Rédiger des e-mails de rappel conviviaux peut être délicat. Vous ne voulez pas paraître arrogant ou impatient, mais votre message doit passer. Utilisez un ton amical dans les e-mails avec des salutations et des expressions douces. Incluez la raison pour laquelle vous envoyez l'e-mail de rappel afin que les destinataires sachent ce que vous voulez. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreurs dans l'e-mail afin que vous ayez non seulement l'air amical, mais aussi professionnel.
Étape
Partie 1 sur 3: Utiliser un ton amical
Étape 1. Accueillez le destinataire
Dans une situation professionnelle, vous pouvez « devoir » utiliser une salutation formelle, telle que « Cher ». Cependant, le courrier électronique personnalisé est de plus en plus utilisé. Voici quelques messages d'accueil par e-mail qui peuvent aider à créer un ton amical:
- Salut!
- Salut ami
- Ça fait longtemps
- Hey!
Étape 2. Faites allusion à votre relation avec le destinataire
Si vous vous concentrez uniquement sur le rappel, votre message apparaîtra froid. Faites allusion à une relation personnelle avec le destinataire en incluant des phrases qui reflètent des amitiés et des expériences partagées. Ceci comprend:
- Comment est l'école?
- Salut ami comment vas tu?
- Le week-end dernier était tellement amusant.
- Quand avons-nous parlé pour la dernière fois, il y a un mois ?
- Notre dernier voyage était vraiment amusant! Nous devons le refaire.
Étape 3. Affinez votre expression
Ceci est particulièrement important pour la section de rappel de l'e-mail. Si vous n'avez pas été en contact avec le destinataire depuis longtemps, il est préférable de vous excuser ou de fournir une excuse pour ne l'appeler que pour le lui rappeler. Voici quelques exemples d'expressions subtiles:
- Je sais que nous ne nous sommes pas parlé depuis longtemps, mais je voulais vous rappeler…
- L'arrivée d'un nouveau bébé m'a occupée, je viens de penser à vous rappeler…
- Je sais que tu es occupé, donc je ne veux pas te déranger, mais je voulais envoyer un rappel…
Étape 4. Soyez poli
Si le rappel est important, vous pourriez avoir l'air arrogant. N'oubliez pas que le destinataire est occupé avec sa vie. Dites toujours « s'il vous plaît » et « merci » avec des expressions appropriées. Vous pouvez inclure des phrases polies telles que:
- Je suis désolé de vous déranger, mais je voulais m'assurer que…
- Merci de répondre à cet e-mail au plus vite…
- Merci d'avoir pris le temps de lire et de répondre à cet e-mail de rappel. J'apprécie vraiment cela.
- J'attends votre réponse.
Partie 2 sur 3: Exigences d'inscription
Étape 1. Utilisez les en-têtes de colonne
Vous n'avez pas besoin d'écrire une colonne d'en-tête intelligente. Des titres de colonnes clairs et sans équivoque seront plus utiles. De cette façon, le destinataire peut connaître l'objet de l'e-mail en un coup d'œil. Voici quelques choix courants pour les e-mails de rappel conviviaux:
- Vérifier
- Rappel rapide sur…
- Voyages/événements à venir.
- Compter les participants aux voyages/événements.
Étape 2. N'oubliez pas d'inclure un rappel
Lorsque vous vous efforcez d'être poli et amical, vous risquez d'oublier quelque chose d'important, comme un rappel. Écrivez un rappel de colis au début de l'e-mail, après le message d'accueil et une phrase de relation personnelle. Par exemple:
- "Salut ami, Nous n'avons pas parlé depuis longtemps, Ben. Comment vont ta femme et tes enfants ? Ma femme et mon enfant m'ont occupé, mais je voulais vous poser une question sur…"
-
Salut!
Grand-mère, je voulais envoyer ce message depuis longtemps. Je suis désolé d'être trop occupé. Je veux rappeler à grand-mère notre déjeuner… »
Étape 3. Utilisez un langage concis
Il est vrai que le langage poli nécessite des phrases plus longues. Par exemple, l'expression "Travailler plus dur" serait plus polie si vous écriviez "Ce serait mieux si vous travailliez plus dur".
Utilisez une structure plus simple pour vos e-mails. Peut-être quelque chose comme ceci: Salutation (ouverture) → Relations personnelles → Rappel → Salutation de clôture (fermeture)
Étape 4. Modifiez les informations inutiles
Pour chaque phrase et partie de phrase, demandez-vous: « Est-ce nécessaire ? » Dans certains cas, « nécessaire » peut avoir un sens large tel que « Ceci est nécessaire pour que mon courrier électronique ne sonne pas froid. » de l'e-mail.
En général, les adverbes (tels que « très », « très », « vraiment », « une fois » et « bien sûr » peuvent être supprimés pour rendre votre e-mail plus concis
Étape 5. Terminez l'e-mail avec un message de clôture
« Bénédictions » signifie « au revoir ». Le message de clôture comprend des expressions telles que « Salutations », « Sincèrement », « Sincèrement » et « Salutations ». Votre signature doit être écrite après le salut de clôture. Une salutation générale de clôture comme celle-ci peut sembler formelle. Vous voudrez peut-être essayer quelque chose comme:
- ton ami
- ton ami
- envoyer mes salutations pour le succès
- Bonne journée
- à ton tour
- Je suis dans l'attente de votre réponse
Partie 3 sur 3: S'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs dans les e-mails
Étape 1. Vérifiez votre e-mail
Même en survolant un e-mail une ou deux fois, vous réduisez les erreurs de base qui peuvent survenir au fur et à mesure que vous les écrivez. Après avoir rédigé votre e-mail, vérifiez l'orthographe et la grammaire dans votre e-mail.
- De nombreux fournisseurs de messagerie proposent des fonctions de vérification orthographique et grammaticale. La qualité de la fonctionnalité dépend du fournisseur de messagerie. Dans certains cas, cette fonctionnalité peut ne pas être très précise.
- N'oubliez pas de vérifier les champs titre, salutation et fermeture (fermeture). Vous oublierez probablement cela et vous concentrerez uniquement sur le contenu de l'e-mail.
Étape 2. Lisez l'e-mail à haute voix
Si vous écrivez un e-mail important ou si vous voulez paraître poli et amical envers quelqu'un, lisez votre e-mail du début à la fin à haute voix. Cela ressemble-t-il à une conversation? Si tel est le cas, votre e-mail est prêt à être envoyé.
Réécrivez des phrases ou des passages qui semblent maladroits. Utilisez votre meilleur jugement pour évaluer cela. Chaque personne aura un point de vue différent selon la façon dont vous parlez
Étape 3. Demandez à quelqu'un d'autre de lire votre e-mail
Pour les communications importantes, telles que des fins commerciales, vous pouvez demander à quelqu'un d'autre de vérifier l'e-mail de rappel avant de l'envoyer. Si votre e-mail est concis, cela ne prend généralement que peu de temps et il est facile de repérer même la plus petite des erreurs.
- Vérifiez les services de messagerie en ligne. Envoyez un e-mail à vos amis en ligne et posez des questions telles que: « Bonjour, pouvez-vous lire le court e-mail que je dois envoyer ? Cela ne prendra pas longtemps."
- N'oubliez pas de toujours remercier tous ceux qui lisent votre e-mail. Après tout, ils vous aident.
