Organiser la fête que vous avez planifiée peut prendre beaucoup de temps, d'argent et d'efforts. Savoir combien de personnes vous prévoyez d'avoir à votre événement est une partie importante de la mise en place d'une fête. Mais à l'heure actuelle, il peut être difficile d'amener les gens à renvoyer une invitation avec même un simple « oui » ou « non ». Cependant, il existe de nombreuses façons d'augmenter vos chances d'obtenir le RSVP que vous souhaitez pour que votre fête se déroule sans heurts.
Étape
Partie 1 sur 2: Envoi d'invitations avec RSVP
Étape 1. Traduisez le français pour minimiser les risques de malentendus
Initiales R. S. V. P. est une abréviation de Réspondez, s'il vous plait qui signifie s'il vous plaît répondre en français. Malheureusement, certaines personnes peuvent ne pas être familières avec cette expression et sa signification. En modifiant le libellé de votre invitation ou en ajoutant les mots « veuillez répondre », il y aura moins de chance qu'un invité comprenne mal votre demande.
Une autre option que vous pourriez envisager: « Veuillez envoyer votre réponse RSVP à… »
Étape 2. Donnez à vos invités une raison pour laquelle leur réponse est importante
Lorsqu'une invitation électronique apparaît dans votre e-mail, il peut être facile de la jeter pour l'ouvrir à une date ultérieure ou d'y jeter un coup d'œil sans vous rendre compte de toute la planification et des efforts nécessaires pour organiser la fête. Vous pouvez le communiquer à vos invités en disant:
- Pour vous assurer qu'il y a suffisamment de nourriture et de boisson pour tout le monde, veuillez envoyer une réponse à cette invitation.
- Afin que nous puissions préparer une place pour tout le monde à l'avance, merci de répondre si vous pouvez y assister ou non.
Étape 3. Faites en sorte que les informations de votre invitation soient claires
S'il y a trop de texte ou des mots confus, vos invités peuvent mal interpréter le but de votre invitation. Cela peut lui faire penser que vous ne faites que lui parler de l'événement et que vous ne lui demandez pas de RSVP. Pour garder l'invitation à l'essentiel, vous pouvez:
Limiter les invitations aux informations essentielles, telles que qui organise l'événement, à quoi s'adresse l'événement, où l'événement aura lieu, quand il aura lieu et pourquoi l'événement aura lieu
Étape 4. Fixez une date limite pour une réponse à votre invitation
Assurez-vous d'attirer l'attention sur la date limite de RSVP sur votre invitation afin qu'il soit impossible de la manquer ! Vous pouvez également utiliser des délais « doux » sur les invitations, car certains fainéants répondent généralement peu de temps après la date limite. Pour attirer l'attention sur ces informations, vous pouvez:
- Utilisez des designs accrocheurs pour attirer l'attention.
- Utilisez du texte en majuscules, en italique, souligné ou avec une police de caractères spéciale.
Étape 5. Vérifiez vos informations de contact
Une simple erreur de typographie ou un paramètre de remplissage automatique non mis à jour dans votre navigateur Web pourrait vous amener à diriger les gens vers une fête surprise chez quelqu'un d'autre ! Vérifiez et revérifiez vos coordonnées avant d'envoyer des invitations.
Étape 6. Insistez sur RSVP « seulement ceux qui ne viennent pas » pour éviter toute confusion
Dans de nombreuses situations, le propriétaire de l'événement peut demander que le RSVP soit renvoyé « uniquement » si un invité ne peut pas assister à l'événement. Assurez-vous que les mots « RSVP uniquement ceux qui ne viennent pas » sont bien visibles et clairs afin qu'aucun invité ne se méprenne sur le but de ce type de RSVP.
Partie 2 sur 2: Assurer les réponses aux invités
Étape 1. Envoyez les invitations le plus tôt possible
Vous pouvez envisager d'envoyer une demande par e-mail afin que les invités puissent « enregistrer la date de l'événement ». Cela augmentera les chances que votre événement soit enregistré par les invités sur le calendrier, ce qui les alertera à chaque fois qu'ils consulteront le calendrier.
Étape 2. Utilisez un timing stratégique lors de l'envoi des invitations
Ceci est particulièrement utile lors de l'envoi d'invitations électroniques. Si vous envoyez une invitation électronique à un compte de messagerie personnel, vous pouvez attendre la fin de l'après-midi, c'est-à-dire le moment où vous quittez le travail, et vous serez plus susceptible de voir une notification de « nouvel e-mail ».
L'envoi d'invitations électroniques tôt le matin ou tard le soir est également une stratégie à considérer. De cette façon, vos invités auront plus de chances d'être tout en haut de leurs boîtes de réception, ce qui les rendra plus visibles
Étape 3. Incluez différentes manières pour les invités de répondre
Certains invités peuvent se sentir plus à l'aise pour communiquer par e-mail, tandis que d'autres apprécieront la commodité de répondre par SMS. En tenant compte de votre liste d'invités et de votre support préféré, vous augmenterez les chances qu'une réponse soit envoyée.
Pour les grands événements qui utilisent des invitations physiques envoyées par courrier, telles que les invitations, les anniversaires et les réunions, vous devrez peut-être également inclure une enveloppe-réponse avec le RSVP que vous avez envoyé
Étape 4. Essayez de rendre la pareille en utilisant la rareté
La recherche montre que le cerveau humain réagit à la rareté perçue, et vous pouvez en profiter. Sur l'invitation, vous devrez peut-être écrire:
- "Veuillez répondre qu'il ne manque pas de cupcakes pour vos enfants."
- "Les places sont limitées dans notre maison, alors s'il vous plaît RSVP afin que nous puissions nous préparer à répondre à tout le monde à notre fête."
Étape 5. Envoyez le cadeau avec votre invitation
En incluant même un petit cadeau avec l'invitation, vous pouvez augmenter la probabilité que vos invités répondent. Vos cadeaux n'ont pas besoin d'être extravagants pour que vous obteniez les résultats. Avec une simple invitation papier, vous pouvez inclure:
- Épingles à nourrice de la boutique à prix unique.
- Ballon.
- Décalque.
Étape 6. Offrez un pot-de-vin
La chance de gagner un article gratuit peut être un puissant facteur de motivation, et cela peut aider vos invités à se souvenir de votre événement. En plus de l'invitation, vous pouvez informer les invités que lorsqu'ils confirmeront leur présence, ils participeront à un tirage au sort sur des éléments tels que:
- Une bouteille de vin.
- Bon d'achat 75 000 Rp
Des astuces
- Assurez-vous que votre écriture est nette et facile à lire si vous écrivez des invitations avec.
- Faites une belle bordure autour de toute l'invitation. Une touche personnelle peut ajouter du caractère à une invitation et la rendre plus mémorable.
