Les collègues ne viendront pas s'ils sont invités à une réunion sans objectif clair. Si vous êtes chargé d'établir l'ordre du jour de la réunion, évitez cela en précisant les sujets qui seront discutés lors de la réunion et le temps qu'il faudra pour couvrir chaque sujet. En le planifiant et en l'exécutant au mieux de vos capacités, vous pouvez obtenir de meilleurs résultats et les participants à votre réunion ne se sentent pas désavantagés par le temps perdu.
Étape
Partie 1 sur 3: Se préparer
Étape 1. Demandez des informations à vos collègues
Les participants à la réunion se sentiront plus impliqués s'ils sont impliqués dans l'établissement de l'ordre du jour de la réunion. Demandez-leur de suggérer un sujet dont ils souhaitent discuter, puis mettez-le à l'ordre du jour.
- Envoyez un e-mail ou rencontrez un collègue qui sera invité quelques jours avant la réunion.
- Faites cette étape au moins 6 à 7 jours à l'avance afin qu'ils aient encore le temps de contribuer. Assurez-vous que l'ordre du jour de la réunion est définitif 3 à 4 jours avant la date de la réunion.
Étape 2. Déterminez l'objectif principal ou plusieurs objectifs à atteindre
Assurez-vous que la réunion se déroule dans un but précis, par exemple pour prendre des décisions, partager des informations, établir des plans de travail ou rendre compte de l'avancement des tâches. Vous n'avez pas besoin de tenir une réunion si vous n'avez pas d'objectif.
Les réunions peuvent être organisées à plusieurs fins, par exemple pour rendre compte de l'avancement des travaux en vue de prendre des décisions à long terme
Étape 3. Concentrez-vous sur des sujets qui touchent beaucoup de gens
Les sujets avec une discussion suffisante impliquant 2 personnes ne doivent pas être inclus dans l'ordre du jour. Prenez le temps de trouver des solutions qui nécessitent l'implication de plusieurs personnes.
- Par exemple, organisez une réunion séparée (en dehors de la réunion) si vous et un collègue souhaitez discuter d'un nouveau devoir.
- Si vous organisez une réunion pour discuter d'un problème que seules quelques personnes peuvent résoudre, les participants à la réunion qui ne sont pas impliqués dans la discussion du sujet devraient pouvoir continuer à travailler. Cela les rend déçus parce que leur temps de travail est perdu. Par conséquent, profitez au mieux de cette opportunité car tenir une réunion qui implique de nombreuses personnes n'est pas facile.
Étape 4. Organisez l'ordre du jour de la réunion en déterminant de manière sélective les sujets dont vous souhaitez discuter
Donnez la priorité aux sujets importants qui doivent être discutés lors de la réunion, car vous ne pouvez pas mettre tous les sujets à l'ordre du jour.
- Par exemple, vous pouvez répertorier les « négociations d'échéance du projet », les « présentations de rapports d'avancement », les « nouveaux plans de projet » et les « suggestions ». En raison de contraintes de temps, vous n'avez pas inclus la session de remue-méninges dans l'ordre du jour de la réunion.
- Demandez-vous si vous devez organiser une réunion avec plusieurs personnes pour discuter de l'ordre du jour principal en vue de la réunion plénière.
Étape 5. Énumérez d'abord les sujets les plus importants
Lors de la planification d'une réunion, c'est une bonne politique de mettre les sujets les plus importants au début de la réunion. De cette façon, tous les participants peuvent discuter de sujets importants tout en ayant l'esprit clair et en bonne forme physique au début de la réunion.
- Par exemple, programmez « prise de décision » puis « présentation du rapport d'avancement » (à moins qu'un rapport d'avancement ne soit nécessaire pour la prise de décision).
- De plus, les sujets les plus importants ont été discutés au cas où la réunion doit se terminer plus tôt ou que certains participants à la réunion doivent quitter la réunion avant la fin de la réunion.
Étape 6. Estimez combien de temps il faudra pour couvrir chaque sujet
Bien que vous ne puissiez pas savoir combien de temps il faudra pour couvrir chaque sujet, faites une estimation. Considérez combien de temps durera la réunion et combien de sujets seront abordés. Allouez plus de temps aux sujets les plus importants.
- Par exemple, allouez 30 minutes pour les rapports d'avancement, 10 minutes pour la discussion et 10 minutes pour fixer de nouvelles échéances.
- Souvent, les ordres du jour des réunions ne peuvent pas être complétés parce qu'il n'y a pas de temps alloué pour chaque sujet. Répartissez le temps avant la réunion pour vous assurer que tous les sujets à l'ordre du jour peuvent être discutés jusqu'à la fin.
- Tenez compte du nombre de participants à la réunion invités lors du calcul du temps supplémentaire. Si la réunion rassemble 15 personnes et que vous allouez 15 minutes pour chaque sujet, cela signifie que chaque personne dispose d'environ 1 minute de temps de parole par sujet. Même si tout le monde n'a pas parlé, le temps imparti était trop court.
Partie 2 sur 3: Préparation de l'ordre du jour de la réunion
Étape 1. Écrivez le titre de l'ordre du jour de la réunion
Utilisez le titre de l'ordre du jour de la réunion pour faire savoir au lecteur qu'il est en train de lire l'ordre du jour contenant le sujet à discuter. Après avoir déterminé le titre, placez-le en haut du document vierge. Choisissez un titre simple et direct.
- Exemples de titres d'ordre du jour de réunion: « Ordre du jour de juillet: Discuter de nouvelles idées de projet » ou « Ordre du jour d'août 2018: Prolonger la date limite du projet ».
- Saisissez l'ordre du jour de la réunion à l'aide d'une police commerciale, telle que Times New Roman ou Calibri.
Étape 2. Prenez le temps de saluer et de remercier les participants d'avoir assisté à la réunion
Profitez-en pour saluer les participants. À ce moment, vous ou un autre président de réunion pouvez ouvrir la réunion et expliquer les principaux sujets à discuter.
- Si de nombreux participants à la réunion ne se connaissent pas, prenez le temps de détendre l'atmosphère.
- Si vous souhaitez organiser un ordre du jour pour une réunion importante, telle qu'une conférence, le temps nécessaire pour ouvrir la réunion est généralement plus long. Pour les réunions de bureau ordinaires, la séance d'ouverture ne prend généralement que quelques minutes.
- Prévoyez du temps pour anticiper les changements à l'ordre du jour lorsque la réunion commence.
Étape 3. Inclure un ordre du jour de la réunion sous forme de questions pour éveiller la curiosité des participants
Ils se demanderont si vous formulez un ordre du jour de réunion en quelques mots. Les questions sont capables de révéler le contexte à discuter afin que les participants à la réunion aient la possibilité d'y réfléchir bien avant la réunion.
- Par exemple, au lieu d'écrire « Discussion sur les échéances du projet », incluez: « Les échéances du projet doivent-elles être prolongées à mesure que la demande augmente ? »
- Si nécessaire, fournissez une brève explication sous la question.
Étape 4. Indiquez le temps estimé à côté de chaque sujet
Bien que les estimations de temps ne soient pas à l'ordre du jour, ces informations aident les collègues à se préparer ou à demander du temps supplémentaire si nécessaire.
Ils ont également encore eu le temps de raccourcir le rapport à remettre en fonction du temps imparti
Étape 5. Préparez un flux de discussion pour chaque sujet à l'ordre du jour
Le flux de discussion est une méthode pour discuter de chaque sujet. Par exemple, lors de la discussion sur l'extension d'un délai de projet, tout le monde discutera selon un flux prédéterminé. Ainsi, tous les participants à la réunion auront le même point de vue.
Par exemple, la réunion discutera de la prolongation de la date limite du projet pour répondre à la demande croissante. Pour cela, préparez un flux de discussion composé de « 10 minutes pour discuter de l'avancement du travail à ce jour; 15 minutes pour décider comment augmenter la productivité; 10 minutes pour considérer les aspects positifs et négatifs; 5 minutes pour décider si le délai est prolongé ou non »
Étape 6. Décidez qui dirigera la discussion sur chaque sujet
Mettez son nom à côté du sujet pour qu'il puisse se préparer. Confirmez cette tâche avec la personne en question quelques jours avant la réunion et mettez-la à l'ordre du jour.
Si vous allez présider la réunion du début à la fin, indiquez-le sous le titre de l'ordre du jour de la réunion
Étape 7. Allouez du temps s'il y a des conférenciers invités à la réunion
Si la réunion compte plusieurs conférenciers invités qui discutent d'un sujet important, vous devrez leur allouer une partie du temps de la réunion. Fixez un emploi du temps dans l'agenda afin que chaque invité ait la possibilité de s'exprimer même s'il souhaite aborder plusieurs sujets. Ainsi, ils peuvent préparer au mieux le matériel à livrer.
Quelques jours avant la réunion, appelez le conférencier invité pour lui demander combien de temps il faudra pour discuter du sujet que vous souhaitez aborder. Cela vous aidera à organiser votre emploi du temps afin qu'ils ne se heurtent pas les uns aux autres
Étape 8. Prenez le temps de discuter d'autres sujets
Planifiez cette session à la fin de la réunion. Profitez de cette session pour demander à tous les participants s'il y a autre chose dont ils aimeraient discuter avant la clôture de la réunion. De plus, ils peuvent toujours transmettre des choses qui ont été manquées ou qui n'ont pas été discutées.
- En inscrivant cette session à l'ordre du jour, l'invité sait qu'il peut apporter sa contribution même si ce qu'il souhaite transmettre n'est pas inscrit à l'ordre du jour de la réunion.
- Prévoyez du temps pour les questions et réponses au cours de cette session.
Partie 3 sur 3: Finalisation de l'ordre du jour de la réunion
Étape 1. Énumérez les détails liés à la conduite de la réunion
Écrivez l'heure, la date et le lieu de la réunion sur l'ordre du jour ainsi que les noms des participants qui peuvent assister à la réunion. De cette façon, ils savent déjà qui ils rencontreront lors de la réunion lorsqu'ils recevront l'invitation.
- C'est une bonne idée d'inclure les noms des participants qui assistent habituellement à la réunion, mais ne peuvent pas y assister cette fois-ci. Informez clairement que le nom ne peut pas assister à la réunion.
- Joignez une carte de localisation pour les personnes qui ne savent pas où se tient la réunion.
Étape 2. Dites les choses qui doivent être préparées avant la réunion
Informez les collègues qui sont invités s'il y a des choses qu'ils doivent préparer à l'avance, comme la lecture de rapports, la collecte d'informations pour déterminer des solutions ou l'identification de problèmes.
Incluez ces informations au bas de l'ordre du jour de la réunion en utilisant des lettres en gras ou en couleur pour qu'elles soient claires et faciles à lire pour tous les participants à la réunion
Étape 3. Vérifiez attentivement l'ordre du jour de la réunion avant de le distribuer afin qu'il n'y ait pas d'erreurs
L'ordre du jour de la réunion est important pour les personnes invitées. Avant de distribuer, vérifiez l'ordre du jour de la réunion pour vous assurer que les informations ont été écrites complètement et correctement et qu'il n'y a pas de fautes de frappe. En plus de démontrer une éthique de travail élevée, cela reflète que vous portez attention aux détails et que vous les appréciez.
Étape 4. Distribuez l'ordre du jour 3 à 4 jours avant la réunion
Les collègues qui reçoivent l'invitation ont encore le temps de se préparer s'ils ont lu l'ordre du jour de la réunion quelques jours auparavant, mais ne l'envoyez pas trop tôt car il est possible qu'il soit ignoré.
Si vous souhaitez tenir une réunion importante lors d'une conférence, préparez l'ordre du jour plusieurs mois à l'avance
Des astuces
- Utilisez le format d'ordre du jour de la réunion disponible dans le programme Word. De nombreux programmes de création de documents, tels que Microsoft Office, Pages pour Mac, etc. qui fournit des formats de documents personnels et professionnels, par exemple pour organiser rapidement et facilement des ordres du jour de réunion.
- S'il existe un format d'ordre du jour de réunion standard dans votre entreprise, utilisez ce format.
- Assurez-vous que la réunion se déroule selon un horaire prédéterminé, mais soyez flexible. Vous devez garder une trace de la réunion en vérifiant fréquemment l'horloge. Si la discussion du premier ordre du jour est terminée, demandez aux participants de poursuivre la réunion en discutant du prochain ordre du jour. Vous pouvez dire poliment: « Nous aborderons le sujet suivant afin que la réunion se termine comme prévu. »
