » en haut de la page.
- La position peut être centrée ou alignée à gauche. Pour vous inspirer, examinez les notes de service que vous avez reçues et copiez le format.
Étape 2. Écrivez un titre
La première partie du mémo doit inclure les points importants. Des informations détaillées sur chaque composant seront décrites à l'étape suivante.
- À: écrivez les noms et titres des personnes qui ont reçu le mémo.
- DE: écrivez le nom complet et le titre.
- DATE: écrivez la date complète et précise, n'oubliez pas l'année.
- OBJET: rédiger une description brève et précise du contenu du mémo.
- Notez que le sujet est généralement indiqué par « Re: » ou « RE: » (les deux signifient concernant).
Étape 3. Choisissez soigneusement la liste des destinataires
Assurez-vous d'inclure tous ceux qui ont besoin d'informations ou de développements. Limitez la distribution des mémos aux personnes qui ont besoin de savoir.
- Du point de vue commercial, il n'est pas sage d'envoyer des mémos à tout le monde au bureau si seuls quelques-uns sont concernés ou impliqués.
- Les gens seront submergés par de nombreux mémos et auront tendance à les ignorer ou à simplement parcourir les mémos non pertinents.
Étape 4. Utilisez les noms, titres et titres corrects pour les personnes figurant sur la liste des destinataires
Même si vous et votre patron êtes familiers au quotidien, il est préférable de garder la correspondance écrite formelle. Par exemple, vous ne saluez peut-être votre patron que par son nom lorsque vous vous rencontrez dans le couloir du bureau, mais pour les notes de service, saluez-le avec « Mme Riana » ou « Dr. Riana.
N'oubliez pas que les informations que vous écrivez sont destinées à toutes les personnes figurant sur la liste des destinataires. Alors, notez le nom complet et le titre
Étape 5. Découvrez le titre de la personne à qui vous vous adressez dans le mémo externe
Si vous envoyez un mémo à quelqu'un en dehors du bureau, il est important de définir le bon message d'accueil. Prenez le temps de chercher le profil en question, les informations personnelles sont généralement décrites sur le site de leur entreprise.
- Par exemple, vous doutez que le diplôme soit un doctorat. Si oui, généralement la salutation correcte est Dr. X
- Quelle est sa position ? Est-ce le directeur adjoint ou le doyen? Si tel est le cas, assurez-vous de le mentionner dans le mémo.
Étape 6. Écrivez soigneusement le sujet
Assurez-vous que le sujet est court, clair et pas trop général.
- Par exemple, le sujet des « nouvelles affaires » semble vague, et si quelqu'un recherche le fichier des semaines ou des jours à venir, il peut avoir du mal à décider lequel de vos mémos est.
- Un meilleur sujet serait quelque chose comme celui-ci, « Rapport d'avancement de l'enquête sur l'expansion de la base de clients ».
Étape 7. Envisagez de sauter le message d'accueil
Vous êtes libre de choisir si vous souhaitez commencer le message par un message d'accueil, tel que « Cher. Mme Wardani » ou « Cher. Collègues. Cependant, n'oubliez pas que les salutations ne sont pas attendues dans un mémo professionnel.
Les mémos sont un moyen rapide et efficace de transmettre des informations importantes, et le public sait clairement qui a reçu et envoyé le mémo
Étape 8. Composez l'introduction
Expliquez votre objectif pour la rédaction et l'envoi du mémo.
Par exemple, « Je vous informe par la présente que… ». L'introduction doit fournir un résumé du contenu de la note
Étape 9. Gardez l'introduction brève
Il n'est pas nécessaire de fournir tous les détails et/ou preuves dans la première section.
Quelques phrases ou un court paragraphe suffiront
Étape 10. Définissez les paramètres du corps du mémo
Après l'introduction, une note d'entreprise comprend généralement deux à quatre paragraphes supplémentaires avant la conclusion. Le contenu et les paramètres dépendent du sujet.
Par exemple, vous pouvez organiser les informations par ordre d'importance. Ou, si vous décrivez un processus, divisez le corps du mémo en fonction des étapes du processus
Étape 11. Décidez si vous souhaitez inclure des sous-titres
Les notes d'affaires doivent être constituées de sections claires. Habituellement, les notes de service sont clairement divisées afin que le destinataire puisse lire et digérer facilement les informations. Vous pouvez les aider à comprendre les puces en étiquetant les sous-sections.
Étape 12. Écrivez un sous-titre spécifique
Assurez-vous que l'objet de chaque sous-section est clair pour le destinataire.
Par exemple, incluez les sous-sections suivantes lorsque vous rédigez un mémo sur un déménagement de bureau prévu: « Nouvel emplacement pour notre siège social », « Instructions importantes pour les fournitures de bureau » et « Calendrier d'achèvement du déménagement de bureau »
Étape 13. Incluez la phrase du sujet dans le paragraphe principal
La première phrase de chaque sous-section ou paragraphe doit transmettre le point principal de la section.
Chaque paragraphe ou section du mémo doit se concentrer sur une seule idée
Étape 14. Pensez à utiliser des puces
Si vous souhaitez mettre en évidence des points importants, des puces ou des listes peuvent être très utiles. Ce format encourage les lecteurs à prêter attention aux points importants et les aide à lire les mémos plus rapidement et plus efficacement.
Étape 15. Gardez le mémo court
En règle générale, les notes de service ne dépassent pas une à deux pages.
Cette limite de pages standard s'applique généralement aux documents à simple interligne sans lignes supplémentaires entre les sections
Étape 16. Décidez si vous avez besoin d'un paragraphe de résumé
En général, les mémos ne nécessitent pas de résumé, surtout s'ils font moins d'une page.
Cependant, si les informations décrites sont complexes, ou si le mémo est plus long que la normale, il est utile d'avoir un résumé des points clés
Étape 17. Saisissez une section ou un paragraphe de conclusion
Même si vous n'avez pas besoin d'un mémo récapitulatif, vous devez tout de même le terminer par une phrase de clôture. Pensez à ce qui suit:
- Quel est le message central du mémo ? Voulez-vous que le destinataire fasse quelque chose ? Doit-il répondre au plus tard un jour donné ? Si oui, précisez clairement.
- Si aucune action n'est requise, incluez une phrase de clôture simple, telle que "Je serai heureux de discuter plus avant" ou "Veuillez me contacter pour tout problème ou question".
Étape 18. Signez si vous le souhaitez
En général, il n'est pas nécessaire d'ajouter un nom ou une signature à la fin du mémo. Cependant, n'oubliez pas qu'il est plus sûr de suivre d'autres exemples de notes de service dans votre domaine.
- Si l'autre se termine formellement (par exemple, « Cordialement, Dr Sari), suivez l'exemple.
- Bien qu'il ne nécessite pas de signature, vous devrez peut-être inclure vos initiales à la fin du document.
Étape 19. Indiquez s'il y a des pièces jointes
Si le mémo comprend également des pièces jointes, telles que des tableaux, des graphiques ou des rapports, assurez-vous de mentionner les pièces jointes à la fin du mémo. Par exemple, « En pièce jointe: Tableau 1 ».
- Vous devez également faire référence à la pièce jointe dans le corps du mémo.
- Par exemple, dans une note informant les employés d'un déménagement de bureau imminent, vous pouvez écrire des informations telles que les suivantes: « Nous avons l'intention de terminer le processus de déménagement d'ici la fin de ce trimestre. Voir le tableau 1 ci-joint pour un calendrier plus détaillé.
Étape 20. Lisez à nouveau le mémo soigneusement rédigé
Avant d'envoyer, relisez et corrigez. Assurez-vous que la grammaire de la phrase est correcte, qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou d'utilisation de signes de ponctuation et que le contenu est facile à comprendre.
- Envisagez de reporter la livraison après la première correction si le timing n'est pas un problème. Si vous relisez le mémo une heure ou deux plus tard, vous pouvez trouver des erreurs qui ont été initialement négligées.
- Si le mémo contient des informations sensibles, vérifiez les politiques de l'entreprise pour voir qui peut examiner le mémo pour vous et donner l'approbation finale de son contenu.
