Quel que soit le type d'entreprise dans lequel vous vous trouvez, remercier vos clients est un moyen infaillible de renforcer les relations et de les fidéliser. Chaque lettre de remerciement que vous écrivez doit être unique, il n'y a pas d'exemples précis, mais il existe des lignes directrices qui peuvent vous aider à aller droit au but. Si vous voulez savoir comment écrire une lettre de remerciement en guise d'expression d'appréciation pour un client, continuez à lire cet article.
Étape
Partie 1 sur 3: Composer des lettres
Étape 1. Écrivez correctement le nom du client dans la section d'ouverture
De nombreuses études révèlent que la plupart des messages aux clients sont inefficaces si le nom du client n'est pas orthographié correctement. Assurez-vous d'écrire le nom du client en haut de la lettre de remerciement selon l'orthographe que le client a écrite pour son nom.
Étape 2. Déterminez la raison de la note de remerciement
Faites-le aussi clair que possible. C'est bien de dire quelque chose de générique comme "merci d'avoir acheté", mais il vaut mieux mentionner ce que le client a acheté et comment il a été livré. Cela rappelle aux clients leur relation unique avec votre magasin.
- C'est votre chance de vous remercier sincèrement. Ajouter quelques citations sur vos conversations avec les clients est très bien.
- Essayez autant que possible de ne pas répéter la même chose dans chaque lettre ou cela ressemblera à un remerciement envoyé à tout le monde.
Étape 3. Incluez des questions de rétroaction
Les lettres de remerciement sont un excellent moyen de poser des questions de rétroaction pour s'assurer que les clients sentent qu'ils ont été bien servis. Une bonne gestion du suivi fait souvent revenir les clients et c'est bon pour votre entreprise. Vous n'avez pas besoin de réagir de manière excessive à cela, mais prêter attention aux besoins des clients est une partie importante du service.
- Exprimez votre attente que les clients aimeront les produits achetés, et vous êtes prêt à servir s'ils ont des questions ou des plaintes.
- Demandez si vous pouvez faire quelque chose pour que le client se sente plus satisfait.
Étape 4. Incluez la marque de votre produit
Il est préférable que le nom, le logo ou d'autres informations relatives à votre marque soient imprimés sur de la papeterie. Ceci est utile pour donner une bonne image de votre entreprise.
- Si vous écrivez une note de remerciement sur une carte, assurez-vous de mentionner le nom de votre magasin.
- Si vous utilisez de la papeterie d'entreprise avec le logo de l'entreprise clairement imprimé, il n'est pas nécessaire de mentionner le nom de votre magasin dans la lettre.
- Si un remerciement est envoyé par courriel, le nom et le logo de l'entreprise doivent être inclus sous votre signature.
Étape 5. Choisissez le bon message de clôture
Cette section doit correspondre à la relation que vous entretenez avec vos clients et à l'impression que vous souhaitez donner à votre entreprise. Par exemple, « sincèrement » est parfois trop formel pour être remplacé par « salutations » ou d'autres expressions informelles appropriées. D'autres salutations de clôture de style personnel mais couramment utilisées dans le monde des affaires sont également souvent utilisées.
Étape 6. Signez la lettre à la main
Essayez toujours de mettre une signature sur chaque lettre. Les grandes entreprises ont généralement du mal à afficher des lettres qui semblent personnelles. Même une signature générée par ordinateur est toujours meilleure qu'un nom tapé, car elle donne l'impression que la lettre a été envoyée personnellement.
Partie 2 sur 3: Utiliser le bon style
Étape 1. Ne soyez pas tenté de mettre à nouveau votre produit en valeur
Vous écrivez pour remercier un client d'avoir acheté avec vous, il n'est donc plus nécessaire de faire la promotion. Supposons que vous ayez réussi. Faites en sorte que les clients se sentent comme faisant partie de l'entreprise.
- Des phrases comme « nous espérons que vous ferez de nouveau vos achats dans un proche avenir » sont trop courantes; mieux vaut se débarrasser de cette expression. Ne dites pas quelque chose que vous ne diriez pas à vos amis.
- Ne mentionnez pas les avantages des produits, des programmes promotionnels ou d'autres choses qui ressemblent à des publicités.
Étape 2. Envoyez la lettre en utilisant un timbre-poste
Même si vous envoyez des centaines de lettres, il vaut mieux ne pas utiliser de timbres d'abonnement. Cela permettra au client de savoir que vous avez envoyé beaucoup de lettres de remerciement et lui fera se sentir moins spécial. La réalité est que votre lettre de remerciement peut se retrouver dans une pile de lettres inaperçues.
Étape 3. Écrivez l'adresse à la main dans la mesure du possible
Encore une fois, plus votre lettre de remerciement est personnelle, meilleure sera votre impression. Si vous ne pouvez pas l'écrire vous-même, demandez à quelqu'un d'autre de l'écrire. Même si vous n'écrivez pas l'adresse, les clients seront impressionnés par l'écriture manuscrite.
Étape 4. Incluez vos coordonnées et soyez ouvert à la communication
Assurez-vous que votre numéro de téléphone et votre adresse sont indiqués dans le courrier et invitez les clients à appeler s'ils ont des questions. S'ils vous appellent, soyez prêt à leur répondre immédiatement.
Partie 3 sur 3: Utiliser le bon format
Étape 1. Écrivez la lettre à la main
Imprimer une lettre dans un format standard revient à envoyer une brochure à un client. Au lieu de faire en sorte que les clients se sentent spéciaux et valorisés, cela fait le contraire et agace les gens. Envisagez de rédiger une note de remerciement personnelle et manuscrite.
- Si vous avez beaucoup de notes de remerciement à écrire, demandez au personnel de vous aider. Cela permet vraiment de gagner du temps.
- Si vous ne pouvez pas préparer une salutation manuscrite, vous devrez trouver un moyen de rendre la lettre plus personnelle. À tout le moins, le nom du client et votre véritable signature doivent être inclus dans chaque lettre.
- Dans certains cas, vous pouvez envoyer une note de remerciement par e-mail au lieu d'envoyer une lettre. Cela peut être fait si vous avez une bonne relation avec le client. La clé est de s'assurer que l'e-mail est écrit personnellement et sincèrement. S'il y a un risque que votre e-mail soit interprété comme une publicité, il est préférable de l'envoyer à la main.
Étape 2. Choisissez un bon papier à lettres pour écrire une note de remerciement
Les cartes de vœux et le papier à lettres peuvent être utilisés pour écrire des notes de remerciement dans un cadre professionnel. Si vous avez peu de choses à écrire, une excellente carte de vœux largement disponible dans les papeteries peut faire en sorte que vos clients se sentent spéciaux. Sinon, utilisez du beau papier épais avec le logo de votre entreprise sur le papier à en-tête.
- Évitez les types de papier habituels pour écrire des notes de remerciement.
- Choisissez une carte de vœux adaptée à tout événement professionnel. Si votre entreprise est unique et décontractée, vous pouvez utiliser des cartes colorées qui reflètent l'âme de votre entreprise. Ne choisissez pas des cartes avec des images ou des messages trop personnels.
Étape 3. Pensez à envoyer un cadeau
Si vous voulez donner plus d'appréciation, vous pouvez envoyer un cadeau avec une petite salutation. Cela ne doit pas toujours être fait, mais peut être fourni pour des clients spéciaux. Les cadeaux doivent être petits et utiles. Fournissez un élément qui représente votre entreprise ou quelque chose de complètement sans rapport mais approprié.
- Petits cadeaux tels que des signets, des aimants, des bonbons, des t-shirts ou des chèques-cadeaux.
- Les prix vont de 250 000 IDR à 500 000 IDR. Veuillez noter que certaines entreprises ont maintenant une règle de non-cadeau.
