Les rapports hebdomadaires sont couramment utilisés dans de nombreuses entreprises et dans des environnements de vente au détail, ou dans des projets de recherche et des stages. Rédigez des rapports hebdomadaires courts et concis afin que votre patron ait une idée claire des progrès que vous avez accomplis.
Étape
Partie 1 sur 3: Organisation des informations
Étape 1. Identifiez l'objectif du rapport
Bien que vous deviez soumettre des rapports hebdomadaires dans le cadre de la mission, le but du rapport lui-même n'est pas de conserver l'emploi. Connaître les raisons pour lesquelles votre patron demande un rapport hebdomadaire vous aidera à déterminer exactement quelles informations doivent être incluses dans le rapport et ce qui est le plus important.
- Habituellement, les rapports sont rédigés pour tenir les gestionnaires au courant de l'état du projet sur lequel vous travaillez ou pour les aider à prendre des décisions.
- Par exemple, si vous êtes gérant d'un magasin de détail, il peut vous être demandé de soumettre un rapport hebdomadaire résumant les ventes de la semaine. Les employeurs utilisent ces rapports pour évaluer les performances du magasin, les niveaux de prix et les commandes reçues.
- Si vous soumettez un rapport hebdomadaire pour un stage ou un projet de recherche, le but du rapport est de montrer à votre patron ou à votre instructeur à quel point vous progressez et de partager toutes les percées et découvertes majeures.
Étape 2. Décidez qui lira le rapport
Savoir qui est votre public est essentiel pour planifier un rapport. Si vous ne savez pas qui lira le rapport (et pourquoi), vous n'avez aucun moyen de savoir quelles informations sont les plus importantes.
- L'identification de votre public vous aidera également à comprendre comment votre rapport doit être structuré et quelle langue utiliser. Par exemple, vous pourriez rédiger un véritable rapport si le public visé est un groupe d'enfants de cinq ans plutôt que si vous le rédigiez pour les dirigeants d'une grande entreprise.
- Vous obtiendrez également une image plus claire de ce que votre public sait déjà et de ce que vous devez expliquer plus en détail ou fournir des sources de référence supplémentaires. Par exemple, si vous rédigez un rapport hebdomadaire sur une question juridique et qu'il sera lu par un groupe d'avocats, il n'est pas nécessaire de fournir un résumé détaillé de la loi. Cependant, un tel résumé peut s'avérer nécessaire si vous rédigez un rapport à ce sujet pour des cadres ou administrateurs n'ayant aucune connaissance juridique.
- Si le rapport est requis pour un stage, un projet de recherche ou une autre activité universitaire, gardez à l'esprit que le public n'est pas votre conférencier ou votre instructeur, bien que le rapport lui soit soumis. Pour trouver un public dans ce contexte, concentrez-vous sur la nature de votre projet et votre discipline dans son ensemble.
Étape 3. Donner la priorité aux points principaux du rapport
Bien que vous deviez essayer de garder votre rapport aussi concis que possible, il est possible que votre public ne le lise pas tout. Pour y répondre, vous devez placer l'information la plus importante, ou le résultat final, au début du rapport.
- Par exemple, si le rapport vise à comparer et contraster trois marques d'équipement différentes et à recommander celle qui, selon vous, est la plus appropriée aux besoins de l'entreprise, la conclusion doit être écrite au début. Ensuite, vous pouvez fournir une explication du pourquoi.
- En général, la première page du rapport doit contenir un résumé des résultats, des recommandations ou des conclusions. Utilisez le reste du rapport pour approfondir et les lecteurs liront plus loin s'ils ressentent le besoin ou souhaitent élargir leur compréhension de vos conclusions.
Étape 4. Soyez conscient du « destin » que connaît habituellement un rapport
Dans la plupart des cas, des rapports hebdomadaires sont générés pour les besoins de conservation des données et seront classés dans les archives appropriées. Les rapports hebdomadaires sont rarement lus dans leur intégralité dans la plupart des contextes et il ne faut pas s'attendre à autre chose.
- Cependant, n'utilisez pas ce fait comme excuse pour falsifier des rapports ou travailler dessus afin qu'ils soient de mauvaise qualité. Les rapports doivent refléter vous-même et votre éthique de travail. Un rapport mal rédigé est susceptible d'être remarqué et dire « Je savais que vous ne le liriez pas » n'est pas une excuse pour produire un produit de travail de qualité inférieure.
- Alors que le rapport dans son ensemble doit être de haute qualité et bien écrit, concentrez-vous sur les parties du rapport que le public est le plus susceptible de lire. Cette section est généralement un résumé ou une recommandation. Vous devez l'écrire sans la moindre erreur.
- Gardez à l'esprit que les supérieurs ne lisent pas tout le contenu du rapport, non pas parce qu'ils ne sont pas intéressés ou parce qu'ils ne sont pas importants. Les personnes occupant des postes de direction ou de direction sont très occupées et elles sont qualifiées pour collecter les informations nécessaires à une prise de décision efficace. Ils ne liront pas le rapport en entier à moins que ce ne soit absolument nécessaire, mais le conserveront au cas où ils voudraient le relire plus tard.
Partie 2 sur 3: Formatage des rapports
Étape 1. Demandez un échantillon
De nombreuses entreprises ont un format standard pour les rapports hebdomadaires et les gestionnaires ou les cadres peuvent être habitués à recevoir des informations de cette manière. L'utilisation de formats différents peut entraîner de la frustration et de la confusion.
- Ceci est très important dans la préparation des rapports de vente. Les gestionnaires sont habitués à consulter les rapports d'un coup d'œil et à savoir où sur la page ils trouveront certains chiffres ou informations. L'utilisation de différents formats devient une mesure inefficace car ils sont obligés de lire l'intégralité du rapport pour trouver les informations dont ils ont besoin.
- Vérifiez auprès de l'assistante administrative s'il existe un modèle que vous pouvez utiliser pour rédiger un rapport. De cette façon, vous n'avez pas besoin de le créer à partir de zéro avec une application de traitement de texte. De nombreuses entreprises ont des modèles de document avec les bons paramètres, y compris les marges, les tableaux, les styles de paragraphe et les polices.
Étape 2. Considérez les méthodes d'expédition
Si vous soumettez le rapport sous forme de document imprimé ou de pièce jointe à un e-mail, le format sera différent de celui si vous l'aviez écrit dans le texte de l'e-mail.
- Par exemple, si vous envoyez le rapport sous forme de pièce jointe à un e-mail, vous devez inclure un résumé dans le texte de l'e-mail. De cette façon, les lecteurs n'ont pas besoin d'ouvrir l'annexe pour comprendre les principaux aspects de votre rapport.
- Si vous soumettez votre rapport sous forme de document physique, vous devrez probablement inclure une lettre d'accompagnement ou une page de titre afin que le rapport puisse être correctement identifié et classé.
- Quelle que soit la manière dont vous soumettez votre rapport, assurez-vous que votre nom figure sur toutes les pages et que toutes les pages sont numérotées au format « X sur Y » (lire: total de la page X sur Y). Les feuilles de rapports peuvent facilement être dispersées et d'un coup d'œil rapide, on devrait pouvoir dire si le rapport est complet et qui l'a fait.
- Vous pouvez facilement inclure les informations requises sous forme d'en-tête (en-tête) sur chaque page. Par exemple, l'en-tête pourrait se lire comme suit « Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 de 7".
Étape 3. Inclure un résumé
Le résumé est un bref résumé de l'ensemble du rapport, généralement juste un paragraphe ou deux, avec quelques phrases pour chaque section du rapport. L'idée générale est qu'un cadre peut lire ce résumé, et tant qu'il correspond à ses attentes initiales du problème en question, il peut agir sans lire plus loin.
- Lors de la création d'un résumé, il est très important d'utiliser un langage clair et concis afin qu'il soit facile à comprendre. Évitez le jargon ou les termes spécifiques qui nécessitent une explication, même si vous savez que votre public connaît très bien ces termes.
- Rédigez le résumé à la fin, après avoir rempli toutes les autres sections du rapport. Après tout, vous ne pouvez pas résumer quelque chose qui n'a pas encore été écrit. Même si vous avez déjà un aperçu détaillé de ce qu'il faut écrire dans votre rapport, les choses peuvent changer au cours du processus de rédaction.
Étape 4. Créez une structure pour les paragraphes et les sections du rapport
Une fois que vous avez compris le format qui sera utilisé pour rédiger le rapport, créez un plan pour les sections du rapport qui conviendront à l'objectif du rapport.
- Vérifiez le plan pour vous assurer que tout passe logiquement d'une section à l'autre et assurez-vous que le plan est conçu pour s'adapter au public qui a été identifié pour le rapport.
- En général, le rapport comprendra un résumé, une introduction, des conclusions et recommandations, des constatations et des discussions, ainsi qu'une liste de références. Vous pouvez inclure des pièces jointes contenant des données pertinentes, ainsi qu'une table des matières pour des rapports plus longs. Cependant, les rapports hebdomadaires ne sont généralement pas si longs.
- Chaque section du rapport traite d'un sujet spécifique. Dans cette section, chaque paragraphe aborde une idée. Par exemple, si une section du rapport s'intitule « Marques populaires pour les enfants », vous pouvez rédiger un paragraphe distinct pour chaque marque. Si vous faites une distinction entre les vêtements pour garçons et pour filles, créez une sous-section (avec les sous-titres appropriés) pour chaque marque, puis un paragraphe traitant des vêtements pour garçons proposés par la marque et un autre paragraphe pour les vêtements pour filles.
Étape 5. Créez une page de titre ou une lettre de motivation si nécessaire
Les rapports plus courts peuvent ne pas nécessiter de page de titre distincte, mais les rapports plus longs doivent inclure une page dédiée qui vous identifie en tant qu'auteur du rapport et explique brièvement le but du rapport.
- La page de titre est différente du résumé exécutif et comprend essentiellement les informations nécessaires pour remplir des objectifs administratifs afin que le rapport puisse être déposé correctement.
- Les employeurs peuvent avoir une page d'introduction spéciale nécessaire pour les rapports hebdomadaires. Si tel est le cas, assurez-vous d'utiliser le bon format.
- Au minimum, la page de titre doit inclure le titre ou la description du rapport (par exemple « Rapport hebdomadaire sur les ventes »), votre nom et les noms des autres contributeurs, le nom de l'entreprise et la date à laquelle vous avez rempli ou soumis le rapport..
Partie 3 sur 3: Utiliser un langage fort
Étape 1. Créez des titres et des sous-titres efficaces
Les titres et sous-titres permettent aux lecteurs de trouver rapidement des sections spécifiques du rapport qui les intéressent ou ce qu'ils souhaitent lire pour obtenir plus d'informations à l'appui de vos conclusions ou recommandations.
- Assurez-vous que le titre et le sous-titre décrivent le contenu de la section ou de la sous-section directement et avec précision.
- Par exemple, lors de la rédaction d'un rapport de ventes hebdomadaire, vous pouvez inclure des sections traitant des « Tendances des vêtements pour femmes », des « Tendances de la mode pour hommes » et des « Marques populaires pour enfants ». Dans ces sections, vous pouvez placer des sous-titres pour mettre en évidence certaines tendances ou marques populaires.
- Utilisez la même construction grammaticale pour tous les titres afin que les rapports paraissent logiques et cohérents. Par exemple, si le premier titre se lit « Construire une place dans les vêtements pour hommes », le deuxième titre devrait être « Leader la tendance des vêtements pour femmes » et non quelque chose comme « Chiffres des ventes de vêtements pour femmes ».
Étape 2. Rédigez un rapport en utilisant des phrases claires et simples
Une écriture concise avec des phrases structurées dans un ordre standard «sujet-verbe-objet» offre une clarté de pensée et donne de la crédibilité à vos recommandations et conclusions.
- Après avoir rédigé la première version du rapport, lisez-la attentivement et éliminez tout langage inutile. Trouvez l'action pour chaque phrase et placez qui a effectué l'action à côté du verbe. Pensez à chaque phrase comme si elle disait « qui a fait quoi ».
- Supprimez les phrases inutiles et utilisez des phrases de pause telles que "en dehors de", "dans un but" ou "dans l'ordre".
- Vous pensez peut-être que ce style d'écriture est ennuyeux, mais le but de la rédaction de rapports hebdomadaires n'est pas de divertir. Ce style est le plus efficace pour faire passer votre message et transmettre des informations au lecteur.
Étape 3. Assurez-vous que votre écriture est objective et impartiale
Vos recommandations doivent être basées sur des preuves concrètes, et non sur des opinions ou des sentiments. Convainquez le lecteur avec des faits forts et clairement écrits.
- Évitez les adjectifs et autres mots inutiles et les expressions qui ont des connotations négatives ou positives. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la rédaction d'arguments basés sur des faits.
- Par exemple, disons que vous recommandez une promotion pour l'un des vendeurs dans votre rapport hebdomadaire. Soutenez la recommandation avec des faits qui montrent que l'employé est digne, plutôt que d'écrire des détails subjectifs ou émotionnels. La phrase "Sari a toujours des ventes élevées dans notre magasin, même si elle ne travaille que 15 heures par semaine" serait mieux que "Sari est mon employée la plus sympathique et fait toujours de son mieux, même si elle doit limiter ses heures pour s'occuper d'elle mère malade.
Étape 4. Utilisez des mots forts
Lorsque vous écrivez à la voix active, vous utilisez le seul mot qui indique au lecteur quelle action se déroule dans la phrase, à savoir le verbe. Utilisez des verbes courts et forts qui décrivent clairement l'action qui se déroule.
- Choisissez des verbes simples. Par exemple, "utiliser" vaut mieux que "utiliser".
- Les verbes décrivant des processus, tels que penser, savoir, comprendre et croire, sont parfois nécessaires, mais sont généralement moins puissants que les verbes décrivant l'action. Vous devrez peut-être approfondir une déclaration et la transformer en action. Par exemple, vous pourriez écrire « Je pense que nos ventes augmenteront au cours des prochains mois ». Modifiez la déclaration et découvrez pourquoi vous la croyez. Ensuite, vous pouvez écrire une phrase qui mène à une action comme: « Historiquement, les ventes augmentent pendant la période des fêtes. Je prédis que les ventes augmenteront en novembre et décembre.
- Pour maintenir une écriture orientée vers l'action, vérifiez le rapport et essayez de supprimer les prépositions et de les remplacer par des verbes plus forts. Par exemple, le « consensus général » peut être simplifié en « consensus », et si quelqu'un « offre une protection », l'impression est encore plus forte en disant qu'il « protège ».
Étape 5. Évitez la voix passive
Lorsque vous écrivez à la voix passive, vous mettez moins de stress sur la personne qui le fait et mettez davantage l'accent sur l'objet de l'action. Bien que dans certains cas, cela soit nécessaire pour des raisons politiques ou diplomatiques, l'utilisation de la voix passive entraîne souvent une écriture peu claire et confuse.
- La voix active récompense la personne qui a pris l'action et montre au lecteur du rapport qui est responsable de l'action. Pour comprendre pourquoi c'est important, imaginez que vous lisiez un article sur un incendie qui dit: « Heureusement, tous les enfants ont été sauvés. L'identité de la ou des personnes qui ont sauvé les enfants est importante. Si la phrase dit "Le prêtre local, le père Johan, a traversé l'incendie qui a entouré l'orphelinat et a sauvé tous les enfants", vous savez maintenant qui mérite le mérite d'être un héros dans cette situation.
- Les peines actives sont également importantes pour assumer la responsabilité d'actions qui peuvent avoir des conséquences négatives. Si vous écrivez « Une erreur s'est produite » dans votre rapport, votre patron voudra savoir qui a commis l'erreur afin qu'il puisse infliger la sanction appropriée. Si vous faites une erreur, alors admettre et assumer la responsabilité de l'acte vous aidera vraiment.
- Pour trouver et éliminer les phrases passives par écrit, recherchez les verbes qui commencent par "di-". Lorsque vous le trouvez, identifiez l'action dans la phrase, découvrez qui l'a fait et déplacez-la au début et au milieu de la phrase.
Étape 6. Transmettez des informations à l'aide d'éléments visuels
Les tableaux et les graphiques sont beaucoup plus faciles à lire et à suivre que les paragraphes qui fournissent les mêmes informations, surtout si les informations à transmettre se composent de nombreux chiffres.
- Choisissez les bons éléments visuels pour transmettre les informations aux lecteurs d'une manière qui leur est utile et reflète l'objectif du rapport.
- Par exemple, vous pouvez choisir un graphique linéaire pour montrer la tendance à l'augmentation des ventes de vestes en laine. Cette façon de présenter l'information sera plus efficace pour montrer l'augmentation qu'un tableau avec le nombre de vestes en laine vendues chaque mois car le tableau oblige le lecteur à regarder tous les chiffres, à les comparer et à reconnaître qu'il y a une augmentation. Tout cela peut être fait en affichant simplement un simple graphique linéaire.
- Gardez à l'esprit que l'œil est attiré par les éléments visuels. Assurez-vous que ces éléments ont l'air soignés et organisés, et qu'ils sont placés dans la bonne position en haut de la page. Vous présentez simplement les éléments visuels qui sont importants pour votre recommandation ou votre conclusion.
Étape 7. Éliminez le jargon
Chaque industrie ou discipline universitaire a certains termes inévitables, ainsi que des mots à la mode qui gagnent en popularité dans des livres ou des articles bien connus. Bien que parfois utiles, ces mots n'ajoutent généralement pas de valeur ou ne parviennent pas à transmettre le message efficacement.
- Il peut être utile de rédiger une liste de mots-clés courants dans le secteur afin de ne pas en abuser dans vos rapports. Lorsque le rapport est terminé, vous pouvez rechercher ces mots dans le document et les remplacer si nécessaire.
- Gardez à l'esprit que pour le lecteur, l'abus de mots-clés à la mode ne signifie pas que vous êtes « bien informé » dans le domaine, mais crée plutôt l'impression inverse. En général, les cadres et les gestionnaires sont plus âgés et ont vu des centaines de ces mots aller et venir. Si vous l'utilisez trop, ils penseront que vous êtes paresseux et ne sauront pas de quoi vous parlez, ou essaieront simplement de les impressionner.
- Vous devez également éviter d'utiliser des termes trop complexes. Par exemple, si vous rédigez un rapport résumant un problème juridique, cela ne signifie pas que vous devez le saupoudrer de beaucoup de jargon juridique.
Étape 8. Effectuez une vérification minutieuse des caractères
Les rapports pleins d'erreurs typographiques et grammaticales peuvent être inconfortables pour les lecteurs et refléter une image négative de vous. Rédigez le rapport bien avant la date limite afin que vous ayez suffisamment de temps pour effectuer une vérification de caractère appropriée.
- Exécutez un programme de vérification de la grammaire et de l'orthographe sur l'application de traitement de texte que vous utilisez. Ce programme ignorera beaucoup d'erreurs, en particulier les fautes de frappe qui entraînent des erreurs homophoniques (par exemple, taper « laden », lorsque vous voulez écrire « condition »).
- Faire une vérification minutieuse des caractères à l'envers (de l'arrière vers l'avant) est un bon moyen de s'assurer que vous ne manquez pas d'erreurs. De plus, si vous êtes familier avec ce que vous voulez écrire, vous passerez des erreurs comme des mots manquants car le cerveau les complète automatiquement. Cela n'arrivera pas si vous le vérifiez de l'arrière vers l'avant.
- La lecture des rapports à haute voix est un autre moyen efficace de détecter les erreurs et de modifier le style d'écriture. Si vous avez du mal à lire une certaine phrase ou un certain paragraphe, il est probable que cette partie soit difficile à comprendre car les lecteurs auront également la même difficulté. Corrigez les parties difficiles pour qu'elles puissent mieux couler.
