En 2013, quelque 78 000 employés aux États-Unis se sont avérés avoir volé environ 55 millions de dollars à leurs employeurs. Les données ne prennent en compte que les salariés du commerce de détail. Cette tendance au vol de bureaux n'est pas sans faire de victimes. Les entreprises et les communautés desservies par ces entreprises seront perdantes, car avec des bénéfices réduits, les entreprises seront obligées d'augmenter les prix afin que les consommateurs soient affectés. Heureusement, il existe des moyens pour toutes les entreprises, des employés les plus modestes aux propriétaires d'entreprise, d'attraper les employés malhonnêtes et de mettre fin au vol sur le lieu de travail.
Étape
Méthode 1 sur 3: Attraper des employés malhonnêtes en tant que superviseurs
Étape 1. Rassemblez soigneusement toutes les preuves de vol
Pour attraper un voleur au travail, vous devez avoir des informations. Dès qu'une perquisition a lieu, rassemblez des informations qui peuvent vous aider à déterminer quand, où et, si possible, autour de qui le vol a eu lieu.
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Les données que vous pouvez souhaiter collecter incluent:
- La date et l'heure exactes de la perte d'argent/de biens;
- Solde de début et de fin de chaque caisse enregistreuse (en cas de vol d'argent);
- Inventaire total et ventes (en cas de vol de marchandises);
- Nom de l'employé qui était au travail au moment du vol;
- Accédez aux données de balayage de la carte, dans la mesure du possible;
- Rapports de dépenses des employés; et
- Notes d'utilisation de l'équipement.
- Si vous n'avez pas les informations, commencez à enregistrer lorsque vous soupçonnez un vol. L'enregistrement est généralement suffisant pour empêcher de futurs vols, mais si le vol persiste, vous serez mieux préparé à attraper un voleur.
Étape 2. Trouvez les défauts dans les notes
Jetez un œil à vos notes et trouvez tout ce qui ne semble pas avoir de sens, ou des lacunes où de l'argent ou des objets pourraient être perdus. Plus votre comptabilité est bonne, plus vous avez de chances de trouver des preuves de vol.
Par exemple, lorsque vous consultez les registres des stocks, vous remarquerez peut-être que les 20 smartphones en début de journée étaient passés à 10, mais que seulement 9 ont été vendus. Les résultats de ces calculs sont certainement un point d'interrogation, et vous devriez enquêter
Étape 3. Faites attention à la fonction de la caisse enregistreuse
Les employés qui volent dans les caisses enregistreuses utilisent généralement diverses tactiques pour brouiller les pistes, généralement à l'aide de certaines fonctions pour avoir une chance de voler. Par exemple, un employé malhonnête peut utiliser la fonction d'interdiction de vente de la caisse enregistreuse pour voler. Lorsqu'un acheteur donne de l'argent, un ordre de non-vente sur la caisse enregistreuse est inscrit afin que la machine s'ouvre. Les employés rendront la monnaie aux clients et retireront de l'argent à la caisse. Le client n'aurait aucun moyen de connaître cette ruse, et la vente ne serait pas non plus enregistrée.
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Les fonctions de la caisse enregistreuse que vous devez connaître comprennent:
- Pas de vente
- Remboursement
- 0 $ de vente
- Rapports (les employés malhonnêtes peuvent empocher le produit des ventes qui se produisent lorsque la caisse enregistreuse imprime le rapport).
- O'Dell Restaurant Consulting propose un guide complet contenant des astuces courantes contre le vol des employés, et dont certaines tirent parti des fonctions spéciales de la caisse enregistreuse. Lisez le guide sur ce lien. Bien que le lien se concentre sur les restaurants, bon nombre des astuces mentionnées dans le guide s'appliquent également à de nombreux autres domaines, y compris la vente au détail.
Étape 4. En cas de vol d'argent, faites le calcul de l'argent à la caisse
L'un des moyens les plus courants de lutter contre le vol d'argent est de demander aux employés de compter l'argent à la caisse enregistreuse au début du quart de travail et de le compter à rebours à la fin du quart de travail. Les résultats du calcul seront comparés avec le rapport des ventes. Le système est relativement facile à mettre en œuvre, et bien qu'il ne soit pas garanti d'arrêter le vol d'argent à la caisse, le vol flagrant peut facilement être détecté.
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L'utilisation de tableaux standard facilitera la mise en œuvre de ce système par les propriétaires et les superviseurs. Incluez les lignes suivantes dans le tableau:
- Solde de départ
- Vente au comptant
- Vente par carte de crédit/chèque
- Ventes totales
- Solde de clôture
Étape 5. Si possible, utilisez les données des enregistrements vidéo
Si votre entreprise dispose d'un système de sécurité CCTV, regardez les images pour trouver des preuves de vol, surtout si la caméra pointe vers un lieu de vol tel qu'une caisse enregistreuse. Utilisez ces informations pour déterminer l'heure et le lieu de l'incident, puis attendez les signes latents de vol, tels que:
- Les mains des employés déplacent l'argent de la caisse enregistreuse à la poche.
- L'argent passe de la caisse enregistreuse au porte-pourboire.
- Habitudes étranges dans la zone de la caisse enregistreuse (par exemple, un employé malhonnête pourrait marquer soigneusement la caisse enregistreuse pour se rappeler combien il a volé dans la caisse enregistreuse afin qu'il puisse ajuster les états financiers).
- Vendre des marchandises qui se déplacent dans des poches, des portefeuilles, des sacs, etc.
- Les articles qui peuvent encore être vendus sont placés dans la corbeille.
- Accès non autorisé aux coffres-forts, coffres-forts, etc.
- Visites au bureau en dehors des heures de travail,
Étape 6. Demandez aux employés un par un
Alors qu'un voleur n'avouera pas lors d'un interrogatoire, un employé honnête peut être en mesure de vous donner un indice. Pensez à appeler les employés à votre bureau pour une discussion honnête et ouverte sur le vol au bureau. Vous pouvez leur demander s'ils connaissent des employés qui volent, ou leur demander d'aider à arrêter le vol. Vous pouvez également rappeler à vos employés les règles relatives au vol dans votre bureau.
- Invitez les employés à parler un par un dans votre chambre. Vos employés peuvent se sentir plus en sécurité s'ils ne traitent pas avec d'autres employés.
- Vous voudrez peut-être aussi parler à autant d'employés que possible, même à tous les employés si possible. Ainsi, si l'employé qui a volé était congédié, il lui serait difficile de savoir qui a divulgué des informations sur son comportement.
Étape 7. Envisagez de mener un audit interne avec l'aide d'un enquêteur tiers
Les propriétaires et les superviseurs ne sont pas les seuls à faire face au problème du vol au bureau. De nombreux consultants et enquêteurs indépendants sur la sécurité des bureaux et la prévention du vol peuvent vous aider. Bien que le coût soit trop élevé pour un petit incident, si le vol continue et devient un gros problème, les services de ce consultant seront très utiles.
L'audit interne est très utile lorsque la fraude se produit au niveau comptable. Les employés de la comptabilité peuvent voler beaucoup à une entreprise sans se faire prendre, donc les auditeurs externes peuvent être très utiles
Étape 8. Ne confrontez le voleur que si vous avez des preuves convaincantes
N'accusez pas ou ne licenciez pas sans preuves car cela ne fera que démoraliser les travailleurs et prouver que vous pouvez licencier arbitrairement, surtout s'il est prouvé par la suite que l'employé que vous avez licencié n'a pas volé. Pour éviter cela, attendez de pouvoir prouver le vol avant de tirer.
De plus, si vous licenciez un employé innocent et que le contrat de l'employé contient une clause de sécurité du poste, vos actions comprendront un licenciement injustifié, ce qui pourrait entraîner des poursuites. Cependant, la plupart des contrats de travail aux États-Unis vous permettent de licencier un employé à tout moment, sans ou pour une raison
Méthode 2 sur 3: Protéger les entreprises contre le vol
Étape 1. Mettez en place un système de commentaires anonymes
Si vous voulez libérer le bureau des mauvais employés, aidez les bons employés à le faire. Le fait de disposer d'un système de retour d'informations anonyme permet à vos employés de signaler en toute sécurité un vol ou toute autre inconduite au travail. De plus, vos employés peuvent également soulever des préoccupations, des critiques et des suggestions pour améliorer leur lieu de travail.
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Les systèmes de rétroaction anonyme peuvent être mis en œuvre de diverses manières, par exemple:
- Boîte à suggestions dans un espace discret (par exemple dans la salle de pause) pour que les employés puissent écrire des notes sans se faire remarquer.
- Un compte de messagerie qui censure automatiquement le nom de l'employé qui envoie un e-mail à cette adresse.
- Des programmes de commentaires anonymes tiers, tels que 3sixty, Suggestionox, etc.
Étape 2. Installez le logiciel de gestion des exceptions sur votre système de caisse enregistreuse
Les chances que les employés volent à la caisse seront moindres s'ils savent que l'utilisation de la fonction d'exception dans la caisse sera signalée au patron. Envisagez un logiciel qui signale automatiquement les exceptions, ou nécessite l'autorisation du responsable avant que des exceptions puissent être faites, pour protéger votre caisse enregistreuse.
- Les fonctions de gestion des exceptions font généralement partie des logiciels de caisse enregistreuse modernes. Si la caisse enregistreuse de votre entreprise est ancienne, envisagez de la moderniser pour des raisons de sécurité.
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Les programmes de caisse enregistreuse recommandés incluent:
- AmbrePOS
- Fournisseurs de points de vente
- Vente au détail à la vitesse de la lumière
- iVend au détail
- NCR Counterpoint POS et gestion de la vente au détail
Étape 3. Installez un système de sécurité vidéo si votre bureau n'en a pas déjà un
Pour les employés malhonnêtes, la supervision sera la motivation la plus élevée pour arrêter de voler. Placez les caméras dans des endroits vulnérables (tels que les caisses enregistreuses, les zones de marchandises chères, etc.) pour réduire le vol et fournir des preuves solides lorsque le vol se produit.
Il est également prouvé que de fausses caméras peuvent réduire le taux de vol au bureau. Bien sûr, cela dépend si vos employés savent que la caméra que vous installez est une fausse. Cependant, les fausses caméras ne sont recommandées que pour "renforcer" la plage de vision, et non pour remplacer complètement la caméra d'origine
Étape 4. Envisagez d'autres options de surveillance juridique
L'enregistrement vidéo n'est pas le seul moyen légal pour les entreprises de surveiller les performances des employés. Une variété d'autres options de surveillance sont également disponibles, et leur utilisation dépendra de la gravité du problème de vol dans votre bureau. Cependant, assurez-vous que la surveillance que vous utilisez n'enfreint aucune loi de votre région ou les contrats que vous et vos employés avez conclus. Assurez-vous également que vos employés sont au courant de la surveillance que vous effectuerez avant que la surveillance ne commence.
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Une surveillance supplémentaire que vous pouvez effectuer peut prendre la forme de:
- Vérification de l'historique de navigation sur Internet;
- Analyser les communications à la recherche de mots-clés suspects;
- Surveillance des messages, des e-mails, des connexions Wi-Fi sur les appareils personnels, etc.
- Ajout de forces de sécurité; et
- Enregistrement d'accès par carte magnétique dans les zones sensibles.
- Cependant, surveiller de trop près les employés peut être dangereux. Une supervision excessive de la part du patron peut intimider les employés et ainsi éroder leur moral, surtout si votre supervision est beaucoup plus stricte que les normes de votre groupe d'affaires.
Étape 5. Essayez d'établir une relation personnelle avec chaque employé
La plupart des entreprises connaissent les trois principales raisons du vol des employés: l'employé a un grand nombre de besoins urgents, l'employé se sent délaissé par l'entreprise et l'employé vole à cause d'une opportunité. Bien que vous ne puissiez pas contrôler la première raison et que la troisième puisse être gérée avec une comptabilité et une supervision plus strictes, la seconde est une question de ressenti. En bref, les employés ne voleront pas s'ils sont valorisés au travail et aiment leur patron.
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Vous pouvez développer de bonnes relations avec les employés des manières suivantes:
- Discutez de manière informelle avec les employés, sur la vie, les espoirs, etc.
- Offre des bonus et des récompenses pour de bonnes performances.
- Essayez de discuter, même un peu, avec chacun des employés.
- Pensez aux événements sociaux en dehors du travail (vacances, sorties en famille, etc.).
- Faites preuve d'empathie pour les plaintes et les frustrations des employés.
- Pensez-y: dans une enquête de 1976, près de la moitié des personnes interrogées ont répondu qu'elles volaient dans leurs bureaux respectifs sans se sentir coupables. Ne soyez pas un patron ennuyeux pour que vos employés puissent voler sans culpabilité, mais soyez l'ami de vos employés pour qu'ils ne volent pas.
Étape 6. Après le licenciement, réorganisez la sécurité dans le bureau
Bien que cela soit rare, les employés qui ont été licenciés peuvent voler leur ancien bureau, surtout s'ils ont encore des clés, des identifiants, etc. Pour éviter que cela ne se produise, réinitialisez le système de sécurité du bureau après avoir licencié certains employés. Procédez comme suit, selon votre type d'entreprise:
- Changer la serrure du bâtiment.
- Changez le code de verrouillage électronique.
- Modifiez le mot de passe de votre compte de messagerie d'entreprise, votre mot de passe Wi-Fi, etc.
- Récupérez la clé, le code clé ou d'autres informations de connexion de l'employé licencié.
Étape 7. Essayez d'autres solutions non conventionnelles
Le problème croissant du vol a déclenché des idées créatives de diverses entreprises pour le résoudre. Bien que toutes les idées suivantes ne correspondent pas à votre situation, elles se sont avérées efficaces pour prévenir le vol dans certains cas.
- Utilisez des déchets plastiques transparents. Les employés peuvent cacher les objets volés dans la poubelle, puis les sécuriser lors de l'élimination de la poubelle. Avec des déchets plastiques transparents, ce sera plus difficile à faire.
- Faites-en une règle pour vous assurer que chaque boîte est nivelée avant le recyclage, afin de faciliter le vol via la méthode de la poubelle discutée précédemment.
- Réorganisez les meubles ou réorganisez le bureau pour éviter les espaces invisibles. S'il n'y a pas de chambre noire, il sera encore plus difficile pour les employés de voler.
- Effectuez une inspection ou un audit soudain de la caisse. Même si les employés ne l'aiment pas, cette méthode est assez efficace car s'ils savent que la caisse enregistreuse peut être auditée à tout moment, ils sont moins susceptibles de voler.
- Offrez des cadeaux régulièrement. Donner gratuitement des articles qui ne se vendent pas bien aux employés est un moyen de réduire le vol. Par exemple, si les employés de votre restaurant volent fréquemment de la nourriture, permettez-leur de prendre toute nourriture qui ne se vend pas bien.
Méthode 3 sur 3: Aidez à arrêter le vol en tant qu'employé
Étape 1. Si vous remarquez quelque chose de suspect, contactez votre patron
En tant qu'employé, vous n'avez pas le pouvoir de changer les systèmes et d'arrêter le vol, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas aider. Si vous voyez, entendez ou savez quelque chose qui pourrait conduire à un vol, contactez immédiatement votre superviseur. Ne restez pas silencieux car dans les règles de nombreuses entreprises, les tentatives de vol de silence peuvent vous entraîner.
Dans de nombreuses entreprises, en particulier celles dont le niveau de satisfaction des employés est faible ou les entreprises avec une grande distance entre la direction et les employés, il peut y avoir une culture du silence. Les employés qui volent s'attendent à ce que leur vol ne soit pas signalé et peuvent intimider les employés qui osent le faire. Dans ce cas, ne détruisez pas votre relation avec les autres employés en signalant leur comportement à votre patron au travail. Contactez votre patron par email, téléphone ou anonymement ci-dessous
Étape 2. Utilisez un système de rétroaction anonyme
Malheureusement, dans certaines entreprises, c'est une mauvaise chose d'avoir une réputation de « seau qui fuit » pour signaler un vol. Si vous êtes pris dans cette situation, il est recommandé de signaler le vol de manière anonyme. En signalant anonymement, la direction peut gérer le problème du vol, mais le voleur ne peut pas vous accuser d'être un lanceur d'alerte.
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Les choses que vous pouvez essayer de signaler un vol de manière anonyme incluent:
- Glissez un mot anonyme sous la porte du bureau du patron;
- Écrire des informations dans un système de rétroaction anonyme;
- Écrivez un e-mail au patron avec une adresse jetable;
- Discutez avec le patron en dehors des heures de travail pour discuter du problème de vol.
Étape 3. Rassemblez les informations avec soin, mais n'en faites pas trop
Si vous voyez une opportunité d'enregistrer le vol avec des notes, des photos ou une vidéo, faites-le, mais soyez prudent lorsque vous l'enregistrez. Si le voleur remarque qu'il est enregistré, il peut vous éviter et vous empêcher de prouver qu'il l'est. Dans le pire des cas, vous pourriez être qualifié de « seau qui fuit » et votre relation avec d'autres amis au travail se détériorera.
N'oubliez pas que dans la plupart des cas, il suffira de se souvenir du lieu et de l'heure de l'incident et des personnes impliquées. Si le patron vous fait confiance et que votre description correspond à son dossier, votre patron peut avoir suffisamment d'informations pour agir, même sans aucune preuve supplémentaire
Étape 4. Évitez d'accuser impulsivement
Les employés sont en effet tenus de signaler le vol au patron, cependant, accuser d'autres employés sans preuve n'est certainement pas autorisé. De plus, même s'il existe des preuves que le vol a été commis par un employé en particulier, l'employé ne doit pas être humilié devant d'autres employés ou clients.
En plus d'être embarrassantes lorsqu'elles sont fausses, les accusations sans preuves peuvent également faire baisser le moral. Des allégations sans preuves donnent aux employés le sentiment que la direction peut les accuser à tout moment
Des astuces
Envisagez de parcourir les bases de données universitaires pour trouver des études scientifiques et des enquêtes sur le vol en milieu de travail afin de trouver de nouvelles stratégies pour prévenir le vol. Par exemple, Google Scholar propose des centaines d'articles de revues sur le sujet, accessibles à l'adresse
Avertissement
- N'essayez pas de surveiller les personnes que vous soupçonnez en dehors du travail, car vous serez considéré comme un harceleur et pourriez être poursuivi.
- N'essayez pas de juger un voleur sur le lieu de travail sans la permission de votre superviseur, car si vous échouez, le voleur se sentira surveillé ou vous pourriez avoir des ennuis à cause de cela. De plus, les employés surpris en train de voler peuvent agir de manière impulsive ou se mettre en colère et provoquer des conflits au bureau. Ce conflit peut réduire le moral.
