Si vous possédez une entreprise, vous devrez peut-être écrire des lettres aux clients. Vous pouvez écrire quelque chose pour informer les clients de nouveaux événements ou offres spéciales, ou vous pouvez répondre aux plaintes des clients au nom de l'entreprise. Quelle que soit la raison de la lettre, vous devez toujours conserver un style professionnel.
Étape
Partie 1 sur 2: Formater une lettre commerciale
Étape 1. Utilisez du papier à en-tête professionnel
La lettre commerciale sera une représentation de votre entreprise. Il doit donc être différent et de haute qualité. La lettre commerciale doit également contenir le logo ou la marque de votre entreprise.
Vous pouvez créer du papier à en-tête à l'aide d'échantillons de couleurs de papier à en-tête prédéfinis dans Microsoft Word. Assurez-vous d'utiliser le logo ou la marque qui se trouve sur le papier à en-tête
Étape 2. Ouvrez un programme de traitement de texte
Vous devez toujours taper des lettres commerciales sur l'ordinateur.
- Créez un nouveau document et définissez une bordure de 2,5 cm sur le document.
- Utilisez une police de caractères serif telle que Times New Roman, Georgia ou Ariel. Assurez-vous de toujours utiliser une taille de police qui ne dépasse pas 12 points et pas moins de 10 points. Une lettre commerciale doit être facile à lire en raison de la sélection ou de la taille de la police.
- Assurez-vous que le document est défini sur un seul espace.
Étape 3. Ajustez la forme des blocs
La forme en bloc est le format le plus couramment utilisé dans les lettres commerciales. Ce formulaire est aussi le plus simple à mettre en place et à suivre. Chaque titre doit être aligné et il doit y avoir un espace entre chaque titre. En commençant au bas du document, votre lettre commerciale doit avoir les en-têtes suivants:
- La date d'aujourd'hui, ou la date à laquelle vous avez envoyé la lettre. La date est importante car elle peut être utilisée à la fois comme note et comme note du destinataire. En outre, les dates peuvent également avoir des usages légaux. Assurez-vous donc que la date est exacte.
- Adresse de retour. Cette section contient votre adresse formatée dans le style d'adresse standard. Si votre adresse figure déjà sur l'en-tête, vous pouvez ignorer cette section.
- Adresse à l'intérieur. Cette section contient le nom et l'adresse de la personne qui a reçu la lettre. L'utilisation du mot Mr/Ms est facultative. Ainsi, par exemple, si vous écriviez une lettre à Nina Marlina, vous pourriez écrire à Mme. sur son nom si vous n'êtes pas sûr de son état civil.
- Salutations. Les salutations peuvent utiliser les mots "Chère Mme Marlina" ou "Chère Nina Marlina". Si vous ne savez pas qui lira la lettre, utilisez le mot « Sincèrement ». Vous pouvez également utiliser « Aux parties intéressées », mais seulement en dernier recours si vous ne savez pas qui est votre public.
- Corps de la lettre. Nous en discuterons davantage dans la section suivante de l'article.
- Lettre de motivation, avec signature. Vous pouvez utiliser les mots « Sincèrement » ou « Salutations ».
Partie 2 sur 2: Rédaction d'une lettre commerciale
Étape 1. Identifiez votre public
Le style de la lettre doit toujours rester professionnel, quel que soit le public visé. Cependant, vous pouvez ajuster votre choix de langue ou de mot en fonction de la personne qui recevra votre lettre. Si vous écrivez pour le service des ressources humaines d'une autre entreprise, vous devrez peut-être utiliser un langage plus formel. Mais si vous écrivez pour un client spécifique, vous pouvez utiliser un langage plus informel ou décontracté.
- Identifier votre public signifie également que vous éviterez la confusion dans votre public. Évitez d'utiliser des termes que vos lecteurs ne comprendront pas. Les clients ne connaîtront probablement pas les acronymes utilisés pour le programme spatial de votre entreprise, par exemple, évitez donc de les utiliser dans des lettres.
- La règle numéro un pour rédiger une bonne lettre d'affaires est qu'elle doit être claire, concise et polie.
Étape 2. Expliquez le but de la lettre de la première ligne
Considérez le but de la lettre. Est-ce pour informer les clients de votre nouvel emplacement dans un nouveau quartier de la ville ? Est-ce pour rappeler aux clients des factures ou des soldes impayés ? Ou pour répondre aux réclamations des clients ? Avec cet objectif en tête, écrivez une première ligne qui permet au lecteur de savoir immédiatement de quoi parle la lettre. N'écrivez pas le but de la lettre qui n'est pas clair. Allez droit au but.
- Commencez par utiliser « je » si vous exprimez votre opinion en tant que propriétaire d'entreprise. Utilisez « nous » si vous écrivez au nom d'une entreprise ou d'une organisation.
- Concentrez-vous sur des déclarations directes telles que: « Avec cette lettre, nous vous informons » ou « Avec cette lettre, nous vous demandons. » Vous pouvez également utiliser une déclaration « I » si vous écrivez une lettre en tant que propriétaire d'entreprise. Par exemple: « Je vous ai contacté parce que » ou « J'ai récemment entendu parler de … et je souhaite en savoir plus sur … »
- Par exemple, si vous (le propriétaire de l'entreprise) avez écrit à Nina Marlina au sujet d'une facture impayée depuis le mois dernier, commencez la lettre par: « Je vous ai contacté car vous avez un solde impayé sur votre compte depuis mars 2015 ».
- Ou, si vous êtes un employé d'une entreprise et que vous écrivez pour répondre à une plainte d'un client concernant le programme spatial de l'entreprise, commencez la lettre par: « Nous avons reçu votre plainte concernant notre programme spatial Mars. »
- Si vous écrivez une lettre pour informer les lecteurs qu'ils ont gagné un concours ou qu'ils ont une place dans un programme d'études supérieures, commencez par une phrase comme: « Je suis heureux de vous dire que… » ou « Nous j'adorerais te dire que…".
- Si vous annoncez une mauvaise nouvelle, commencez par une phrase comme: « C'est le cœur lourd que nous vous disons que… ». Ou, "Après mûre réflexion, j'ai décidé de ne pas…".
Étape 3. Utilisez des phrases actives, pas des phrases passives
Nous utilisons la voix passive tout le temps dans le discours ordinaire. Mais la voix passive peut rendre votre écriture terne ou déroutante. Les phrases actives sont beaucoup plus efficaces dans les lettres commerciales car elles montrent un style de langage plus affirmé.
- Un exemple de phrase passive est: " Quelle plainte puis-je traiter pour vous ? " Le sujet de la phrase, à savoir le client (" vous "), apparaît à la fin de la phrase, pas au début de la phrase.
- Un exemple de phrase active serait: « Que puis-je faire pour répondre à votre plainte ? » Cette version de la phrase, à la voix active, est beaucoup plus claire et plus facile à comprendre pour le lecteur.
- Utiliser la voix passive peut être un bon moyen de faire passer votre message sans attirer l'attention sur les points erronés ou désagréables. Mais n'utilisez la voix passive que dans ce cas. En général, la voix active est beaucoup plus efficace dans une lettre commerciale.
Étape 4. Reportez-vous aux événements précédents ou aux communications précédentes avec les lecteurs, le cas échéant
Vous avez peut-être contacté Nina Marlina au début du mois dernier avec un avertissement concernant sa facture impayée. Ou peut-être que les clients ont exprimé leur déception à l'égard du programme spatial le mois dernier lors d'une conférence. Si vous avez déjà eu des contacts avec des lecteurs, dites-le. Cela rappellera au lecteur vos contacts précédents et rendra la lettre commerciale plus urgente et importante.
Utilisez des phrases telles que: "D'après ma lettre précédente concernant votre facture impayée…" ou "Merci pour votre paiement en mars". Ou "Entendre parler de vos problèmes avec le programme spatial lors d'une conférence en mai a été très utile."
Étape 5. Faites une demande ou une offre d'aide
Montrez un style de langage positif au lecteur en faisant une demande polie ou une offre d'aide sous la forme d'une relation de travail.
- Disons que vous êtes un propriétaire d'entreprise qui essaie d'amener les clients à payer leurs factures. Utilisez des phrases telles que: « J'apprécie votre attention rapide à votre facture impayée ».
- Supposons que vous écriviez au nom de votre entreprise. Utilisez des phrases telles que: « Nous aimerions organiser une réunion en face à face avec vous et notre responsable des ressources humaines ».
- Vous devriez également proposer de répondre à toutes les questions ou préoccupations des lecteurs. Utilisez des phrases telles que: « Je serais ravi de répondre à toutes vos questions ou préoccupations concernant votre facturation » ou « Voulez-vous que nous vous fournissions plus de détails sur ce programme ? »
Étape 6. Résumez la lettre
Ajoutez un appel à l'action, de votre part ou de la part du lecteur. Cette demande peut être une demande de paiement à une date précise, ou une note sur la mise en place d'une réunion formelle avec le lecteur.
- Ajoutez une phrase pour contacter le destinataire de la lettre à l'avenir. "J'ai hâte de vous voir à la réunion budgétaire la semaine prochaine." Ou « J'ai hâte d'en discuter davantage avec vous lors de votre visite à notre siège social. »
- Enregistrez tous les documents que vous avez inclus avec votre lettre. Ajoutez des phrases telles que « Joindre les factures impayées » ou « Joindre une copie de notre programme d'extension de l'espace ».
- Terminez la lettre par une phrase de clôture. Utilisez « Sincèrement » ou « Sincèrement » pour un client ou un client.
- Utilisez « Salutations » pour des lettres formelles à des personnes que vous ne connaissez pas du tout.
- Utilisez simplement « Salutations » ou « Sincèrement » si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez bien ou avec qui vous avez une relation de travail.
Étape 7. Corrigez la lettre
Tout le formatage et l'écriture soignés sont gaspillés si la lettre est remplie de fautes d'orthographe !
- Recherchez chaque phrase qui utilise la voix passive et essayez de changer la phrase en une phrase active.
- Faites attention aux phrases trop longues ou peu claires et directes. Dans les lettres commerciales, moins c'est généralement mieux, alors réduisez la longueur de votre phrase si possible.
