Lors de la planification d'une réunion, vous devez communiquer toutes les informations pertinentes de manière claire et concise. Vous devez fournir une description de l'heure, du lieu et du sujet de la discussion. Vous devrez peut-être également prendre des notes si des préparatifs ou du matériel sont nécessaires pour la réunion. Quel que soit le support que vous utilisez, e-mail ou application Outlook, assurez-vous que les informations importantes sont transmises afin que tous les invités le sachent et puissent prédire à quoi ils sont confrontés.
Étape
Méthode 1 sur 3: Écrire des sujets forts
Étape 1. Écrivez un sujet court et pertinent avec la date et le sujet de la réunion
L'écriture de ces éléments dans la zone d'objet permet aux invités de comprendre l'heure et le sujet de la réunion sans avoir à ouvrir l'e-mail. Par exemple, vous pourriez écrire « Réunion 01/03: nouvelles directives de déclaration ».
Avertissement:
Si vous n'écrivez pas de sujet de réunion, les gens peuvent répondre pour demander si la réunion est pertinente pour leur service ou s'ils doivent y assister. Alors assurez-vous d'écrire le sujet de la réunion!
Étape 2. Demandez une confirmation de participation dans la case objet
Si vous devez savoir qui vient, demandez une confirmation dans la case objet. De cette façon, les lecteurs sauront qu'ils doivent répondre le plus rapidement possible même s'ils n'ont pas ouvert l'e-mail. Vous pouvez écrire: « Réunion RH du vendredi 10/06, veuillez confirmer bientôt ».
Vous pouvez également écrire: « Veuillez répondre: réunion RH 10/06 »
Étape 3. Si la réunion est urgente, écrivez-le dans la case objet
Si le sujet de la réunion est urgent ou nécessite une décision rapide de sorte que la réunion doit avoir lieu immédiatement, mettez une marque d'urgence dans la case sujet. Par exemple, vous pourriez écrire « Réunion d'urgence lundi 31/02: cybersécurité ».
Il est très important d'expliquer le sujet de la réunion afin que le lecteur puisse deviner ce qui sera discuté
Étape 4. Notez si la réunion est obligatoire ou simplement une suggestion
Si vous travaillez pour une grande entreprise, la présence de certaines personnes n'est pas toujours nécessaire. Écrivez les départements concernés dans la case objet ou faites-leur savoir s'ils doivent y assister. Par exemple, vous pourriez écrire « réunion marketing obligatoire 6/10 ».
Si le lecteur n'est pas obligé d'y assister, vous pouvez écrire « Il est recommandé d'assister à la réunion du 10/6 sur les tactiques de marketing efficaces. »
Étape 5. Utilisez des mots complets dans la zone d'objet pour éviter toute confusion
Les abréviations peuvent sembler efficaces, mais elles sont en réalité moins spécifiques que les mots complets et peuvent prêter à confusion. Par exemple, « KK » peut signifier « Carte de famille » ou « Carte de crédit » selon qui comprend ou ne comprend pas votre langue personnelle.
Cependant, vous pouvez utiliser des abréviations courantes, telles que « RSVP », « HR » et « KTP »
Méthode 2 sur 3: Rédaction de contenu d'e-mail
Étape 1. Rédigez une brève introduction amicale et de courtes notes
Se présenter est nécessaire si vous travaillez pour une grande entreprise ou si vous ne connaissez pas tout le monde. Dans cette brève introduction, vous devez indiquer s'il existe des documents ou du matériel qui doivent être remplis/apportés à la réunion.
Créez une introduction amicale ou pertinente pour le travail. Par exemple: « Bonjour, Tim ! J'ai hâte que le nouveau programme soit lancé la semaine prochaine ! »
Conseil:
Rappelez aux lecteurs s'ils doivent accomplir une tâche spécifique ou apporter quelque chose à une réunion. Par exemple, « N'oubliez pas d'apporter 4 copies papier de votre liste de contacts de fournisseurs ».
Étape 2. Écrivez la date et l'heure sur une ligne distincte pour qu'elle ressorte
C'est une information importante pour les invités. Alors, soyez clair et démarquez-vous des autres phrases qui l'entourent. Espacez deux lignes au-dessus et en dessous ou écrivez-le en gras.
- Exemple: « 6 octobre 2020, 10h30 - 11h45 WIB »
- Si la réunion a lieu en ligne, fournissez des informations sur le fuseau horaire afin que les personnes dans différents fuseaux horaires ne prennent pas de retard en raison d'une mauvaise communication. Par exemple, vous pouvez écrire: « 6 octobre 2020, 10h30 - 11h45 WIB (GMT+8) »
Étape 3. Écrivez l'emplacement après la date et l'heure
Assurez-vous que le lieu est également bien écrit, comme la date et l'heure, en particulier si la réunion a lieu dans un nouveau lieu, difficile à trouver ou si vous savez que certains des invités ne connaissent pas le lieu. Pour les réunions virtuelles (via des forums en direct ou un chat vidéo), fournissez un lien direct pour que les invités accèdent facilement au forum ou au lien vidéo.
Lorsque vous donnez des instructions, soyez aussi détaillé que possible. Exemple: « Veuillez vous présenter à la salle de réunion 592 du bâtiment Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto n° 10). La chambre 592 est au 2e étage de l'immeuble. Il faut donc prendre l'ascenseur du rez-de-chaussée, s'arrêter au 12e étage, et utiliser l'ascenseur du côté sud de l'immeuble (à gauche) pour monter au 59e étage
Étape 4. Partagez le but de la réunion
Informez l'invité de l'objet de la réunion. Raconter un ordre du jour court aidera les invités à comprendre quelles tâches ils doivent accomplir au préalable. Vous pouvez nommer le sujet (comme « Mise à jour de la cybersécurité ») ou vous pouvez planifier:
- 10h30 - 10h45 Fournir les dernières informations sur l'état du projet
- 10h45 - 11h10 Comparez et choisissez des offres intéressantes
- 11.10 - 11.30 Remue-méninges et lancement des cibles
Étape 5. Vérifiez l'e-mail pour les erreurs de grammaire ou d'information
La chose la plus importante à vérifier est la date, l'heure et le lieu de la réunion. Assurez-vous que ces trois choses sont correctes ! Vous pouvez également relire l'introduction, l'ordre du jour ou toute autre note que vous avez ajoutée pour vous assurer d'avoir fourni toutes les informations requises.
Lisez à haute voix pour vous assurer que votre écriture est claire et concise avant d'envoyer un e-mail
Méthode 3 sur 3: Utilisation d'Outlook ou de l'application Calendrier intégré
Étape 1. Cliquez sur "Nouvelle réunion" dans le menu d'accueil d'Outlook
Si votre entreprise utilise une base de données de communication avec un calendrier intégré, comme Outlook, utilisez-la pour planifier des réunions. Ce support est généralement le canal de communication choisi par les personnes avec qui vous travaillez.
Si votre entreprise n'utilise pas Outlook ou un service similaire, utilisez l'e-mail fourni par votre agence pour envoyer des invitations
Étape 2. Sélectionnez l'heure et la date dans la fenêtre « Assistant de planification »
Après avoir créé une nouvelle réunion, une fenêtre de calendrier apparaîtra. Cliquez sur « Assistant de planification » et mettez en surbrillance l'heure et la date disponibles pour la réunion.
Assurez-vous de choisir le bon moment pour les invités. Selon l'application de l'entreprise, vous devrez peut-être modifier vos paramètres d'affichage afin que l'horaire de chacun (et le vôtre) apparaisse à l'écran
Étape 3. Ajoutez des invités en saisissant leurs noms ou en utilisant le carnet d'adresses
Cliquez sur la zone de texte pour saisir le nom manuellement ou faites défiler le carnet d'adresses et sélectionnez un nom d'invité dans la liste. Utilisez la fonction « Assistant de planification » pour vérifier la disponibilité de l'heure d'invitation.
Si les invités n'ont pas de temps libre, leurs noms seront mis en évidence. L'assistant du planificateur fournira même des heures recommandées en fonction de votre emploi du temps et des autres invités
Étape 4. Définissez l'heure de début et de fin de la réunion
Assurez-vous que la date correspond à celle que vous avez définie plus tôt. Cliquez sur le bouton calendrier si vous devez le modifier. Utilisez la flèche vers le bas à droite de la liste des heures pour sélectionner une heure de réunion appropriée.
Notez l'heure de fin de la réunion est votre façon de respecter l'heure de l'autre personne afin qu'elle puisse prédire ce qui va se passer et planifier des voyages ou du travail pour la journée
Étape 5. Cliquez sur « Rendez-vous » sous « Réunion » en haut de l'écran
Vous reviendrez à l'écran de planification et vous pourrez voir que votre réunion a été planifiée. Après cela, vous pouvez ajouter un sujet, un emplacement et des notes.
Si vous ne voyez pas l'entrée de la réunion dans l'écran du calendrier, revenez aux étapes précédentes et répétez jusqu'à ce que votre calendrier de réunion apparaisse
Étape 6. Notez le sujet, l'emplacement et des notes spécifiques
Informez le sujet de la réunion en quelques mots courts (Exemple: « Test de nouveau produit »). Dites l'emplacement spécifique. Notez les instructions d'emplacement si l'endroit n'est pas couramment utilisé pour les réunions ou est difficile à atteindre. Donnez des notes supplémentaires (telles que les préparatifs qu'ils doivent faire) qui sont pertinentes pour la réunion.
- Donnez l'adresse du lieu même s'il est probable que l'invité le connaisse déjà.
- Cliquez sur « envoyer » lorsque vous avez terminé.
Conseil:
N'utilisez pas un sujet trop large, tel que « brainstorming », car ce genre de mots ne donne pas d'informations claires sur le but de la réunion. Vous pouvez le remplacer par « pensez à un fournisseur pour un nouveau produit ».
Des astuces
- Lorsque vous relisez un e-mail ou une invitation, assurez-vous qu'il est bref et épuré.
- Utilisez un ton amical et professionnel.
- Vérifiez la liste des destinataires pour vous assurer que toutes les cibles ont été invitées.
- Tapez l'adresse e-mail dans la case "Cci" si vous souhaitez masquer l'intégralité de l'adresse e-mail des destinataires.
Avertissement
- N'écrivez pas d'invitations ou d'e-mails sans date, heure et lieu. Les invités seront confus et vous recevrez des dizaines de réponses sur ces choses.
- N'écrivez pas en majuscules car cela serait interprété comme un cri et ce serait très peu professionnel.
