Vous pouvez rédiger une lettre de candidature si vous avez besoin d'un sponsor pour soutenir vos activités prévues ou d'autres besoins. Rédigez une lettre de candidature qui peut convaincre le promoteur que votre plan vaut la peine d'être soutenu. En outre, expliquez également dans les grandes lignes, quels avantages il recevra. En apprenant à rédiger une bonne lettre, vous pouvez voir la différence entre une demande approuvée et une demande rejetée.
Étape
Partie 1 sur 3: Préparation de la lettre de candidature
Étape 1. Définir les objectifs
Que voulez-vous spécifiquement gagner en cherchant des sponsors ? Que faire si vous êtes prêt à devenir parrain ? Que faites-vous et pourquoi avez-vous besoin de sponsors ? Vous devriez être en mesure de répondre à toutes ces questions avant de rédiger une lettre de candidature.
- La lettre de candidature doit être rédigée de manière spécifique et avoir un objectif précis. Il ne sert à rien d'écrire une lettre si ce n'est pas clair ou si vous ne savez pas ce que vous voulez et pourquoi.
- Trouvez des réponses aux raisons pour lesquelles vous devez planifier. Les demandes de parrainage soumises parce qu'elles veulent atteindre certains objectifs ou rêves sont généralement plus faciles à réussir. Essayez de faire comprendre pourquoi quelqu'un doit soutenir votre cause en donnant du temps ou de l'argent en expliquant comment son aide aidera une personne ou une communauté.
Étape 2. Faites une liste d'entreprises
Qui sera déplacé pour soutenir votre plan? Des propriétaires d'entreprise ont-ils des raisons personnelles de soutenir votre plan ? Ou, y a-t-il une organisation à but non lucratif qui souhaite être sponsor parce qu'elle a la même mission. Qui a parrainé la même activité ? Essayez de trouver plus d'informations.
- Notez les noms d'entreprises ou de personnes que vous connaissez personnellement, y compris les personnes avec lesquelles vous travaillez. Ne négligez jamais les relations personnelles.
- Ne sous-estimez pas les petites entreprises ou les entrepreneurs qui n'ont pas de débouchés. Peut-être qu'ils veulent donner aussi. Gardez à l'esprit que vous pouvez également explorer les entreprises locales. Les entreprises de l'environnement immédiat verront généralement la relation qui a été établie avec la communauté comme quelque chose d'utile.
- Si vous travaillez en équipe, divisez l'entreprise que vous avez répertoriée en groupes, puis demandez à chaque membre de contacter l'entreprise afin que chacun fasse son travail.
Étape 3. Déterminez ce que vous recherchez
Il existe de nombreuses formes de lettres de demande de parrainage. Décidez de ce que vous demandez avant d'écrire une lettre de candidature.
- Les dons peuvent être sous forme d'argent ou de biens. Donner des objets en tant que don signifie donner du matériel ou des produits qui peuvent être utilisés pendant l'événement, au lieu de simplement donner de l'argent. Parfois, les dons sont donnés sous forme de services et non sous forme de biens.
- Peut-être avez-vous besoin de bénévoles, pas de produits. Dans tous les cas, soyez précis sur ce dont vous avez besoin.
Étape 4. Décidez des options que vous souhaitez offrir
Dans une lettre de demande de parrainage, vous pouvez proposer plusieurs formes de soutien au choix. Ce faisant, vous offrez aux petites et grandes entreprises des options pour fournir un soutien dans la limite de leurs moyens.
- Déterminer le montant du soutien et des avantages. Vous devez expliquer quelles prestations ils recevront en fonction du montant de l'aide fournie. Les gens qui donnent plus devraient obtenir plus de bénéfices.
- Vous pouvez proposer de la publicité, des annonces publiques concernant votre entreprise ou votre parrainage, et des logos sur des sites Web ou dans du matériel/programmes promotionnels.
Étape 5. Déterminez le nom de la personne qui recevra la lettre
N'envoyez jamais une lettre adressée en général en écrivant "aux personnes concernées" car elle semble moins personnelle.
- Habituellement, cette lettre doit être adressée au responsable du service du personnel ou au directeur général. Essayez d'appeler l'entreprise ou de rechercher sur le site Web qui est en charge du parrainage. Ne doutez pas de cette question. Pour réussir, une lettre de demande de parrainage doit être adressée à la bonne personne. Écrivez le nom et le titre avec l'orthographe correcte.
- Découvrez également si cette entreprise/organisation a une politique de dons afin que vous ne perdiez pas de temps et que vous puissiez faire une demande conformément à la politique de l'entreprise.
Partie 2 sur 3: Comprendre les formats de lettres
Étape 1. Étudiez les exemples de lettre de candidature du parrain
Vous pouvez voir des exemples de cette lettre sur internet, certains sont payants, mais certains sont gratuits. Lisez ces exemples afin de comprendre le format et le contenu.
- Cependant, ne copiez pas l'intégralité de la lettre type. Essayez d'arranger les mots vous-même de manière à ce que votre lettre semble personnelle et facile à lire.
- Par exemple, si vous savez que le directeur de l'entreprise a des antécédents liés à vos projets, écrivez-lui une lettre personnelle. Essayez de connaître les antécédents de la personne ou de l'entreprise à qui vous écrivez et structurez le contenu pour le rendre plus personnel.
Étape 2. Choisissez le bon style de langue en fonction du public
Cependant, vous devez rédiger une lettre de candidature professionnelle et ne pas utiliser de mots qui sont utilisés dans la conversation de tous les jours.
- Écrivez une lettre sur papier avec du papier à en-tête qui porte votre logo et le nom de votre organisation. Cela rendra votre application plus professionnelle. Si vous faites une demande de parrainage pour vous-même, créez un papier à en-tête avec votre nom dans la police appropriée pour le rendre professionnel.
- Si vous écrivez une lettre pour une entreprise ou une organisation, plus elle est formelle, mieux c'est. Si elle est adressée à un membre de la famille ou à un ami, écrivez une lettre qui n'est pas trop formelle, mais pas trop désinvolte pour paraître impolie. Les demandes de parrainage envoyées via des adresses e-mail informelles sont généralement moins réussies.
Étape 3. Utilisez le format de lettre commerciale standard
La lettre de demande de parrainage doit utiliser le format de lettre d'affaires. Utilisez un lettrage approprié pour lui donner un aspect professionnel.
- Commencez à écrire la lettre en incluant la date, le nom et l'adresse du sponsor.
- Sautez une ligne vide, puis écrivez: Cher (nom) et terminez par une virgule.
- Écrivez une courte lettre. Il suffit d'écrire une lettre de candidature de parrainage d'une page pour que cela ne prenne pas trop de temps au lecteur. Les personnes émues vous donneront une minute pour lire votre lettre. Par conséquent, écrivez une lettre courte et claire sur une seule page.
- Envoyez la lettre par la poste ou par coursier car la demande envoyée par e-mail semble sans importance.
Étape 4. Terminez la lettre avec une note de remerciement
À la fin de la lettre, remerciez-les de leur attention. Sautez une ligne à la fin du paragraphe et laissez un espace vide pour votre signature.
- Terminez la lettre par une salutation professionnelle et respectueuse, par exemple: Cordialement vôtre/moi. Écrivez votre nom et votre titre, puis signez-le.
- Attachez d'autres matériaux. Envoyez également des dépliants avec la lettre pour donner un aperçu de vos activités ou de votre entreprise. Cela peut augmenter votre crédibilité et permettre au destinataire de se sentir plus à l'aise pour vous soutenir.
- Si votre organisation a été couverte, incluez également des articles ou des reportages sur ce que vous avez fait.
Partie 3 sur 3: Affiner le contenu de la lettre
Étape 1. Rédigez une bonne introduction
Dans le premier paragraphe de la lettre, vous devez vous présenter, le nom de l'entreprise et décrire précisément vos projets. N'écrivez pas des choses qui ne sont pas nécessaires pour que le lecteur se sente immédiatement intéressé par le contenu de votre lettre.
- Ne présumez pas que les gens savent déjà qui vous êtes ou ce que fait votre organisation. Fournissez une explication sur l'entreprise (si adressée à une entreprise) ou sur vous-même (si adressée à quelqu'un). Par exemple: _ est une organisation à but non lucratif engagée dans la réhabilitation de _ etc.
- Insistez sur vos succès pour montrer qu'il n'y a aucun risque à être parrain. Expliquez également comment vous utiliserez spécifiquement l'argent du sponsor.
- Dans le deuxième ou le premier paragraphe, vous devez immédiatement postuler et expliquer pourquoi vous demandez.
Étape 2. Notez les avantages d'être un parrain
Pour devenir parrain, vous devez être en mesure de convaincre l'entreprise ou la personne des avantages qu'elle recevra en parrainant. Par conséquent, expliquez au milieu de la lettre quels seront les avantages pour eux, pas pour vous.
- Exemple: expliquez que l'avantage d'être un sponsor est d'avoir une bonne publicité. Soyez plus précis: cette activité sera-t-elle couverte par la télévision ? Combien de personnes viendront ? Y a-t-il des invités VIP ? S'il y a d'autres grandes entreprises ou concurrents qui les sponsorisent, seront-ils également répertoriés ?
- Donnez un choix. Les entreprises ou les personnes cherchant à devenir sponsors préfèrent généralement s'il existe une option qui correspond à leurs besoins ou à leur budget.
Étape 3. Fournir des preuves convaincantes à l'appui
Incluez quelques chiffres, tels que le nombre de publics ou de données démographiques qu'ils peuvent atteindre.
- N'oubliez pas non plus de parler de l'impact émotionnel du parrainage. Par exemple: une courte histoire sur quelqu'un qui sera aidé peut être très influente.
- Expliquez comment vous reconnaissez le parrainage. Peut-être que le sponsor obtiendra un stand gratuit pendant l'événement en échange du sponsoring.
- Fournissez-leur les informations importantes dont ils ont besoin pour prendre une décision concernant ce parrainage. N'oubliez pas d'inclure vos coordonnées et la date de réception de votre réponse souhaitée. Joignez également une enveloppe vierge timbrée avec votre propre adresse écrite dessus pour permettre aux sponsors d'envoyer plus facilement des réponses.
- Demandez aux sponsors quelle reconnaissance ils souhaitent. Par exemple, à quoi veulent-ils que leur nom ressemble et veulent-ils qu'il soit reconnu ? Demandez, offrez des opportunités et n'assumez pas.
Étape 4. Expliquez le contexte de cette activité
Vous devez décrire en détail les activités concrètes pour soutenir l'organisation et les activités que vous souhaitez entreprendre.
- Par exemple, si vous souhaitez écrire une lettre demandant le parrainage d'un organisme de bienfaisance, expliquez le contexte à la collecte de fonds, par exemple quand votre organisation a été fondée, qui en est responsable, qui a reçu les fonds et tous les prix ou réalisations qui ont été atteints.
- Montrez, ne vous contentez pas de parler. Ne vous contentez pas de parler de groupes ou d'activités qui sont bons ou qui valent la peine d'être soutenus. Fournissez des preuves à l'appui détaillées capables de convaincre que ce groupe ou cette activité est vraiment bon et mérite d'être soutenu. Les preuves sont généralement plus convaincantes que les superlatifs.
Étape 5. Suivi personnellement
L'envoi de lettres n'est pas la meilleure façon de construire une relation personnelle. Bien que ce soit une bonne idée d'envoyer une lettre de demande de parrainage, vous devez faire le suivi de cette lettre personnellement.
- Essayez d'appeler ou de venir en personne si vous n'avez pas reçu de réponse dans les 10 jours. Cependant, gardez à l'esprit que de nombreux réalisateurs sont très occupés et trouveront cela ennuyeux. Nous vous recommandons de prendre rendez-vous ou d'appeler à l'avance.
- Montrez que vous êtes très satisfait de ce plan d'activités. Évitez les propos négatifs. Ne donnez pas l'impression que vous mendiez ou que vous vous culpabilisez pour qu'ils fassent un don.
- Si la réponse est « peut-être », n'hésitez pas à faire un suivi. Ne vous précipitez pas ou n'en faites pas trop, car ils peuvent être distraits.
- N'attendez pas trop. Ne présumez pas qu'ils vont vous inviter à une réunion ou qu'ils veulent être un sponsor. Remerciez-les de leur attention.
- Envoyez une carte de remerciement si votre demande est acceptée.
Étape 6. Vérifiez votre courrier
Les opportunités d'obtenir des sponsors seront perdues si vous ne cochez pas la lettre que vous êtes sur le point d'envoyer. Une lettre avec de nombreuses fautes d'orthographe ou des erreurs grammaticales n'est pas une lettre professionnelle. Pourquoi incluriez-vous le nom d'une personne/entreprise dans une activité qui n'a pas été préparée professionnellement ?
- Vérifiez la ponctuation. Beaucoup de gens ne savent pas utiliser correctement les virgules ou autres signes de ponctuation. De petites choses comme celle-ci sont très importantes ici.
- Imprimez votre lettre, laissez-la tranquille, puis lisez-la quelques heures plus tard. Parfois, nos yeux font tellement confiance à l'écriture sur un écran d'ordinateur qu'il est facile de négliger les fautes de frappe.
- Envoyez la lettre dans une enveloppe d'aspect professionnel avec un affranchissement suffisant ou utilisez un bon service de messagerie.
Étape 7. Exemple de lettre:
En-tête (le cas échéant) Date:_
Adresse: _
_
_
Chère. Mesdames et Messieurs _
Récemment, j'ai été invitée à participer au concours mondial des reines de beauté qui se tiendra aux États-Unis en 2016. Actuellement, j'ai été sélectionnée comme Puteri Indonesia et je souhaite participer à un concours international l'année prochaine.
Par cette lettre, permettez-moi de faire une demande de parrainage afin que je puisse participer au concours avec plus de 100 participants de divers pays. L'événement sera télévisé à l'échelle internationale et devrait attirer 300 000 personnes. Les noms des commanditaires seront affichés dans ce concours et sur le site Internet de l'organisateur du concours.
Un soutien financier peut être fourni selon les options suivantes:
Rp_ – Nom, description et logo
Rp_ – Nom et description
Rp_ – Nom et logo
Rp_ – Nom
Si vous souhaitez devenir parrain, j'attends des nouvelles au plus tard le _.
Merci pour l'attention que vous portez à cette application.
Cordialement votre, Signature
Nom et prénom
Des astuces
- Faites des demandes poliment, n'exigez pas.
- Rechercher des informations qui décideur que vous pouvez appeler, à la place d'une secrétaire ou d'une tierce personne.
- Tapez votre lettre, à moins que votre écriture soit très belle, pour la rendre plus professionnelle.
- Imprimez des lettres sur du papier de haute qualité pour de meilleurs résultats.
- On demande presque toujours aux entreprises d'être sponsors. Par conséquent, expliquez pourquoi une entreprise particulière est la bonne pour soutenir vos activités.
- Joignez un formulaire de parrainage afin qu'une personne de l'entreprise que vous envoyez puisse le remplir.
Article associé
- Comment écrire une lettre
- Écrire Écrire la lettre du lecteur
