À mesure que la popularité du courrier électronique augmente en tant qu'alternative plus facile, moins chère et plus rapide au rôle des lettres, le nombre d'invitations pour les mariages, les anniversaires et même les réunions sociales envoyées via ces médias en ligne augmente également. Généralement, les invités enverront un e-mail avec le système RSVP pour mesurer le nombre d'invités pouvant assister à l'événement. Mais malheureusement, le système RSVP n'est pas très populaire en Indonésie, il y a donc de fortes chances que vous ayez du mal à répondre. Ne t'inquiète pas! Cet article contient divers conseils pour déterminer la bonne manière et le bon moment pour répondre, élaborer la bonne réponse et vérifier si votre réponse a été reçue ou non par l'invité.
Étape
Partie 1 sur 3: Déterminer la bonne façon et le bon moment pour répondre
Étape 1. Prenez une décision
La première étape que vous devez prendre est de prendre la décision d'assister ou de ne pas assister à l'événement indiqué dans l'invitation. Pensez-y dès que vous recevez l'e-mail RSVP.
- Pensez au lieu de l'événement et demandez-vous si vous devez ou non vous déplacer hors de la ville. Par exemple, pour assister à un événement organisé en dehors de la ville, il faut bien sûr dépenser plus pour acheter un billet d'avion, non ?
- Assurez-vous de ne pas avoir à assister à un autre événement au moment de l'événement.
- Assurez-vous que votre partenaire et vos proches peuvent également y assister. N'oubliez pas que la disponibilité des personnes les plus proches de vous affectera également votre processus de prise de décision.
Étape 2. Identifiez la nature de l'événement
En effet, la nature des différents événements exigera des tons de réponse et des niveaux de formalité différents. Par conséquent, vous devez d'abord comprendre la nature de l'événement avant d'envoyer une réponse pour éviter que des erreurs indésirables ne se produisent.
- Si l'événement est informel, comme une invitation à un barbecue chez un voisin, vous devrez généralement donner une réponse informelle. De plus, le temps dont vous disposez pour envoyer une réponse a tendance à être plus court.
- Si l'événement est formel, comme une invitation à un mariage, une fête d'anniversaire ou toute autre célébration importante, vous devez généralement donner une réponse qui est également formelle.
Étape 3. Fournir une réponse efficace
Après avoir lu les détails de l'événement et pris une décision, fournissez immédiatement une réponse efficace. En d'autres termes, par la réponse que vous donnez, confirmez si vous accepterez ou non l'invitation.
- Lisez la date de RSVP indiquée par l'invitant. N'oubliez pas que vous êtes tenu de répondre avant la date limite!
- Répondez dès que possible. Même si l'invitant vous donne un mois ou deux pour répondre, cela ne veut pas dire que vous devriez en profiter pour attendre une réponse ! Au lieu de cela, répondez immédiatement après avoir pris la décision d'accepter ou de refuser l'invitation.
Partie 2 sur 3: Artisanat des réponses
Étape 1. Spécifiez l'objet de l'e-mail
Après avoir déterminé comment et quand répondre, structurez votre message. Pour commencer, incluez un sujet dans l'e-mail qui indique votre réponse et est approprié à la nature de l'événement.
- Pour les invitations formelles, utilisez des phrases qui sont également formelles. Par exemple, écrivez: « Roger et Anna refusent les invitations au bal et au dîner du 11 mai ».
- Pour les invitations non formelles, telles que les invitations gelées à vos voisins complexes, écrivez simplement « Je ne peux pas venir au 11e barbecue ».
Étape 2. Incluez un message d'accueil
Il est important d'ouvrir l'e-mail avec un message d'accueil approprié, car c'est le message d'accueil qui donnera le ton à votre réponse. De plus, la bonne salutation mettra également l'accent sur vos sentiments et votre point de vue sur l'invité.
- Quelques exemples de salutations appropriées sont « À », « À mon meilleur ami » ou des salutations simples comme « Bonjour/après-midi/soir/soir »,
- Pour les événements informels, dites simplement une salutation courte et simple telle que « À John et Marcy ».
Étape 3. Composez le message dans le corps de l'e-mail
Le message écrit dans le corps de l'e-mail peut être la partie la plus importante de votre réponse, d'autant plus qu'il conclura à la fois votre réponse et reflétera la nature de l'événement. Quelques exemples de phrases que vous pouvez utiliser pour accepter ou refuser une invitation:
- Fournissez une réponse informelle à une telle invitation. Par exemple, « Merci pour l'invitation au barbecue, Tom. Mais désolé, nous n'avons pas pu y assister car nous devions être hors de la ville ce jour-là.
- Donnez une réponse formelle à une invitation de cette nature. Par exemple, "Les Higginsons ont reçu une invitation pour assister au mariage de Josh et Belinda le 5 novembre 2019." Un autre exemple est: « John et Sarah Appleby sont ravis d'accepter votre invitation à la fête d'anniversaire de Marta Rodriguez. »
- Un exemple de peine de rejet formel serait: « La famille Parker n'a pas pu assister au mariage de Josh et Belinda le 5 novembre 2019. »
Étape 4. Écrivez un message de clôture et incluez votre nom
Après avoir écrit le message, terminez la réponse par un message de clôture approprié. En fait, écrire une salutation de clôture n'est pas seulement une formalité, mais peut en même temps représenter le type de relation que vous avez avec la personne et ce que vous ressentez à son égard.
- Choisissez un message de clôture formel tel que « Salutations » ou « Merci ».
- Choisissez une salutation de clôture informelle telle que « Salutations » ou « Salutations ».
- Associez le message de clôture à votre réponse. Par exemple, écrivez « Avec un grand regret » si vous devez décliner l'invitation ou « Merci » si vous acceptez l'invitation.
- Écrivez votre nom à la fin de l'e-mail. Pour les événements informels, notez simplement votre pseudo et ceux des autres personnes invitées. Cependant, pour un événement plus formel, c'est une bonne idée d'écrire votre nom complet et celui des autres invités. Si vous et l'invité avez une relation très étroite, écrivez simplement « Smith Family ».
Partie 3 sur 3: Traiter les e-mails automatisés et résoudre les problèmes possibles
Étape 1. Cliquez sur « rejeter » ou « accepter », s'il y a un bouton automatique dans l'e-mail
Aujourd'hui, de nombreuses personnes sont plus intéressées par l'utilisation d'un service RSVP automatisé qui est envoyé sous la forme d'un e-mail pour les invitations formelles. Très probablement, l'e-mail RSVP automatisé a été transmis par un tiers et comporte un bouton avec une option « rejeter » ou accepter ».
- Si vous recevez un tel e-mail, vous n'avez pas besoin d'envoyer un e-mail privé à l'invité.
- Une fois qu'une invitation est acceptée ou refusée, la réponse sera envoyée à un tiers et transmise à l'invitant.
- Les services de messagerie automatique sont souvent utilisés pour des événements semi-formels tels que des anniversaires, des réunions, des rassemblements sociaux, etc.
Étape 2. Cliquez sur l'option « accusé de réception » dans le corps de l'e-mail
Faites-le pour que votre fournisseur de messagerie vous envoie un e-mail confirmant si la personne en question a reçu ou ouvert votre réponse. De cette façon, vous saurez si le message a été envoyé.
- Sachez que différents fournisseurs de messagerie peuvent également avoir des politiques différentes concernant l'option « accusé de réception ».
- Certains fournisseurs de services de messagerie ne proposent même pas cette option.
Étape 3. Envoyez un e-mail de suivi si vos plans changent
En fait, un changement de plans est une possibilité inévitable. Si vous devez refuser une invitation qui a déjà été acceptée ou vice versa, assurez-vous de transmettre le changement en réponse directement à l'invitant.
- Si vous avez accidentellement appuyé sur l'option « Accepter » sur un e-mail automatisé, clarifiez l'erreur via un e-mail privé à la personne concernée.
- Si vous souhaitez refuser une invitation que vous avez déjà reçue, communiquez le refus directement à l'invitant. Par exemple, envoyez un e-mail avec le sujet « Modifications RSVP » qui dit « Désolé, pour une raison ou une autre, Sarah et moi n'avons pas pu assister à votre 20e anniversaire de mariage le 14. J'espère que nous pourrons nous revoir dans un proche avenir, d'accord !
- Si vous souhaitez accepter une invitation que vous avez précédemment refusée, communiquez également les modifications directement à l'invitant. Par exemple, envoyez un e-mail avec le sujet « Modifications RSVP » qui dit « Bonjour ! Si le quota d'invitations est toujours disponible, je serais ravi d'assister à votre événement. »
- Les changements de réponse doivent être communiqués dès que possible. Si l'événement à venir est informel ou semi-formel, il est plus probable que vous ayez modifié votre réponse quelque temps à l'avance. Cependant, si l'événement est formel (par exemple, un mariage), les modifications de réponse doivent être apportées à l'avance, au moins un mois à l'avance.
