Vous venez d'être élu ou nommé secrétaire du comité dont vous êtes membre. En sécurité! Savez-vous comment créer, préparer et présenter des minutes? Que ce soit en suivant les « Robert’s Rules of Order » de la législature ou en prenant des minutes dans un cadre moins formel, voici des méthodes importantes à suivre.
Étape
Partie 1 sur 4: Préparation initiale
Étape 1. Comprenez les politiques de réunion de votre organisation
Si le secrétaire est censé rédiger un procès-verbal officiel, demandez si le groupe suit les règles de procédure de Robert ou d'autres directives. Dans un cadre plus informel, demandez ce qui doit être inclus dans le procès-verbal ou comment il sera utilisé.
- En tant que preneur de notes, vous n'avez pas besoin de connaître l'intégralité de la page Règles de procédure. Cependant, obtenir une copie du livre (ou l'emprunter auprès du président) peut être utile pour répondre à des questions spécifiques.
- Comprenez bien votre rôle. Certains secrétaires qui ont rédigé le procès-verbal n'ont pas participé à la réunion, tandis que d'autres ont rédigé le procès-verbal et ont également contribué à la discussion. Dans les deux cas, le secrétaire ne doit pas être quelqu'un qui a un autre rôle principal, tel que chef de réunion ou facilitateur.
Étape 2. Préparez le modèle au préalable
Chaque procès-verbal de réunion contiendra une grande partie des mêmes informations. Les modèles créent un format cohérent pour une référence facile. Incluez des espaces pour les informations suivantes.
- Nom de l'organisation.
- Type de réunion. S'agit-il d'une réunion hebdomadaire ou annuelle, d'une réunion de comité plus restreinte ou d'une réunion organisée dans un but particulier ?
- Date, heure et lieu. Faites de la place pour le début et la fin de la réunion (ouverture et dissolution).
- Nom du président ou du président de la réunion et nom du secrétaire (ou de son successeur).
- Liste des "participants" et "excuses d'absence". C'est un terme fantaisiste pour les listes de présence. Notez si le quorum est atteint (nombre de personnes suffisant pour le scrutin).
- Faites de la place pour votre signature. En tant que preneur de notes, vous devez toujours signer vos notes. Des signatures supplémentaires peuvent être requises lorsque le procès-verbal est approuvé, conformément aux politiques de votre organisation.
- Un agenda, si disponible. Si le président ou l'animateur de la réunion ne vous demande pas de rédiger un ordre du jour, celui-ci doit être disponible sur demande. Avoir un ordre du jour pour référence vous aidera à organiser les procès-verbaux de réunion.
Étape 3. Emportez votre ordinateur portable ou votre ordinateur portable avec vous
Assurez-vous que tout ce que vous apportez est confortable pour vous. Si vous comptez prendre des notes fréquemment, conservez un carnet à cet effet ou créez un dossier sur votre ordinateur.
- Si vous rédigez un compte rendu d'une réunion précédente qui n'a pas été approuvé, emportez-le avec vous.
- Bien qu'un enregistreur audio puisse vous aider à transcrire les minutes plus tard, il ne remplace pas les minutes. Si vous enregistrez une réunion, assurez-vous que toutes les personnes présentes sont d'accord et ne cédez pas à la tentation de faire une transcription mot à mot.
- Apprendre la sténographie accélérera la prise de notes, mais vous n'avez pas besoin d'écrire chaque mot pour prendre des notes. En fait, vous devriez l'éviter.
- Si on vous demande de rédiger un compte rendu public lors d'une réunion, utilisez un rétroprojecteur ou un tableau de présentation. Assurez-vous de pouvoir prendre des notes par la suite à la maison sans décolorer l'encre afin de pouvoir utiliser la dactylographie pour taper vos notes.
Partie 2 sur 4: Faire des procès-verbaux de réunion
Étape 1. Partagez la liste de présence
Dès que tout le monde est présent, distribuez un morceau de papier (plus pour les grandes réunions) avec suffisamment d'espace pour que les gens écrivent leurs noms et leurs coordonnées. Vous pouvez utiliser ce papier après la réunion pour remplir la section de la liste des participants de votre modèle, ou coller cette liste dans votre compte rendu final.
Si vous n'êtes pas familier avec le grand nombre de personnes présentes, esquissez un plan de salle et remplissez-le lorsque vous demandez à chacun de se présenter. Préparez cette feuille de tableau pendant que vous rédigez votre procès-verbal afin de pouvoir nommer les personnes par leur nom dans la mesure du possible (comme indiqué ci-dessous)
Étape 2. Remplissez autant que possible les modèles disponibles
En attendant le début de la réunion, notez le nom de l'organisme, la date et le lieu de la réunion, et le type de réunion (réunion hebdomadaire du conseil, réunion spéciale du comité, etc.). Lorsque la réunion commence, notez l'heure de début.
- Si vous n'avez pas de modèle, notez ces informations en haut de votre note.
- Si la réunion est organisée dans un but ou un événement spécial, enregistrez les notifications envoyées pour en informer les membres. Vous devrez le coller dans la note après l'avoir copié.
Étape 3. Enregistrez les résultats du premier mouvement
La plupart des réunions formelles commenceront par une motion pour adopter un ordre du jour, cette étape sera donc utilisée comme exemple. Si la réunion commence sur une motion différente, assurez-vous d'enregistrer toutes les informations pertinentes:
- Le libellé approprié pour le début de la motion est « Je fais une proposition ». Il s'agit généralement de phrases telles que "Je propose l'adoption de cet ordre du jour".
- Nom du proposant (la personne qui dépose la requête).
- Résultats des votes. Si le vote est réussi, écrivez « motion acceptée ». S'il échoue, écrivez « motion rejetée ».
- Vous pouvez faire soumettre une longue motion par écrit si vous ne pouvez pas l'enregistrer avec précision. Si cela se répète, demandez en marge de la réunion si la soumission de motions dans ce document peut devenir une politique officielle pour les motions comportant un certain nombre de mots.
- Si vous rédigez l'ordre du jour, vous pouvez être le promoteur de cette motion ainsi que le secrétaire du procès-verbal. Ça peut être fait; tant que vous restez objectif, il ne devrait y avoir aucun problème à enregistrer vos propres cascades.
Étape 4. Enregistrez d'autres motions tout au long de la réunion
Écoutez attentivement toute la discussion, mais (sauf indication contraire !) ne l'enregistrez pas. Lorsqu'une nouvelle motion est présentée, enregistrez les informations pertinentes.
- N'oubliez pas que chaque motion doit inclure le libellé exact de la motion, le nom de l'auteur et le résultat du vote.
- Certaines motions exigent des auteurs de propositions avant d'aller au scrutin. Si quelqu'un dit « Je soutiens cette motion » ou des mots similaires, notez le nom de cette personne en tant que partisan.
- Si vous ne connaissez pas le nom du proposant ou si vous avez besoin de répéter la motion, interrompez poliment la réunion. L'enregistrement précis des informations est important pour justifier des interruptions mineures.
- Si une motion est corrigée, modifiez simplement le libellé de la motion dans vos notes. À moins que le changement ne soit controversé et suscite une longue discussion, il n'est pas nécessaire de noter que le changement s'est produit lors de la réunion.
Étape 5. Écoutez le rapport et obtenez une copie du rapport
Chaque fois qu'un rapport, un bulletin d'information ou un article similaire est lu à haute voix, notez le titre du rapport et la personne qui l'a lu (ou le nom du sous-comité qui l'a rédigé). Si une motion est jointe, enregistrez-la comme vous le feriez pour toute autre motion.
- Il est plus pratique d'obtenir une copie du rapport à la fin de la réunion. Prenez note de demander une copie au lecteur ou à l'animateur de la réunion (président ou président) après la réunion. Vous joindrez une copie de chaque rapport jusqu'au procès-verbal précédemment copié.
- Si une copie n'est pas disponible, notez où l'original est stocké. Vous devrez peut-être demander ces informations après la réunion.
- Si les membres font un rapport oral (et ne lisent pas un document), rédigez un résumé bref et objectif du rapport. N'incluez pas de détails spéciaux ou de citations textuelles des conférenciers.
Étape 6. Enregistrez les actions entreprises ou données
Cela inclut la « vérification » par rapport aux tâches des réunions précédentes, ainsi que les nouvelles actions. Quelqu'un a-t-il été chargé d'écrire une lettre? Notez leurs noms et instructions.
- Selon le degré de formalité de votre réunion, bon nombre de ces actions entrent dans la catégorie « motions ». Pour les réunions moins formelles, vous devrez peut-être garder un œil sur les décisions qui ne sont pas très claires.
- Incluez une brève motion des motifs d'une décision, le cas échéant.
Étape 7. Enregistrez toutes les instructions et les points de décision
Chaque fois qu'une objection est introduite dans la procédure, enregistrez l'objection et son fondement, ainsi que la décision complète rendue par le président.
Assurez-vous d'inclure des références aux règles d'ordre de Robert, aux règles d'organisation internes ou aux protocoles de l'entreprise
Étape 8. Seulement lorsque vous y êtes invité, enregistrez un résumé de la discussion
Officiellement, les procès-verbaux sont un enregistrement de ce qui a été "fait", et non de ce qui a été "dit".
- Lorsque vous enregistrez des discussions, soyez aussi objectif que possible. Incluez des points concrets, pas des opinions, et minimisez l'utilisation d'adjectifs et d'adverbes. L'écriture sèche, factuelle et ennuyeuse est votre objectif !
- Ne mentionnez pas les personnes par leur nom dans le résumé de la discussion. Ceci est particulièrement important dans les arguments chauds qui peuvent causer des problèmes.
Étape 9. Clôture à la fin de la réunion
Enregistrez l'heure à laquelle la réunion a été interrompue. N'oubliez pas de demander une copie du rapport ou de rappeler à quelqu'un de vous l'envoyer.
Scannez vos notes pour voir si vous avez manqué quelque chose ou si vous avez besoin d'éclaircissements. Si vous devez poser une question à quelqu'un, faites-le maintenant avant qu'il ne parte
Partie 3 sur 4: Copie de procès-verbaux
Étape 1. Démarrez ce processus dès que possible
Il est préférable de copier le procès-verbal officiel immédiatement après la réunion, alors que les événements sont encore frais dans votre mémoire.
Étape 2. Utilisez un ordinateur pour saisir votre compte rendu de réunion
Vous l'avez probablement déjà fait si vous utilisez votre ordinateur portable en réunion. Enregistrez vos notes et créez un nouveau document pour le procès-verbal afin de pouvoir comparer vos notes et vos notes côte à côte.
Étape 3. Formatez vos notes en paragraphes soignés
Chaque nouvelle motion, décision ou point d'instruction doit être inclus dans un paragraphe distinct. Lorsque vous créez le format, vérifiez que vous:
- Utilisez une orthographe et une grammaire correctes. Utilisez un correcteur orthographique si nécessaire.
- Utilisez la même forme de langage tout au long du rapport. Utilisez le passé ou le présent, mais ne les modifiez jamais dans le même document.
- Écrivez le plus objectivement possible. Votre opinion ne doit pas être déduite du procès-verbal. Vous essayez de créer un enregistrement objectif que tout le monde peut utiliser.
- Utilisez un langage simple et défini. Le langage vague devrait être remplacé par des mots définis. La description fleurie devrait être omise complètement.
- Énumérez simplement les mesures prises, pas la discussion. À moins qu'on ne vous demande d'enregistrer une discussion, vous devez vous concentrer sur ce que terminé, pas ce mentionné.
- Fournissez des numéros de page pour une référence facile.
Étape 4. Partagez votre projet de procès-verbal avec les membres
Envoyez une copie à chaque membre en utilisant les informations de contact sur la liste de présence. Si vous n'avez pas leurs coordonnées, le responsable de la réunion devrait pouvoir les contacter.
Étape 5. Apportez votre procès-verbal pour approbation
On vous demandera peut-être de lire le procès-verbal à haute voix lors de la prochaine réunion et de le soumettre pour approbation. Si la motion est acceptée, marquez que le procès-verbal est accepté.
- Si le procès-verbal est justifié avant d'être accepté, notez les modifications dans le document et indiquez à la fin que le procès-verbal a été corrigé. Ne décrivez pas spécifiquement la correction.
- Si une motion est présentée pour corriger le procès-verbal après sa réception, indiquez le libellé exact de la motion dans le procès-verbal pertinent et indiquez si la motion a été approuvée ou non.
Partie 4 sur 4: Utilisation des modèles de procès-verbaux de réunion
Étape 1. Visitez le site de l'agrégateur de modèles de réunion
Ce modèle prêt à l'emploi vous aidera à gagner du temps lors de la préparation des procès-verbaux de réunion tout en évitant les erreurs de prise de notes.
Étape 2. Prenez le temps d'explorer ces sites
Utilisez la fonction de recherche et explorez les options disponibles pour trouver celle qui vous convient le mieux.
Si vous avez besoin d'un modèle spécial, général ou standard par exemple, parcourez le site pour en trouver un qui correspond à vos besoins spécifiques puis téléchargez-le en cliquant sur le bouton « télécharger » ou « utiliser le modèle ». Assurez-vous de le garder dans un endroit facile à trouver afin de ne pas le perdre
Étape 3. Ouvrez le fichier modèle
Une fois téléchargé, ouvrez le fichier zip puis ouvrez-le avec Microsoft Word ou Excel. Pour obtenir le modèle de la plus haute qualité et le rendre plus facile à utiliser, utilisez la dernière version de Microsoft Word. L'utilisation de la dernière version rendra votre travail plus simple tout en vous permettant d'utiliser de nouvelles fonctionnalités.
Étape 4. Ajoutez le logo de l'entreprise et la marque de copyright sur la tête du modèle
Supprimez l'exemple de logo, mais assurez-vous de lire les conditions d'utilisation du site source du modèle. Vous ne voulez pas faire face à des problèmes juridiques inutiles, n'est-ce pas ?
Étape 5. Changez le titre
Dans la section titre, mettez en surbrillance le mot « Réunion/Groupe », puis saisissez un titre pour votre compte rendu de réunion.
Étape 6. Changez le thème (facultatif)
Pour rendre les minutes de réunion plus belles et plus professionnelles, pensez à changer les couleurs ou à choisir un thème prédéfini. L'astuce est simple, recherchez "Mise en page" puis ouvrez la section "Couleurs et thèmes". Dans cette section, vous pouvez définir l'apparence du modèle. Vous pouvez même personnaliser la couleur pour qu'elle corresponde à la couleur du logo de l'entreprise.
Étape 7. Nommez les parties du modèle
Il devrait y avoir plusieurs sections dans le modèle. Vous aurez peut-être besoin de plus ou de moins, ou vous n'aimez tout simplement pas vraiment le nom. Vous pouvez le modifier en fonction de vos besoins spécifiques en matière de réunion.
Étape 8. Enregistrez ce modèle sur votre ordinateur portable afin de pouvoir l'emporter avec vous pour prendre des minutes de réunion
Si vous utilisez toujours Microsoft Office, ce travail sera facile et rapide à faire. Vous devriez également être en mesure d'assister aux réunions plus régulièrement et plus précisément qu'auparavant. Alternativement, vous pouvez également imprimer un modèle et écrire les minutes à la main. Cependant, assurez-vous que les sections sont suffisamment larges pour pouvoir inclure autant d'informations que nécessaire.
Étape 9. Vérifiez votre modèle
En sécurité! Vous avez terminé de créer le modèle de compte rendu de réunion. Votre productivité et la précision de votre travail pendant les réunions devraient s'améliorer considérablement maintenant que vous disposez d'un modèle de guide pour l'organisation des notes de réunion. Comme pour tout autre travail, lisez les détails sur le modèle pour voir si quelque chose manque ou n'est pas clair. Une fois que vous vous êtes assuré que tout est correct, ce modèle peut être utilisé et vous serez mieux préparé pour votre prochaine réunion.
Des astuces
- Tapez votre procès-verbal dès la fin de la réunion. Il est préférable de le faire pendant que les événements sont encore frais dans votre mémoire. Il est important que les participants obtiennent une copie de la mesure à prendre dès que possible après la réunion.
- Asseyez-vous aussi près que possible du responsable de la réunion. Cela vous permettra de tout entendre et de demander des éclaircissements sans avoir à élever la voix.
- Demandez aux gens d'enregistrer leurs mouvements afin que vous n'ayez pas à enregistrer sur place.
- Conservez les minutes dans un fichier sécurisé.
N'ayez pas peur d'interrompre et de demander des éclaircissements à tout moment.
- Les notes sont très importantes. Ces enregistrements sont conservés et peuvent être utilisés pour référence future. Lorsqu'il s'agit de questions juridiques, par exemple, la réputation de quelqu'un peut dépendre de vos minutes.
- Lisez les sections des Robert's Rules of Order, en particulier la section sur la profession de secrétaire.
- Notez les choses importantes quand ils parlent. Si le même sujet est abordé deux fois, ne les regroupez pas.
Avertissement
- N'incluez pas trop de détails dans le procès-verbal. Même si on vous demande d'enregistrer une discussion, gardez-la aussi courte et directe que possible. Limitez-vous à l'enregistrement des points importants soulevés ou vous serez submergé en remplissant le procès-verbal de détails inutiles.
- Les interprétations et sentiments personnels du preneur de notes ne doivent pas être inclus dans les notes.
- Si une partie de la réunion tombe dans la catégorie de la confidentialité avocat-client, ne pas enregistrer cette partie. Notez que "Le Conseil informe que cette discussion inclut la confidentialité avocat-client. Cette discussion n'est pas enregistrée."
- Si l'on vous demande d'enregistrer des discussions confidentielles, par exemple entre des avocats et des clients, faites des procès-verbaux « différents » et gardez-les séparés des procès-verbaux réguliers. Marquez confidentiel et indiquez clairement qui a accès au document.
