Un ton écrit qui suscite l'intérêt pour votre organisation rendra votre e-mail de demande de don efficace. L'utilisation du courrier électronique comme moyen de collecte de fonds gagne en popularité car il est relativement moins cher que le courrier physique et le téléphone. Le courrier électronique rend la communication plus rapide. Vous pouvez suivre plusieurs étapes pour créer un e-mail convaincant auquel les lecteurs répondent et vous obtenez un gros don.
Étape
Partie 1 sur 3: Configuration d'une structure de messagerie
Étape 1. Créez un titre fort
Le titre est la première ligne d'un e-mail qui sert de titre. De tous les e-mails envoyés, seulement 15 % des e-mails ont été ouverts. Un titre accrocheur retiendra l'attention de ces 15% de personnes et les encouragera à continuer à lire. Sur la plupart des comptes de messagerie, vous pouvez lire la première ligne (titre) de l'e-mail à côté de la ligne d'objet. Ces titres encouragent les gens à ouvrir vos e-mails et à continuer à lire
- Utilisez des verbes et des noms actifs pour attirer l'attention. Utilisez également les fonctions de taille de police gras, centré et plus grand.
- Gardez le titre court afin qu'il indique clairement le but de votre e-mail dès le début. Encouragez les lecteurs à penser que la lecture de cet e-mail sera utile, appropriée et pertinente.
- Répondez à la question du lecteur: Qu'est-ce que j'obtiendrai ?
- Les lignes d'objet peuvent inviter les lecteurs à faire diverses choses, comme répondre à votre e-mail, demander leur participation à un événement particulier ou partager un lieu ou un événement communautaire local.
- Un exemple de bon titre est « Riau contre la loi sur le gaz naturel au tribunal »
Étape 2. Racontez toute l'histoire dans le premier paragraphe
Énoncez vos objectifs dès le départ. Ne demandez pas au destinataire de lire la moitié de votre e-mail sans comprendre ce que cela signifie. Ils peuvent jeter votre e-mail sans faire de don. Écrivez clairement dans ce paragraphe quelle est votre demande et pourquoi vous envoyez l'e-mail.
- Demandez des dons dans le premier paragraphe. Si vous parlez directement, vous devez demander soigneusement. Cependant, si vous utilisez le courrier électronique, demandez-le en premier lieu. Rendez cette demande facile à lire en l'écrivant en gras ou en caractères plus gros.
- Dans votre demande, dites au lecteur ce que vous ferez de son argent. Si un petit don vous permet de faire quelque chose, dites-le. Par exemple, si 5 000 $ peuvent nourrir 100 enfants, dites-le. L'écrire vous donnera plus de réponses que d'écrire, vous avez besoin de 15 000 000 Rp pour construire une hutte.
- Dites aux lecteurs qu'ils ont le droit de refuser. Les statistiques montrent que les gens sont plus susceptibles de donner lorsqu'ils se sentent libres de choisir que lorsqu'ils se sentent obligés.
- Expliquez et décrivez votre mission dans le premier paragraphe afin que le lecteur sache immédiatement à quoi servira l'argent. Montrez que vous ne faites pas que collecter de l'argent.
Étape 3. Utilisez le microcontenu à bon escient
Le microcontenu correspond aux phrases courtes et aux sous-titres qui ornent les e-mails. Utilisez le microcontenu pour mettre en évidence vos points principaux afin que les lecteurs habitués au survol trouveront intéressant de lire votre texte.
- Le microcontenu comprend des titres, des sous-titres, des lignes d'objet, des liens et des boutons.
- Utilisez des verbes actifs, des adverbes descriptifs et des noms. Votre objectif est qu'ils lisent le texte en entier.
- Un exemple de bon titre ressemble à: « Donate IDR 500 000 to Save the Dolphins »
- Faites en sorte que le texte soit plus gras ou plus grand pour qu'il ressorte. Ce sous-titre apparaît avant un paragraphe ou lors du démarrage d'une nouvelle section.
- Écrivez un sous-titre simple. Vous pouvez ou non utiliser des sous-titres, mais ils sont utiles lorsque votre titre est trop court. Utilisez les mêmes principes – court, exploitable, audacieux.
Étape 4. Écrivez une histoire
Écrire une histoire dans un e-mail attirera davantage l'attention des lecteurs. Écrivez l'histoire dans le corps de votre e-mail. Rappelez-vous que les histoires ont un début, un milieu et une fin. Vous pouvez utiliser des histoires émotionnelles pour encourager les lecteurs à faire un don. Écrivez une histoire vraie des résultats de vos activités.
Étape 5. Écrivez un court paragraphe
Rédigez votre e-mail en utilisant des paragraphes courts et clairs. Les lecteurs seront fatigués de recevoir beaucoup de courriels. Limiter la longueur de votre e-mail vous permettra de vous démarquer.
- Faites un ou deux points principaux.
- Gardez votre e-mail concis même si vous devez éditer et réviser plusieurs fois
- N'incluez pas d'historique des raisons pour lesquelles vous demandez un don. La phrase du premier paragraphe et votre histoire dans le corps du paragraphe suffisent à expliquer votre raisonnement.
Étape 6. Fournissez des liens et des boutons, mais ne vous éloignez pas du message
Vous voudrez peut-être inclure des centaines de liens, mais cela peut distraire les lecteurs de votre message principal, qui demande des dons. Un moyen simple de fournir des informations sans vous distraire est d'inclure toutes les informations sur votre site Web et d'inclure un seul lien dans l'e-mail, le lien vers votre site Web. Par exemple, s'il existe une étude qui appuie votre déclaration, n'incluez pas de lien vers une étude longue et complexe dans l'e-mail. Placez le lien de recherche sur votre site Web (et assurez-vous que le choix de faire un don se démarque).
Étape 7. Ajoutez soigneusement l'image
Vous pouvez ajouter une ou deux images pour souligner votre point de vue, mais ce n'est pas nécessaire. En fait, les couleurs et les images peuvent faire ressembler vos e-mails à du spam. Si vous incluez une image, placez-la en haut ou en bas de l'e-mail et utilisez-la uniquement lorsque cela est absolument nécessaire pour communiquer votre point de vue ou générer de la sympathie.
- Un exemple d'image utile serait votre cible de collecte de fonds recevant des dons, comme une photo d'un enfant recevant de nouveaux vêtements pour la première fois.
- À titre exceptionnel, vous pouvez insérer votre logo dans un endroit discret, comme le coin inférieur d'un e-mail. Ce logo peut amener les lecteurs à reconnaître votre organisation.
Étape 8. Écrivez les informations de suivi/étapes suivantes
La fin de l'e-mail contient des informations sur la façon de faire le suivi. Mettez cette information en évidence afin que les lecteurs puissent la voir avant de lire les raisons pour lesquelles ils devraient faire un don. Cette information indique au lecteur pourquoi vous avez envoyé l'e-mail. Écrivez clairement sur la façon de faire un don.
- Si un lecteur ne comprend pas le contenu de votre e-mail, il est susceptible de le jeter.
- Assurez-vous que cette dernière « demande » se démarque et indique clairement ce que vous demandez. Dédiez un paragraphe à cela, en utilisant des caractères gras ou plus gros ou une police de caractères différente. Écrivez un lien ou créez un bouton avec une couleur différente.
- Si le lecteur doit appuyer sur un certain bouton ou lien ou s'il doit répondre à un e-mail pour obtenir des instructions supplémentaires, dites-lui clairement: « Cliquez sur ce bouton pour sauver un singe maintenant ! » ou « Appuyez sur le bouton de réponse et saisissez « informations sur le don » dans le corps de l'e-mail. »
- Ce sera plus facile si le lecteur peut appuyer sur le bouton tout de suite. Vous obtiendrez également plus de dons de cette façon. Alors fournissez un lien ou un bouton à votre organisation.
- Créez un site Web ou une page de dons en ligne pour que les lecteurs puissent faire des dons en ligne. Après tout, c'est quelque chose que les lecteurs attendent d'un e-mail de don.
Étape 9. Soyez bref
Si votre email est long, il sera difficile pour les lecteurs de le lire. La rédaction de paragraphes et de titres courts rendra votre e-mail facile à lire en un coup d'œil avant que les lecteurs ne décident de continuer à lire.
Partie 2 sur 3: Considérer les lecteurs
Étape 1. Rendez le ton de votre écriture plus décontracté qu'une lettre
Une lettre envoyée par une organisation à un individu semble souvent formelle et impersonnelle en raison du moyen de communication utilisé. Cependant, le courrier électronique, comme les blogs, a un ton plus décontracté.
- Utilisez des pronoms à la deuxième personne pour le lecteur.
- Utilisez des expressions de tous les jours pour que le lecteur se sente proche de vous, comme « Il travaille dur » ou « Ne restez pas les bras croisés ».
- Utilisez un langage clair, honnête et ouvert lorsque vous parlez aux lecteurs afin qu'ils se sentent proches de vous et pensent que votre demande est sincère.
Étape 2. Rendez vos mots faciles à lire
Utilisez une police de caractères et une apparence visuelle simples. N'utilisez pas de cursive - utilisez des polices Serif et n'utilisez pas une police de caractères différente pour les titres et le texte. Variez le gras ou la taille de la police pour mettre l'accent.
Votre e-mail doit être facile à comprendre d'un point de vue linguistique - il est préférable d'utiliser un langage que les collégiens peuvent comprendre. Ne créez pas un e-mail trop complexe. Votre écriture doit être claire, sans erreur (structure de la langue ou orthographe) et facile à lire
Étape 3. Utilisez le service d'un fournisseur de messagerie
Si vous voulez vous assurer que vos e-mails sont ouverts ou déterminer quel type de personnes lisent vos e-mails, vous n'avez pas à attendre pour obtenir ces informations ainsi que des réponses ou des dons. Si vous utilisez un service comme MailChimp, vous pouvez utiliser les données de métriques générées par ce service pour créer des e-mails qui résonnent avec votre public cible.
- Vous pouvez afficher des données métriques, telles que le nombre de clics, le nombre d'e-mails ouverts et le nombre d'e-mails lus.
- Le nombre de données d'e-mails ouverts permet de déterminer les titres populaires et d'augmenter le nombre de personnes lisant vos e-mails.
- Une autre raison d'utiliser les services d'un fournisseur de messagerie est que vous évitez d'être suspecté d'être un spammeur. Vous passerez également beaucoup de temps à créer une liste d'adresses e-mail, à les décomposer pour atteindre le nombre maximal d'adresses (la plupart des e-mails ont une limite maximale de 50 destinataires par e-mail), à répondre à un e-mail à la fois et à gérer e-mails qui ont rebondi parce que l'adresse n'était plus active.
Étape 4. Assurez-vous que les personnes sur la liste de diffusion se soucient de votre mission
Vérifiez périodiquement votre liste de diffusion pour vous assurer que les personnes qui y figurent liront vos e-mails, en particulier les personnes qui expriment explicitement leur intérêt. Vos résultats de données métriques seront meilleurs et vous utiliserez votre temps plus efficacement.
Étape 5. Créez un e-mail personnalisé par segment
Utilisez des tons différents selon le groupe de donneurs. Par exemple, si vous avez un groupe de personnes qui répondent régulièrement à vos e-mails, envoyez l'e-mail sur un ton personnel. Faites une autre liste avec les noms des personnes qui n'ouvrent généralement pas vos e-mails. Envoyez l'e-mail sur un ton moins décontracté. Faites également des e-mails avec un ton « explicatif » pour les personnes qui reçoivent votre e-mail pour la première fois.
Un fournisseur de services e-mail vous aidera à personnaliser votre e-mail en incluant le nom du lecteur, tel que « Cher M. Henry
Étape 6. Saisissez les données qui prennent en charge votre collecte de fonds
Pour que vos lecteurs se sentent impliqués, fournissez des données sur la façon dont vos fonds sont utilisés ou seront utilisés. Cette information peut être placée dans le paragraphe d'ouverture ou dans la section où vous demandez un suivi du lecteur ou dans les deux sections. Les gens sont plus enclins à donner lorsqu'ils savent que leurs fonds ont été utilisés pour une bonne cause.
Étape 7. Dites merci après avoir reçu le don
N'oubliez pas d'envoyer une note personnelle de remerciement après avoir reçu votre don. Ce genre d'acte simple peut garantir des dons répétés à l'avenir. Vous devez envoyer ce message d'accueil dès que possible; Considérez cette salutation comme un reçu d'argent.
Si vous recevez un don important chaque mois, créez un modèle que vous pourrez copier afin de pouvoir le coller dans votre brouillon d'e-mail et le personnaliser rapidement
Partie 3 sur 3: Construire une liste d'adresses e-mail
Étape 1. N'achetez pas une liste d'adresses e-mail
La vente et l'achat d'une liste d'adresses e-mail de donateurs potentiels est une activité illégale conformément au règlement gouvernemental de la République d'Indonésie numéro 82 de 2012 concernant la mise en œuvre de systèmes et de transactions électroniques. Il existe des entreprises qui vous permettent de « louer » des listes de diffusion pour une utilisation unique, mais elles sont très chères. Des milliers d'adresses e-mail obtiennent généralement peu de résultats. Mieux vaut dépenser votre argent pour autre chose et trouver un meilleur moyen de créer une liste d'adresses e-mail.
Étape 2. Recueillez les noms et les adresses lors de vos événements
Chaque fois que votre organisation à but non lucratif est impliquée dans un événement, assurez-vous de fournir aux personnes un moyen de mettre leur adresse e-mail sur votre liste de diffusion. Assurez-vous que le document d'inscription indique clairement qu'ils sont prêts à être ajoutés à votre liste d'adresses e-mail.
Essayez d'organiser un tirage au sort ou un concours pour obtenir plus de noms. Lors d'un événement, organisez un tirage au sort ou un concours pour les personnes qui enregistrent leurs adresses e-mail
Étape 3. Utilisez les réseaux sociaux
Assurez-vous que votre organisation à but non lucratif a un profil solide sur les réseaux sociaux, de Twitter à Facebook en passant par Instagram. Il est facile d'atteindre les gens via les médias sociaux et si vous avez du matériel intéressant, les gens peuvent partager vos écrits ou commencer à vous aider à demander des dons. Demandez à votre réseau sur les réseaux sociaux d'enregistrer leurs adresses e-mail afin qu'ils ne manquent pas d'annonces importantes.
Étape 4. Facilitez l'inscription
Votre site Web doit indiquer aux visiteurs comment enregistrer leur adresse e-mail. Le site n'a pas besoin d'être tape-à-l'œil, mais il doit être facile à trouver et à utiliser.
Des astuces
- Lire de vieilles lettres (papier et électronique) utilisées pour la collecte de fonds. Utilisez des phrases similaires si vous pensez que les lettres sont efficaces. De nombreuses organisations utilisent d'anciennes lettres comme exemples pour créer de nouvelles lettres.
- Utilisez votre logo pour reconnaître instantanément les e-mails. Les lecteurs associent souvent des organisations ou des entreprises à leurs logos.
- Utilisez les services d'un fournisseur de messagerie pour créer des e-mails plus attrayants et générer des mesures qui amélioreront les performances de vos e-mails à l'avenir. MailChimp est un bon choix.
- Assurez-vous que votre e-mail est en marque blanche avant de l'envoyer. Si vous utilisez une plateforme de collecte de fonds en ligne, telle que Fundraise.com, cette plateforme le fera automatiquement.
