Comprendre comment rédiger une bonne lettre est l'une des compétences de base qui peuvent être appliquées dans divers domaines, à la fois dans les domaines des affaires, des universitaires et des relations personnelles. Comme vous le savez déjà, les lettres sont une méthode de communication courante utilisée pour transmettre des informations, de la bonne volonté ou simplement l'affection de l'expéditeur pour le destinataire de la lettre. Pour savoir comment écrire une lettre bonne et correcte, essayez de lire cet article !
Étape
Méthode 1 sur 2: Rédaction d'une lettre formelle
Étape 1. Comprenez le bon moment pour écrire une lettre formelle ou une lettre formelle
En règle générale, les lettres formelles sont adressées à des personnes avec lesquelles vous n'avez que des relations professionnelles, telles que des associés commerciaux ou certains ministères, plutôt qu'à des personnes avec lesquelles vous avez des relations personnelles.
- Ensuite, la lettre officielle peut être tapée à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, tel que Microsoft Word, OpenOffice ou Text Edit, puis imprimée avant l'envoi. Si la lettre doit être reçue immédiatement ou si le destinataire préfère recevoir l'e-mail, nous vous recommandons d'envoyer la lettre par e-mail.
- Si le destinataire est votre patron ou collègue actuel, vous pouvez utiliser un format moins rigide. Généralement, ces lettres peuvent être envoyées par courrier électronique et n'ont pas besoin d'être accompagnées d'une adresse en haut de la lettre.
Étape 2. Écrivez votre adresse et la date à laquelle la lettre a été écrite en haut de la lettre
En particulier, indiquez votre nom et votre adresse dans le coin gauche de la lettre. S'il s'agit d'une lettre commerciale officielle, indiquez le nom et l'adresse de l'entreprise, ou apposez simplement l'en-tête de l'entreprise au même endroit. Après cela, laissez un espace de deux lignes avant d'écrire la date d'écriture de la lettre.
- Incluez la date complète dans le format correct, comme le 19 septembre 2021. Il est préférable d'éviter un format moins formel comme le 19-sept-2021 ou le 19/9/21.
- Il n'est pas nécessaire d'indiquer la date sur la lettre envoyée par e-mail.
Étape 3. Entrez le nom et l'adresse du destinataire de la lettre
Si la lettre n'a pas été envoyée par courrier électronique, laissez une pause de deux lignes et incluez les coordonnées du destinataire dans l'espace vide. En particulier, listez chacune de ces informations sur une ligne distincte:
- Nom complet et titre du destinataire de la lettre
- Nom de l'organisation et de l'entreprise, le cas échéant
- Adresse complète du destinataire de la lettre (ajouter deux lignes supplémentaires ou plus, au besoin)
Étape 4. Incluez un message d'accueil
Faites une pause sur une ligne, puis incluez un message d'accueil tel que « Cher » suivi de votre nom en tant que destinataire de la lettre. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure votre nom complet, votre nom de famille ou simplement votre prénom. Au besoin, indiquez également l'adresse officielle ou le titre de la personne.
- Si vous ne connaissez que le poste de la personne dans le bureau, mais que vous ne connaissez pas son nom, n'hésitez pas à écrire « Cher, responsable de la santé: » ou une expression similaire. Cependant, généralement, le nom de la personne qui a occupé le poste peut être recherché en ligne, vous pouvez donc l'essayer.
- Si vous ne connaissez vraiment pas le destinataire de la lettre, ni sa position, écrivez simplement « Cher Monsieur/Madame: » ou simplement « Chère: » Cependant, de telles salutations semblent guindées et démodées. et doit être évité, si possible.
Étape 5. Écrivez votre lettre
Les lettres formelles doivent s'ouvrir avec une déclaration d'intention claire (SOP). En particulier, évitez les abréviations et utilisez des questions formelles, telles que « Êtes-vous intéressé par… » au lieu de « Êtes-vous intéressé par… ? Ensuite, relisez le corps de la lettre, avec ou sans l'aide d'une autre personne, pour vous assurer qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou de grammaire.
Si vous écrivez une lettre commerciale formelle, assurez-vous que le corps de la lettre est toujours court et précis. En attendant, si la lettre est adressée à un parent ou à un ami proche pour des raisons d'échange de nouvelles, veuillez utiliser une phrase plus détendue et/ou fluide. Cependant, c'est une bonne idée de vous assurer que votre lettre ne dépasse pas une page
Étape 6. Incluez un message de clôture
Une salutation de clôture est généralement incluse pour terminer la lettre de manière positive et pour établir une connexion plus profonde avec le destinataire de la lettre. Par conséquent, après avoir écrit le dernier paragraphe, incluez une salutation de clôture qui correspond au type de lettre. Pour une lettre formelle, essayez d'inclure un message de clôture tel que « Sincèrement », « Salutations » ou « Bonne chance ». Ensuite, mettez votre nom complet en dessous, comme indiqué dans les directives suivantes:
- Pour les lettres formellement dactylographiées, laissez environ quatre espaces entre votre salutation finale et votre nom complet. Ensuite, imprimez la lettre et apposez votre signature à l'encre bleue ou noire sur l'espace vierge.
- Dans les e-mails formels, incluez votre nom complet juste en dessous du message de clôture.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure le message d'accueil devant votre nom, en particulier dans une lettre formelle. Par exemple, si vous êtes marié, veuillez inclure le nom « Bu Amanda Surya » sous le message de clôture.
Étape 7. Pliez la lettre (facultatif)
Si la lettre est par la poste, essayez de la plier en trois. L'astuce consiste à plier la moitié inférieure vers le milieu jusqu'à ce qu'elle couvre les 2/3 de la zone des lettres, puis de plier la moitié supérieure vers le milieu jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de zone de lettres ouverte. De cette façon, la taille de la lettre s'adaptera à la plupart des enveloppes disponibles sur le marché.
Étape 8. Écrivez l'adresse du destinataire sur le devant de l'enveloppe (facultatif)
Trouvez le centre de l'enveloppe, puis écrivez l'adresse complète du destinataire, comme ceci:
- Monsieur Joko Susilo
- Jl. ABC non. 123
- Jakarta, 12345
Étape 9. Écrivez l'adresse postale de retour au dos de l'enveloppe (facultatif)
En utilisant cette méthode, le bureau de poste peut retourner le courrier qu'il ne peut pas envoyer, pour quelque raison que ce soit, à votre adresse sans frais supplémentaires. Utilisez la même méthode que lorsque vous avez écrit l'adresse du destinataire de la lettre, mais incluez simplement un surnom au lieu de votre nom complet.
Méthode 2 sur 2: Rédaction de lettres informelles
Étape 1. Identifiez le niveau officiel de la lettre
Fondamentalement, le ton de la lettre dépendra du niveau de proximité de votre relation avec le destinataire de la lettre. Pour identifier la formalité de votre lettre, essayez de suivre ces directives:
- Si la lettre est adressée à un parent éloigné, un parent âgé ou un partenaire social, essayez d'utiliser un ton semi-formel. Si la personne vous a déjà envoyé un e-mail, veuillez lui envoyer un e-mail. Sinon, écrire des lettres manuellement est l'option la plus sûre à faire.
- Si la lettre est adressée à un ami proche ou à un parent, veuillez l'écrire manuellement ou l'envoyer par e-mail.
Étape 2. Commencez la lettre par un message d'accueil
Le message d'accueil utilisé dépend beaucoup de la relation étroite entre vous et le destinataire de la lettre, ainsi que du niveau de formalité de la lettre. Quelques possibilités que vous pouvez envisager:
- Si la lettre est semi-formelle, n'hésitez pas à utiliser une salutation telle que "Bonjour". Ensuite, suivez le message d'accueil avec le surnom du destinataire si vous n'êtes pas trop éloignés l'un de l'autre, ou le nom du destinataire commençant par un message comme « Monsieur » ou « Madame » si le destinataire est beaucoup plus âgé que vous.
- Si la lettre est informelle, vous pouvez également utiliser un message d'accueil tel que « Bonjour » ou un message d'accueil plus décontracté comme « Salut » ou « Hey ». Suivez le message d'accueil avec le nom du destinataire.
Étape 3. Commencez à écrire le corps de la lettre
Passez à la ligne suivante et commencez à écrire. Si la lettre est conçue comme un moyen de communication personnel, essayez de commencer par confirmer les informations du destinataire. Par exemple, vous pouvez utiliser des phrases formelles telles que « J'espère que vous allez bien » ou des phrases informelles telles que « Comment allez-vous ? » En particulier, utilisez les mots que vous diriez si le destinataire de la lettre était devant tu.
Étape 4. Énumérez les choses qui doivent être communiquées
Étant donné que le rôle principal de la lettre est d'être un moyen de communication, veuillez inclure des choses que vous pensez que le destinataire de la lettre doit savoir, comme des détails sur des événements qui se sont produits dans votre vie. Par exemple, si la lettre est adressée à votre grand-mère, n'écrivez pas simplement « Merci pour le cadeau ! » Au lieu de cela, montrez à quel point le cadeau compte pour vous, par exemple en disant: « La nuit dernière, mes amis et moi n'avons pas pu dormir parce que nous avons joué au jeu envoyé par grand-mère. Merci! Quel que soit le sujet de la lettre, l'accent doit être mis sur le désir de partager des informations.
Comprendre les informations qui ne devraient pas être incluses. Fondamentalement, une lettre écrite comme une expression de colère ou une tentative de demander grâce ne devrait pas être envoyée. Si vous avez déjà écrit une telle lettre mais que vous n'êtes pas sûr de l'envoyer, laissez-la reposer pendant quelques jours. Peut-être que ces quelques jours peuvent changer votre décision
Étape 5. Terminez la lettre
Pour terminer une lettre informelle, utilisez un message de clôture qui reflète la proximité de votre relation avec le destinataire. Si la lettre est adressée à un conjoint, un ami ou un parent proche, veuillez utiliser une salutation de clôture telle que « Salutations », « Salutations d'amour » ou simplement « Cher ». Pendant ce temps, pour une lettre semi-formelle, n'hésitez pas à utiliser une salutation de clôture chaleureuse, mais toujours assez formelle, telle que « Salutations » ou « Salutations ».
- Avez-vous déjà entendu parler du terme « adieu » ? En fait, l'adieu est une expression formelle en anglais qui était couramment utilisée dans les temps anciens comme salutation de clôture de lettre. Si vous écrivez une lettre en anglais à un ami et que vous souhaitez la fermer dans un style loufoque, n'hésitez pas à utiliser cette méthode. Par exemple, mettez une salutation finale sous la forme d'un mot d'adieu tel que « Je reste, comme toujours, votre serviteur dévoué », en terminant par votre nom.
- Si vous souhaitez ajouter des informations après la rédaction de la lettre, utilisez la légende P. S, qui signifie en anglais Postscript ("après écriture").
Étape 6. Envoyez la lettre
Mettez la lettre dans une enveloppe, mettez un timbre, indiquez l'adresse du destinataire, puis envoyez-la immédiatement par la poste.
Des astuces
- Essayez de concentrer le corps de la lettre sur un sujet qui intéressera le destinataire.
- Généralement, les salutations sont toujours suivies d'une virgule. Cependant, dans les lettres formelles, la ponctuation utilisée est généralement un deux-points au lieu d'une virgule.
- Utilisez toujours un langage poli et des arguments solides lorsque vous rédigez une lettre de réclamation. Cela augmentera vos chances d'obtenir une réponse positive.
- Si vous souhaitez imprimer une lettre très formelle, nous vous recommandons d'utiliser du papier légèrement plus lourd que le papier de copie standard.
- Si vous souhaitez envoyer un e-mail formel ou semi-formel, utilisez toujours une adresse e-mail à consonance professionnelle. Les e-mails envoyés par « sweetstar189 » ne seront certainement pas pris aussi au sérieux que les e-mails envoyés par « jeni.sandra », non ?
- Écrivez toujours les lettres à l'aide d'un stylo à encre bleue ou noire.
- Assurez-vous que l'adresse indiquée est correcte.
- Commencez toujours un paragraphe par une phrase écrite ou tapée en retrait.
- Revérifiez le contenu de votre lettre, au moins deux fois.
- Si la lettre est écrite manuellement, assurez-vous de toujours utiliser un stylo à bille qui ne laisse pas couler d'encre.
