Le marché du travail devient de plus en plus compétitif de jour en jour. Pour être en mesure de concourir pour de nouveaux emplois, avoir des recommandations positives et louables des employeurs/employeurs précédents sera le soutien le plus précieux. Si vous souhaitez fournir une référence positive à un employé, vous devez réfléchir soigneusement à la façon dont vous représenterez cette personne. En réfléchissant à ce que vous allez dire ou écrire à cette personne et en le représentant de la manière la plus positive et la plus professionnelle, vous pouvez aider un employé ou quelqu'un d'autre à décrocher l'emploi de ses rêves.
Étape
Méthode 1 sur 2: Écriture
Étape 1. Fournissez une lettre de référence positive
Si un employé vient vous voir et vous demande une lettre de référence, la première chose à faire est d'examiner la demande. Si vous avez eu une bonne expérience avec l'employé et pouvez lui apporter un soutien positif pour augmenter ses chances d'obtenir un emploi, fournissez une lettre de référence positive.
- Ne proposez pas de fournir une lettre de référence si vous ne pouvez pas écrire quelque chose de positif. Ne laissez pas cela tuer vos chances d'obtenir un emploi.
- Acceptez les demandes d'écriture de références uniquement si vous travaillez avec l'employé depuis plus longtemps. Il vous sera difficile de juger des capacités et du travail d'une personne en quelques mois seulement.
- Assurez-vous que vous êtes la bonne personne pour fournir une référence. Vous devrez peut-être revérifier la politique de l'entreprise sur les références.
Étape 2. Rassemblez les informations que vous pouvez écrire pour une lettre de référence
Demandez à l'employé des informations sur l'emploi pour lequel il postule et toute autre donnée pertinente que vous devriez connaître, y compris son curriculum vitae. Vous devez également collecter des informations relatives au travail de l'employé, telles que les évaluations de performance.
- Si vous décidez d'écrire une lettre de référence pour quelqu'un, demandez des informations sur l'emploi pour lequel il postule, son curriculum vitae le plus récent et d'autres informations sur ce qu'il pense de la contribution qu'il a apportée à une entreprise ou à un projet particulier et comment il profitera à son nouvel emploi.
- Pensez à lire la correspondance entre vous et l'employé pour être en mesure d'évaluer le professionnalisme et son fonctionnement. Vous pouvez également utiliser l'évaluation des performances à cette fin.
Étape 3. Rédigez la lettre initiale
Avant de donner une référence positive à un ancien employé ou collègue, utilisez les informations que vous avez recueillies pour rédiger la lettre initiale. Cette étape permet de s'assurer que la lettre de référence que vous écrivez est positive et complète.
- Les lettres de référence doivent faire une ou deux pages. Si vous écrivez plus longtemps, les employeurs potentiels pourraient ne pas tout lire et passer à côté d'informations vitales sur le candidat.
- L'introduction doit être brève et inclure le nom de l'employé, le poste pour lequel il postule et si vous le recommanderiez pour le poste. Par exemple, vous pourriez écrire « Je suis heureux de recommander Amir Priambodo pour le poste de chef de marque. Amir Priambodo a apporté une grande contribution à notre entreprise, et je pense qu'il sera un atout précieux pour votre équipe ».
- Le corps de la lettre peut comporter de 1 à 3 paragraphes et doit décrire depuis combien de temps vous connaissez l'employé, à quel titre vous avez travaillé avec, décrire et mettre en évidence ses compétences, et expliquer comment il ou elle contribuera à un employeur potentiel. Vous devez fournir des preuves exploitables et les raisons pour lesquelles l'employé est le meilleur candidat pour le poste.
- Vous pouvez également décrire le caractère de l'employé dans le corps de la lettre, mais vous devez faire attention à ne pas inclure d'informations personnelles, qui sont non seulement suspectes pour les employeurs potentiels, mais également illégales.
- Vous devez terminer la lettre par un paragraphe court et concis dans lequel vous recommandez fortement la personne et proposez votre aide si l'employeur potentiel a des questions. Par exemple, « Sur la base de mon expérience de travail avec Amir Priambodo, je le recommanderais pour le poste de responsable de marque chez Brand Management, Inc. Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez me contacter par e-mail ou par téléphone.
Étape 4. Utilisez des mots positifs et exploitables
Lors de la rédaction puis de la révision, assurez-vous d'utiliser un langage positif et exploitable lors de la description des candidats. Cette action peut aider les employeurs potentiels à se faire une idée du candidat et peut également représenter une image de soi plus positive.
- Utilisez des mots comme collaborer, coopérer et encourager.
- Utilisez des noms tels que joueur d'équipe, atout et responsabilité.
- Utilisez des adjectifs tels que fiable, intelligent, amical et déterminé.
- Vous pouvez enchaîner ces mots dans des phrases telles que « Amir et moi collaborons sur un projet marketing et il est un atout important pour obtenir de nouveaux clients. Il est un joueur d'équipe très responsable et amical et aura un impact positif sur votre entreprise.
Étape 5. Soyez honnête et n'exagérez pas
Vous souhaitez promouvoir le meilleur candidat possible tout en restant honnête sur ses qualifications. Il y a une ligne fine entre l'honnêteté et l'exagération et vous devriez l'éviter afin que les employeurs potentiels ne soupçonnent pas que votre lettre a été écrite de manière malhonnête.
Vous n'avez pas à dire que la personne est la meilleure ou la plus grande, à moins qu'elle ne le soit. Au lieu de cela, envisagez d'écrire quelque chose comme « Amir est l'un des collègues les plus responsables et les plus sympathiques, et j'ai aimé travailler avec lui ». Lorsque vous évaluez les compétences et les capacités techniques d'une personne, vous pouvez écrire quelque chose comme « Amir fait partie des 5 % des meilleurs chefs de marque avec lesquels j'ai travaillé »
Étape 6. Révisez et éditez la lettre de référence
Après avoir terminé le projet initial de la lettre, apportez des révisions au texte pour le renforcer et examinez les domaines qui nécessitent un développement ultérieur. Cette étape vous permet de modifier la lettre pour trouver des fautes d'orthographe, de ponctuation ou de grammaire.
- Assurez-vous que le projet révisé comporte une introduction appropriée, un corps et une conclusion honnête, contient un vocabulaire positif et donne la meilleure image du candidat.
- Envisagez de lire la lettre à haute voix pour entendre les erreurs et vous assurer qu'elle semble professionnelle.
- Assurez-vous que les informations que vous fournissez dans la lettre sont appropriées pour le nouvel emploi.
Étape 7. Formatez votre lettre
Avant d'envoyer une lettre de référence, vous devez utiliser le bon format. Cette étape peut aider à garantir que les employeurs potentiels prennent votre lettre de référence au sérieux.
- Assurez-vous que la lettre est imprimée sur du papier avec du papier à en-tête de l'entreprise.
- Sur la première ligne, écrivez la date.
- Sous la date, notez l'adresse de l'employeur potentiel. Adressez la lettre au superviseur du candidat ou au service des ressources humaines.
- Incluez votre adresse de contact ci-dessous les informations sur l'employeur potentiel.
- Après le message d'accueil, assurez-vous de signer la lettre à l'encre noire et d'imprimer votre nom en dessous. Vous pouvez inclure votre intitulé de poste, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone si vous le souhaitez.
Étape 8. Effectuez à nouveau la vérification des caractères
Avant d'envoyer une lettre de référence, lisez le texte une dernière fois. Cette étape garantit que vous ne faites pas d'erreurs ou ne manquez pas d'informations importantes.
Méthode 2 sur 2: Fournir une référence verbale
Étape 1. Vérifiez la politique de l'entreprise concernant les références verbales
Certaines entreprises autorisent uniquement les employés à fournir des informations de base telles que les années de service. Certains peuvent vous permettre de fournir des références écrites. S'assurer que vous suivez la politique de l'entreprise sur les références peut vous aider à fournir les meilleures références verbales.
Étape 2. Acceptez les demandes de références verbales
Si un employé ou un collègue vous demande de fournir une référence, assurez-vous de prendre la demande sous un jour positif. Si vous avez une bonne expérience avec l'employé, acceptez sa demande de fournir des références à des employeurs potentiels.
- Ne proposez pas de fournir une référence si vous ne pouvez rien dire de positif sur l'employé. Ne laissez pas cela ruiner vos chances d'obtenir le poste.
- Donnez votre consentement pour parler à un employeur potentiel si vous travaillez avec la personne depuis un certain temps. Vous pouvez avoir du mal à répondre aux questions sur l'employé ou à expliquer ses compétences si vous ne le connaissez que depuis quelques mois.
- Assurez-vous que vous êtes la bonne personne pour fournir une référence. Vous devrez peut-être vérifier auprès de votre patron ou de la politique de votre entreprise concernant les références.
Étape 3. Demandez des informations sur l'employé à utiliser comme matériel de référence
Vous pouvez également avoir besoin d'informations de base de l'employé concernant l'emploi pour lequel il postule et d'autres données pertinentes que vous devez connaître.
- Demandez des informations sur le poste pour lequel le candidat postule et un curriculum vitae à jour. Vous devrez peut-être savoir ce qu'il pense de la contribution qu'il a apportée à l'entreprise et aux projets sur lesquels il travaille et comment il contribuera à son nouveau lieu de travail.
- Vous devez recueillir toute information liée au travail de l'employé, telle qu'une évaluation du rendement.
- Pensez à relire votre correspondance avec l'employé pour évaluer son niveau professionnel et son fonctionnement. Vous pouvez également utiliser l'évaluation des performances à cette fin.
Étape 4. Planifiez une conversation téléphonique
La plupart des références téléphoniques sont données par téléphone et vous devrez prévoir un moment approprié pour parler avec l'employeur potentiel du candidat. Le fait de réserver un certain temps pour parler du candidat peut vous permettre de fournir une référence complète, professionnelle et positive.
- Demandez au candidat de fournir vos coordonnées à l'employeur potentiel ou demandez des données pertinentes sur les personnes à contacter dans la nouvelle entreprise.
- Assurez-vous de planifier la conversation lorsque vous vous sentez détendu et que vous n'êtes pas pressé d'assister à une réunion.
Étape 5. Prenez des notes pour les références téléphoniques
Après avoir déterminé le calendrier des entretiens et rassemblé les informations pertinentes, faites une petite note sur le candidat. Cette étape peut vous aider à ne pas oublier d'informations importantes sur les compétences ou le comportement du candidat pendant la conversation.
Étant donné que vous ne connaissez pas les questions qu'un employeur potentiel pourrait poser, assurez-vous de prendre des notes sur divers aspects du candidat, y compris comment vous avez appris à le connaître et pendant combien de temps, à quel titre vous avez travaillé et une évaluation de ses compétences.
Étape 6. Répondez à toutes les questions complètement et honnêtement
Les références verbales vous obligent souvent à répondre aux questions posées par les employeurs potentiels. La préparation de notes et la réponse à des questions détaillées et honnêtes peuvent aider les candidats à décrocher le poste.
- Assurez-vous de ne pas surestimer les qualifications de la personne. Vous n'êtes pas obligé de dire qu'il est la plus grande personne au monde », mais vous pouvez objectivement dire « C'est l'un des meilleurs collègues/employés que nous ayons jamais eu.
- Veuillez garder à l'esprit que tout doute dans votre réponse donnera l'impression que vous êtes malhonnête.
Étape 7. Utilisez des mots et des phrases positifs et descriptifs
Lorsque vous répondez à la question d'un employeur potentiel, assurez-vous d'utiliser des mots qui rendent le candidat attrayant. Cette action fera apparaître le candidat supérieur aux autres candidats.
- Vous pouvez également utiliser une variété de verbes, de noms et d'adjectifs pour décrire le candidat. Plus votre description est claire, plus elle sera susceptible d'aider les employeurs potentiels à prendre une décision éclairée.
- Par exemple, vous pourriez dire des choses comme « Amir Priambodo a la capacité de résoudre les problèmes de manière très créative » ou « Il peut communiquer clairement ses idées ».
- Assurez-vous de fournir des informations sur les compétences dont le candidat aura besoin dans son nouvel emploi.
Étape 8. Évitez les sujets personnels
Ne parlez que de choses liées à la performance du candidat, telles que des compétences supérieures en leadership ou la capacité de résoudre les conflits entre collègues. Ne parlez pas de votre vie personnelle car cela la rendra, et vous, aurez l'air moins professionnelle aux yeux des employeurs potentiels.
- Ne discutez pas de quoi que ce soit de personnel, y compris la religion, l'état matrimonial, l'âge ou la santé.
- Fournir des renseignements personnels peut compromettre les chances d'un candidat d'obtenir un emploi. Cela peut être illégal, selon le type d'informations que vous divulguez.
Étape 9. Terminez la référence verbale
Remplissez la référence verbale par téléphone une fois que vous avez répondu à toutes les questions de l'employeur potentiel. Vous pouvez poser des questions si vous le jugez nécessaire ou si vous pouvez fournir des explications supplémentaires sur le candidat. Assurez-vous de remercier l'employeur potentiel et offrez-lui de fournir de plus amples informations si nécessaire.
