L'activité des comptes chèques est plus facile à enregistrer à l'aide des registres de chèques créés à partir de Microsoft Excel. Vous pouvez configurer des registres de chèques pour catégoriser les dépenses afin de pouvoir suivre tous les décaissements en espèces. Vous pouvez créer une formule pour connaître le solde de l'argent dans le compte. En plus d'être utile, en créant un registre de contrôle dans Excel, vous pouvez également connaître les bases d'Excel.
Étape
Partie 1 sur 5: Création de colonnes dans Excel
Étape 1. Familiarisez-vous avec Excel
Excel est un tableur utilisé pour gérer les données et effectuer des calculs avec des formules. Les feuilles de calcul Excel sont organisées en colonnes et en lignes.
- La version de bureau d'Excel peut être installée sur un PC ou un Mac. Il existe également des applications en ligne gratuites pour votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone. La fonctionnalité de chaque version n'est que légèrement différente.
- Excel existe depuis longtemps et il y a toujours une nouvelle version chaque année. Le fonctionnement de chaque version n'est que légèrement différent.
- Dans Excel, les lignes sont horizontales et triées par numéro. Les colonnes sont verticales et triées par lettre. Les carrés où les lignes et les colonnes se rencontrent sont appelés cellules. Les cellules sont nommées d'après les lignes et les colonnes. La cellule de la cinquième ligne de la colonne D est nommée D5 (colonne D, ligne 5).
- Connaître la différence entre une feuille de calcul et un classeur. Une feuille de calcul est un fichier Excel qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Chaque feuille de calcul se trouve dans des onglets séparés dans le classeur. Les classeurs ont généralement trois onglets, mais peuvent être ajoutés si nécessaire.
- Vous pouvez simplement utiliser un onglet pour créer un registre de contrôle de base.
- Vous utiliserez les deux onglets pour créer une fonction de catégorie de charge dans le registre de contrôle.
Étape 2. Ouvrez une feuille de calcul vierge
Comment ouvrir une feuille de calcul dépend du système d'exploitation et du type d'ordinateur que vous utilisez.
- Pour les PC exécutant un système d'exploitation sous Windows 7, cliquez sur le menu Démarrer dans le coin inférieur gauche du bureau. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Programmes. Dans le menu qui apparaît ensuite, cliquez sur Microsoft Office, puis sur Microsoft Office Excel. À ce stade, une feuille de calcul vierge apparaît sur votre bureau.
- Pour les PC sous Windows 7 ou version ultérieure, cliquez sur l'icône Windows dans le coin inférieur gauche de l'écran, puis cliquez sur la vignette Microsoft Excel pour ouvrir Excel. Il y aura une page montrant les nouveaux fichiers sur la gauche et les nouvelles options de modèle de document sur la droite. Cliquez sur la première option de modèle, Classeur vierge pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul.
- Pour ouvrir Excel sur Mac, cliquez sur Excel dans le dock. Cliquez sur "Fichier" dans la barre de menu. Cliquez sur "Ouvrir" puis sur "Nouveau". Vous serez redirigé vers une nouvelle feuille de calcul vierge.
Étape 3. Créez des étiquettes de colonne
Utilisez l'étiquette qui se trouve habituellement dans le chéquier du registre. Créer des colonnes pour la date, non. chèque, bénéficiaire et description ou mémo. Créez ensuite des colonnes pour les débits (c'est-à-dire les paiements ou les retraits), les crédits (c'est-à-dire les dépôts) et les soldes à terme.
- Entrez "DATE" dans la cellule B1 (colonne B, ligne 1). La date de la transaction est saisie ici.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule C1 (colonne C, ligne 1). Tapez "ARTICLE #". Le numéro de chèque ou le type de transaction est saisi ici, par exemple « ATM » ou « dépôt ».
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule D1 (colonne D, ligne 1). Tapez "PAYE". Il s'agit du nom du destinataire du chèque ou du bénéficiaire.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule E1 (colonne E, ligne 1). Tapez "DESCRIPTION". Les détails de la transaction sont entrés ici.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule F1 (colonne F, ligne 1). Tapez "DÉBIT". L'argent qui sort du compte (sortie) est enregistré ici.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule G1 (colonne G, ligne 1). Tapez « CATEGORIE DE DÉPENSES ». Laissez d'abord ce champ vide. Ces options de colonne seront créées dans une étape ultérieure.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule H1 (colonne H, ligne 1). Tapez "CREDIT". L'argent qui va sur le compte (entrée) est enregistré ici.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule J1 (colonne J, ligne 1). Tapez "CATEGORIE DE REVENU". Ces options de colonne seront également créées dans une étape ultérieure.
- Déplacez une cellule vers la droite, la cellule K1 (colonne K, ligne 1). Tapez " SOLDE ". Il s'agit du montant dans le compte après que toutes les transactions ont été enregistrées.
Étape 4. Formatez les étiquettes de colonne
Ajoutez une mise en forme à la colonne d'étiquettes en caractères gras et attribuez aux rangées d'étiquettes de registre une couleur d'arrière-plan différente pour une lecture facile. Tout d'abord, sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez formater, puis sélectionnez une option de format.
- Recherchez les options de format dans l'onglet "ACCUEIL" du ruban de la barre d'outils. Cet onglet "ACCUEIL" est déjà ouvert lorsque vous ouvrez un nouveau classeur.
- Sélectionnez la cellule B1 (DATE) puis faites glisser le curseur sur toutes les étiquettes jusqu'à la cellule K1 (BALANCE).
- Dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils, cliquez sur "B" pour sélectionner un format gras.
- Cliquez sur l'icône du pot de peinture pour afficher la palette de couleurs d'arrière-plan afin de modifier la couleur d'arrière-plan.
Étape 5. Redimensionnez plusieurs colonnes
Généralement, la taille de la colonne est trop petite pour stocker les données que vous avez saisies. Par exemple, les colonnes « PAYEE » et « DESCRIPTION » peuvent contenir des noms longs ou de longs mémos. La colonne A ne sert que de séparateur, sa taille est donc très étroite.
- Cliquez sur l'en-tête de colonne A pour sélectionner la colonne entière. Dans le coin supérieur droit de la barre d'outils du ruban "ACCUEIL", cliquez sur le bouton "FORMATER". Dans le menu déroulant, cliquez sur "Largeur de colonne", saisissez 2 puis cliquez sur OK. La colonne A sera très étroite.
- Développez la colonne D, "PAYEE". Cliquez sur la section d'en-tête dans la colonne D pour sélectionner cette colonne. Survolez la bordure des colonnes D et E. Le curseur se transformera en curseur de redimensionnement, avec une forme semblable à un signe plus avec une flèche pointant vers le haut. Une fois ce curseur visible, faites un clic gauche et faites glisser la souris vers la droite pour agrandir la colonne comme vous le souhaitez.
- Répétez la même procédure pour développer la colonne E, "DESCRIPTION".
Étape 6. Centrez l'étiquette du registre
Sélectionnez toute la première ligne. Cliquez avec le bouton gauche sur le numéro un sur la bordure gauche de la page. En haut à gauche de la barre d'outils du ruban "ACCUEIL", cliquez sur le bouton d'alignement central. Toutes les données des cellules sélectionnées seront centrées. Les étiquettes de colonne dans chaque cellule sont maintenant centrées.
Partie 2 sur 5: Formatage des cellules
Étape 1. Entrez des données
Pour voir les modifications de format apportées, entrez quatre lignes de données dans les cellules. Commencez par le solde de départ, puis saisissez les trois autres transactions.
- Ajoutez la date du solde d'ouverture dans la cellule B2, par exemple le 27/09/15. Dans la colonne "PAYEE" de la cellule D2, tapez "Solde d'ouverture". Dans la colonne « SOLDE » de la cellule K2, entrez le montant d'argent sur votre compte en fonction de la date de la cellule B2.
- Ajoutez trois autres transactions. Combinez les transactions de débit (telles que les paiements par chèque ou les retraits aux guichets automatiques) et les transactions de crédit (telles que les dépôts).
- Notez la mise en forme incohérente de chaque nombre dans la cellule. Le format de la colonne de date peut changer en « 2015/09/27 » ou « 27-Sept ». La colonne du montant en dollars peut afficher le mauvais nombre de décimales. Formatez-le pour que tout soit propre.
Étape 2. Formatez la date
Assurez-vous que cette colonne affiche des dates cohérentes. Il existe de nombreuses options pour formater les dates dans Excel. Faites votre choix.
- Cliquez sur l'en-tête dans la colonne B, qui est « DATE ». La colonne entière sera sélectionnée.
- Cliquez avec le bouton droit sur la colonne et sélectionnez Formater les cellules. La fenêtre Formater les cellules apparaîtra.
- Sélectionnez l'onglet "Numéros". Sélectionnez "Date" dans "Catégorie". Sélectionnez le format de date souhaité et cliquez sur OK dans le coin inférieur droit de la fenêtre.
- Pendant que la colonne est toujours sélectionnée, centrez les données dans ces cellules en cliquant sur l'icône d'alignement au centre dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils, dans le ruban "ACCUEIL".
Étape 3. Formater la colonne « ITEM # »
Les données de cette colonne doivent être centrées. Mettez en surbrillance toute la colonne de C en cliquant sur l'en-tête de la colonne. Cliquez sur l'icône d'alignement central. Faites attention aux données qui ont été saisies dans cette colonne. L'écriture doit être centrée.
Vérifiez le format des colonnes D et E, "PAYEE" et "DESCRIPTION". Excel formate généralement les cellules de manière à ce que les données soient alignées à gauche. Ce format conviendra à cette colonne. Vérifiez la taille de la colonne. Il y a maintenant des données dans ces cellules, alors ajustez la largeur de la colonne pour élargir ou rétrécir la colonne, selon vos besoins
Étape 4. Formatez la devise dans les colonnes F, H et K, ou « DÉBIT », « CRÉDIT » et « BALANCE FORWARD »
La devise utilise des décimales à deux chiffres. Il existe une option pour afficher un signe dollar. Le numéro de débit peut également être rendu rouge si vous le souhaitez.
- Sélectionnez la colonne F. Cliquez avec le bouton droit dans la colonne F et sélectionnez Formater les cellules. La fenêtre Formater les cellules apparaîtra. Dans l'onglet "Numéro", sélectionnez "Comptabilité". Sélectionnez " 2 " dans l'option " Décimales ". Sélectionnez le signe dollar dans "Symbole".
- Répétez les étapes ci-dessus pour les colonnes H et K.
- Pour faire apparaître le numéro de débit en rouge, cliquez sur l'en-tête de la colonne F pour sélectionner la colonne entière. Cliquez avec le bouton droit sur la colonne et sélectionnez Formater les cellules. Sélectionnez l'onglet Police lorsque la fenêtre Format de cellule apparaît. Dans cet onglet, cliquez sur le menu déroulant à côté de l'option Couleur. Dans la palette, cliquez sur la couleur rouge.
Partie 3 sur 5: Création de formules
Étape 1. Créez une formule pour calculer le solde actuel
Entrez la formule de l'opération mathématique pour calculer le solde actuel dans la colonne K. Vous n'avez pas besoin de la formule dans la cellule K2. Votre solde de départ est saisi ici.
- Cliquez sur la cellule K3. Cliquez sur la barre de formule en haut de la feuille de calcul. Tapez la formule pour effectuer le calcul. Entrez =SOMME(K2-F3+H3). Cette formule indique à la feuille de calcul de prendre le solde d'ouverture (cellule K2), de soustraire les débits s'il y en a (cellule F3) et d'ajouter les crédits s'il y a lieu (cellule H3).
- Si le solde d'ouverture est de 200 $ et que votre première entrée est un chèque de 35 $, enregistrez 35 $ comme débit dans la cellule F3. La formule que vous avez entrée dans la cellule H3 prend le solde initial et soustrait le débit pour que le solde soit de 165 $.
Étape 2. Copiez la formule
Sélectionnez la cellule K3. Faites un clic droit et sélectionnez Copier. Sélectionnez les cellules K4 et K5, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Coller. Maintenant, la formule est copiée dans ces cellules. Maintenant, le solde actuel a été calculé dans la colonne K pour toutes les lignes de données qui ont été saisies.
Étape 3. Créez une formule conditionnelle pour effacer la colonne du solde actuel
Vous pouvez copier la formule ci-dessus dans la cellule K6. Cependant, comme vous n'avez entré aucune donnée, le solde actuel de la cellule K5 apparaîtra également dans la cellule K6. Pour clarifier cela, créez une formule conditionnelle qui videra la cellule si aucune transaction n'est saisie, mais affichera le solde s'il y en a une.
Dans la cellule K6, entrez la formule =IF(ISBLANK(B6), "", SUM(K5-F6+H6)). Cela indiquera à Excel que si la cellule B6 de la colonne "DATE" est vide, la cellule H6 doit être vide, mais si la cellule B6 n'est pas vide, le solde doit être calculé
Étape 4. Développez la formule avec AutoFill
La fonction AutoFill remplit la formule des cellules adjacentes, il n'est donc pas nécessaire d'entrer la formule "BALANCE" à plusieurs reprises.
- Recherchez le levier AutoFill dans la cellule active. Regardez le petit rectangle sombre dans le coin inférieur droit de la cellule active. Survolez jusqu'à ce qu'il se transforme en curseur de saisie automatique, qui ressemble à un petit plus.
- Cliquez sur la cellule K6. Survolez le levier AutoFill et le curseur se transformera en un signe plus fin. Cliquez avec le bouton gauche de la souris et maintenez le levier AutoFill enfoncé. Faites glisser le curseur vers la cellule K100 (colonne K, ligne 100).
- La formule est maintenant copiée dans toutes les cellules de la colonne K à la ligne 100. Les numéros de ligne et de colonne de chaque cellule sont automatiquement ajustés afin que la formule puisse calculer correctement.
Partie 4 sur 5: Ajout de catégories
Étape 1. Créez une catégorie de transaction
Les catégories de transactions sont utiles pour suivre les sorties de fonds et les types de revenus. Les catégories peuvent se rapporter aux impôts sur le revenu, tels que les impôts fonciers ou les dons de bienfaisance. Les catégories peuvent également être utilisées pour créer des graphiques qui visualisent facilement l'activité financière d'un compte.
Étape 2. Créez l'onglet "Catégories"
Cet onglet est utilisé pour stocker toutes les catégories potentielles de chèques du registre des revenus et des dépenses. Renommez l'un des onglets du classeur "Catégories". Double-cliquez sur un titre d'onglet existant pour le mettre en surbrillance. Le nom deviendra "Sheet2" ou "Sheet3". Lorsque le nom de la feuille est mis en surbrillance, saisissez un nouveau nom pour l'onglet, tel que "Catégories".
Dans la cellule B4, tapez "Catégories". Mettez les cellules en gras et centrez-les
Étape 3. Créez des catégories de revenu
Tapez "*** Revenu ***" dans la cellule B5. Toutes les catégories de revenus dont vous disposez ou dont vous pouvez bénéficier à l'avenir sont incluses ici. Entrez toutes vos catégories de revenus à partir de la cellule B6 et en descendant.
- La catégorie de revenu la plus courante est « salaires » (salaires). Ventilez les différentes catégories de salaire s'il y a plus d'un emploi.
- Votre situation financière est un facteur déterminant pour les autres catégories de revenus. Créez une catégorie « Dividende » si vous possédez des actions. Créez également des catégories de pension alimentaire pour enfants, le cas échéant. Autres catégories telles que « Intérêts Revenus », « Cadeaux » et « Divers ».
Étape 4. Créez des catégories de charge
Effacez les cellules de la dernière catégorie de revenu. Descendez d'une cellule puis tapez "*** Dépenses ***". Toutes les catégories de charges se trouvent dans cette section.
Le nombre de catégories de charge est adapté à votre situation, y compris « Hypothèque », « Loyer », « Assurance », « Paiement automobile », « Essence », « Électricité », « Téléphone » ou « Divertissement »
Étape 5. Donnez un nom à la plage de cellules contenant la catégorie
Sélectionnez la cellule B5, puis mettez en surbrillance de la cellule B5 toutes les catégories de revenus et de dépenses. Recherchez la zone de nom de cellule dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, à gauche de la zone de formule. Le nom de la première cellule de la plage en surbrillance affichera « B5 ». Cliquez sur la case du nom de la cellule et tapez "Catégories". Il s'agit du nom de la plage de cellules que vous pouvez utiliser dans le registre de contrôle.
Étape 6. Utilisez les catégories de dépenses et de revenus dans le registre des chèques
Revenez à l'onglet dans lequel vous avez créé le registre de chèques. Désormais, les colonnes « CATEGORIE DE DÉPENSES » et « CATEGORIE DE REVENUS » seront ajoutées à un menu déroulant.
- Sélectionnez la cellule G2 dans la vérification de l'onglet Registre. Il s'agit de la première cellule de la colonne « CATEGORIE DE DÉPENSES ».
- Sélectionnez le ruban "DONNÉES" dans la barre d'outils. Cliquez sur le bouton "Validation des données". Sélectionnez « Validation des données » dans le menu déroulant. La fenêtre « Validation des données » s'ouvrira.
- Dans l'onglet "Paramètres" de la fenêtre "Validation des données", recherchez la liste déroulante "Autoriser". Cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez "Liste". Entrez "=Catégories" sous "Source". cliquez sur OK.
- Une petite flèche apparaîtra à côté de la cellule G2. Cliquez sur cette flèche pour afficher une liste de catégories. Cliquez sur la catégorie qui correspond à la transaction de ligne.
- Copiez la formule de la cellule G2 dans la cellule G100 à l'aide du remplissage automatique.
- Allez à la cellule J2 pour répéter le processus dans la colonne « CATÉGORIE DE REVENU ».
Partie 5 sur 5: Protéger le registre des chèques
Étape 1. Verrouillez les cellules de formule et protégez la feuille de calcul
La protection de la feuille de calcul signifie que vous ne pouvez pas écraser les données dans les cellules verrouillées, vous n'avez donc pas à vous soucier des calculs de solde futurs erronés en raison d'erreurs de formule. Vous pouvez également ajouter un mot de passe pour rendre votre registre de chèques plus protégé des autres utilisateurs. Assurez-vous que le mot de passe est facile à retenir ou notez-le dans un endroit sûr. La feuille de calcul ne sera pas accessible si vous oubliez votre mot de passe.
Étape 2. Déverrouillez la cellule
Une fois la feuille de calcul protégée, toutes les cellules seront verrouillées. Par conséquent, vous devez déverrouiller les cellules de données à saisir, même si la feuille de calcul est protégée.
- Sélectionnez les cellules B2 à J100. Ce sont toutes les cellules de toutes les colonnes du registre de contrôle, à l'exception de la dernière colonne, K, qui est la colonne "BALANCE". Les données doivent toujours être saisies dans ces cellules même si la feuille de calcul est protégée.
- Dans la plage de cellules sélectionnée, cliquez avec le bouton droit. Sélectionnez Formater les cellules.
- Dans la fenêtre Formater les cellules, sélectionnez l'onglet Protection. Décochez la case "Verrouillé" puis cliquez sur OK.
Étape 3. Activez la protection sur la feuille de calcul
Cela signifie que toutes les cellules resteront verrouillées, y compris les cellules de la colonne K ("BALANCE") afin qu'elles ne puissent pas être écrasées.
- Ouvrez le ruban "REVIEW" dans la barre d'outils. Cliquez sur « Protéger la feuille » pour afficher la fenêtre « Protéger la feuille ».
- Si vous souhaitez protéger la feuille de calcul, ajoutez le mot de passe ici. Sinon, laissez-le vide.
- cliquez sur OK. Les registres de chèques ne sont plus protégés.
Étape 4. Déprotégez la feuille de calcul afin de modifier les cellules verrouillées
Vous pouvez inverser ce processus ultérieurement si vous souhaitez modifier la formule dans une cellule verrouillée. Ouvrez le ruban "REVIEW" dans la barre d'outils. Cliquez sur "Déprotéger la feuille" jusqu'à ce que la fenêtre "Déprotéger la feuille" apparaisse. cliquez sur OK.
