Le travail et les affaires, en particulier dans un environnement de bureau, exigent un certain niveau de collaboration. Par exemple, les décisions importantes nécessitent souvent plus du point de vue d'un individu et généralement le succès d'un travail important nécessite l'expertise d'un certain nombre de personnes. Les réunions sont un moyen de créer une collaboration structurée et organisée, mais sans objectif ni contrôle, les réunions peuvent facilement devenir trop longues et inefficaces. Savoir planifier, préparer et diriger des réunions peut faire la différence entre une réunion efficace et une réunion qui fait perdre du temps.
Étape
Partie 1 sur 3: Préparation de la réunion
Étape 1. Discutez de la réunion à venir avec les participants
Lorsque vous apprenez que vous allez présider une réunion à venir, l'une des premières choses que vous devez faire est de consacrer un peu de temps à parler aux personnes qui y participeront (en particulier les personnes importantes et de haut niveau). Demandez s'il y a quelque chose en particulier dont ils aimeraient discuter lors de la réunion. Enregistrez leurs réponses et utilisez-les comme guide pendant que vous rédigez votre agenda.
Demander aux participants de quoi ils aimeraient discuter est une bonne idée, non seulement pour vous faciliter la rédaction de l'ordre du jour, mais aussi pour les impliquer dans le processus de la réunion avant même le début de la réunion. Les gens sont plus susceptibles d'assister et de prêter attention aux réunions lorsqu'ils savent que les questions qui sont importantes pour eux seront discutées
Étape 2. Rédigez et partagez un ordre du jour
L'ordre du jour de la réunion n'est pas seulement utile pour le responsable de la réunion, mais aussi pour les invités présents. L'ordre du jour comprend des informations utiles sur la réunion, telles que quand, où et qui y assistera. Plus important encore, l'ordre du jour présente également les sujets de discussion à discuter, afin que chacun puisse se préparer. Envoyez l'ordre du jour avant la réunion elle-même - plus la réunion est importante, plus vous devez envoyer l'ordre du jour tôt.
Une chose qui devrait être mise à l'ordre du jour est le délai estimé pour chaque discussion. Avoir un calendrier approximatif décrit plus tôt peut vous aider à mettre la réunion sur la bonne voie. Alors que certains des événements de votre agenda prendront plus de temps (et d'autres plus rapidement), le calendrier vous permettra d'organiser et d'ajuster plus facilement le temps global
Étape 3. Faites des recherches sur le sujet des discussions et réunions précédentes
Les personnes qui assistent à la réunion peuvent ne pas connaître toutes les informations sur le sujet dont vous envisagez de discuter – certaines peuvent ne pas avoir assisté à la dernière réunion, tandis que d'autres peuvent l'avoir oubliée. C'est une bonne idée pour vous, en tant que président de la réunion, de connaître l'historique de la discussion jusqu'à présent. Essayez de parler aux personnes qui ont assisté à des réunions importantes auparavant pour découvrir les problèmes non résolus afin de pouvoir en discuter pendant la réunion. Vous aurez également besoin d'obtenir le procès-verbal de la dernière réunion du fonctionnaire qui conserve les notes pour vous aider à organiser vos plans.
Les procès-verbaux des réunions précédentes peuvent être une ressource importante pour vous en tant que leader. Les procès-verbaux résument les discussions et les décisions qui ont eu lieu lors de la dernière réunion, afin que vous puissiez trouver toutes les informations importantes relativement rapidement et facilement. Vous devrez peut-être partager des comptes-rendus de réunion importants avec les participants ainsi qu'un ordre du jour
Étape 4. Préparez le lieu de rendez-vous à l'avance
Le jour de la réunion, vous devez vous assurer que la salle ou le lieu qui sera utilisé est propre, rangé et prêt à accueillir les participants à la réunion. Vous devez vous assurer que tous les composants technologiques de la réunion (tels que les présentations, les projecteurs, les appareils visuels, etc.) fonctionnent correctement et sont prêts à l'emploi - l'encombrement technique peut faire perdre un temps précieux et perturber le bon déroulement d'une réunion.
Si vous utilisez une présentation électronique (comme PowerPoint, etc.), prenez le temps de vous familiariser avec la télécommande ou le sélecteur qui sera utilisé dans la présentation. Vous ne voulez certainement pas perdre de temps à tâtonner avec ces contrôleurs tout en discutant de problèmes importants
Partie 2 sur 3: Agir en tant que leader pendant les réunions
Étape 1. Ouvrez officiellement la réunion
Lorsque le temps prévu est écoulé et que tous les participants (ou au moins tous les participants importants) sont présents, attirez l'attention sur tout le monde dans la salle. Présentez-vous en tant que leader et quel est le but de la réunion. Fixez un délai en indiquant quand votre réunion planifiée se termine - vous pouvez avoir une réunion longue ou courte, mais indiquer une limite de temps à l'avance aidera à garder la réunion à l'heure. Si certains des participants ne se connaissent pas, prenez le temps de lire brièvement les noms des participants et de présenter les participants importants.
Il est à noter que certaines entreprises et organisations ont des procédures strictes et régulières pour l'ouverture et la conduite des réunions. Par exemple, certaines organisations ouvrent des réunions à coups de marteau
Étape 2. Fournissez des résumés pertinents des réunions précédentes
Au début d'une réunion faisant partie d'un long projet en cours, vous devez fournir de brèves informations sur le projet en fournissant un résumé rapide des événements ou des décisions de la réunion précédente. Tous les participants n'en savent pas autant que vous sur le sujet de la discussion, cette étape peut donc être utile pour rendre la réunion efficace et efficiente.
- Au lieu de résumer vous-même les résultats des réunions précédentes, vous voudrez peut-être demander au secrétaire de la réunion ou au fonctionnaire qui prend des notes de lire les procès-verbaux des réunions précédentes pour donner au résumé un aspect formel.
- Vous devriez également envisager de lire la correspondance ou les communications importantes qui ont eu lieu après la réunion précédente.
- Il convient de noter que si vous fournissez aux participants des copies du procès-verbal/de la correspondance, leur lecture peut ne pas être nécessaire.
Étape 3. Permettez aux participants importants de faire un rapport sur la situation générale
Ensuite, invitez des personnes ayant des connaissances pertinentes pour vous informer des nouveaux développements survenus depuis la dernière réunion. Cela peut être n'importe quoi - par exemple, de nouveaux problèmes auxquels l'entreprise ou l'organisation est confrontée, des changements de personnel, des développements de projets et des changements de stratégie qui peuvent tous être discutés ici. Les participants à la réunion souhaitent également connaître les résultats d'actions spécifiques prises à la suite de réunions précédentes.
Étape 4. Terminez toutes les affaires inachevées
S'il y a des problèmes non résolus et des décisions qui n'ont pas été prises lors de la dernière réunion, essayez de les résoudre avant de discuter de nouveaux problèmes. Plus le numéro précédent est mis en attente, moins les participants voudront en assumer la responsabilité, alors essayez de définir et de résoudre toute question inachevée au cours de la réunion. Habituellement, les affaires inachevées sont spécifiquement marquées comme « indécises » ou « soumises pour une discussion plus approfondie » dans le procès-verbal de la réunion précédente.
- Selon la culture et les réglementations dans lesquelles vous travaillez, votre entreprise ou organisation peut avoir des procédures spécifiques pour prendre des décisions - par exemple, les participants à une réunion peuvent n'avoir besoin que d'un consensus majoritaire, ou peut-être qu'un groupe de personnes de haut niveau est chargé de prendre des toutes les décisions.
- Gardez à l'esprit que certaines choses sont trop importantes pour être terminées pendant une réunion. Vous n'avez pas à penser à l'avancement à long terme des projets inachevés. Cependant, vous devez soulever une décision ou un projet qui nécessite une action à ce moment-là.
Étape 5. Discutez de la nouvelle entreprise
Ensuite, proposez tous les nouveaux problèmes, préoccupations et problèmes qui doivent être discutés. Ce sont des choses qui découlent naturellement des développements qui ont eu lieu entre les réunions précédentes et en cours. Essayez d'obtenir des participants des décisions concrètes et définitives – plus vous laissez de questions sans réponse, plus vous apporterez de problèmes non résolus à votre prochaine réunion.
Étape 6. Lisez la conclusion de la réunion
Une fois que vous avez réglé tous vos problèmes anciens et actuels, réservez du temps pour lire la conclusion de la réunion pour toutes les personnes présentes. Dressez la liste de toutes les décisions qui ont été prises individuellement et, si nécessaire, décrivez les actions spécifiques que les participants sont censés prendre avant la prochaine réunion.
Cette étape est cruciale – c'est votre dernière chance de vous assurer que tout le monde quitte la réunion en sachant exactement où en est le projet et ce que l'on attend d'eux
Étape 7. Concluez en exposant les bases pour la prochaine réunion
Enfin, indiquez ce qui sera discuté lors de la prochaine réunion et, lorsque vous aurez commencé à planifier, indiquez quand et où la réunion aura lieu. Cela aide les participants à créer un sentiment de continuité d'un projet ou une décision importante à l'autre et leur donne un délai pour continuer ou terminer la tâche qui leur est assignée.
Il convient de noter que vous n'avez pas à planifier une autre réunion si vous avez couvert tous les anciens et nouveaux problèmes lors de la réunion en cours. Cependant, s'il y a suffisamment de problèmes non résolus qui nécessitent une discussion plus approfondie ou si vous souhaitez voir les progrès d'un projet particulier, une autre réunion peut être une bonne idée
Partie 3 sur 3: Diriger efficacement les réunions
Étape 1. Guidez la discussion, mais ne la dominez pas
L'un de vos rôles en tant qu'animateur de réunion est de veiller au bon déroulement de la discussion. Votre rôle n'est pas d'offrir une opinion sur toutes les questions ou de vous assurer que la discussion se déroule selon un horaire fixe. Vous devez avoir de la flexibilité. Permettre aux autres participants de s'exprimer librement et permettre à de nouveaux sujets de discussion d'émerger même s'ils ne sont pas à l'ordre du jour. Vous devrez peut-être mettre fin subtilement à un sujet ou modifier un certain sujet de discussion pour maintenir la discussion sur la bonne voie, mais vous ne devriez pas avoir l'impression de devoir contrôler tous les aspects de la réunion. Après tout, les réunions sont un processus collaboratif.
Pendant la réunion, faites attention à votre ordre du jour. Si une réunion n'est pas à l'ordre du jour, vous devrez peut-être ignorer certains sujets de discussion ou les reporter à plus tard. N'ayez pas peur de le faire si le sujet discuté est très important
Étape 2. Encouragez tous les participants à participer
En tant que responsable de la réunion, votre travail consiste à assurer une réunion ouverte et productive. Si vous remarquez que certains participants qui ont des connaissances pertinentes sur la question discutée ne sont pas ouverts au groupe, encouragez-les à parler. Vous n'avez pas besoin de les défier ou de les appeler directement – dites simplement quelque chose comme « Je pense que l'expertise de Mme Mitha sera utile ici », et c'est un excellent moyen d'impliquer les membres moins actifs dans la réunion.
Étape 3. Assurez-vous que tout le monde comprend ce qui est discuté
Il est difficile de se rappeler que tous ceux qui assistent à une réunion ont la même expérience ou la même connaissance du sujet de discussion. Pour vous assurer que les participants passent leur temps à bon escient lors de la réunion, vous pouvez profiter de l'occasion pour simplifier brièvement une question ou un sujet complexe. Les participants qui ne connaissent pas cette information l'apprécieront sûrement.
Étape 4. N'ignorez pas les questions difficiles ou embarrassantes
Si de telles questions ne sont pas contrôlées par un leader compétent, la réunion sera improductive. Essayez de vous assurer que toutes les questions importantes dont vous voulez discuter sont discutées lors de la réunion. Ne permettez pas aux participants de rejeter le blâme ou de donner de vagues excuses pour des problèmes non résolus. Essayez de clarifier et d'obtenir des réponses aux problèmes dont personne ne veut discuter. Même si les participants ne le souhaitent pas, ce sont les questions auxquelles il faut répondre pour que la réunion soit efficace.
Assurez-vous que toutes les décisions importantes sont enregistrées (si vous avez un fonctionnaire ou un preneur de notes, déléguez-lui cette tâche). Si vous devez vous donner la peine de poser une question difficile, vous voudrez vous assurer que vos réponses sont bien documentées
Étape 5. Surveillez votre temps
Il y a une raison pour laquelle les réunions ont mauvaise réputation: pour la plupart des gens, les réunions sont une activité qui prend du temps. Pour éviter qu'une réunion ne dure trop longtemps, utilisez votre pouvoir de leader pour faire avancer la discussion. N'ayez pas peur de remettre certaines questions ou conversations sans importance à la prochaine discussion si la réunion semble durer plus longtemps que prévu. Vous devez être prêt et disposé à ajuster l'horaire pour vous assurer qu'aucun participant ne perde son temps.
