Il y a beaucoup d'événements dans la vie qui vous obligent à demander une prolongation de délai. Peut-être avez-vous besoin de temps pour faire vos devoirs ou avez-vous du mal à terminer vos projets de travail à temps. Dans de tels moments, vous devriez être en mesure d'écrire une lettre demandant une prolongation de délai de manière efficace et appropriée. Réfléchissez à votre demande, par exemple de combien de temps avez-vous besoin et pourquoi ? Ensuite, écrivez la lettre dans un style formel et envoyez-la avec un tracker pour vous garder calme.
Étape
Méthode 1 sur 3: Compiler le contenu de la lettre
Étape 1. Écrivez dès que possible
Une fois que vous savez que vous avez besoin d'une prolongation, préparez une lettre immédiatement. Vous devez laisser le plus de temps possible au destinataire pour décider de votre situation. Vous devez également paraître prêt malgré le fait que vous demandez un ajustement d'horaire.
Étape 2. Déterminez le temps supplémentaire dont vous avez besoin
Tenez compte de tous les facteurs et faites une demande réaliste. Si le délai demandé est trop court, vous devrez peut-être demander une prolongation ultérieurement. Dans la mesure du possible, les délais ne doivent pas être manqués. Il est donc préférable que vos calculs soient un peu exagérés.
- Selon la situation, vous voudrez peut-être considérer cette lettre dans le cadre des négociations. Dans ce cas, c'est une bonne idée de demander plus de temps pour qu'il y ait encore de la place pour le compromis et trouver un terrain d'entente.
- Mesurez votre vitesse en fonction de vos progrès actuels et de la partie qui reste à terminer. Par exemple, si vous travaillez sur un projet de conseil depuis trois mois, vous devriez être en mesure d'estimer la quantité de travail encore inachevé.
- Sachez que le destinataire de la lettre peut également avoir un délai. Peut-être qu'ils ont aussi une date limite qui devrait maintenant être repoussée. Par exemple, les enseignants doivent généralement donner des notes à la faculté à mi-semestre et doivent planifier la remise des travaux des étudiants en fonction de la date limite.
Étape 3. Connaître les règles
Connaître la date limite exacte avant de demander un ajustement. Ne donnez pas l'impression que vous ne pouvez pas gérer votre temps en demandant une prolongation sans connaître la situation actuelle. Par exemple, certaines agences gouvernementales exigent que vous soumettiez une demande dans les 24 heures suivant le premier contact. Si vous ne pouvez pas le respecter, vous pouvez dire que le calendrier est trop serré.
Étape 4. Incluez une explication plausible
Vous consacrez du temps à la rédaction de la lettre et le destinataire prend également le temps de la lire. Alors, donnez du sens à cette lettre. Réfléchissez à votre véritable raison et transmettez-la honnêtement au destinataire. Ne mentez pas et n'exagérez pas les raisons car vous vous perdrez.
- Une bonne raison pourrait être avancée, c'est le désir de travailler de manière approfondie et minutieuse. Par exemple, si vous terminez un projet qui affecte la sécurité d'un grand nombre de personnes, il vous sera avantageux de mentionner ce fait dans votre explication.
- S'il y a plusieurs raisons, choisissez la meilleure. Par exemple, si vous repoussez une offre d'emploi, dites que vous voulez faire des recherches supplémentaires sur les frais de déménagement (si c'est vrai), ne dites pas que vous attendez également une autre offre.
Étape 5. Fournissez quelques détails sélectionnés
Les détails donneront une touche d'authenticité et d'habileté à l'écriture. Ceci est particulièrement important si vous écrivez au gouvernement ou à un groupe de personnes que vous n'avez jamais rencontré personnellement.
- Par exemple, si votre grand-père est décédé deux jours avant la date limite de dissertation à l'université, vous voudrez peut-être décrire l'événement comme une « urgence familiale », pas seulement une « question d'urgence ». Vous devrez également mentionner le départ de votre grand-père et quelques informations sur votre voyage de retour.
- Préparez les documents avant de soumettre une demande. Vous devrez peut-être décrire votre candidature ou votre emploi antérieur, en particulier si vous traitez avec le gouvernement ou d'autres organismes officiels. Montrer que vous avez suivi toutes les étapes du processus jusqu'à présent sera bénéfique pour votre cas.
Étape 6. Choisissez un style et un contenu positifs
Personne ne veut lire une lettre contenant une plainte. Au lieu de cela, décrivez l'événement négatif rapidement et nivelez, puis passez à la solution positive que vous avez demandée. Par exemple, si vous pensez que votre offre de salaire de départ est trop basse, vous pouvez écrire: « J'ai besoin de temps pour considérer votre offre. Cependant, je pense que le salaire plus élevé me permet de travailler plus efficacement.
Étape 7. Recherchez la lettre avant de l'envoyer
Prenez quelques minutes pour relire votre lettre avant de l'envoyer. Recherchez les erreurs de rédaction et de frappe. Exécutez un programme de vérification de la grammaire et de l'orthographe sur l'ordinateur. Demandez à votre ami de confiance de le lire. Ne vous précipitez pas et ne sautez pas cette étape car si vous faites une erreur, vous aurez l'air d'être négligent et cela pourrait affecter le résultat final.
Méthode 2 sur 3: Suivre les règles formelles de rédaction de lettres
Étape 1. Préparez la section de titre
La date doit être dans le coin supérieur droit de la page. Sautez une ligne en dessous, puis écrivez l'adresse, également alignée à droite. Ensuite, sautez une autre ligne et notez l'adresse complète du destinataire aligné à gauche.
Si la demande est envoyée par e-mail, vous pouvez omettre la date et l'adresse et passer directement au message d'accueil. Cependant, assurez-vous d'utiliser un sujet efficace et clair. Par exemple, si vous envoyez une lettre à un conférencier, écrivez le sujet "Demande d'extension du document d'histoire javanaise d'Andi Widodo"
Étape 2. Utilisez une salutation formelle et complète
Commencez par "Cher". Suivez ensuite le titre et le nom. Par exemple, « Cher. M. Baskoro" ou "Cher. Mme Darmawati". Parfois, vous devez également utiliser un titre compliqué, comme « Cher. Professeur Abdurrahman" ou "Cher. Raden Wiraningrat".
- Même si vous connaissez le destinataire de manière informelle, cette lettre est toujours une demande formelle, donc le style et le contenu doivent être formels. N'écrivez pas « Salut, Don », par exemple.
- Essayez de trouver une personne en particulier qui recevra votre lettre. Sinon, votre lettre ressemblera à une lettre format. Par exemple, « Cher. Raden Wiraningrat" est meilleur que "Aux intéressés".
Étape 3. Utilisez une mise en forme de paragraphe court
Le corps de la lettre ne doit comporter que 1 à 3 paragraphes. Dans la plupart des cas, vous pouvez ouvrir avec 1-2 lignes, expliquer la demande en 2-4 lignes et conclure avec 1-2 lignes. Si vous devez développer jusqu'à trois paragraphes complets, séparez l'introduction, le corps et la conclusion.
Pour ouvrir la lettre, vous pouvez dire: « Je suis Andi Widodo, un étudiant qui assiste à votre cours d'histoire javanaise tous les lundis matins dans la salle III-C. Cela réveillera la mémoire du conférencier et il n'aura pas à chercher qui vous êtes
Étape 4. Faites attention aux mots de conclusion
Ne négligez pas l'importance de conclusions solides. Utilisez cette dernière phrase pour reformuler votre cas (en une ligne) et remercier le destinataire pour le temps. Vous pourriez écrire: « Merci pour votre temps et votre considération. »
- Fermez la lettre avec une salutation formelle avant votre nom. Certains d'entre eux sont « Sincèrement », « Sincèrement » ou « Avec tout le respect que je vous dois ».
- Si vous avez besoin d'une réponse dans un certain délai, incluez cette information à la fin. Vous pouvez le mettre dans la ligne de remerciement. Par exemple, « Merci pour votre considération et j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles la semaine prochaine. » Lors de la rédaction de cette section, essayez de ne pas donner l'impression de faire pression ou de poursuivre le destinataire.
Étape 5. Entrez votre nom complet et votre signature
Sous le message d'accueil « Sincèrement », laissez 3 à 4 lignes vides. Ensuite, écrivez le nom complet aligné à gauche. Utilisez la ligne vierge pour ajouter la signature originale. Si cette lettre est envoyée par e-mail, vous pouvez supprimer la ligne vide et saisir simplement le nom.
Méthode 3 sur 3: Envoi de lettres aux destinataires
Étape 1. Faites ou enregistrez une copie de votre lettre
Après avoir relu le brouillon et avant de l'envoyer, prenez une photo de la lettre (transférée au format PDF), enregistrez le brouillon en ligne ou photocopiez-le. Vous devrez peut-être noter la date de livraison si elle n'est pas la même que la date de la lettre. Conservez cette copie dans un endroit sûr pour vos dossiers personnels.
Étape 2. Expédier par expédition standard
Apportez la lettre au bureau de poste, remettez-la au commis ou mettez-la dans la boîte aux lettres. Si vous voulez vous assurer que le courrier a bien été reçu, demandez un service de suivi.
Si la lettre est envoyée par la poste, assurez-vous qu'elle est imprimée sur une imprimante de haute qualité avec une bonne encre. Les lettres de demande manuscrites ne sont généralement pas acceptées
Étape 3. Envoyez-le par e-mail
C'est probablement la meilleure façon d'envoyer une demande car cela ne prend pas beaucoup de temps et est très fiable. Assurez-vous que l'adresse e-mail du destinataire est correcte et incluez votre numéro d'identification, le cas échéant, dans l'objet.
- Le destinataire peut voir le jour et l'heure à laquelle vous avez envoyé l'e-mail. Soyez conscient de cela si vous envoyez souvent des e-mails tard dans la nuit.
- Assurez-vous que votre e-mail est formel avec l'adresse que vous utilisez. Soumettez à partir d'un compte d'aspect professionnel. Un exemple de compte de messagerie approprié pour le travail est "[email protected]".
- Si vous envoyez une lettre par fax, assurez-vous d'attendre la page de confirmation indiquant que votre lettre a été envoyée et reçue avec succès.
Étape 4. Faites une demande par téléphone au lieu d'une lettre
Si votre demande est urgente ou approche de la dernière minute, il peut être judicieux de demander en personne par téléphone. Si tel est le cas, gardez une attitude formelle et exposez votre cas de manière cohérente.
Des astuces
- Essayez d'écrire une lettre d'une page ou moins. Une lettre comme celle-ci a l'air complète, mais facile à lire.
- Sachez si le destinataire enverra une réponse, comme une lettre de confirmation.
Avertissement
- Promettez quelque chose de réaliste. Ne laissez pas votre temps supplémentaire être consacré à des tâches supplémentaires.
- Profitez au maximum de cette extension. Ne vous laissez plus demander une prolongation.
- Assurez-vous d'avoir inclus tous les formats requis. Certaines organisations exigent que vous utilisiez un format de lettre qu'elles ont défini.
