Ce wikiHow vous apprend à créer une base de données en utilisant des données de feuilles de calcul Microsoft Excel en les important directement dans Access, le programme de gestion de base de données de Microsoft. Vous pouvez également exporter des données Excel dans un format que les programmes de base de données peuvent ouvrir. Microsoft Access est un programme de la suite de programmes Microsoft Office et n'est disponible que pour les ordinateurs Windows.
Étape
Méthode 1 sur 2: Utilisation de Microsoft Access
Étape 1. Ouvrez Microsoft Access
Ce programme est marqué par une icône rouge avec la lettre " UNE" Après cela, la page du modèle d'accès s'ouvrira.
Access est conçu pour fonctionner avec Excel et est inclus avec Excel sur les plans Microsoft Office Professional, et est disponible pour les ordinateurs Windows uniquement
Étape 2. Cliquez sur Base de données vide
C'est dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du programme.
Si vous souhaitez utiliser un modèle différent pour votre base de données Access, sélectionnez le modèle souhaité
Étape 3. Cliquez sur Créer lorsque vous y êtes invité
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle. Après cela, la base de données Access sera ouverte.
Étape 4. Cliquez sur l'onglet Données externes
Cet onglet se trouve dans la barre de menu en haut de la fenêtre d'accès.
Étape 5. Cliquez sur Nouvelle source de données
C'est à l'extrême gauche de la barre d'outils " Données externes " Après cela, un menu déroulant s'affichera.
Étape 6. Sélectionnez Fichiers
Cette option se trouve dans le menu déroulant. Après cela, un menu contextuel s'affichera.
Étape 7. Cliquez sur Excel
C'est dans le menu contextuel. Après cela, la fenêtre d'importation s'ouvrira.
Étape 8. Cliquez sur Parcourir
C'est dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
Étape 9. Sélectionnez une feuille de calcul Excel
Accédez au dossier de stockage de la feuille de calcul Excel et cliquez sur la feuille de calcul que vous souhaitez ouvrir.
Étape 10. Cliquez sur Ouvrir
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 11. Déterminez la méthode de transfert de données
Cliquez sur le bouton radio à gauche de l'une des options suivantes:
- “ Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données actuelle ” – Sélectionnez cette option si vous créez une nouvelle base de données sans tables ou si vous souhaitez ajouter une nouvelle table à une base de données existante. En créant une nouvelle table, vous pouvez modifier les informations via Access.
- “ Ajouter une copie des enregistrements à la table ” – Sélectionnez cette option si vous utilisez une base de données existante et souhaitez ajouter des données à l'une des tables de la base de données. En ajoutant une table existante, vous pouvez modifier les informations via Access.
- “ Lien vers la source de données en créant une table liée ” – Sélectionnez cette option pour créer un lien dans la base de données qui ouvrira la base de données dans Excel. Avec cette option, vous ne pouvez pas modifier les informations via Access.
Étape 12. Cliquez sur OK
C'est en bas de la fenêtre.
Étape 13. Sélectionnez une feuille de calcul
En haut de la fenêtre, cliquez sur le nom de la feuille de calcul que vous souhaitez importer à partir du document Excel sélectionné.
- Par défaut, Excel crée une feuille de calcul avec trois feuilles de calcul intitulées " Feuille 1 ", " Feuille 2 " et " Feuille 3 ". Vous ne pouvez soumettre qu'une seule feuille de calcul pour un processus. Si vous stockez des informations sur les trois feuilles, vous devrez terminer le processus de transfert de la première feuille, puis revenir à l'onglet « Données externes » et répéter toutes les étapes pour les autres feuilles.
- Vous pouvez supprimer, ajouter et modifier des noms de feuille dans Excel, et toutes les modifications que vous apportez sont affichées dans la base de données Access.
Étape 14. Cliquez sur Suivant
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 15. Activez les en-têtes de colonne
Cliquez sur la case "La première ligne contient des en-têtes de colonne" si la feuille Excel a ses propres en-têtes de colonne dans la ligne du haut (par exemple, la ligne " UNE ”).
Décochez la case si vous souhaitez qu'Access crée des en-têtes de colonne
Étape 16. Cliquez sur Suivant
Étape 17. Modifiez les colonnes et les cellules de la feuille de calcul si nécessaire
Si vous souhaitez importer toutes les cellules d'une feuille de calcul sans modifications, ignorez cette étape:
- Pour modifier des cellules, cliquez sur les en-têtes de colonne que vous souhaitez modifier, puis modifiez le nom de la cellule, le type de données et/ou si la cellule est indexée ou non.
- Si vous ne souhaitez pas importer de cellules, cochez la case "Ne pas importer le champ (ignorer)".
Étape 18. Cliquez sur le bouton Suivant
Étape 19. Définissez une clé primaire pour la base de données
Pour de meilleurs résultats, laissez les paramètres par défaut tels quels (pour qu'Access attribue ses propres clés).
Vous pouvez définir vous-même la clé en cochant la case "Choisir ma propre clé primaire" et en saisissant la clé dans le champ à côté de l'option. Bien que non recommandé, vous pouvez également choisir " Pas de clé primaire"
Étape 20. Cliquez sur Suivant
Étape 21. Ajoutez un nom
Tapez le nom de la feuille de calcul dans le champ "Importer dans la table".
Ignorez cette étape si vous souhaitez afficher la base de données avec son nom par défaut
Étape 22. Cliquez sur Terminer
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
Étape 23. Cliquez sur Fermer
C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Après cela, la fenêtre d'importation se fermera et la base de données sera créée.
Vous pouvez d'abord cocher la case " Enregistrer les étapes d'importation " pour vous assurer que le programme se souvient des paramètres définis pour cette base de données
Méthode 2 sur 2: Utilisation d'un programme de base de données tiers
Étape 1. Ouvrez le document Excel
Double-cliquez sur le document Excel que vous souhaitez convertir en base de données.
Si vous n'avez pas créé de document, ouvrez Excel, cliquez sur " Cahier de travail vierge », et créez un document avant de passer à l'étape suivante.
Étape 2. Cliquez sur Fichier
C'est dans la barre de menu en haut de la fenêtre Excel (Windows) ou en haut de l'écran (Mac).
Étape 3. Cliquez sur Enregistrer sous
Cette option est dans le menu Déposer ”.
Étape 4. Double-cliquez sur Ce PC
C'est au milieu de la page.
Ignorez cette étape pour les utilisateurs Mac
Étape 5. Choisissez un format de fichier
Cliquez sur la liste déroulante « Type de fichier » (Windows) ou « Format de fichier » (Mac), puis choisissez l'une des options suivantes:
- Si vous utilisez une application de base de données sur ordinateur, cliquez sur Format " . CSV ” (valeurs séparées par des virgules).
-
Si vous utilisez une application de base de données Web, cliquez sur Format . XML ”.
Si le document Excel ne contient pas de données XML, vous ne pouvez pas sélectionner le format XML
Étape 6. Cliquez sur Enregistrer
C'est en bas de la fenêtre. Après cela, le document sera enregistré avec les préférences que vous avez définies.
Étape 7. Créez une nouvelle base de données sur le programme de base de données utilisé
Le processus sera différent, selon le programme utilisé. Cependant, vous devez généralement ouvrir le programme, cliquez sur " Nouveau " (ou " Déposer ” > “ Nouveau "), et suivez les instructions affichées à l'écran.
Étape 8. Recherchez le bouton Importer…
Ce bouton s'affiche généralement après avoir cliqué sur le menu Déposer ”, mais le programme de base de données utilisé peut avoir ses propres différences.
Étape 9. Sélectionnez le fichier Excel
Recherchez et double-cliquez sur le fichier que vous avez exporté à partir d'Excel.
Étape 10. Suivez les invites de l'application de base de données pour importer les données
Étape 11. Enregistrez la base de données
Généralement, vous pouvez ouvrir le menu " Enregistrer " en appuyant sur Ctrl+S (Windows) ou Commande+S (Mac).
