Demandé ou non, la rédaction d'un rapport de situation peut être un excellent moyen de communiquer les réalisations. Un bon rapport de situation aidera le patron, ainsi que vous, à suivre les tâches et les résultats du travail. Ce qui suit est un guide pour rédiger des rapports d'état faciles à lire.
Étape
Méthode 1 sur 1: Rédaction d'un rapport d'état
Étape 1. Donnez un titre et une date au rapport
Un titre contenant une date (par exemple, « Résultats de la première semaine de décembre ») est une option de titre efficace. Assurez-vous d'inscrire la date sur le rapport.
- Si le rapport sera envoyé par e-mail, vous pouvez utiliser le nom et la date comme en-tête.
- Si le rapport est un document, indiquez le titre et la date en tête du document.
Étape 2. Notez des informations détaillées sur le projet, telles que le nom du projet, la date de début/fin et les noms du personnel
Étape 3. Décrivez les réalisations avec les en-têtes « Réalisations », « Tâche terminée », etc
- Assurez-vous de mentionner la période de déclaration, par exemple la semaine, le mois, le trimestre, etc.
- Utilisez des verbes actifs pour démarrer le rapport, tels que "finir", "expliquer", "concevoir", "améliorer", "affiner", etc.
- Pour les rapports hebdomadaires, vous pouvez simplement inclure 3 à 6 points, chacun d'une phrase.
Étape 4. Notez ce qui doit être accompli au cours de la prochaine période de rapport, sous le titre "Prochain plan", "Prochaine tâche", "PR", etc
- Calculez le temps qu'il faut pour terminer une tâche si possible, par exemple « Documenter une modification de conception (durée estimée: 2 jours) ».
- Associez la tâche suivante à l'échéancier de votre projet.
- Pour les rapports hebdomadaires, vous pouvez simplement inclure 3 à 6 points, chacun d'une phrase.
Étape 5. Notez également les problèmes que vous rencontrez actuellement ou que vous rencontrerez avec les rubriques « Problèmes » ou « Problèmes et commentaires »
Pour cette section, vous pouvez écrire 1-2 courts paragraphes.
- Par exemple, si vous rencontrez des difficultés pour contacter votre fournisseur parce qu'il n'y a personne au bureau cette semaine, ou si vous avez des suggestions pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise, notez-les dans la section « Problèmes et commentaires ».
- Si vous signalez simplement un problème, mais que vous n'avez pas besoin d'aide lorsqu'il est écrit, n'oubliez pas de le mentionner. Des commentaires comme « Problème résolu dans les 2 jours » indiqueront à votre superviseur de ne pas interférer, mais de garder un œil sur le problème que vous rencontrez.
- Si votre problème de travail n'est pas résolu, le superviseur ne peut pas dire que vous ne le lui avez pas dit.
Étape 6. Relisez le rapport, puis envoyez-le aux parties concernées
Exemple
Voici un exemple de rapport d'état de l'éditeur de wikiHow. Faites correspondre le style, le format et la liste des réalisations de cet exemple avec les données de votre travail, mais sachez que chaque étape commence par un verbe actif.
Rapport d'étape 26 septembre 2011.
Fini
- Commencé 3 articles: 1 article de votre propre idée, 2 articles pour répondre aux demandes.
- Développer 2 articles
- Réécrire 1 article
- Patrouille près de 400 modifications et vérifie les demandes de modification pour les fautes d'orthographe/duplications.
Le prochain plan
- Ajout d'une image à 1 article.
- Relisez et éditez 1 article.
- Demandez à un éditeur ayant une formation médicale ou des premiers secours de passer en revue les articles sur les fractures. L'auteur n'a pas de formation médicale, il doute donc des résultats de ses recherches.
- Réviser 1 article qui est déjà bon, mais nécessite une amélioration stylistique et des informations supplémentaires.
Problèmes/Commentaires
- Merci aux programmeurs, car ils ont veillé au bon déroulement de la mise à jour logicielle de cette semaine. Les problèmes qui surviennent seront signalés plus tard.
- Un volontaire est triste car son chat est mort. Les volontaires ont d'abord été invités à se reposer.
Des astuces
- Si possible, rédigez un rapport positif. Les rapports ne sont pas l'endroit pour se plaindre, se fâcher ou faire des excuses. Une façon de rédiger un rapport positif est de donner des suggestions, ou au moins des instructions pour résoudre un problème, si vous signalez un problème. Votre suggestion est la preuve que vous avez pris l'initiative de résoudre le problème.
- Dites merci au bon endroit, par exemple à un collègue qui vous a aidé. Si vous aidez un autre collègue, mentionnez-le également dans le rapport.
- Soyez honnête dans vos rapports. Ne rapportez pas des choses que vous ne faites pas.
- Rédigez un bref rapport. Votre manager est une personne occupée, il n'a pas beaucoup de temps pour lire votre rapport. Si le gestionnaire a besoin de plus d'informations, il demandera.
- Si vous rédigez un rapport un vendredi après-midi, vous saurez où en est votre travail lorsque vous retournerez au travail le lundi matin.
- Si vous avez beaucoup de choses à surveiller (demandes d'achat, demandes de changement, demandes de travail, notes, etc.), la création d'une table ou d'une base de données peut être un bon moyen d'en garder une trace.
- Rédiger des rapports spécifiques.
- Faites une copie du rapport pour vous-même. La copie peut vous aider lors de la rédaction d'un curriculum vitae ou lors de la rédaction de réalisations lorsqu'il est temps d'augmenter.
- Si vous souhaitez rédiger un rapport d'étape, rédigez un rapport régulièrement, ou au moins rédigez une réalisation, afin de ne pas passer des heures à suivre ce que vous avez fait. Chaque jour, notez les réalisations en remplissant la carte de présence.
- Cette méthode de rédaction d'un rapport d'état peut également être utilisée lorsque vous signalez l'état d'un projet lors d'une réunion.
- Faire un reportage sur quelque chose que vous venez de commencer, un livre que vous venez de lire ou quelque chose que vous recherchez est très bien. Tout ne peut pas être fait en une semaine, et la préparation que vous faites peut prendre du temps et ajouter de la valeur au projet.
Avertissement
- Rédigez des rapports de manière professionnelle. Votre rapport peut être lu par plus de personnes que vous ne le pensez, surtout s'il est envoyé par e-mail.
- Si vous envoyez un rapport non sollicité à votre patron, préparez-vous à rédiger le même rapport la semaine prochaine !
- En règle générale, ne faites pas trop de promesses. Dis-moi juste ce que tu peux faire.
