Dans le monde des affaires, atteindre les objectifs commerciaux ne signifie pas sacrifier la politesse ou la convivialité. En fait, un bon comportement s'accompagne souvent de pratiques commerciales judicieuses. La reconnaissance est un bon exemple pour l'illustrer; un bon comportement est également utile pour renforcer les relations, attirer l'attention et créer des souvenirs de vous dans le monde des affaires concurrentiel. Cependant, concilier convivialité et professionnalisme n'est pas toujours facile. Les étapes suivantes offrent un moyen simple d'effectuer cette tâche difficile (mais généralement utile).
Étape
Méthode 1 sur 1: Écrire votre propre remerciement
Étape 1. Ne tardez pas
Dans presque toutes les situations professionnelles, le plus grand avantage d'envoyer une note de remerciement est qu'elle crée une impression positive durable dans l'esprit des associés, des employeurs potentiels, des clients ou des bailleurs de fonds. Plus vous tardez à envoyer une note de remerciement après un entretien d'embauche, un contrat ou un rendement au travail, moins elle sera efficace.
Étape 2. Choisissez le bon format
En général, le courrier papier est meilleur que le courrier électronique. Si vous représentez une entreprise spécifique, la saisie d'une note de remerciement à l'aide d'un papier à en-tête officiel est l'option la plus professionnelle. Cependant, les cartes manuscrites font une impression personnelle et peuvent être un bon choix dans certaines situations, par exemple, si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou lorsque vous vous remerciez pour un don important. Une salutation manuscrite est également une bonne option pour remercier un employeur potentiel après avoir été interviewé pour un poste spécifique. Si vous choisissez d'écrire le message d'accueil à la main:
- Choisissez une carte simple et moderne. Une carte blanche ou ivoire qui dit "Merci" sur le devant est généralement un choix sûr. Évitez les cartes avec des salutations imprimées à l'intérieur et les cartes avec des motifs exagérés ou « mignons ».
- Pensez à votre écriture. Si vous n'êtes pas sûr de la qualité ou de la clarté de votre écriture, montrez à un ami ou à un collègue un exemple d'écriture. Si vous ne pouvez pas écrire de façon claire et nette, entraînez-vous avant d'écrire sur la carte que vous envoyez. Si vous le devez, vous pouvez demander à quelqu'un d'autre de rédiger votre message (n'oubliez pas de le signer vous-même).
- Si vous ne trouvez pas d'adresse physique, l'e-mail ou l'e-mail sont vos seules options. Le courrier électronique est un bon choix lorsque, par exemple, il a été utilisé comme principale ligne de communication entre vous et la personne que vous remerciez. Le principal inconvénient d'un email de remerciement est qu'il court le risque de ne pas être envoyé ou ignoré et éventuellement de ne pas attirer l'attention. Gardez à l'esprit que certaines personnes (en particulier les dirigeants d'entreprise) peuvent recevoir des centaines d'e-mails en une journée. Dans cet esprit, vous voudrez peut-être créer un e-mail frappant ou envoyer une carte électronique via un site tiers. En bref, ne le faites pas - cela fera ressembler vos e-mails à des publicités et augmentera le risque qu'ils soient ignorés ou rejetés. Gardez vos e-mails courts, simples, discrets et, encore une fois, opportuns. C'est une bonne idée d'écrire un titre d'e-mail qui décrit des informations spécifiques sur votre relation d'affaires ou l'objet de votre remerciement - par exemple, « Merci d'avoir pris en compte ma candidature. »
Étape 3. Choisissez le bon message d'accueil
Si vous vous adressez à une personne en particulier, adressez-vous à cette personne par un titre ou un surnom et un nom de famille appropriés - par exemple, "Cher M. Kinkaid". Lorsque vous souhaitez remercier plusieurs personnes, entrez tous leurs noms et surnoms ou titres dans la ligne de salutation. Évitez les salutations courantes telles que « À votre attention Monsieur/Madame ». Le degré de formalité de votre lettre dépend du degré d'intimité de votre relation et de la nature des affaires que vous faites avec la personne.
Étape 4. Dans la phrase d'ouverture, dites merci et indiquez clairement l'objet de vos remerciements
Il n'est pas nécessaire de préfacer dans la phrase d'ouverture - évitez les ouvertures telles que « J'écris cette lettre pour vous remercier… » ou « Je veux vous remercier pour… » et choisissez des phrases simples et directes: « Merci pour soutenir nos projets de service communautaire.
Il est important de mentionner l'objet de vos remerciements, mais évitez de mentionner directement de l'argent si l'objet du remerciement est un don. Changez la dénomination en espèces avec des euphémismes tels que "votre générosité", "votre gentillesse" ou "votre don"
Étape 5. Discutez de l'effet immédiat ou de la signification de l'objet de vos remerciements
- Lorsque vous communiquez avec les bailleurs de fonds, indiquez ce que votre entreprise peut réaliser en utilisant la subvention.
- Lorsque vous communiquez avec des employeurs potentiels après l'entretien, vous pouvez profiter de cette occasion pour faire part de votre intérêt pour le poste que vous recherchez. Cependant, n'utilisez pas une note de remerciement comme excuse pour souligner pourquoi vous êtes « le bon choix pour le travail ». Utilisez une approche appropriée telle que "Je suis ravi de vous rencontrer et je suis très intéressé par ce travail."
- Lorsque vous communiquez avec un partenaire commercial ou un conseiller, dire quelque chose comme « Ce fut un plaisir de travailler avec vous » ou « vos suggestions nous ont aidés à atteindre les objectifs de rendement annuels de notre service », peut favoriser des relations positives et indiquer un désir de continuer à travailler ensemble.
Étape 6. Faites l'éloge, mais n'en faites pas trop
Cette partie est parfois très difficile à faire lors de la rédaction d'une note de remerciement et n'est pas toujours correcte ou nécessaire. Utilisez des phrases générales d'éloge, par exemple, « Vous avez fait un très bon travail » ou « Vous avez des compétences très élevées en gestion de compte ».
Étape 7. Parlez de l'avenir
Ici, vous pouvez exprimer votre désir de poursuivre la relation d'affaires ou d'établir une relation de travail à long terme. Lorsque vous parlez à des employeurs potentiels, c'est une bonne occasion d'exprimer votre confiance dans les décisions que l'entreprise prendra. Vous pouvez dire "J'attends votre réponse avec impatience".
Étape 8. Répétez votre note de remerciement
Utilisez des phrases simples pour répéter les remerciements que vous avez dit plus tôt (mais utilisez des mots différents). Dites simplement "Merci encore pour…".
Étape 9. Fermez avec le message d'accueil et la signature
De manière générale, il conviendrait d'utiliser "sincèrement" ou une expression équivalente pour clore votre remerciement. Même si votre mot de remerciement est dactylographié, signez-le toujours avec un stylo. Pour certaines situations, écrivez votre titre ou titre et le nom de votre entreprise sous votre nom.
Étape 10. Vérifiez et révisez votre note de remerciement
Selon la situation, ce discours doit être court et relativement simple (environ une demi-page à la saisie). Si cela semble long, vérifiez si vous n'utilisez pas de mots inutiles, à l'exception de la phrase « merci », ne répétez rien d'autre. Assurez-vous que votre intonation est cohérente. Demandez à une ou deux personnes de vérifier vos phrases et votre orthographe, car même les plus petites erreurs peuvent laisser une impression négative.
Étape 11. Lorsque vous êtes sûr de votre remerciement, envoyez-le immédiatement
Encore une fois, le temps presse. Plus tôt vous envoyez une note de remerciement, plus votre impression sera profonde.
Des astuces
- N'incluez pas: des informations personnelles ou des actualités concernant votre entreprise. N'oubliez pas que le but de cette salutation est de transmettre votre appréciation et votre gratitude, et non de flatter vos réalisations. De plus, n'utilisez pas une note de remerciement comme une occasion de vous faire connaître ou de faire connaître l'entreprise. Si vous écrivez « Si vous aimez notre produit X, vous pourriez également être intéressé par les produits Y et Z (actuellement en promotion !) », votre remerciement ne semblera pas sincère.
- Vous voudrez peut-être inclure une carte de visite avec votre message d'accueil, mais ce n'est pas nécessaire si vous connaissez déjà bien la personne ou si vous avez déjà donné votre carte de visite. Parfois, il est approprié d'inclure une carte de visite lorsque vous communiquez avec des employeurs potentiels, mais il y a de fortes chances que vous ayez l'air prétentieux. Si vous n'êtes pas sûr, ne le faites pas: votre nom, votre titre et vos coordonnées devraient déjà être disponibles. Si votre note de remerciement est dactylographiée, vous pouvez saisir cette information dans l'en-tête de la lettre, sur le côté gauche de la page, suivie du nom et de l'adresse du destinataire deux espaces ci-dessous.
