Lorsque vous envoyez une lettre à une boîte postale ou à une boîte postale, la principale différence est que vous écrivez un numéro de boîte postale spécifique au lieu d'une adresse normale. Commencez par écrire le nom du destinataire sur la première ligne, suivi du nom de l'entreprise ou de la société qu'il représente, le cas échéant. Écrivez le numéro de la boîte postale en dessous, suivi de la ville, de la région et du code postal. Pour assurer une livraison rapide et précise, assurez-vous que le format de l'adresse est conforme aux directives décrites par le service postal de votre région.
Étape
Partie 1 sur 2: Envoi de lettres ou de colis
Étape 1. Commencez à écrire l'adresse de livraison au centre de l'enveloppe
Le nom et l'adresse de la personne ou de l'entité à laquelle la lettre est destinée doivent être écrits au premier plan. Placer cette information importante à un endroit évident rendra la lettre plus facile à trier et à envoyer.
Si l'adresse de livraison n'est pas claire ou écrite au mauvais endroit, le courrier peut recevoir un traitement incorrect
Étape 2. Écrivez le prénom et le nom du destinataire sur la première ligne
Dans la plupart des situations, cela suffit pour remettre la lettre entre de bonnes mains. Vous pouvez également saisir l'initiale du deuxième prénom du nom de la personne si vous en connaissez une. S'il peut y avoir confusion quant à la personne à qui la lettre est adressée, il est préférable d'utiliser le nom complet.
- Les lettres adressées à "John Alexander Smith" sont moins susceptibles d'être reçues par la mauvaise personne que les lettres adressées à "John Smith".
- Pour être aussi précis que possible, entrez l'identité du destinataire ainsi qu'un titre officiel, tel que « Mme », « Dr » ou « Jr. », si nécessaire.
Étape 3. Notez le nom de l'entreprise ou de l'organisation
Si vous envoyez une lettre à un représentant d'un groupe, le nom de ce groupe doit être inscrit après le nom de l'individu. Par exemple, les 2 premières lignes d'une adresse postale envoyée à une entité commerciale devraient ressembler à « John A. Smith/ACME Innovations Inc. »
Il n'est pas nécessaire de saisir d'informations d'identification supplémentaires, telles que le titre officiel de la personne ou la description de son poste
Étape 4. Entrez le numéro de la boîte postale
Les adresses des boîtes postales commencent toujours par les mots « boîte postale » suivis du numéro de boîte individuelle, généralement de 2 à 5 chiffres. Le service postal des États-Unis exige que les expéditeurs n'incluent pas de ponctuation lors de l'écriture d'une adresse de boîte postale. Par exemple, écrivez « boîte postale » et non « P. O. Des boites."
- De nombreuses entreprises (et certaines personnes) reçoivent du courrier dans la boîte aux lettres au lieu d'adresses normales, ce qui signifie que vous n'avez besoin d'envoyer du courrier qu'à une seule adresse, pas aux deux.
- Le fonctionnement de la boîte postale est légèrement différent dans chaque pays. Par conséquent, les options d'expédition avec le même numéro peuvent ne pas être disponibles lorsque vous envoyez des lettres ou des colis à l'international.
Étape 5. Ajoutez la ville, la région et le code postal sur la dernière ligne
Enfin, écrivez en détail la zone où la lettre doit être envoyée. Séparez les villes et les régions ou les provinces par des virgules et indiquez une distance entre les régions et les codes postaux. Dans certaines régions, comme la France et certaines régions du Canada, le code postal peut être écrit avant le nom de la ville.
- Utilisez une abréviation à 2 lettres pour l'état ou le territoire tel que défini par les réglementations postales, telles que "Los Angeles, CA" ou "New York, NY".
- Si vous souhaitez envoyer la lettre à une adresse internationale, entrez le nom du pays dans la ligne juste en dessous du nom de la ville et du code postal.
Partie 2 sur 2: Remplissez les informations d'expédition requises
Étape 1. Trouvez le numéro de boîte postale inconnu
Vous pouvez trouver l'adresse physique de la personne ou de l'entité à laquelle vous souhaitez écrire en effectuant une recherche rapide sur Internet. L'adresse peut également être imprimée quelque part sur l'emballage du colis que vous avez acheté. L'adresse sera affichée telle qu'elle devrait être écrite sur la lettre. Donc, en cas de doute, copiez-le exactement tel qu'il apparaît.
- Si vous envoyez une lettre en réponse, vous pouvez trouver le numéro de boîte postale sur la première ou la deuxième ligne de l'adresse de retour dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe.
- Contactez les services d'annuaire ou soumettez un formulaire de demande de la Freedom of Information Act (FOIA) pour un numéro de boîte postale qui n'est pas répertorié publiquement.
Étape 2. Utilisez une écriture facile à lire
Lorsque vous avez terminé d'écrire l'adresse sur la lettre, faites attention à votre écriture et assurez-vous qu'elle est claire. N'oubliez pas que votre courrier est traité, trié et envoyé par quelqu'un d'autre, qui devrait pouvoir le lire en un instant.
- Utilisez toujours des lettres imprimées pour noter les informations. Les lettres cursives et autres belles lettres peuvent être difficiles à comprendre.
- Écrire en majuscules peut être utile si votre écriture a tendance à sembler précipitée ou brouillonne.
- Si vous ne savez pas si l'adresse sera facile à lire pour un œil étranger, réécrivez-la en utilisant une nouvelle enveloppe juste au cas où.
Étape 3. Notez l'adresse de retour
Écrivez votre propre adresse dans le coin supérieur gauche de l'enveloppe ou du colis. L'adresse de retour doit être de la même taille que l'adresse de destination ou légèrement plus petite. Sinon, il peut être mal interprété comme une adresse de destination.
Notez l'adresse la plus facile à joindre
Étape 4. Mettez un tampon
Collez le timbre ou l'étiquette d'expédition prépayée près du coin supérieur droit pour payer les frais d'expédition. Assurez-vous que le tampon ou l'étiquette ne couvre pas les deux adresses ou les informations d'expédition.
- Utilisez un calculateur d'affranchissement pour calculer les frais d'expédition ou demandez de l'aide à un commis.
- Le courrier international peut également nécessiter des frais postaux supplémentaires ou des formulaires spéciaux. Ce formulaire doit être rempli et soumis en ligne avant l'expédition du colis.
Étape 5. Vérifiez s'il y a des erreurs
Avant d'envoyer une lettre, examinez les informations que vous avez notées et assurez-vous qu'elles sont correctes. Il est très important que vous vous assuriez que les détails des nombres sont corrects. Une fois que vous êtes satisfait de votre lettre, mettez-la dans la boîte aux lettres ou apportez-la au bureau de poste pour la livraison.
Le coursier de livraison peut comprendre ce que vous voulez dire si vous faites une erreur typographique telle que « Indianapolis, IN », mais si le numéro de boîte postale ou le code postal est incorrect, la lettre peut être envoyée à un autre endroit ou ne pas être livrée du tout
Des astuces
- Écrivez l'adresse du destinataire à l'aide d'un stylo ou d'un marqueur permanent à l'encre noire. Évitez d'utiliser un crayon.
- Gardez votre écriture d'une taille cohérente afin que les informations sur l'enveloppe ne semblent pas encombrées.
