Avez-vous besoin d'écrire une bonne lettre professionnelle sans faille? La plupart des lettres commerciales suivent un format fixe et facile à apprendre que vous pouvez appliquer à tout type de contenu. Les lettres commerciales doivent toujours contenir la date, les informations sur l'expéditeur et le destinataire, et quelques paragraphes de corps. Suivez les étapes ci-dessous et apportez des modifications selon les normes de votre entreprise.
Étape
Partie 1 sur 4: Commencer une lettre
Étape 1. Connaître le format
Quel que soit le contenu de votre lettre, il existe des présentations de lettres commerciales standard à suivre. Les lettres commerciales doivent être tapées et rédigées dans une police courante, telle que Arial ou Times New Roman. Utilisez des blocs de paragraphes. C'est-à-dire que vous commencez un nouveau paragraphe en appuyant deux fois sur Entrée. Dans les blocs de paragraphes, ne faites pas de retrait de la première ligne.
- Utilisez une marge de 2,54 cm sur tous les côtés.
- Les lettres commerciales envoyées par courrier électronique doivent également être saisies dans une police commune. N'utilisez pas de scripts ou de couleurs autres que le noir et blanc dans les e-mails professionnels.
Étape 2. Choisissez le bon type de papier
Les lettres doivent être imprimées sur du papier A4 mesurant 21 x 29,7 cm ou des A4 mesurant 21,5 x 29,7 cm. Plusieurs lettres longues ou contrats peuvent être imprimés sur papier F4 ou Folio 21 x 33 cm.
Si la lettre sera envoyée par la poste, pensez à l'imprimer sur du papier à en-tête de l'entreprise. L'utilisation de papier à en-tête renforcera l'impression professionnelle et fournira le logo et les coordonnées de l'entreprise
Étape 3. Incluez des informations sur votre entreprise
Tapez le nom et l'adresse de l'entreprise et utilisez une nouvelle ligne pour marquer chaque partie de l'adresse. Si vous êtes travailleur autonome ou entrepreneur indépendant, mettez votre nom à la place du nom de l'entreprise, ou au-dessus du nom de votre entreprise
- Si votre entreprise a déjà du papier à en-tête, vous pouvez l'utiliser au lieu d'avoir à saisir le nom et l'adresse de l'entreprise.
- Si l'adresse doit être saisie, elle doit être alignée à droite ou à gauche du haut de la page, selon votre préférence et celle de l'entreprise.
- Si la lettre est envoyée à l'étranger, tapez le nom de votre pays en majuscules.
Étape 4. Entrez la date
Écrire la date complète est l'option la plus professionnelle. Par exemple, écrivez « 1 avril 2012 ». La date doit être alignée à gauche, quelques lignes au-dessus des informations sur le destinataire.
Si vous écrivez la lettre sur plusieurs jours, utilisez la date à laquelle vous l'avez remplie
Étape 5. Ajoutez les informations sur le destinataire
Écrivez les informations du destinataire dans l'ordre suivant: nom complet, titre (le cas échéant), nom de l'entreprise et adresse. Utilisez une nouvelle ligne pour chaque information. Si nécessaire, incluez un numéro de référence. Les informations sur le destinataire doivent être alignées à gauche, quelques lignes en dessous de la date.
Nous vous recommandons d'adresser la lettre à une personne spécifique. Ainsi, la personne concernée pourra répondre à votre courrier. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous vous adressez, faites une petite recherche. Appelez le numéro de téléphone de l'entreprise destinataire pour connaître son nom et son titre
Étape 6. Choisissez un message d'accueil
Une salutation est un indicateur important de respect, et la salutation que vous utiliserez dépendra de la personne qui la reçoit, si vous connaissez bien le destinataire et aussi du degré de formalité de votre relation avec lui. Considérez les options suivantes:
- Utilisez "A qui cela peut concerner", seulement si vous ne savez pas exactement à qui vous vous adressez.
- Si vous ne connaissez pas le destinataire, "Cher Monsieur/Madame" est une option sûre.
- Vous pouvez également utiliser le nom complet et le titre du destinataire, par exemple, "Cher Dr. Dewi Sari".
- Si vous connaissez bien le destinataire et entretenez une relation informelle avec le destinataire, vous pouvez envisager d'utiliser un prénom, par exemple « Chère Susan ».
- Si vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire, écrivez simplement le nom complet, par exemple, "Cher Kris Damanik"
- N'oubliez pas de mettre une virgule après le message d'accueil ou un point-virgule si vous utilisez "À qui de droit".
Partie 2 sur 4: Composer le corps de la lettre
Étape 1. Utilisez le bon style d'écriture
Selon le proverbe, le temps, c'est de l'argent, et la plupart des gens d'affaires n'aiment pas perdre de temps. Par conséquent, votre style d'écriture de lettre doit être concis et professionnel. Disposez votre lettre de manière à ce qu'elle puisse être lue rapidement, directement au but et qu'elle n'inclue que de brefs commentaires personnels dans le premier paragraphe. Par exemple, vous pouvez commencer par "En ce qui concerne…" et continuer à partir de là.
- Ne pensez pas trop aux belles transitions, aux mots difficiles ou aux phrases longues et tortueuses. Le but de votre lettre est de communiquer ce qui doit être dit aussi rapidement et clairement que possible.
- Utilisez un ton persuasif. Le but de votre lettre est très probablement de persuader le lecteur de faire quelque chose, comme changer d'avis, résoudre un problème, envoyer de l'argent ou prendre des mesures. Alors, transmettez votre demande et vos raisons sur le bon ton.
Étape 2. Utilisez des pronoms personnels
L'utilisation des pronoms « je », « nous » et « vous » dans les lettres commerciales est parfaitement acceptable. Exprimez-vous en tant que « moi » et le lecteur en tant que « vous ».
Soyez prudent si vous écrivez une lettre au nom d'une organisation. Si vous essayez de transmettre le point de vue de l'entreprise, vous devez utiliser « nous » afin que les lecteurs sachent que l'entreprise est derrière votre déclaration. Si vous exprimez une opinion personnelle, utilisez "Je"
Étape 3. Écrivez de façon claire et concise
Assurez-vous que le lecteur comprend vraiment ce que vous écrivez. Les lecteurs ne répondront rapidement que si l'intention de votre lettre est claire. En particulier, s'il y a un résultat ou une action que vous voudriez que le lecteur prenne à la réception de la lettre, dites-le clairement. Décrivez votre position avec le moins de mots possible.
Étape 4. Utilisez des phrases actives
Lorsque vous décrivez une situation ou faites une demande, assurez-vous de choisir la voix active et non la voix passive. La voix passive rendra votre écriture ambiguë ou générale. De plus, les phrases actives sont plus efficaces et vont droit au cœur du problème. Par exemple:
- Passif: les lunettes de soleil ne sont pas conçues ou fabriquées dans un souci de durabilité.
- Actif: Votre entreprise conçoit et fabrique des lunettes de soleil quelle que soit leur durabilité,
Étape 5. Utilisez un langage conversationnel si cela vous semble approprié
Les lettres sont écrites par et pour les humains. Évitez autant que possible de copier des lettres. Vous ne pouvez pas établir de relations en copiant des lettres standard. Cependant, n'utilisez pas de langage ou d'argot non standard, comme « vous savez », « je veux dire » ou « voulez ». Appliquez le style d'écriture d'une lettre commerciale, mais écrivez des mots amicaux et polis.
- Si vous connaissez bien le destinataire, vous pouvez ajouter un message d'accueil d'une seule ligne.
- Utilisez votre intuition pour juger de la personnalité que la lettre fera ressortir. Parfois, un peu d'humour peut aider au niveau commercial, mais réfléchissez bien avant de l'utiliser.
Étape 6. Restez poli
Même si vous envoyez une lettre de réclamation ou de réclamation, vous pouvez toujours être poli. Tenez compte de la position du destinataire et offrez autant d'aide que possible pour vous adapter à la situation.
Un exemple de plainte impolie: « Je pense que vos lunettes de soleil sont nulles et je n'achèterai plus jamais votre produit ». Un exemple de plainte polie serait: « Je suis déçu de la construction de vos lunettes de soleil, à l'avenir je prévois d'acheter une autre marque de lunettes de soleil »
Étape 7. Utilisez un « deuxième » en-tête pour les pages supplémentaires
La plupart des lettres commerciales sont suffisamment concises pour tenir sur une seule page. Cependant, si vous devez rédiger une lettre plus longue, comme un contrat ou une décision juridique, des pages supplémentaires peuvent être nécessaires. Utilisez un « second » en-tête, qui contient généralement une adresse courte et est composé du même type de papier que l'en-tête principal.
Incluez le numéro de page sur la deuxième page et les pages suivantes, en haut de la page. Vous devrez également inclure le nom et la date du destinataire
Étape 8. Terminez votre lettre
Dans le dernier paragraphe, résumez vos points et soulignez l'action que vous entreprendrez ou ce que vous attendez du destinataire. Gardez à l'esprit que le destinataire peut vous contacter pour des questions ou des préoccupations concernant la lettre, puis remerciez-le de l'attention qu'il porte à la lettre que vous avez envoyée.
Partie 3 sur 4: Fermeture de la lettre
Étape 1. Choisissez un message de clôture
Une salutation de clôture, comme une salutation d'ouverture, est un indicateur de respect et de formalité. « Sincèrement » ou « Sincèrement » sont les salutations de clôture les plus sûres. Vous pouvez également envisager « Meilleures salutations » ou « Salutations ». Les salutations qui ne sont pas trop formelles mais qui ont tout de même un ton professionnel sont « Salutations de réussite », « Salutations » et « Merci ». Utilisez une virgule après le message de clôture.
Étape 2. Mettez votre signature
Laissez quatre lignes vides pour votre signature. Signez après l'impression de la lettre, ou si vous l'avez envoyée par e-mail, scannez l'image de votre signature et collez-la dans la section signature. Le choix de l'encre pour la signature est bleu ou noir.
Si vous signez une lettre au nom de quelqu'un, écrivez « pp: » avant votre signature. "pp" signifie per procurationem, ce qui signifie "représentant" ou "au nom de"
Étape 3. Entrez votre nom et vos coordonnées en tapant
Sous votre signature, incluez vos informations, y compris votre nom, titre, numéro de téléphone, adresse e-mail et autres moyens de contact appropriés. Utilisez une nouvelle ligne pour chaque type d'information.
Étape 4. Ajoutez les initiales de la dactylo
Si la personne qui tape la lettre et l'auteur sont une personne différente, vous devez ajouter les initiales de la dactylo sous le bloc de signature. Parfois, les initiales de l'auteur de la lettre sont également incluses. Ainsi, qui a travaillé sur la lettre sera clair.
- Si vous n'incluez que les initiales de la dactylo, écrivez-les en minuscules, par exemple, mj.
- Si vous incluez également les initiales de l'auteur, écrivez-les en majuscules avec les initiales de la dactylo en minuscules, par exemple, RW:mj. D'autres styles ajoutent une barre oblique entre les initiales, comme RW/mj.
Étape 5. Incluez les informations de pièce jointe
Si vous joignez des documents supplémentaires pour examen par le destinataire, notez quelques lignes sous les coordonnées en indiquant le nombre et le type de documents joints. Par exemple, écrivez: « Annexe 2: CV, brochure ». Ou, dans le style traditionnel, écrivez la description de la pièce jointe en haut de la lettre, sous la date.
Vous pouvez également abréger « Pièce jointe » avec « Lampe »
Étape 6. Incluez une copie des informations
Si vous envoyez une copie de la lettre à quelqu'un d'autre, vous devez l'inclure dans la lettre. Ceci est indiqué en tapant « cc: » ou « Copier » sous la ligne « Pièce jointe », ainsi que le nom et le titre du destinataire de la copie (« cc » signifie copie de courtoisie, mais dans le passé, cela signifiait une copie carbone lorsque les lettres étaient encore tapées sur une machine à écrire et copiées avec du papier carbone).
- Par exemple, écrivez: « cc: Mari Santi, directrice adjointe du marketing »
- Si vous ajoutez plusieurs noms, alignez le deuxième nom sous le premier, mais sans le « cc: »
Partie 4 sur 4: Remplir des lettres
Étape 1. Apportez des modifications
La présentation est un élément clé du professionnalisme. Assurez-vous que le destinataire peut facilement vous considérer comme une personne compétente et responsable en modifiant votre lettre et en recherchant les erreurs. Utilisez le correcteur orthographique dans votre traitement de texte, mais n'oubliez pas de le lire attentivement avant de soumettre.
- Demandez-vous si la lettre est claire et concise ? Y a-t-il des paragraphes de plus de 3 à 4 phrases ? Si tel est le cas, déterminez si vous pouvez supprimer les instructions inutiles.
- Si la lettre est très importante, vous devrez peut-être la faire lire par un ami ou un collègue. Parfois, d'autres personnes peuvent aider à repérer des erreurs de langage ou des maladresses dont vous n'êtes peut-être pas conscient.
Étape 2. Ne maintenez pas les pages ensemble avec une agrafeuse
Si votre lettre se compose de plusieurs pages, une agrafeuse ne doit pas être utilisée. Si vous voulez vous assurer que les pages sont en ordre, attachez-les avec un trombone dans le coin supérieur gauche.
Étape 3. Soumettez
Si vous envoyez la lettre par la poste, utilisez une enveloppe commerciale. Si disponible, utilisez une enveloppe avec le logo de votre entreprise. Écrivez soigneusement l'adresse de retour et l'adresse du destinataire. Pliez la lettre en trois pour que le destinataire déplie le haut en premier avant d'ouvrir le bas. Assurez-vous de coller suffisamment de timbres, puis envoyez-le.
- Si vous pensez que votre écriture n'est pas bonne et ne correspond pas à votre personnalité professionnelle, tapez l'adresse dans votre traitement de texte et imprimez-la sur l'enveloppe.
- Si la lettre est urgente et/ou précipitée, envisagez de l'envoyer par messagerie.
- Si vous souhaitez l'envoyer par e-mail, convertissez-le d'abord en HTML ou enregistrez-le au format PDF afin que le format ne change pas. Cependant, ce serait bien si la lettre était envoyée physiquement.
Des astuces
- Utilisez un stylo de qualité pour signer les lettres.
- Répondez rapidement aux lettres. Si vous ne pouvez pas répondre dans la semaine, transmettez-le au destinataire et dites-lui quand il peut attendre votre réponse.
- Insistez sur le côté positif. Parlez de ce que vous pouvez faire, pas de ce que vous ne pouvez pas. Par exemple, si un produit n'est pas en stock, ne dites pas au client que vous ne pouvez pas honorer sa commande. Au lieu de cela, dites que le produit est très populaire et qu'il est épuisé. Ensuite, dites-leur quand vous pouvez exécuter leur commande.
-
Si vous écrivez une lettre complexe, écrivez d'abord le plan.
- Écrivez n'importe quel sujet que vous souhaitez couvrir, pas besoin de penser à la commande.
- Pour chaque sujet, dressez une liste de mots-clés, d'exemples, d'arguments et de faits.
- Notez la pertinence de chaque sujet de la liste par rapport au but et au destinataire de la lettre.
- Jetez les pièces qui ne sont pas nécessaires.
- Triez les informations dans l'ordre qui convient le mieux au lecteur.
Avertissement
- N'utilisez pas de langage flatteur. Des éloges sincères sont acceptables, mais trop d'éloges signifie qu'au travail, vous dépendez des éloges, pas de la compétence.
- N'utilisez pas un langage brutal ou insistant. N'oubliez pas que vous essayez de réparer ou de démarrer une relation d'affaires par le biais de cette lettre.
