Le congé est le moment de quitter officiellement le travail ou l'université. Vous pouvez demander un congé pour diverses raisons, comme une maladie, un membre de la famille malade ou des vacances prolongées. Dans certains cas, les travailleurs ont certains droits à congé, tels que le congé annuel, la maternité, le mariage ou le décès d'un membre de la famille immédiate. La définition de « congé » varie selon l'heure de la journée. Dans certains cas, un congé de courte durée, tel qu'un congé de moins d'un mois du travail ou de l'université, n'est pas considéré comme un congé, tandis que dans d'autres cas, un congé d'une semaine seulement peut être considéré comme un congé. Il est très important de comprendre la définition du congé à votre bureau ou à votre université avant de rédiger une demande de congé, car la durée du congé que vous demandez peut ne pas répondre aux exigences pour demander officiellement un congé.
Étape
Partie 1 sur 3: Demander un congé de travail
Étape 1. Informez votre patron bien à l'avance
Avant de demander un congé, vous devez en informer votre patron bien à l'avance. Des notifications comme celle-ci, bien sûr, ne peuvent pas toujours être effectuées dans certaines conditions, telles que la mort subite d'un membre de la famille. Cependant, si vous pouvez le leur dire à l'avance (par exemple, si vous postulez pour quelques semaines ou quelques mois de congé), essayez d'écrire une lettre de demande de congé à l'avance, afin que votre patron et vos collègues puissent ajuster leurs plans de travail pour Faites avec. La meilleure façon d'informer votre patron à l'avance est de parler de vos plans de congé avant de soumettre officiellement la lettre. De cette façon, la première phrase de la lettre est connue à l'avance de votre patron et ne le surprend pas.
Étape 2. Spécifiez les dates de congé
Déterminez la date exacte à laquelle vous prévoyez de partir. Essayez de ne pas hésiter à déterminer votre temps libre. Bien qu'il soit important de fixer des dates de congé exactes pour que votre patron et vos collègues gèrent votre travail pendant votre temps libre, dans certains cas, vous ne pourrez peut-être pas en être sûr. Donc, si possible, essayez d'écrire les dates de votre congé prévu aussi précisément que possible dans la lettre que vous soumettez.
Étape 3. Expliquez honnêtement la raison du congé à votre patron
Expliquez à votre patron les raisons pour lesquelles vous vous absentez. Cela ne signifie pas que vous devez entrer dans tous les détails. Même dans de nombreux cas, votre patron n'a pas le droit de connaître certains aspects de votre vie personnelle. Cependant, dire la raison de votre congé honnêtement et ouvertement réduira les chances que vous ayez des problèmes avec la gestion du bureau.
Étape 4. Discutez de la façon de terminer votre travail pendant le congé
Dans votre lettre de congé, vous devez déclarer que vous comprenez vos responsabilités professionnelles et avant de partir de bonne foi pour discuter de la façon de terminer votre travail pendant votre congé. Vous pouvez également inclure vos considérations dans l'achèvement du travail (par exemple en énumérant des notes détaillées pour aider vos subordonnés à terminer des projets pendant votre congé, et en fournissant des informations de contact que vos subordonnés peuvent contacter s'ils ont besoin de votre aide).
Étape 5. Sachez à quel type de congé vous avez droit
Légalement, vous avez droit à certains congés. Il est important de comprendre la différence entre un tel congé et un congé accordé avec l'approbation de l'employeur.
- Par exemple, aux États-Unis, le congé de maternité ou post-adoption est accordé pendant 12 semaines en vertu de la loi sur le congé familial et médical. Déterminez si vous répondez aux exigences des règles de congé. L'exigence est d'avoir travaillé pendant au moins 12 mois avant le début du congé et d'avoir travaillé 1250 heures au cours de cette période de 12 mois. Le propriétaire de l'entreprise pour laquelle vous travaillez doit également employer au moins 50 personnes à un endroit ou à un endroit situé à 120 km de cet endroit. Le propriétaire de l'entreprise où vous travaillez doit également être inclus dans la catégorie qui est tenue d'accorder un congé selon ces règles.
- Si vous demandez un congé que vous avez légalement le droit de prendre, vous pouvez rédiger une demande qui correspond au congé. Par exemple, vous pourriez écrire « Comme nous le savons tous, j'ai le droit de prendre un congé de maternité. J'aimerais pouvoir prendre un congé intermédiaire (insérer votre date de congé prévue). Comment puis-je prendre un congé sans compromettre la productivité de l'entreprise ? Demander comment maintenir la productivité au travail montrera votre souci de la continuité de l'entreprise et vous fera considérer comme un bon travailleur au bureau.
- Si vous demandez un congé auquel vous n'avez pas droit, modifiez le contenu de votre lettre de demande de manière à ce qu'il semble coupable d'interférence au travail et promettez de rattraper votre congé autant que possible.
- Avertissez votre patron si vous avez un congé sans solde.
- Incluez ces informations dans la lettre afin que les RH puissent envisager de réappliquer votre congé si votre employeur rejette votre demande de congé.
Étape 6. Incluez des suggestions pour répartir votre travail pendant le congé
Même si c'est en fin de compte votre patron qui décidera, essayez de donner des conseils sur qui est le mieux placé pour accomplir certaines parties de votre travail pendant que vous êtes en congé. Essayez de ne pas confier tout votre travail à une seule personne, car cela augmentera la charge de travail.
Étape 7. Écrivez une lettre poliment
Quelles que soient les circonstances, écrivez une lettre de demande de congé poli. En d'autres termes, vous devez demander et ne pas forcer votre congé, même si vous y avez droit. Faire une demande de congé poliment réduira vos conflits avec la direction de l'entreprise.
Partie 2 sur 3: Demander un congé universitaire
Étape 1. Trouvez le formulaire de demande de congé
Les étudiants qui souhaitent demander un congé doivent généralement remplir certains formulaires. Vous pourrez peut-être télécharger ce formulaire sur le site Web de l'université. Ce formulaire doit également être disponible dans les sections académiques et étudiantes du campus.
Étape 2. Remplissez le formulaire de demande de congé
Ce formulaire doit généralement être rempli avec votre nom, votre numéro d'étudiant, le nom et l'adresse du campus, ainsi que votre spécialité.
- Ce formulaire peut également devoir être rempli avec votre statut de citoyenneté ou de visa, car le congé d'études affecte le statut de visa d'étudiant international. Car, si vous êtes étudiant international, votre visa vous est accordé en raison de votre statut d'étudiant. Par conséquent, si vous arrêtez d'étudier pendant une longue période, il se peut que l'on vous demande de retourner dans votre pays d'origine et que vous ayez à demander un autre visa pour rentrer. Découvrez comment le temps libre affecte votre visa si vous êtes un étudiant international et que vous avez un visa étudiant. Cette politique peut différer d'un pays à l'autre et est régie par le ministère concerné.
- Dans les universités américaines, ce formulaire vous posera également des questions sur votre statut de bénéficiaire d'une bourse du gouvernement fédéral. Si vous étudiez aux États-Unis et recevez une bourse du gouvernement fédéral, vous devrez généralement continuer à étudier pour l'obtenir. Le congé peut affecter votre statut de bénéficiaire de cette bourse, vous devez donc contacter le bureau des bourses et parler à un conseiller là-bas pour savoir comment demander au mieux un congé.
Étape 3. Créez une lettre de congé accompagnée d'autres pièces justificatives
La lettre de demande de congé est généralement accompagnée des pièces justificatives dont votre université aura besoin pour l'accorder. Si vous demandez un congé pour remplir votre conscription, veuillez inclure la conscription que vous avez reçue. Si vous demandez un congé pour des raisons de santé, joignez une lettre du médecin le confirmant. Cependant, si vous demandez un congé pour des raisons personnelles, veuillez décrire les conditions et les motifs de votre demande de congé dans la lettre.
Étape 4. Expliquez honnêtement vos raisons
Si votre demande de congé est motivée par des raisons personnelles, vous devez l'expliquer publiquement à votre major. Ainsi, ils peuvent déterminer si votre état est effectivement éligible à un congé.
Étape 5. Énumérez toutes les choses sur lesquelles vous voulez encore travailler pendant votre congé
Par exemple, supposons que vous souhaitiez vous inscrire en tant qu'assistant de recherche hors campus. Les doctorants en dernière année ont généralement le droit de demander un congé pour ce motif. Cependant, avant que le congé ne soit accordé, les étudiants doivent discuter de ce plan avec leur superviseur académique. De cette façon, le superviseur académique peut garantir que vous atteindrez les objectifs de recherche du département. Mentionnez ce que vous voulez faire pendant vos vacances.
Partie 3 sur 3: Mise en forme des lettres de congé
Étape 1. Saisissez l'adresse de retour
Inclure votre adresse peut sembler anodin si votre bureau et le propriétaire de l'entreprise pour laquelle vous travaillez sont situés dans le même immeuble. Cependant, cela garantira que votre courrier est renvoyé à la bonne adresse en cas de non-livraison. Le service RH aura également plus de facilité à classer votre lettre si une adresse y est inscrite.
Étape 2. Incluez la date à laquelle la lettre a été écrite
Souvent, les rédacteurs de lettres incluent la date à laquelle la lettre a été commencée, mais si cela vous a pris quelques jours pour l'écrire, n'oubliez pas de changer la date de la lettre à la date à laquelle elle a été complétée et signée.
Étape 3. Incluez l'adresse de destination
Incluez le nom et l'adresse de l'adresse postale, ainsi que le diplôme universitaire (par exemple, Dr Ridwan ou Prof. Susan).
Étape 4. Utilisez le nom indiqué dans l'adresse postale du message d'accueil
Même si vous connaissez bien votre patron, écrivez une salutation formelle dans la lettre en écrivant son titre professionnel ou académique suivi de son nom de famille.
Étape 5. Décidez du format de lettre que vous utiliserez pour les paragraphes de lettres
Le format couramment utilisé est le format simple, qui suit les règles d'écriture:
- Chaque ligne de la lettre dans le paragraphe est espacée d'un espace.
- Toutes les lignes d'une lettre doivent être alignées à gauche.
- Toutes les phrases commencent dans la marge de gauche et le début du paragraphe n'est pas en retrait.
- Laissez une ligne vide pour marquer la fin du paragraphe.
- Vous pouvez voir un exemple de lettre au format simple ici.
Étape 6. Terminez votre lettre par une conclusion polie telle que « Sincèrement »
- Donnez une ligne vide entre le dernier paragraphe avec une salutation de clôture.
- Mettez quatre lignes vides entre « Sincèrement » et votre nom.
Étape 7. Signez la lettre
Après avoir imprimé la lettre, apposez votre signature sur les quatre lignes vierges entre le message de clôture et votre nom.
