Une facture est une liste de prix pour des biens vendus ou des services rendus. Microsoft Word vous permet de créer des factures avec des modèles existants ou avec votre propre design. Les étapes ci-dessous vous guident pour créer des factures dans Word 2003, 2007 et 2010.
Étape
Méthode 1 sur 1: Téléchargement de modèles prêts à l'emploi
Étape 1. Créez un nouveau document
Même si un modèle prêt à l'emploi n'est pas un nouveau document, commencez à facturer comme si vous étiez en train de créer un nouveau document.
- Dans Word 2003, sélectionnez "Nouveau" dans le menu Fichier.
- Dans Word 2007, cliquez sur le bouton Office dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, puis sélectionnez "Nouveau" dans le menu Fichier.
- Dans Word 2010, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sélectionnez l'option Nouveau dans la liste d'options à gauche de la fenêtre.
- Ne cliquez pas sur la barre d'outils Nouveau dans Word 2003 ou sur le bouton Nouveau dans la barre d'outils d'accès rapide dans Word 2007/2010. Le bouton vous permet uniquement de créer un nouveau document avec le modèle Normal.dot ou Normal.dotx. Utilisez cette méthode si vous souhaitez créer une facture à partir d'un document vierge.
Étape 2. Trouvez le modèle que vous voulez
- Dans Word 2003 et 2007, sélectionnez Factures dans l'option "Modèles Office disponibles" à gauche du volet Office Nouveau document. Sélectionnez un type de modèle dans la liste de la fenêtre du milieu, puis sélectionnez l'un des modèles de facturation qui s'affichent.
- Dans Word 2010, sélectionnez Factures dans la section Modèles Office disponibles des modèles Office.com. Double-cliquez sur le dossier de modèles que vous souhaitez créer, puis sélectionnez l'un des modèles de facturation qui s'affichent.
Étape 3. Téléchargez le modèle en cliquant sur le bouton "Télécharger" au milieu de l'écran
Ensuite, vous pouvez apporter des modifications à la facture, avec les informations disponibles au bas de cet article. Après avoir apporté des modifications, enregistrez les frais.
Vous pouvez également accéder aux modèles de facturation pour Word et Excel directement à partir du site Web de Microsoft, à l'adresse https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Assurez-vous de sélectionner le facture avec votre version de Word
Étape 4. Deuxième façon:
Créer des factures à partir de documents vierges
Étape 5. Créez l'en-tête de la facture
Notez le nom de votre entreprise et incluez la description « Facturation » appropriée. Par exemple, vous pouvez lister des « Offres » si le document sert uniquement de devis et non de facture.
- Vous pouvez inclure l'en-tête en haut de la page ou utiliser la fonction d'en-tête de Word. Si vous utilisez la fonction d'en-tête de Word et prévoyez que la facture dépassera une feuille, vous pouvez utiliser l'option Première page différente pour répertorier les en-têtes complets sur la première page et les en-têtes récapitulatifs sur les pages suivantes.
- Le nom de l'entreprise doit être dans la même police de caractères que les autres documents de votre entreprise.
- Le relevé de facturation doit être rédigé dans un format suffisamment grand pour que le destinataire du document puisse l'identifier.
Étape 6. Écrivez la date de facturation près du haut du document, à droite du relevé de facturation
Cependant, vous n'avez pas besoin d'inclure une date aussi grande que la description.
Word dispose d'une fonction de date automatique qui peut insérer la date d'aujourd'hui pour vous. Bien qu'assez utile, n'utilisez pas cette fonctionnalité pour les factures envoyées par voie électronique car la date ne cessera de changer lorsque le document sera ouvert. Bien que la date de conservation ne change pas, la facturation examinera la date sur la facture pour voir quand vous avez été payé
Étape 7. Numérotez la facture
Ce numéro doit également apparaître en haut de la facture. La numérotation des factures vous permettra de suivre plus facilement vos factures si vous avez plusieurs factures ouvertes. Vous pouvez numéroter votre facture des deux manières suivantes:
- Numérotation globale non liée au client. Ainsi, vous pouvez stocker tous les documents de facturation dans un seul dossier.
- Numérotation spéciale pour chaque client. Utilisez cette numérotation si vous souhaitez créer un dossier distinct pour chaque client. Vous pouvez inclure une partie du nom du client dans le numéro de facturation, par exemple "Swithin1".
Étape 8. Affichez l'adresse de l'expéditeur et du destinataire
Incluez votre adresse et votre nom, ainsi que l'adresse du client sur la facture.
Vos coordonnées doivent inclure le nom de l'entreprise, le nom du bénéficiaire, l'adresse du client, ainsi que l'adresse de téléphone, de télécopieur et de courrier électronique si nécessaire
Étape 9. Notez les informations de facturation
La fonction de tableau de Microsoft Word vous permet de créer facilement des lignes et des colonnes pour les informations de facturation, telles que la quantité de l'article, la description de l'article/service, le prix unitaire/frais de service et le prix total de l'article acheté.
La fonction de tableau dans Word vous permet également d'effectuer des calculs. Au lieu de calculer manuellement le prix total d'un article acheté, vous pouvez simplement multiplier la quantité par le prix. Après cela, vous pouvez calculer tous les sous-totaux pour trouver la facture totale
Étape 10. Écrivez la facture totale sur le côté droit de la facture, juste en dessous du prix par article
Vous pouvez mettre en gras la facturation totale pour une visualisation plus facile.
Si vous facturez la taxe de vente, affichez un sous-total de tous les biens/services, puis notez la taxe facturée et incluez le pourcentage de taxe à gauche de la valeur de la taxe. Après cela, écrivez la facture totale en dessous
Étape 11. Incluez les règles de paiement
Vous pouvez afficher les règles de paiement en haut ou en bas des informations de facturation. Une règle de paiement couramment utilisée est « payer à l'arrivée de la facture ». "échéance 14 jours", "échéance 30 jours" ou "échéance 60 jours".
Vous voudrez peut-être inclure une note au bas de la facture expliquant comment payer, des informations générales ou un client de remerciement pour l'utilisation de votre service
Étape 12. Enregistrez la facture avec un nom facile à comprendre et décrivant le type de facture
Vous pouvez également inclure le nom de l'entreprise, le numéro de facturation et le nom du client.
Des astuces
- Après avoir enregistré le document de facture, vous pouvez utiliser le document comme modèle pour créer une autre facture en utilisant la fonction "Nouveau à partir de l'existant" lors de la création d'une nouvelle facture. Vous pouvez également enregistrer des factures dans un format de modèle.dot ou.dotx pour une utilisation future.
- Une autre façon d'afficher les factures et autres informations consiste à créer un classeur Microsoft Excel et à coller un lien vers le fichier de la facture au format Word. Lorsque vous mettez à jour le classeur, cliquez avec le bouton droit sur la feuille de calcul collée et sélectionnez "Mettre à jour le lien" pour voir les modifications.
