Les lettres d'introduction sont le plus souvent utilisées dans les communications commerciales, pour établir un contact, demander des informations ou créer un aperçu d'un nouveau produit ou service. Généralement, vous écrivez une lettre d'introduction à quelqu'un que vous ne connaissez pas personnellement, ce qui rend la tâche un peu difficile en termes de ressenti ou de style. Cependant, vous pouvez apprendre quelques conseils rapides pour vous aider à rendre votre lettre aussi concise, lisible et efficace que l'introduction souhaitée.
Étape
Partie 1 sur 3: Rédaction du préambule
Étape 1. Adressez votre lettre à une personne en particulier, dans la mesure du possible
Une lettre d'introduction doit être adressée le mieux possible à quelqu'un qui la lira. Si vous envoyez à un compte général ou à une entreprise de recrutement et que vous n'êtes pas sûr, vous pouvez adresser la lettre à « Tous les intéressés » ou au responsable du recrutement ou au titulaire du titre spécifique.
Commencez votre lettre en indiquant votre poste, titre ou rôle et la raison pour laquelle vous avez écrit la lettre. Habituellement, vous n'avez pas à inclure votre nom dans la lettre car votre nom figurera sur la signature
Étape 2. Énoncez clairement vos objectifs
Vous devez communiquer la raison de la rédaction de la lettre le plus tôt possible. Qu'est-ce que vous voulez? Pourquoi avez-vous écrit la lettre ? Si ce genre de questions vient à l'esprit d'un patron ou d'une entreprise, il y a de fortes chances que votre lettre finisse à la poubelle au lieu de recevoir un appel d'entretien.
Arrêtez la chasse: « J'écris pour me renseigner sur un nouveau poste de superviseur financier vacant » ou « J'écris pour décrire une nouvelle fonctionnalité de produit que mon entreprise a récemment publiée » sont des déclarations d'objectif vraiment efficaces pour être l'une des premières phrases. lettre
Étape 3. Créez une ambiance ou un style approprié pour la lettre
Lorsque vous écrivez une lettre d'introduction, il est préférable d'avoir un style cohérent et compétent qui semble étrange ou trop guindé ou technique. Pour une lettre d'introduction, votre lettre doit être professionnelle, mais pas froide ou rigide. Il est nécessaire d'inclure un élément de chaleur humaine dans la lettre tout en gardant le contenu global professionnel.
- Une erreur courante que commettent les écrivains inexpérimentés est d'essayer désespérément d'éviter les abréviations qui donnent l'impression que la lettre est une traduction, pas une lettre écrite. Utilisez des abréviations/contractions, laissez-le sonner fluide comme une conversation, mais toujours professionnel. Laissez la lettre vous représenter.
- N'essayez pas de paraître intelligent en remplaçant les mots couramment utilisés par ceux du dictionnaire des synonymes. Il ne s'agit pas d'un mémoire de maîtrise, mais d'une lettre d'introduction. Utilisez des mots précis et concis.
Étape 4. Créez une connexion personnelle
Expliquez comment vous avez découvert le poste, le poste vacant ou l'entreprise que vous recherchez et créez un lien. Lors de la lecture d'une lettre d'introduction, l'employeur ou le coordonnateur du recrutement doit avoir une idée claire de qui vous êtes, pourquoi vous voulez le poste et si vous êtes ou non un bon candidat pour le poste. Si cette connexion est suffisamment forte, vous serez convoqué à un entretien et cela vous donnera l'opportunité de décrocher le poste.
Si vous avez des liens avec quelqu'un qui travaille pour l'entreprise ou si vous avez même été référé pour postuler, ou même si vous connaissez quelqu'un qui a été aidé par votre agence dans son travail, c'est une bonne idée de vous présenter à partir de la lettre. Cela peut remuer la mémoire de quelqu'un ("Oh, c'est la personne dont Joko parlait!"), ou les faire se souvenir dès le début
Partie 2 sur 3: Rédaction du contenu d'une lettre
Étape 1. Reliez vos qualifications au poste pour lequel vous postulez
Si vous essayez de décrire vos qualifications, vos compétences ou votre capacité à gérer un travail ou un projet, c'est une bonne idée de faire un lien clair en quelques phrases et d'expliquer comment votre expérience est liée à votre capacité à le faire, qu'il s'agisse d'un nouveau poste, un transfert ou un nouvel emploi. complètement nouveau.
- Décrivez votre expérience dans le domaine ou l'industrie comme indiqué dans la référence de la lettre. Si vous avez dirigé votre lettre d'introduction comme mentionné précédemment, elle se concentrera sur une sorte de domaine professionnel ou industriel. C'est une bonne idée d'inclure des compétences et une expérience spécifiques pour rendre la lettre plus efficace.
- Vouloir un emploi n'est pas la même chose que d'avoir les qualifications pour le poste. Si dans votre introduction vous expliquez que vous souhaitez être convoqué pour un entretien d'embauche parce que vous vous sentez vraiment à votre place, vous n'avez pas besoin de le répéter cinquante fois. Écrire que vous « avez vraiment vraiment besoin de ce travail » ne fait pas de vous un candidat qui attire l'attention.
Étape 2. Soyez aussi précis que possible
Fixez une heure pour vous rencontrer en personne ou exprimez ce que vous espérez voir plus tard dans votre réponse à votre lettre. Si vous souhaitez parler davantage de vos qualifications lors d'un entretien, dites-le simplement. Si vous voulez vraiment le travail, dites-le. Apprenez tout sur le processus d'embauche ou le processus de candidature que vous avez rédigé, puis renseignez-vous sur la prochaine étape du processus.
Concentrez votre lettre de motivation sur un niveau d'emploi spécifique. Le type d'emploi ou de poste n'a pas besoin d'être explicitement indiqué, mais gardez à l'esprit le type de résultats que vous recherchez pour que la lettre reste pertinente
Étape 3. N'incluez pas d'informations déjà sur votre CV
C'est une mauvaise idée de mettre des titres, des honneurs et des noms célèbres dans une lettre. Répéter des informations facilement visibles sur un CV fait perdre de la place dans la lettre. N'écrivez pas d'informations qui peuvent être recueillies rapidement et facilement ailleurs. Vous écrivez pour vous vendre et créer des opportunités.
Étape 4. Écrivez dans le but d'obtenir un entretien téléphonique
Peut-être que vous n'obtiendrez pas de travail ou quoi que ce soit simplement grâce au pouvoir d'une lettre. La rédaction d'une lettre vous amènera à votre porte, une occasion de prouver vous-même et vos capacités à être la personne ou l'employé dont le lecteur de lettre a besoin. Pour cette raison, c'est une bonne idée d'aller droit au but, de vous concentrer sur vos qualifications ainsi que sur votre lien avec le poste et de progresser jusqu'à la prochaine étape du processus, que ce soit l'entretien ou une autre étape d'embauche.
Répétez les informations les plus importantes dans la section de clôture. Avant de fermer la lettre avec un message d'accueil, c'est une bonne idée de répéter brièvement ce que vous voulez directement
Partie 3 sur 3: Réviser et affiner les lettres
Étape 1. Révisez et corrigez votre lettre
Après avoir rédigé un brouillon de lettre, il est nécessaire de revoir votre lettre et de l'améliorer à partir de la structure des phrases, etc. Tous les bons écrivains savent qu'une œuvre ne peut être qualifiée de achevée tant qu'elle n'a pas été révisée. Une fois que vous avez fini d'écrire la lettre, la partie la plus difficile est terminée, mais il est encore temps de l'affiner et de l'affiner.
- Réviser, c'est plus que simplement effacer des fautes de frappe ou corriger des fautes d'orthographe. Examinez à nouveau votre lettre et assurez-vous qu'il y a une correspondance entre le sujet et le verbe, que le sens est clair et que votre lettre atteint son objectif.
- Une fois que vous pensez que votre écriture est terminée, vous pouvez commencer à vérifier et à rechercher les "dernières choses importantes", les choses de dernière minute qui incluent la correction des fautes de frappe, des fautes d'orthographe et de la mise en forme de votre lettre.
Étape 2. Faites une lettre simple et concise
En général, une lettre d'introduction ne doit pas dépasser le début de la page, ou entre 300 et 400 mots. Quelle que soit la raison, il y a de fortes chances que vous écriviez à quelqu'un qui doit traiter beaucoup de papier un jour donné, et il ne veut pas voir une longue lettre d'introduction redondante. C'est dommage que votre travail acharné finisse à la poubelle, alors soyez bref. Concentrez-vous uniquement sur la tentative de transmettre les informations les plus importantes dans votre lettre.
Étape 3. Formatez la lettre comme il se doit
Les lettres doivent être correctement orientées sur la page, avec une introduction spécifique, un paragraphe de corps et une fermeture concise. Si vous écrivez un court paragraphe sans coordonnées ni salutations, vous n'obtiendrez pas le poste ou vous n'accéderez pas à l'introduction.
- Incluez un CV ou un curriculum vitae approprié, en pièce jointe à la lettre d'introduction. La lettre d'introduction doit être la première dans le dossier de candidature.
- Inclure de bonnes informations de contact. Effectuez les dernières modifications de la lettre d'introduction, en vous assurant que vous avez inclus des informations de contact importantes, généralement placées dans le coin supérieur droit de l'en-tête. Incluez une adresse e-mail, un numéro de téléphone et d'autres informations de contact de base.
Étape 4. Pensez à inclure des notes
Certains enseignants écrivent des lettres commerciales et des experts en communication suggèrent d'ajouter les informations les plus pertinentes ou les plus urgentes dans une note ou une note dans la lettre. La raison en est que cela fonctionne souvent bien en termes de façon dont les gens traitent la communication sous la forme d'une lettre. Au lieu de mettre des informations importantes à la fin, une note ou une note importante peut être plus efficace. Bien que cela puisse sembler informel pour certains, cela peut être un moyen efficace de mettre l'accent sur des informations importantes et de faire ressortir votre lettre.
