L'organisation d'une réunion efficace est nécessaire pour soutenir le bon déroulement des activités de l'entreprise ou de l'organisation. Les réunions sont une occasion de coordonner le travail, de partager des informations, d'améliorer le travail d'équipe et d'atteindre les objectifs de manière efficace. Des réunions efficaces nécessitent une bonne préparation, un leadership et une délégation des tâches. Lors de la réunion, essayez d'augmenter la motivation des participants et d'impliquer toute l'équipe.
Étape
Partie 1 sur 3: Tenir des réunions
Étape 1. Préparez-vous pour la réunion du mieux que vous le pouvez
Tout d'abord, établissez un ordre du jour de la réunion contenant le calendrier et les sujets à discuter et déterminez les choses importantes qui doivent être réaffirmées avant la fin de la réunion.
- Arrivez à l'heure à la salle de réunion car l'endroit où vous travaillez affectera la façon dont les autres vous perçoivent. Attendre 15 minutes plus tôt dans la salle de réunion fait penser aux autres que vous êtes moins productif ou que vous voulez quitter un autre travail sous prétexte d'aller à une réunion.
- Préparez une photocopie de l'ordre du jour. Bien que vous puissiez créer un agenda numérique, préparez également une photocopie de l'agenda pour le rendre plus facile à utiliser.
Étape 2. Dirigez la réunion
Lorsque vous dirigez une réunion, assurez-vous de couvrir tous les sujets à l'ordre du jour et d'écouter ce que tous les participants ont à dire de la manière suivante:
- Faites circuler la liste de présence. La réunion est un moyen de diffuser l'information au sein de l'équipe et devient une occasion d'échange afin que chacun connaisse ses responsabilités respectives afin qu'il soit en mesure de fournir la performance de travail attendue. En faisant circuler la liste de présence, vous savez qui n'est pas arrivé afin qu'il puisse être contacté et rejoindre la réunion. Cela montre également que les informations que vous partagerez lors de la réunion sont importantes.
- Utilisez l'ordre du jour comme guide pour permettre à chaque participant à la réunion de se concentrer plus facilement et de savoir ce qu'il doit faire. Les participants à la réunion peuvent venir à tour de rôle. Ainsi, préparer l'ordre du jour avant la réunion vous rend plus concentré lorsque vous dirigez la réunion.
Étape 3. Élaborez un plan de travail
Le plan de travail est le résumé final confirmant le travail à faire après la réunion et est un plan continu qui a un impact sur tous les participants à la réunion. Faites un plan de travail selon les instructions suivantes:
- Désignez quelqu'un comme responsable d'une cible spécifique. La personne désignée n'a pas à atteindre personnellement l'objectif car elle sera le chef de projet en charge de mettre en relation les membres de l'équipe qui doivent être impliqués et de préparer les ressources nécessaires.
- Demandez des rapports d'étape de manière formelle et informelle afin que le personnel désigné rapporte le travail qui a été réalisé dans un certain laps de temps.
Étape 4. Concentrez-vous sur le sujet selon l'ordre du jour de la réunion
Après avoir discuté d'un sujet à l'ordre du jour et mené les discussions nécessaires, présentez un résumé des résultats de la discussion, donnez l'occasion de poser des questions, puis poursuivez la réunion en discutant du sujet suivant.
Étape 5. Déterminez le calendrier de la réunion à venir
Annoncez l'horaire de la prochaine réunion lorsque tout le monde est réuni pour leur faciliter la planification. De cette façon, vous avez informé le calendrier des réunions à l'avance pour éviter les conflits d'horaires.
Demandez aux membres de l'équipe de suggérer par e-mail quels sujets doivent être à l'ordre du jour. Une fois la réunion terminée, faites-leur savoir que vous utiliserez le même ordre du jour pour la prochaine réunion et demandez aux participants à la réunion de soumettre des suggestions de sujets qui soutiennent la réalisation des objectifs de l'entreprise/organisation
Partie 2 sur 3: Préparation de la réunion
Étape 1. Décidez qui présidera la réunion
Ce rôle est généralement attribué à un responsable, mais vous pouvez donner aux membres de l'équipe la possibilité de diriger des réunions de service afin qu'ils puissent plus tard présider des réunions à un niveau supérieur.
Étape 2. Invitez des conférenciers
Un conférencier est une personne qui est invitée à assister à une réunion pour une raison précise, car elle a de l'expérience dans la gestion des ressources humaines et d'autres ressources afin que les membres de l'équipe puissent obtenir les meilleures performances, notamment en expliquant efficacement les processus de travail et les résultats. De plus, il est également en mesure de fournir des conseils pour anticiper les circonstances imprévues et augmenter les ressources au besoin.
Étape 3. Déterminez le bon calendrier de réunion
Lors de la définition d'un horaire, tenez compte du temps disponible et des limitations des participants. Par exemple: tous les participants peuvent assister à la réunion du vendredi après-midi, mais ce n'est pas le bon moment pour discuter de gros problèmes.
- Pour que tous les membres de l'équipe puissent assister à la réunion à venir, demandez d'abord au responsable du projet en charge du calendrier, puis demandez à tous les participants d'organiser leurs horaires respectifs en fonction du plan.
- Déterminez qui rédigera le procès-verbal et assurez-vous que les informations sur les résultats de la réunion sont également envoyées aux participants absents.
Étape 4. Préparez l'ordre du jour de la réunion
L'ordre du jour de la réunion doit au moins contenir une liste des sujets à discuter, la délégation des tâches de présentation et le temps alloué pour discuter de chaque sujet. Vous pouvez organiser l'ordre du jour de la réunion selon les suggestions suivantes:
- Demandez l'avis de tous les participants à la réunion en envoyant un e-mail au moins 2 jours avant la réunion. Le courrier électronique est le meilleur outil pour cela car vous recevrez des demandes par écrit.
- Préparez un ordre du jour de la réunion de table pour enregistrer tous les sujets à discuter, les conférenciers et le temps alloué. S'il y a une demande pour un sujet qui s'écarte du thème général, contactez la personne concernée et demandez-lui de faire une demande spécifique pour être discutée lors de la prochaine réunion.
- Faites un calendrier réaliste. Les explications et discussions qui durent 30 minutes ne doivent pas être forcées de se terminer en 15 minutes. Établissez un calendrier au besoin et terminez la réunion plus tôt lorsque tous les sujets ont été discutés.
Étape 5. Proposer des règles de réunion
Vous n'avez pas besoin d'établir de règles formelles ou d'imposer des sanctions, mais la mise en œuvre des règles permet à la réunion de se dérouler sans heurts et chacun peut bien exprimer son opinion.
Énoncez les règles à l'ouverture de la réunion en disant: « Pour gagner du temps, les participants peuvent poser des questions et répondre une fois que l'orateur a terminé sa présentation. Si vous avez encore des commentaires après la fin de la discussion, veuillez m'envoyer un e-mail afin que nous puissions en discuter davantage
Étape 6. Déterminez la division temporelle
Établissez l'ordre du jour de la réunion en déterminant combien de temps chaque orateur aura besoin et en discutant de chaque sujet.
- Informez la répartition du temps avant le début de la réunion afin que tous les participants sachent quand ils peuvent contribuer et éviter les discussions aléatoires ou déformées.
- À titre indicatif, prévoyez un minimum de 10 minutes pour discuter après que certains sujets aient été abordés.
Étape 7. Soumettez l'ordre du jour de la réunion
La veille de la réunion, envoyez l'ordre du jour de la réunion à tous les participants afin que chacun ait une photocopie de l'horaire et connaisse l'objet de la réunion. En outre, ils peuvent également vous faire savoir s'il y a des informations incorrectes sur l'ordre du jour.
Étape 8. Envoyez un rappel
Avant de démarrer une première réunion ou une réunion non routinière, envoyez un rappel une heure à l'avance afin que tous les participants soient à l'heure.
Partie 3 sur 3: Devenir un leader de réunion efficace
Étape 1. Soyez un bon leader de réunion
Essayez de communiquer avec tous les participants pendant la réunion afin que les objectifs de la réunion soient atteints. Déléguez la responsabilité de présider les réunions à des conférenciers invités pour discuter de sujets spécifiques. Vous devez vous-même participer activement à la discussion.
Étape 2. Informez les objectifs de travail qui ont été et n'ont pas été atteints
Si le but de la réunion est de discuter de plusieurs objectifs, informez les progrès qui ont été réalisés et qui est responsable de la réalisation.
- S'il y a un plan de travail qui n'a pas progressé depuis la dernière réunion, demandez pourquoi.
- Si cela est dû à un manque de temps ou d'autres ressources, discutez de la solution avec la personne désignée pour être en charge du projet ou discutez du problème en détail en dehors de la réunion.
Étape 3. Se recentrer si la discussion s'écarte du sujet
Parfois, la discussion s'égare à cause de l'enthousiasme ou de la déception des participants. Concentrez votre attention et redirigez les discussions parasites en procédant comme suit:
- Considérez la réunion comme une mission de collecte de faits. Donnez à chaque participant la possibilité de s'exprimer afin de recueillir autant d'informations que possible. Cette méthode fait également parler les participants à la réunion à tour de rôle, y compris ceux qui aiment dominer la réunion.
- Utilisez Cyberstorming, un programme de communication électronique pour partager des idées en groupes et peut être utilisé pour des réunions informelles. Cette méthode empêche la concurrence entre les membres de l'équipe qui veulent être entendus, car tout le monde dans le groupe peut voir les commentaires des autres membres.
- Soyez neutre si quelqu'un dans la réunion discute d'un sujet hors de l'ordre du jour, par exemple en disant: « Idée intéressante, Bob ! Nous pourrons en parler plus tard. Beaucoup de gens ne se rendent pas compte qu'ils discutent de choses qui s'écartent de l'ordre du jour de la réunion, mais ils viendront à vous pour en discuter si la question est vraiment importante.
- Contrôler la direction de la discussion. En plus des participants qui parlent trop longtemps, des problèmes peuvent survenir lors de la réunion parce que quelqu'un continue de discuter de sujets qui ne sont pas à l'ordre du jour. Pour surmonter cela, écoutez d'abord ce qu'il a à dire, puis suggérez que la question soit discutée plus avant lors de la prochaine réunion. Insistez sur le fait que la réunion continuera à discuter des sujets inscrits à l'ordre du jour.
- Ayez une conversation privée avec la personne qui domine la réunion et demandez pourquoi. Montrez-vous inquiet au lieu d'être ennuyé. Concentrez-vous sur ce que vous avez observé lors de la réunion et laissez-le expliquer son comportement. Proposez-lui de l'aider à cesser de dominer la réunion.
Étape 4. Passez au sujet suivant dans les délais
Pratiquez la gestion du temps en étant assertif, ne soyez pas impoli. Un bon réglage de l'heure permet à chaque participant de savoir que la réunion est toujours en cours et les discussions qui ne sont pas liées à la réunion peuvent être poursuivies une fois la réunion terminée.
Ne soyez pas pressé. Même si vous devez prendre le contrôle de la situation, la réunion sera moins utile si la discussion est écourtée. Avant la reprise de la réunion, donnez aux participants la possibilité de poser des questions ou de fournir des commentaires. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe se sentent inclus plutôt que négligés
Étape 5. Insistez sur le sujet important
Insistez sur les principaux objectifs à atteindre et leur relation avec d'autres objectifs qui soutiennent la réalisation des objectifs principaux.
Expliquez aux participants à la réunion afin qu'ils comprennent la portée du projet sur lequel ils travaillent et leurs rôles respectifs en tant que partie importante d'une unité
Étape 6. Si nécessaire, aidez à la prise de notes
Avant le début de la réunion, décidez qui rédigera le procès-verbal. S'il est débordé, donnez-lui un coup de main ou prenez des notes vous-même.
Étape 7. Clarifier en cas de malentendu
Une fois que tous les sujets ont été discutés, le responsable de la réunion fera un résumé afin que les participants connaissent les résultats de la réunion et posent des questions s'il y a encore des choses qui ne sont pas claires.
En tant qu'animateur de la réunion, fournissez des explications détaillées afin que tous les participants comprennent les résultats de la réunion
Étape 8. Avant de clore la réunion, fournissez un résumé détaillé
Les dirigeants qui sont fermes dans la prise de décisions empêcheront la stagnation et l'indécision, feront travailler les employés avec diligence et motivation, seront réactifs aux changements et aux nouvelles informations. Cela se voit à partir des caractéristiques suivantes:
- Ayez des objectifs clairs pour garantir l'alignement des décisions avec les objectifs de l'entreprise/de l'organisation et l'éthique.
- Soigner en faisant preuve d'exemplarité dans la vie et en respectant l'éthique du travail comme base d'une prise de décision efficace et efficiente.
- Faire preuve de transparence, c'est-à-dire d'altruisme en prouvant que les décisions bénéfiques pour l'entreprise donnent à chacun la possibilité de s'épanouir.
- Voir l'échec comme une opportunité d'apprentissage qui sera un tremplin pour pouvoir prendre de meilleures décisions. Quand quelque chose ne va pas, un leader décisif est capable de comprendre la situation.
- Communiquer ouvertement et efficacement conformément à la culture d'entreprise/organisationnelle pour éviter les incohérences ou les contradictions lors de la communication avec les subordonnés ou les supérieurs.
