Dans le monde numérique d'aujourd'hui, l'utilisation du courrier électronique pour demander des stages est de plus en plus courante. Si vous voyez une annonce de poste vacant ou si vous souhaitez vous renseigner sur un éventuel stage, veuillez envoyer un e-mail à la personne de contact indiquée. Assurez-vous d'écrire un e-mail aussi formel que d'écrire une lettre ordinaire. Utilisez les salutations, les fermetures et la grammaire appropriées. Vérifiez votre courrier électronique et préparez-vous à recevoir une réponse.
Étape
Méthode 1 sur 4: Préparation à la rédaction d'un e-mail
Étape 1. Créez une adresse e-mail professionnelle
Lorsque vous envoyez des e-mails professionnels, utilisez une adresse e-mail claire et professionnelle. Évitez les surnoms ou les symboles et chiffres inutiles. Des variantes de noms peuvent être utilisées. Par exemple: [email protected] peut être utilisé.
Si votre adresse e-mail actuelle est liée à un profil de réseau social qui contient un contenu non professionnel, créez et utilisez une adresse différente. Ajustez également les paramètres personnels sur les réseaux sociaux
Étape 2. Recherchez l'entreprise
Avant de demander un stage, faites des recherches sur l'entreprise pour laquelle vous souhaitez travailler. Visitez le site Web. Lisez les articles de presse sur l'entreprise. Si votre entreprise dispose de fonctionnalités accessibles, telles que les médias sociaux, utilisez ces fonctionnalités pendant une semaine pour en savoir plus. Utilisez vos connaissances pour rédiger la lettre. Les employeurs potentiels apprécient les candidats qui connaissent quelque chose sur l'entreprise et peuvent démontrer cette connaissance en profondeur.
Étape 3. Trouvez un lien commun
Il est avantageux d'avoir une relation dans une entreprise. Utilisez les réseaux sociaux comme LinkedIn et Facebook pour effectuer des recherches par mots-clés pour ces entreprises. Si des contacts de l'entreprise apparaissent, vérifiez leurs positions. Demandez poliment une entrevue par téléphone ou en personne. Demandez des directives concernant les demandes de stage.
- Avec LinkedIn, vous pouvez voir d'autres contacts des personnes que vous connaissez qui travaillent pour une entreprise. N'hésitez pas à demander à des contacts que vous connaissez de vous mettre en relation avec l'un de leurs contacts. Cependant, faites-le avec prudence et ne demandez pas indéfiniment de l'aide à la même personne.
- De nombreuses universités fournissent des bases de données d'anciens élèves en ligne. Vous pouvez rechercher des personnes ayant des emplois ou des lieux de travail spécifiques via ces sites. Les anciens qui fournissent des informations de contact sont souvent ouverts à recevoir des e-mails ou des appels téléphoniques d'étudiants.
- Lorsque vous discutez de l'entreprise avec votre personne de contact, mentionnez que vous êtes intéressé par un stage. Renseignez-vous sur la structure organisationnelle de l'entreprise, son environnement de travail, ses objectifs, etc.
Étape 4. Découvrez le destinataire
L'annonce des offres de stage comporte-t-elle le nom de la personne de contact ? Si c'est le cas, utilisez le nom et l'adresse e-mail de la personne. Si le nom de la personne-ressource ne figure pas dans la liste, contactez l'entreprise pour savoir qui est en charge de l'embauche des stagiaires. Si personne n'est autorisé, envoyez votre e-mail à un cadre supérieur de la division des ressources humaines de l'entreprise. Si vous parlez à quelqu'un dans l'entreprise, vous pouvez le mentionner au début de l'e-mail.
Si vous ne trouvez pas le nom du personnel de l'entreprise, veuillez envoyer un e-mail avec "Cher Monsieur/Madame"
Étape 5. Écrivez un titre de sujet spécifique
Bien sûr, vous voulez que votre e-mail soit remarqué dans une boîte de réception à grand volume. Par exemple, vous pouvez écrire « Demande de stage de l'entreprise X: Amiral ». Si possible, utilisez un titre de sujet spécifique tel que demandé par l'employeur.
Méthode 2 sur 4: Rédaction du premier paragraphe
Étape 1. Dites formellement le nom du destinataire de l'e-mail
Sur la première ligne, commencez l'e-mail par « Dear Dr/Mr/Mrs Smith » en fonction du nom, du titre et du sexe de la personne de contact. N'écrivez pas "Salut Mary" ou "Bonjour". Utilisez les mêmes formalités que vous utiliseriez normalement pour rédiger une lettre professionnelle.
Si vous ne pouvez pas déterminer le sexe de la personne, indiquez son nom complet. Par exemple, écrivez « Dear Romance Data »
Étape 2. Présentez-vous
Indiquez votre nom et votre statut (par exemple, étudiant en troisième année de biologie à l'Université X) au destinataire de l'e-mail. Expliquez comment vous avez obtenu des informations sur le stage, que ce soit en ligne, dans le journal ou par l'intermédiaire d'une personne-ressource. Si vous avez un interlocuteur commun, expliquez-le immédiatement. Par exemple, vous pourriez écrire: [directeur du programme/mon professeur/etc], [titre et nom], suggérant que je vous contacte.
Étape 3. Indiquez votre disponibilité
Expliquez les dates de début et de fin du travail et si ces dates sont flexibles. Par exemple, si vous êtes prêt à faire un stage au semestre de printemps et un stage d'été à temps plein, expliquez-le également. Décrivez le nombre d'heures par semaine que vous pouvez travailler.
Étape 4. Indiquez le but du stage
Avez-vous besoin d'un stage pour un examen de cours? Si possible, expliquez que votre recherche d'opportunités de stage est principalement d'acquérir de l'expérience et d'être flexible avec les responsabilités professionnelles et la rémunération. Notez les compétences que vous espérez acquérir grâce au stage.
Étape 5. Décrivez ce que vous admirez dans l'entreprise
Décrivez quelque chose que vous savez ou pensez de l'évaluation de l'entreprise de son organisation. Ne mentionnez pas les nouvelles négatives. Rendez votre lettre positive. Par exemple, vous pourriez déclarer: [Nom de l'entreprise] a une réputation exceptionnelle et j'apprécie l'engagement de cette entreprise envers [Budget gratuit pour les soins aux animaux négligés].
Méthode 3 sur 4: Rédaction du deuxième paragraphe
Étape 1. Discutez de vos qualifications et de votre expérience
En quelques phrases, expliquez les informations sur les cours, l'expérience de travail antérieure et les capacités pertinentes. Montrez comment vos connaissances peuvent profiter à l'entreprise. Incluez des informations sur les postes et les postes de bénévoles et comment ces expériences vous ont préparé à ces postes. Insistez sur la façon dont vous pouvez contribuer à l'entreprise. Les employeurs potentiels doivent avoir confiance que vous pouvez gérer les tâches qui vous sont confiées.
- Décrivez votre expérience de travail avec des verbes forts. Au lieu d'écrire: « J'ai été stagiaire en marketing pendant deux ans », expliquez-vous « En tant que stagiaire en marketing, je crée de nouveaux contenus, je conçois des brochures numériques et imprimées et je gère les médias sociaux pour une entreprise de 50 employés.
- Les compétences peuvent être la gestion des médias sociaux, l'organisation d'événements ou une variété d'autres choses.
Étape 2. Énumérez la réussite scolaire ou parascolaire
Notez vos qualifications académiques. Si vous avez déjà occupé un poste de direction, décrivez vos obligations et/ou vos réalisations. Avez-vous déjà présidé un comité? Avez-vous déjà dirigé une équipe? Soyez bref afin de ne pas perdre l'attention de vos lecteurs d'e-mails.
Au lieu d'utiliser des adjectifs pour vous décrire, utilisez des exemples concrets qui démontrent vos qualités. Par exemple, au lieu de dire « J'étais un élève ambitieux », écrivez « J'étais systématiquement dans le top 10 % des élèves de ma classe. »
Méthode 4 sur 4: Fin de l'e-mail
Étape 1. Indiquez quand vous pouvez nous contacter
Discutez du moment et de la manière dont vous communiquerez avec l'employeur pour faire le suivi de l'état de la demande. Fournissez vos coordonnées, à savoir votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, ainsi que vos disponibilités. Vous pouvez écrire: Je suis joignable par téléphone ou par mail. Si vous ne pouvez pas me joindre, je vous appellerai [lundi prochain].
Étape 2. Terminez l'e-mail
Il est poli de remercier vos lecteurs d'e-mails d'avoir pris le temps d'examiner les informations vous concernant. Terminez par une conclusion chaleureuse, comme « au revoir ». Si vous avez déjà parlé à un lecteur d'e-mails par téléphone ou en personne auparavant, vous pouvez utiliser un message d'accueil comme « Salutations ». N'utilisez pas « Merci » ou simplement « Salutations » comme lettre de clôture dans une lettre formelle. Écrivez votre nom complet, par exemple Nita Laksamana, et pas seulement Nita.
Étape 3. Étudiez les pièces jointes
Ne joignez pas de curriculum vitae à des courriels de stage non sollicités. Les employeurs peuvent ne pas vouloir ouvrir les fichiers joints, surtout s'ils ont une politique de travail sur les pièces jointes, à moins que l'entreprise ne recherche activement des stagiaires. Si l'annonce de stage demande un CV, joignez le document au format PDF (par opposition à un document Word, où le formatage peut être perdu/modifié s'il est ouvert avec un autre système).
Certains employeurs peuvent déclarer qu'ils n'ouvriront pas les pièces jointes des e-mails. Si tel est le cas, incluez votre lettre de motivation et votre curriculum vitae dans le corps de l'e-mail. Assurez-vous de les espacer pour permettre aux employeurs de distinguer plus facilement les documents
Étape 4. Suivez comme promis
Si vous n'avez pas de réponse de la part de l'entreprise, envoyez un autre e-mail, ou de préférence un appel téléphonique. Vous pourriez écrire comme ceci: Cher Dr. Hansen, je m'appelle [votre nom] et je fais suite à un e-mail que j'ai envoyé la semaine dernière au sujet d'une opportunité de stage [automne]. J'apprécierais avoir l'opportunité de discuter de ce poste. Merci. Cordialement, Nita Amiral.
Des astuces
- Joindre une lettre de motivation crée une sensation formelle, car les messages électroniques ont tendance à être un moyen de communication décontracté. Si vous joignez une lettre de motivation, le message électronique doit être bref mais poli, s'adresser à l'employeur, indiquer qui vous êtes, pourquoi vous postulez et expliquer que le CV et la lettre de motivation sont joints. Écrivez votre nom dans le message électronique et fournissez vos coordonnées.
- Ne créez pas un e-mail comme un e-mail normal. Soyez précis sur chaque e-mail que vous envoyez afin que les employeurs sachent que vous n'utilisez pas de méthodes génériques pour rechercher des stages.
