Lorsque vous prenez la décision de quitter votre emploi et de déménager, vous devez donner un préavis d'au moins deux semaines de votre intention de démissionner. Continuez votre lecture pour apprendre à rédiger une lettre de démission polie mais ferme à remettre à votre patron.
Étape
Partie 1 sur 3: Que dire et comment le dire
Étape 1. Faites une déclaration claire et concise
La première ligne de votre lettre de notification doit clairement indiquer que vous démissionnerez de votre poste à la fin de la période de deux semaines. N'utilisez pas de phrases qui peuvent donner l'impression que vous êtes prêt à rester plus longtemps ou à changer d'avis avec la bonne offre.
- Un bon exemple: « Cette lettre est une notification officielle de ma démission de [nom de l'entreprise] en tant que [nom du poste], à compter du [date de la démission] ».
- Un bon exemple: « Je démissionne en tant que [nom du poste] à [nom de l'entreprise], à compter du [date de démission], deux semaines à compter de [date d'aujourd'hui].
- Mauvais exemple: « J'ai l'intention de quitter mon poste en tant que [nom du poste]. Veuillez me faire savoir quel est le délai le plus approprié pour vous ».
- Un mauvais exemple: « Si tout se passe comme prévu, j'ai l'intention de démissionner de mon poste dans cette entreprise dans deux semaines.
Étape 2. Donnez à votre patron au moins deux semaines
Aujourd'hui, la plupart des employés ne sont pas tenus de soumettre une lettre de démission deux semaines à l'avance, mais cela reste considéré comme de la courtoisie professionnelle.
- Si vous démissionnez plus tôt que deux semaines, votre futur employeur peut se demander si vous feriez de même avec lui.
- Si votre entreprise entre actuellement dans une période particulièrement chargée, vous pouvez envisager de donner « quatre semaines de préavis » à l'avance au lieu de seulement deux semaines.
- Les cadres supérieurs et les employés de niveaux supérieurs devraient également envisager de donner un préavis de plus de deux semaines. En règle générale, allouez un temps égal au temps de vacances alloué à votre poste. Par exemple, si votre poste vous donne trois semaines de congé, vous devez également donner un « préavis de trois semaines » à l'avance.
Étape 3. Évitez de donner les raisons de votre démission
Ceci est particulièrement important si vos raisons sont quelque peu problématiques, mais même si vous souhaitez quitter l'entreprise en bons termes, vous devez toujours éviter d'indiquer ces raisons dans une lettre de démission officielle.
- Cependant, vous devez indiquer cette raison lorsqu'on vous demande directement de la fournir.
- Vous devez également fournir une raison à partager avec les superviseurs et les collègues qui vous demanderont certainement pourquoi vous prévoyez de partir. Ce raisonnement n'a pas besoin d'être inclus dans une lettre formelle, mais il est toujours utile d'être préparé lorsque l'on vous le demande en personne.
Étape 4. Soyez à la fois formel et amical
Le ton général de votre lettre de notification doit être professionnel, mais pas au point de vous donner l'impression d'être froid ou raide. Habituellement, vous devriez écrire la lettre sur le ton le plus amical que vous ayez jamais eu avec votre patron.
- Si votre communication avec votre patron suit toujours une structure professionnelle rigide, suivez ce ton dans vos notifications. D'un autre côté, si vous communiquez avec votre patron de manière plus personnelle, n'ayez pas peur d'utiliser un ton plus personnel. Un ton personnel est toujours approprié tant qu'il n'est pas décontracté et frivole.
- Un bon exemple: « Je suis très reconnaissant pour l'expérience et le développement qui m'ont été donnés en travaillant avec vous. »
- Mauvais exemple: « Je certifie formellement, pour mémoire, que je continue d'avoir le plus grand respect pour la société ABC et que je n'ai aucune mauvaise volonté envers les supérieurs ou les collègues de cette société. »
- Mauvais exemple: « Merci pour tout ! »
Étape 5. Donnez un ton positif
Cette lettre sera le dernier document de votre dossier personnel, elle devrait donc laisser une bonne impression. Même si vous détestez le travail que vous quittez et que vous ne voulez plus rien avoir à faire avec qui que ce soit dans l'entreprise, vous devriez quand même laisser les ponts derrière vous au lieu de les réduire en cendres.
- Si votre futur employeur contactait votre ancien employeur et apprenait que vous avez laissé une lettre de démission positive, cela vous ferait une bonne impression. C'est aussi utile si l'employé de l'ancienne entreprise responsable de l'extraction de votre dossier ne sait pas grand-chose sur vous.
- Ne jamais dénigrer quelqu'un dans l'entreprise ou critiquer le fonctionnement de l'entreprise dans votre lettre de démission.
Étape 6. Remerciez votre patron
Entrez une phrase ou deux pour remercier votre patron de lui avoir donné l'opportunité et l'expérience de travailler dans l'entreprise. Chaque travail contribue à sa vie, même si les inconvénients l'emportent de loin sur les avantages.
- Si votre expérience de travail a été plutôt positive, assurez-vous de montrer votre gratitude. Écrivez quelque chose comme ce qui suit: « Je ne peux même pas vous remercier assez pour les trois dernières années. J'ai appris beaucoup plus que ce à quoi je m'attendais et j'apprécie vraiment votre gentillesse et votre patience."
- Si votre expérience de travail a été principalement négative, donnez une note de remerciement générique. Essayez quelque chose comme ce qui suit: « Je tiens également à vous remercier de m'avoir offert l'expérience au cours des trois dernières années. »
Étape 7. Dites à votre patron que vous avez l'intention de réaliser des projets majeurs
En guise d'acte final de loyauté et de responsabilité, vous devez enregistrer tous les projets en cours ou en cours qui auraient pu échouer sans votre aide et promettre que vous terminerez le projet et ne laisserez pas l'entreprise en difficulté.
- Les projets en cours et les petits projets qui pourraient être gérés par quelqu'un d'autre peuvent être exclus.
- Cela laissera une bonne impression sur votre patron, il est donc plus probable que le patron soit disposé à vous donner une bonne recommandation pour un autre patron à l'avenir si on lui demande de le faire.
Étape 8. Offrez un soutien après la démission
Étant donné que l'entreprise passe à un flux de travail différent après votre départ, il y aura des problèmes. Dans votre lettre de démission, proposez d'aider l'entreprise à traverser la transition même après la fin de votre contrat de travail.
Fournissez un numéro de téléphone et/ou une adresse e-mail que l'entreprise peut utiliser pour vous contacter si vous avez des questions
Étape 9. Fermez avec une note de remerciement
Même si vous l'avez remercié plus tôt dans la lettre, c'est une bonne idée de fermer la lettre en réitérant votre gratitude.
Exemple: « Je serai toujours reconnaissant envers vous et le personnel de la société ABC pour tout ce que vous avez fait pour moi. »
Partie 2 sur 3: Composer des lettres
Étape 1. Écrivez une lettre, pas un e-mail
Lorsque vous soumettez un avis de démission, vous devez l'écrire dans une lettre dactylographiée et imprimée plutôt que dans un e-mail. Cette lettre doit être soumise directement à votre superviseur.
- Bien que la rédaction d'e-mails puisse sembler plus facile et plus rapide, ils sont généralement considérés comme moins professionnels et généralement détestés.
- N'envoyez pas votre lettre de notification par la poste ou par le système de livraison de votre bureau. Cela entraînera des retards, et au moment où votre patron recevra la lettre, vos deux semaines prévues pourraient déjà être à mi-chemin.
Étape 2. Tapez la date dans le coin supérieur gauche
En standard pour écrire une lettre formelle, vous devez taper la date au format date-mois-année dans le coin supérieur gauche de la page. Le mois doit être orthographié avec des lettres, tandis que la date et l'année doivent être au format numérique.
- Exemple: 26 juin 2013
- N'oubliez pas que vous n'avez généralement pas besoin d'inclure une adresse de retour car la vôtre sera la même que l'adresse de votre employeur. Cependant, vous pouvez utiliser le papier à en-tête de l'entreprise avec l'adresse si c'est ce que vous préférez.
Étape 3. Pensez à inclure l'adresse du destinataire
Si vous utilisez du papier à en-tête de l'entreprise, vous pouvez choisir de ne pas inclure l'adresse du destinataire, car il s'agit d'une lettre envoyée depuis l'entreprise elle-même. Mais inclure l'adresse est une bonne idée, car cela vous permet d'adresser la lettre spécifiquement à votre patron.
- Écrivez le titre et le nom complet de votre patron dans la première phrase.
- Écrivez le nom de la rue sur la ligne suivante et la ville, l'état et le code postal sur la ligne suivante.
- Sautez une ligne entre la date et l'adresse du destinataire. Sautez une ligne de plus entre l'adresse du destinataire et le message d'accueil en dessous. L'adresse elle-même doit être à interligne simple.
Étape 4. Saluez votre patron directement dans une phrase de salutation
Votre lettre doit commencer par « Cher. (nom de l'employeur) » et n'utilisez jamais une salutation vague ou générique telle que « À qui de droit ».
Vous devez saluer votre patron de la même manière que vous le feriez normalement, même si cette méthode est un peu désinvolte. Par exemple, si vous saluez habituellement votre patron par son prénom, écrivez « Cher. Jennifer." Si votre relation avec votre patron est uniquement professionnelle, utilisez « Cher. La mère de Jennifer Smith."
Étape 5. Écrivez le corps de votre lettre
Sautez une ligne après le message d'accueil avant de commencer à rédiger le corps de la lettre selon les directives fournies dans cet article.
- Chaque paragraphe du corps doit être à interligne simple, mais il doit y avoir une ligne vide entre chaque paragraphe séparé. De plus, aucun paragraphe n'a besoin d'être mis en retrait.
- Faites une lettre sur une page maximum.
Étape 6. Utilisez une couverture chaude
Afin de maintenir un ton amical et positif, vous devez donner une conclusion plus chaleureuse et plus sincère qu'une fin typique telle que « Salutations », « Merci » ou « Sincèrement ».
-
Voici quelques exemples de couvertures:
- Mes salutations les plus chaleureuses
- je fonde de grands espoirs sur ta réussite
- Merci beaucoup pour tout jusqu'ici
- Avec mes remerciements les plus sincères et mes vœux les plus chaleureux.
Étape 7. Tapez votre nom et signez-le
Tapez votre nom complet quatre lignes sous la fermeture et mettez une signature entre la couverture et le nom.
Partie 3 sur 3: Soumettre une lettre de démission
Étape 1. Envoyez votre lettre de démission directement à votre employeur
La manière la plus professionnelle est de remettre votre lettre de démission à votre patron la première fois et personnellement.
- Habituellement, vous devez planifier une réunion, mais si vous travaillez pour une petite entreprise et avez une relation étroite avec votre patron, vous pourrez peut-être venir à son bureau à l'improviste.
- Fermez la porte derrière vous lorsque vous entrez pour garder la conversation privée.
- Présentez la lettre de démission à l'employeur et expliquez, lorsque vous la soumettez, de quoi il s'agit.
- Il y a de fortes chances que votre patron discute de la situation avec vous. Même si la lettre répond déjà aux questions qui vous sont posées, répondez complètement à chaque question.
- Dites merci lorsque vous quittez la pièce et serrez la main.
Étape 2. Remettez une copie de la lettre à qui en a besoin
Cela varie selon l'entreprise, mais généralement, le service des ressources humaines aura besoin d'une copie, tout comme votre superviseur.
Les collègues, les mentors, les membres de l'équipe et les clients doivent être personnellement informés de votre démission. Ils n'ont pas besoin d'une copie certifiée conforme de votre lettre de démission
Étape 3. Travaillez dur jusqu'à la fin
Si on vous demande de terminer de grands projets avant de partir lorsque vous rédigez la lettre, vous devez vous conformer et terminer les projets.
- Même si vous ne prenez aucun rendez-vous, vous ne pouvez pas vous relâcher pendant les deux dernières semaines de votre travail. La transition sera difficile pour tout le monde, et c'est votre travail professionnel de rendre la transition aussi fluide que possible pour l'employeur que vous quittez.
- D'un autre côté, si vous pensez que l'entreprise vous traite injustement parce que vous avez annoncé votre démission, ne les laissez pas profiter de vous ou vous rendre fou avec une quantité de travail supplémentaire inhumaine.
