Parce qu'il est souvent utilisé à des fins personnelles et informelles, rédiger un e-mail formel peut être intimidant. Cependant, si vous devez écrire un e-mail formel à un enseignant, un patron, un partenaire commercial, une agence gouvernementale ou une autre personne qui a besoin d'une formalité, suivez simplement ces directives simples. Exprimez votre point de vue brièvement et clairement, et suivez les règles d'écriture, de style et de format de lettre formel. Enfin, vérifiez et corrigez votre email avant de l'envoyer.
Étape
Méthode 1 sur 3: Formatage du courrier électronique
Étape 1. Utilisez une adresse e-mail professionnelle
Idéalement, l'adresse e-mail est une variante de votre vrai nom, et non un nom d'utilisateur ou un surnom. Utilisez des points, des tirets ou des traits de soulignement, sans chiffres ni autres lettres, si possible.
Par exemple [email protected] semblerait peu professionnel. En attendant, [email protected] serait plus approprié à utiliser
Étape 2. Utilisez une police professionnelle
La plupart des services de messagerie vous permettent aujourd'hui d'écrire dans une variété de polices et de textes. Cependant, pour les e-mails officiels, il est préférable de s'en tenir aux polices officielles comme Times New Roman et Arial. Évitez les polices décoratives comme Comic Sans ou Old English. En plus de:
- Écrivez votre e-mail dans une police facile à lire, telle que la taille 12.
- Évitez les écritures spéciales telles que les polices en italique, en gras ou multicolores, à moins qu'elles ne correspondent au contenu et à l'objectif de l'e-mail.
- N'écrivez pas l'e-mail entièrement en majuscules. En écrivant ainsi, vous aurez l'air de crier sur le destinataire.
Étape 3. Donnez à l'e-mail un titre (sujet) court et précis
Utilisez quelques mots-clés liés au contenu de l'e-mail dans le titre. Cela aidera à empêcher le destinataire d'ignorer votre e-mail. Les e-mails envoyés sans titre ou utilisant un titre obscur apparaîtront sans importance pour le destinataire.
- Les titres des e-mails tels que « Questions rapides », « Vous contacter » ou « Questions importantes » apparaîtront obscurs pour le destinataire.
- Pendant ce temps, le titre de l'e-mail « Calendrier, liste des invités, invitation au déjeuner et résumé de la réunion du 12 mars » semblerait trop long et contiendrait plusieurs sujets à la fois.
- D'un autre côté, le titre de l'e-mail « Rencontre sur les dommages causés par l'escalator le 12 mars » est assez court et clair. Ce titre peut donner au destinataire un aperçu du sujet principal, ainsi qu'une date claire.
Méthode 2 sur 3: Rédaction de contenu
Étape 1. Utilisez un message d'accueil approprié
Commencez toujours un e-mail formel par une salutation. Vous pouvez écrire directement le nom du destinataire (si vous le connaissez). Complétez le nom du destinataire avec son titre ou son titre (M., Mme, Dr, etc.). Vous pouvez également écrire "Cher" avant le nom et le titre du destinataire si vous préférez.
- Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire de l'e-mail, écrivez simplement "Cher Monsieur/Madame", ou "Aux intéressés".
- N'utilisez pas « Bonjour » ou « Salut » ou d'autres salutations informelles.
Étape 2. Présentez-vous dans le premier paragraphe (si nécessaire)
Si vous écrivez à quelqu'un que vous n'avez jamais contacté auparavant, comme un nouveau client, un responsable des ressources humaines ou un fonctionnaire, présentez-vous et expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail. Écrivez-le dans la première ou la deuxième phrase de votre e-mail.
Par exemple, lorsque vous envoyez une demande d'emploi par courrier électronique, vous pouvez écrire: « Je m'appelle Maria Isabella. Je vous ai contacté pour postuler à un emploi d'assistant administratif annoncé sur le site Web JobXYZ.com »
Étape 3. Priorisez les informations les plus importantes
Après vous être présenté et avoir indiqué votre objectif principal pour l'envoi de l'e-mail, vous pouvez continuer avec le corps de l'e-mail. Énumérez les informations les plus importantes tout en haut. De cette façon, vous apprécierez davantage le temps du destinataire et clarifiez l'objectif de l'e-mail.
Lorsque vous écrivez un e-mail à un fonctionnaire, par exemple, vous pouvez commencer par: « Je m'appelle Maria Isabella. J'ai obtenu votre adresse e-mail sur le site officiel du tribunal municipal de Salatiga. J'envoie cette lettre pour exprimer mon objection à la billet que j'ai reçu le 29 février 2015."
Étape 4. Allez directement au point de la lettre
Dans une lettre formelle, vous pouvez exprimer votre point directement. Les bavardages ne feront que rendre le lecteur confus et difficile à comprendre ce dont vous avez besoin ou ce dont vous avez besoin de leur part.
- Par exemple, lorsque vous écrivez une lettre à un professeur sur le campus, vous n'avez pas besoin de tourner en rond et d'écrire des choses comme: « Je suis Maria Isabella. Me connaissez-vous ? La chimie 221 est mon cours préféré en ce moment parce que votre le matériel pédagogique est très bien organisé. Ainsi, je peux toujours suivre et savoir ce qui sera testé. En ce qui concerne l'examen, je me souviens de l'examen à venir.
- D'un autre côté, écrire un e-mail comme celui-ci pourrait rendre plus clair: « Je suis Maria Isabella. Je suis une étudiante en chimie 221 et je voulais vous parler d'un éventuel conflit d'horaires d'examens ».
Étape 5. Écrivez un court e-mail
Bien qu'il n'y ait pas de limite de longueur spécifique, c'est une bonne idée de faire un e-mail aussi long qu'un ordinateur portable ou un écran d'ordinateur.
Si votre e-mail est suffisamment long, divisez-le en plusieurs paragraphes courts. Laissez une ligne vide entre chaque paragraphe au lieu de l'écrire en retrait
Étape 6. Utilisez la langue officielle
Étant donné que les e-mails formels sont créés à des fins professionnelles, vous devez faire bonne impression. Utilisez des phrases complètes et des expressions polies. Évitez les éléments suivants:
- Argot
- Abréviations inutiles
- Utilisation d'émoticônes et d'emoji
- Mots irrespectueux
- Plaisanter
Étape 7. Utilisez un message de clôture approprié
Tout comme les salutations d'ouverture, il existe plusieurs options pour les salutations de fermeture qui peuvent être utilisées dans les lettres formelles. Assurez-vous d'inclure votre nom complet et votre titre, ainsi que tout autre titre (le cas échéant). Voici des exemples de salutations de clôture pouvant être utilisées:
- "Meilleures salutations,"
- "Cordialement votre,"
- "Merci,"
- "Les salutations,"
- "Ton élève,"
Méthode 3 sur 3: Se préparer à envoyer des lettres
Étape 1. Incluez les pièces jointes requises
Si vous devez inclure une pièce jointe, assurez-vous de l'inclure dans le corps de l'e-mail afin que les personnes qui le lisent puissent le voir. Essayez de limiter le nombre de pièces jointes et la taille des fichiers, et utilisez des types de fichiers courants et largement utilisés.
Par exemple, incluez un avis tel que « Je joins une copie PDF de mon curriculum vitae et de mon portfolio »
Étape 2. Améliorez le contenu, l'orthographe et la grammaire de l'e-mail
Ne comptez pas uniquement sur les services de messagerie pour détecter vos fautes d'orthographe et de grammaire. Lisez votre e-mail à haute voix ou demandez à quelqu'un de le vérifier et de le corriger. De cette façon, vous pouvez facilement trouver des fautes d'orthographe et des phrases peu claires.
Étape 3. Assurez-vous que votre e-mail ne contient aucune information sensible
Rappelez-vous toujours que le courrier électronique n'est pas un moyen de communication sécurisé. Gardez à l'esprit que les serveurs de messagerie peuvent être piratés ou que le destinataire peut, intentionnellement ou non, partager des informations que vous ne souhaitez pas révéler.
