Une lettre avec un préfixe solide peut laisser une grande impression sur le destinataire. Parfois, il peut être difficile de rédiger une lettre d'ouverture et ce qu'il faut dire dans les premières lignes, qu'il s'agisse d'une lettre personnelle, d'une lettre d'affaires ou d'une lettre de candidature. Si vous avez besoin d'apprendre le format de lettre correct ou de penser à une façon mémorable de commencer une lettre, il existe des règles et des stratégies spécifiques qui peuvent vous aider.
Étape
Méthode 1 sur 3: Démarrer un courrier privé
Étape 1. Écrivez votre adresse en haut à droite de la page
Pour les lettres personnelles, placez l'adresse en haut à droite du papier à lettres. Cette disposition permet au destinataire de répondre plus facilement à votre lettre car il n'a pas à rechercher d'adresses ou à enregistrer des enveloppes.
Il n'est pas nécessaire d'entrer votre nom dans le champ d'adresse. Écrivez simplement l'adresse complète ou la boîte postale sur la première ligne, puis écrivez la ville et le code postal sur la ligne suivante
Étape 2. Incluez la date après l'adresse
La date est très importante à inclure afin que le destinataire sache quand vous avez écrit la lettre. L'existence d'une date est également très utile si le destinataire souhaite conserver les lettres qu'il a reçues pour une organisation ultérieure par date. Placez la date après la ligne d'adresse.
Écrivez d'abord la date, puis le mois et l'année. Par exemple, le 22 avril 2016. Pour les lettres en anglais, cela signifie utiliser le format de date approprié, en commençant par le mois, puis la date et l'année, comme suit, « 22 avril 2016 »
Étape 3. Accueillez le destinataire
Ensuite, effacez une ligne et commencez à écrire à partir de la gauche de la page. Commencez une lettre personnelle par « Cher » ou « Cher », ou toute autre salutation personnelle appropriée. Ensuite, écrivez le nom du destinataire et une virgule.
Pensez à la façon dont vous appelez habituellement le destinataire lorsque vous parlez en personne. Par exemple, vous pouvez saluer avec « Chère Stéphanie », « Chère. M. Tompi », ou « Chère grand-mère », selon votre salut habituel
Étape 4. Posez des questions
Pour les lettres personnelles, comme à des amis ou à la famille, un préfixe de question est une approche courante. Vous pouvez commencer la lettre par une question pour montrer votre intérêt pour les activités ou les nouvelles du destinataire.
Par exemple, ouvrez une lettre avec la question « Comment allez-vous ? » ou "Comment était ta nouvelle école?" ou "Est-ce que grand-mère est mieux?"
Étape 5. Faites savoir que vous êtes intéressé par quelque chose que le destinataire a dit ou fait
Une autre façon de commencer une lettre personnelle est d'exprimer un intérêt pour le contenu de la lettre précédente du destinataire, comme une réalisation récente, des vacances passionnantes ou un problème qu'il ou elle rencontre.
Par exemple, vous pourriez écrire: « suivante
Méthode 2 sur 3: Commencer une lettre commerciale
Étape 1. Notez votre adresse
L'adresse complète doit être placée au-dessus de la lettre. Ne mettez pas votre nom avant l'adresse, mais n'hésitez pas à inclure votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone sous l'adresse postale si vous préférez.
Vous pouvez mettre l'adresse à gauche ou à droite
Étape 2. Entrez la date
Après avoir noté l'adresse et les autres informations de contact souhaitées, sautez une ligne et incluez la date. Écrivez la date complète avec le mois et l'année.
Par exemple, le 22 avril 2016."
Étape 3. Placez l'adresse du destinataire sur le côté gauche
Le nom et l'adresse complète du destinataire doivent être écrits sur le côté gauche de la page de la lettre commerciale. Placez l'adresse après la date séparée par une ligne.
Sautez à nouveau une ligne après l'adresse. Le message d'accueil (« Cher. » ou « À la personne concernée ») est placé sur la ligne suivante
Étape 4. Déterminez si le message d'accueil « Cher » convient à vos besoins
La salutation "Cher" est l'ouverture standard dans les lettres anglaises et est également souvent utilisée dans les lettres indonésiennes, mais n'est pas toujours appropriée. Par exemple, « Cher » semble très personnel pour une lettre de réclamation ou une correspondance commerciale.
- Réfléchissez à qui la lettre est adressée et si l'utilisation de « Cher » est appropriée pour vos besoins. Si vous souhaitez mieux connaître le destinataire, par exemple en formant une équipe pour un projet, vous pouvez peut-être utiliser « Cher ».
- Si vous n'êtes pas à l'aise, oubliez la section des salutations et ouvrez une lettre directe avec le nom et le titre du destinataire. Par exemple, écrivez simplement « M. Prihantoro » et continuez avec la ligne d'ouverture.
- Alternativement, utilisez « To Whom It Matters », mais cela semble plus distant et très formel. Utilisez cette phrase d'ouverture uniquement si vous ne connaissez pas le nom du destinataire.
Étape 5. Réfléchissez à la façon dont vous accueilleriez le destinataire
Avant d'écrire le nom du destinataire, réfléchissez à la meilleure façon de le saluer. Dans la plupart des cas, une lettre commerciale doit s'adresser formellement au destinataire, par exemple en utilisant son titre. Vous pouvez également tenir compte de la manière dont le destinataire vous accueille dans sa lettre et de votre relation avec lui.
- Tenez compte du titre et du poste du destinataire. Si le bénéficiaire a un diplôme ou un poste spécial, indiquez-le. Par exemple, pour une lettre à un médecin, commencez la lettre par « Cher. Dr. John". Pour un général, commencez la lettre par « Cher. général Wiranto". Les personnes qui ont un doctorat ou un LLD à la fin de leur nom doivent également être adressées en tant que Dr.
- Vérifiez bien le courrier auquel vous avez répondu. Si votre lettre est écrite pour répondre à une autre lettre, vérifiez comment vous êtes adressé pour décider comment saluer le destinataire. Par exemple, si la lettre que vous recevez commence par « Cher. Mme Yohana", signifie que vous devriez également commencer par "Chère. Monsieur/Madame/Monsieur _".
- Pensez à la façon dont vous connaissez le destinataire. Vous pouvez également considérer le niveau de relation avec le destinataire pour déterminer le message d'accueil dans la lettre. Dites-vous généralement bonjour par votre prénom ? Ou utilisez-vous un titre pour le saluer ? N'oubliez pas que même si vous avez appelé par votre nom dans le passé, cela peut être trop informel dans une lettre commerciale. En cas de doute, choisissez-en un formel, tel que Mr/Mme/Dr.
Étape 6. Utilisez un ton agréable
Quel que soit le destinataire, utilisez toujours un ton agréable pour augmenter la probabilité que le destinataire s'ouvre à votre message. Même si vous écrivez une plainte ou un autre besoin désagréable, ne commencez jamais une lettre par un mot dur ou une demande. Au lieu de cela, exprimez de bons vœux pour le destinataire ou félicitez-le pour ses réalisations.
Par exemple, si vous voulez commencer sur une note amicale, dites « J'espère que vous allez bien » ou «
Étape 7. Énoncez vos besoins
Une lettre commerciale doit commencer par une ouverture amicale, mais il est tout aussi important d'énoncer clairement et directement l'intention de votre lettre. Vous pouvez indiquer la raison de la lettre en utilisant un modèle commun comme « Me voici… »
Vous pouvez personnaliser la phrase d'ouverture pour répondre à divers besoins. Par exemple, commencez une lettre par les mots « Je déclare par la présente que nous avons des intérêts communs » ou « Je dépose une réclamation » ou « Je propose par la présente un partenariat entre nos sociétés »
Méthode 3 sur 3: Commencer une lettre de demande d'emploi
Étape 1. Utilisez le format de lettre commerciale pour écrire l'adresse et saluer le destinataire
La rédaction d'une lettre de candidature peut utiliser les mêmes règles qu'une lettre commerciale.
- Écrivez votre adresse en haut à droite ou à gauche. Ne pas inclure le nom, juste l'adresse.
- Entrez votre adresse e-mail, l'adresse de votre site Web et/ou votre numéro de téléphone sur la ligne suivante.
- Sautez une ligne.
- Inclure la date avec le mois écrit en lettres. Par exemple, le 22 avril 2016.
- Sautez une ligne de plus.
- Écrivez un message d'accueil, tel que « Cher ». ou "A la Personne Concernée".
Étape 2. Incluez un résumé de vos réalisations
Vous pouvez commencer votre lettre de motivation par quelque chose de simple, comme "Je postule par la présente pour le poste X". Cependant, si vous souhaitez une approche légèrement différente, vous pouvez commencer par un résumé de vos meilleures réalisations. Ce résumé peut attirer l'attention du responsable du recrutement et augmenter vos chances d'être interviewé.
Par exemple, commencez par: « Au cours des cinq dernières années, j'ai doublé mes ventes et étendu ma portée aux trois provinces les plus proches. » Vous pouvez également continuer avec de l'expérience, des études, une formation spécialisée et d'autres qualifications qui correspondent au poste pour lequel vous postulez
Étape 3. Exprimez votre enthousiasme
Dans une lettre de candidature, la passion mise sur papier peut également augmenter les chances d'être interviewé. Les gestionnaires d'embauche peuvent être impressionnés par votre dévouement au travail.
Par exemple, « J'étais excité quand j'ai vu cette offre d'emploi parce que je suis un grand fan de votre entreprise. » Ensuite, expliquez ce que vous aimez dans l'entreprise, pourquoi vous êtes si dévoué au travail et pourquoi vous êtes un bon candidat pour le poste
Étape 4. Saisissez les mots-clés pertinents
Les mots-clés peuvent vous aider si vous êtes en compétition avec un grand nombre de personnes. Mentionner des mots-clés au début de la lettre peut augmenter les chances que votre candidature soit remarquée, surtout si ces mots-clés indiquent que vous êtes un candidat approprié.
- Les bons mots-clés à inclure sont ceux mentionnés dans le poste, tels que les compétences ou l'expérience spécifiques que vous possédez. Par exemple, commencez votre lettre de motivation par: « Au cours de mes cinq années d'expérience en tant que directeur des ventes, j'ai fait des présentations régulières, développé des stratégies de vente réussies et écrit de nombreux scripts de vente pour les employés. »
- Vous pouvez également nommer la personne qui vous a référé le poste. Le nom pourrait attirer l'attention du responsable du recrutement et vous assurer d'obtenir un entretien. Par exemple, « J'ai appris cette vacance par notre chef de service, le Dr. Susanto".
