Apporter des séminaires est une bonne occasion de partager des connaissances et des expériences avec les autres. Beaucoup de gens se sentent nerveux et anxieux lorsqu'il s'agit de parler devant un public, mais cela peut être surmonté avec beaucoup de pratique et autant de préparation que possible. Pour que le séminaire se déroule bien, vous devez contacter l'organisateur pour connaître la durée du séminaire et les thèmes à traiter. Préparez le matériel du séminaire sous forme de diapositives contenant une série d'informations. Affichez également un diaporama avec des photos ou des graphiques. Lorsque vous vous présentez devant un public en tant que conférencier, faites preuve de confiance en établissant un contact visuel, en utilisant un langage corporel approprié et en parlant avec une articulation claire.
Étape
Méthode 1 sur 3: Faire les préparatifs initiaux
Étape 1. Découvrez le déroulement du séminaire
En guise de préparation initiale, discutez avec les organisateurs de diverses questions relatives à la mise en œuvre du séminaire et des sujets à discuter. Essayez de découvrir quelles sont les attentes des organisateurs car les séminaires peuvent être dispensés de différentes manières, par exemple: vous êtes invité à discuter d'un document qui a été distribué avant le début du séminaire ou à faire une présentation sans beaucoup d'interaction avec le public.
Demandez à l'organisateur: « Le séminaire se déroulera-t-il comme une conférence axée sur l'explication des résultats de la recherche ou interagira-t-il davantage avec le public ? »
Étape 2. Considérez qui sera le public du séminaire
Préparez le matériel du séminaire en fonction des intérêts et des besoins du public en découvrant qui assistera au séminaire. Si vous ne connaissez pas encore votre public, demandez aux organisateurs des informations sur leur formation et leur expérience. Si vous avez déjà travaillé avec des publics, utilisez ce que vous savez pour préparer du matériel et adaptez votre style de présentation à leur profit, en particulier pour vous préparer.
- Par exemple: lorsque vous donnez un séminaire scientifique devant des spécialistes, vous n'avez pas besoin d'utiliser de jargon car vous pouvez discuter directement du matériel de manière plus approfondie et détaillée.
- Selon les personnes présentes, vous pouvez discuter de sujets controversés ou demander au public son opinion.
- Arrivez tôt sur le lieu du séminaire afin de pouvoir discuter avec certains des participants et observer la situation dans la salle avant le début du séminaire. Demandez à l'un des participants: « Pourquoi voulez-vous assister à ce séminaire ? »
Étape 3. Découvrez quels outils de présentation sont disponibles et quels outils vous devez configurer
Assurez-vous de pouvoir faire fonctionner les appareils de la salle, par exemple: maîtrisez bien le programme PowerPoint et sachez régler les diapositives pour qu'elles changent automatiquement sans cliquer sur le bouton du clavier ou de la souris. Si vous souhaitez utiliser un microphone, commencez par apprendre à l'utiliser et à régler le volume.
Par exemple: pour pouvoir montrer un diaporama lors d'une présentation, assurez-vous qu'il y a un projecteur qui fonctionne correctement dans la salle
Étape 4. Préparez des diapositives et des visuels qui attirent l'attention du public
Avant de compiler le matériel de présentation, imaginez à quoi ressemblera un affichage visuel facile à comprendre pour le public. Si vous souhaitez montrer une diapositive, préparez-en une informative avec des images claires et une écriture facile à lire. Utilisez de grandes polices et des formes claires. N'incluez pas trop de graphiques et écrivez le moins de texte possible.
- Gardez à l'esprit que le public a besoin de 1 à 2 minutes pour lire chaque diapositive jusqu'à la fin. Ne préparez donc pas trop de diapositives pour ne pas pouvoir terminer la présentation. Au lieu de cela, présentez des images pour soutenir les informations que vous communiquez verbalement à votre public.
- Utilisez d'autres supports visuels, par exemple: des modèles, des affiches, des dépliants ou des brochures. Au lieu de vous concentrer uniquement sur les diapositives, canalisez votre créativité en utilisant ces installations et en les adaptant à la gestion du séminaire.
Étape 5. Distribuez le matériel de présentation avant le séminaire si nécessaire
Si vous souhaitez organiser un séminaire axé sur la discussion des articles, suggérez aux organisateurs que chaque participant a reçu un article quelques jours à l'avance. De cette façon, ils peuvent préparer des questions et des commentaires. En outre, vous pouvez passer directement à des documents plus complexes en supposant que votre public a un certain niveau de compréhension.
Si le document distribué est toujours en cours, incluez-le dans le projet de document et retransmettez l'information au début du séminaire. De cette façon, votre public sait que vous êtes prêt à accepter des critiques et des commentaires constructifs
Étape 6. Entraînez-vous à animer le séminaire selon le cadre matériel
Lorsque vous avez terminé de disposer le plan et les diapositives, entraînez-vous à l'avance. Demandez à des amis et des membres de la famille de faire semblant d'être des participants au séminaire en guise de simulation. Faites un enregistrement vidéo de votre pratique de présentation, puis rejouez-le afin de déterminer ce qui doit encore être amélioré. Entraînez-vous aussi souvent que possible jusqu'à ce que vous maîtrisiez bien le matériel de présentation et que vous soyez vraiment prêt à donner le séminaire.
Chaque fois que vous avez fini de vous entraîner, notez les choses qui se sont bien passées et ce qui doit être amélioré
Étape 7. Arrivez tôt sur le lieu du séminaire
Prévoyez du temps pour arriver tôt sur le lieu du séminaire pour voir l'agencement de la salle. Prenez le temps de télécharger le matériel de présentation et de distribuer des photocopies de documents ou de brochures. De plus, prenez le temps de rencontrer les organisateurs du séminaire pour vous coordonner.
Si vous arrivez 15 à 30 minutes à l'avance, il reste encore assez de temps pour faire les choses qui doivent être faites avant de commencer le séminaire
Méthode 2 sur 3: Fourniture de matériel de séminaire
Étape 1. Présentez-vous au public
Ouvrez le séminaire en vous tenant debout sur le podium ou devant la salle et présentez-vous. Décrivez brièvement votre expérience professionnelle et pourquoi vous souhaiteriez animer un séminaire sur le sujet à traiter. Cela peut augmenter l'intérêt du public à vous écouter parler et favoriser la confiance mutuelle entre l'orateur et le public.
Si quelqu'un d'autre vous a présenté, expliquez brièvement pourquoi vous étiez si enthousiaste à l'idée d'accueillir ce séminaire et remerciez les organisateurs de vous avoir donné l'occasion de parler devant un public
Étape 2. Faites une présentation en fonction du matériel qui a été préparé
Présentez le matériel dans l'ordre en vous basant sur une pensée logique. Même si vous avez mémorisé tout le matériel, notez brièvement les informations importantes sur du papier ou des fiches à emporter avec vous lors de votre présentation. Vous pouvez utiliser ces notes pour définir le tempo de votre discours. Utilisez ces directives lorsque vous animez des séminaires: « Dites au public ce que vous voulez dire, expliquez ce que vous avez expliqué, dites ce que vous avez expliqué. »
Par exemple: lorsque vous donnez un séminaire sur un sujet traité de manière chronologique, par exemple: l'histoire du déclenchement de la seconde guerre mondiale, assurez-vous d'avoir fourni beaucoup d'informations avant de livrer une explication dans l'ordre chronologique
Étape 3. Présentez le matériel sans regarder les moyens visuels
Donner des séminaires sera plus facile si vous lisez les diapositives. Au lieu de cela, utilisez une diapositive pour soutenir les informations importantes expliquées. Si vous pratiquez beaucoup, comment utiliser les diapositives peut montrer si vous donnez un bon séminaire.
Par exemple: lorsque vous montrez une photo de Lincoln, utilisez la diapositive comme support pour expliquer le contexte de la vie professionnelle et personnelle de Lincoln. Cette information n'a pas besoin d'être écrite à côté de la photo
Étape 4. Apportez le séminaire selon un horaire prédéterminé
Une fois que vous avez exprimé votre volonté d'accueillir un séminaire, déterminez le temps dont vous disposez pour parler, puis préparez le matériel en fonction du temps imparti. Terminez la présentation à l'heure ou un délai maximum de 5 minutes, pas plus. Lorsque le temps est écoulé, concluez immédiatement et dites que vous expliquerez davantage lors de la session de questions et réponses.
Par exemple: dites au public: « Je dois terminer la présentation parce que le temps presse, mais je continuerai à discuter de ce sujet lors d'une session de questions et réponses. »
Étape 5. Répondez aux questions du mieux que vous pouvez
Commencez à répondre en répétant la question posée afin que l'ensemble du public entende le problème dont vous souhaitez discuter. Avant de parler, réfléchissez à la réponse tout en construisant une phrase. Dans la mesure du possible, fournissez des réponses étayées par le matériel que vous venez de décrire et ajoutez des informations que vous n'avez pas eu le temps de transmettre en raison de contraintes de temps ou d'autres conditions.
- Après avoir répondu, remerciez le questionneur pour la question posée. Si un participant domine la session de questions-réponses, dites qu'il pourra vous parler à nouveau après la clôture du séminaire.
- Si vous ne pouvez pas répondre à une question, dites: « Cette question est très bonne, mais je ne peux pas encore y répondre ».
Méthode 3 sur 3: Démontrez vos compétences et votre confiance
Étape 1. Établissez un bon contact visuel
Pendant que vous parlez, regardez autour de vous tout en établissant un contact visuel avec l'ensemble du public pendant votre présentation. Si vous remarquez que vous ne regardez que dans une direction, regardez ailleurs. Ne vous concentrez pas uniquement sur le public assis à l'arrière ou à l'avant. Au lieu de cela, regardez tous les participants au séminaire afin de pouvoir saisir leur réponse à ce que vous avez à dire.
Étape 2. Parlez clairement et avec charisme
Utilisez des vidéos d'exercices pour savoir si votre voix vibre ou n'est pas assez forte. Parlez à voix haute pour ne pas avoir à utiliser le microphone. De plus, gardez votre présentation calme et prononcez chaque mot clairement afin que tout le monde puisse comprendre ce que vous dites.
Écrivez: « Parlez clairement » dans les marges des notes de plan pour vous rappeler de maintenir la qualité du son pendant votre présentation
Étape 3. Calmez-vous si quelque chose ne va pas
Si vous transmettez la mauvaise information, le public peut ne pas le savoir. Pour vous débarrasser de tout souci, admettez que vous avez été mal informé avant de poursuivre votre présentation afin de restaurer la confiance du public en vous.
Par exemple: dites au public: « Désolé, je n'ai pas mis à jour les données de la colonne 3 en fonction de la position d'aujourd'hui. Un chiffre plus précis serait…"
Étape 4. Utilisez un bon langage corporel
Contrôlez vos doigts et vos avant-bras pour ne pas avoir l'air nerveux parce que vous jouez constamment avec un stylo à bille ou un autre objet. Faites attention à la façon dont vous marchez et marchez de temps en temps, mais ne faites aucun mouvement qui distrait votre auditoire. Lorsque vous pratiquez le langage corporel, demandez-vous si vos mouvements vont distraire le public du matériel de présentation. Si c'est le cas, essayez de réduire ou d'éviter le mouvement.
