L'entreprise a l'obligation de calculer avec précision les salaires de ses employés. Des erreurs de calcul peuvent entraîner une trop grande déduction des salaires des employés pour les impôts, la sécurité sociale, les frais médicaux ou de soins médicaux et d'autres déductions qui les rendent mal à l'aise lors du calcul des impôts annuels. Des erreurs de calcul peuvent également entraîner l'examen de l'entreprise par des agences gouvernementales telles que le service des impôts et éventuellement une amende.
Étape
Partie 1 sur 2: Remplir le formulaire
Étape 1. Demandez à vos employés de remplir des formulaires fédéraux et d'État pour les retenues sur la paie des employés
Lorsqu'ils commencent un nouvel emploi, tous les employés doivent remplir un certificat fédéral d'allocation de retenue à la source, également connu sous le nom de formulaire W-4. Le nom et la structure du formulaire d'État varient d'un État à l'autre.
- Les informations fournies sur un certificat d'avantages fiscaux pour les employés indiquent à une entreprise le montant des impôts sur le revenu fédéraux et étatiques retenus sur le chèque de paie de chaque employé en fonction du statut de dépôt et du montant de l'exonération fiscale réclamée. Gardez à l'esprit que plus l'exonération fiscale demandée est élevée, moins la déduction fiscale de l'employé sur les chèques de paie est importante. Cependant, l'employé peut devoir de l'argent lorsqu'il s'agit de payer des impôts.
- Gardez à l'esprit que vous faites peut-être des affaires dans un pays qui n'impose pas d'impôt sur le revenu, où il n'y a pas de formulaires pour les retenues à la source. Étant donné que l'État n'exige pas que ses citoyens paient des impôts, il n'y a aucune raison pour que vos employés remplissent des formulaires de retenue sur la paie.
Étape 2. Vérifiez que le formulaire a été signé
N'oubliez pas que les documents fédéraux et d'État ne sont pas valides s'ils ne sont pas signés.
Étape 3. Vérifiez les calculs sur le formulaire
Bien que les calculs sur le formulaire puissent être très faciles (généralement en ajoutant juste quelques 1), il est préférable de revérifier pour s'assurer que l'employé a ajouté les chiffres correctement.
Partie 2 sur 2: Calcul du salaire net
Étape 1. Déterminez le salaire brut de l'employé
Avant de commencer à calculer le salaire d'un employé, vous devez connaître le salaire brut de l'employé. Le montant est calculé en multipliant le nombre d'heures travaillées dans la période de paie par le taux horaire. Par exemple, si un employé travaille 40 heures dans une période de paie et que le taux est de 15 $ l'heure, vous multiplieriez 40 par 15 $ pour obtenir un salaire brut de 600 $.
Étape 2. Obtenez un tableau des impôts sur le revenu fédéral et étatique
Le tableau de l'impôt fédéral sur le revenu décrit le montant de l'impôt fédéral sur le revenu des particuliers dû par salaire, le montant de l'exonération fiscale et le statut de dépôt. L'administration fiscale a publié un tableau d'impôt sur le revenu sur les services en ligne. Vous pouvez consulter les tables d'impôt sur le revenu de l'État en ligne en visitant le site Web de votre bureau de surveillance de l'État.
Étape 3. Appliquer les impôts sur le revenu fédéral et étatique
Vous pouvez utiliser la table d'imposition que vous obtenez pour appliquer les montants d'impôt sur le revenu fédéral et d'État appropriés pour les retenues à la source.
- Pour les impôts fédéraux, vous recherchez le montant de la retenue en fonction du salaire brut de l'employé, du statut de déclaration et du montant de l'exonération fiscale réclamée. Ensuite, vous soustrairez le montant du salaire brut.
- Pour les impôts de l'État, consultez le site Web du revenu de votre département d'État pour obtenir des instructions sur le montant de la retenue à la source.
Étape 4. Appliquer le taux d'imposition de la sécurité sociale
Le calcul du montant des prélèvements sociaux à payer est très simple car il s'agit d'un pourcentage fixe du revenu du salarié. Les entreprises doivent comprendre qu'elles sont également responsables du paiement des cotisations de sécurité sociale. Le taux actuel des prélèvements sociaux est de 6,2 % pour les salariés.
Étape 5. Profitez des déductions fiscales pour soins médicaux
Tout comme la taxe de sécurité sociale, la taxe sur les soins médicaux est également un pourcentage fixe du revenu d'une personne. En outre, la société est également responsable du paiement des taxes sur les soins médicaux. La taxe sur les soins médicaux pour les employés actuels est de 1,45 %.
Étape 6. Soustrayez les autres morceaux
Les employés peuvent avoir des cotisations volontaires ou des retenues obligatoires qui doivent être déduites de leur salaire brut.
- Les exemples de contributions volontaires comprennent les contributions 401, les régimes de rémunération différée, les régimes d'invalidité de longue durée et les comptes de dépenses flexibles.
- Des exemples de déductions obligatoires comprennent la pension alimentaire pour enfants et l'allocation de divorce.
Étape 7. Calculez le salaire net total
Le montant restant après déduction de ces déductions est le salaire net. Répétez vos calculs et assurez-vous que vous n'avez pas fait d'erreurs.
