Une facture de paiement, ou souvent aussi appelée facture, est un document contenant des détails sur les services fournis ainsi qu'une demande de paiement, qui est soumise à la personne qui a effectué l'achat. Par exemple, si vous êtes jardinier et que vous avez ajouté des plantes à la page d'accueil d'un client, incluez les détails de vos services dans la facture pour obtenir le paiement.
Étape
Partie 1 sur 3: Choisir un format
Étape 1. Créez une facture professionnelle
Si vous rédigez fréquemment des factures, c'est une bonne idée de créer un modèle de facture que vous pouvez modifier chaque fois que vous envoyez une nouvelle facture à un client. Ce modèle est particulièrement utile pour les entrepreneurs ou autres qui fournissent des services sur une base continue. Vous pouvez créer des modèles de facture à l'aide de votre programme de traitement de texte préféré ou les rechercher sur Internet.
- Une facture comprend généralement un titre avec votre nom ou votre entreprise, adresse et numéro de téléphone, ainsi qu'un logo d'entreprise, ainsi que des détails sur les services fournis, le montant à payer et les instructions de paiement.
- Les factures sont généralement créées électroniquement, numérotées et enregistrées sur un ordinateur. De cette façon, vous avez toujours une copie de votre facture et vous n'avez pas à vous soucier de perdre votre papier de facturation. Cependant, assurez-vous de toujours sauvegarder votre fichier de facture à l'aide d'un service de stockage de fichiers en ligne, tel que Google Drive ou Dropbox. De cette façon, si le disque dur de votre ordinateur tombe en panne, vous aurez toujours une copie de vos factures.
- Choisissez un système de numérotation qui vous permet d'organiser facilement vos documents. Une option consiste à utiliser la date de création. Ainsi, "FTR311216" est une facture créée le 31 décembre 2016. Si vous créez plus d'une facture par jour, saisissez les initiales du fournisseur.
Étape 2. Sélectionnez le livre de factures
Les livres de factures peuvent être achetés dans les librairies ou les papeteries. Ce livre a inclus des espaces pour répertorier les services fournis et diverses informations de paiement. Chaque fois que vous rédigez une facture de paiement, il vous suffit de remplir l'espace vide prévu.
- Les livres de factures sont utiles pour les personnes qui rédigent des factures pour les marchandises qu'elles vendent. Par exemple, si vous vendez des gâteaux faits maison, il peut être plus facile de rédiger une facture au lieu de créer une facture sur votre ordinateur chaque fois que vous effectuez une vente.
- Choisissez un livre de factures avec une couche de papier idem derrière chaque facture vierge afin que vous et votre client puissiez chacun obtenir une copie.
- Cependant, vous avez toujours besoin d'un espace de stockage sécurisé. Assurez-vous de conserver une copie de la facture dans un coffre-fort anti-incendie.
Étape 3. Utilisez un système de paiement en ligne
PayPal ou Square vous permettent d'envoyer des factures. Cependant, le service est payant (2,9 % + 30 cents US par facture en janvier 2017), mais la commodité de payer par voie électronique rend cette méthode plus fiable.
- Depuis votre compte PayPal, sélectionnez l'option de menu "Envoyer et demander" en haut. Ensuite, sélectionnez "Créer et gérer des factures" (créer et gérer des factures). Enfin, cliquez sur le bouton "Créer" pour créer une nouvelle facture.
- Vous aurez besoin de connaître l'adresse e-mail du client pour remplir la section « Bill To: » de la facture. PayPal ou Square facturera le compte avec cette adresse e-mail.
Étape 4. Obtenez une application de facturation personnalisée
Les applications de facturation comme Invoice2go vous permettent d'envoyer et de suivre des factures depuis votre téléphone et de définir des rappels de paiement automatiques. Les clients peuvent payer en ligne en utilisant une carte de crédit ou de débit.
Étape 5. Créez des factures avec un logiciel de comptabilité
Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer votre entreprise, un système de facturation doit être inclus. Par exemple, QuickBooks dispose d'un bouton convivial « Facture » sur le tableau de bord qui vous guide tout au long du processus. Vos clients n'auront pas d'options de paiement instantané, mais vous pouvez surveiller l'état de la facturation ainsi que d'autres dossiers commerciaux.
Partie 2 sur 3: Y compris les informations de base
Étape 1. Incluez les informations sur l'entreprise
Que vous facturiez sur un ordinateur ou que vous utilisiez un carnet de factures, écrivez le nom de l'entreprise en haut. Incluez les informations suivantes juste en dessous du nom de votre entreprise:
- Adresse complète de l'entreprise
- Numéro de téléphone de l'entreprise
- Adresse e-mail ou toute information de contact
Étape 2. Notez la date
Vous et le client devez connaître la date de la facture. En effet, la date d'échéance du paiement est généralement basée sur la date de création de la facture.
Étape 3. Numéro de facture, si nécessaire
Vous aurez besoin des numéros de facture de manière séquentielle en fonction du nombre de transactions effectuées avec le client. Par exemple, si vous vendiez un gâteau au même client lors de 3 événements différents, la facture de la troisième vente porterait le numéro 3.
- Si vous utilisez un bordereau de facture fixe acheté en magasin, la facture doit déjà être numérotée.
- Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou PayPal, la facture sera également numérotée automatiquement.
Étape 4. Notez les informations sur le client
Incluez le nom du client ou du client ou de l'entreprise. Si vous fournissez des services d'entrepreneur à des clients, vous devez également inclure l'adresse et le numéro de téléphone de l'entreprise.
Partie 3 sur 3: Écrire des choses spécifiques
Étape 1. Rédigez une description des services fournis
Incluez tout travail, service ou produit fourni par le client. Si vous fournissez plus d'un service, énumérez chacun d'eux sur une liste. Incluez les informations suivantes concernant le service ou le produit dans la liste associée:
- Services ou produits fournis. Par exemple, « 1 gâteau d'anniversaire avec des décorations de Thomas ».
- Date de livraison des services
- Frais de service
- Une fois que chaque produit ou service a été répertorié, calculez le total et incluez le montant final facturé.
Étape 2. Spécifiez les conditions de paiement spécifiques
Si vous souhaitez que la facture soit payée avant une certaine date, incluez cette information. Entrez les détails concernant le type de paiement accepté, que ce soit en espèces, par chèque ou par carte de crédit.
Calculez également la taxe qui sera ajoutée au coût. Recherchez les taux d'imposition applicables dans votre pays afin de pouvoir déterminer avec précision le montant facturé
Étape 3. Fournissez des informations supplémentaires
Au bas de la facture, écrivez une description de la politique de retour. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour remercier le client et lister d'autres produits ou services que vous proposez également.
