Une façon pour les entreprises de rester compétitives est d'améliorer leurs processus d'affaires, à la fois d'un point de vue opérationnel et financier. Pour ce faire, il faut un moyen de mesurer la progression d'un processus spécifique. "Ce qui ne peut pas être mesuré ne peut pas être géré." Une entreprise ne peut pas gérer un processus si elle ne dispose pas d'une méthode de mesure appropriée. Par conséquent, les métriques (détails mesurables du processus) sont utilisées pour collecter des données avant et après la mise en œuvre des changements. L'analyse de ces métriques fournit des données qui communiquent le degré d'amélioration dû aux changements de processus. Pour commencer, vous devez d'abord sélectionner une métrique qui correspond au processus que vous mesurez.
Étape
Partie 1 sur 3: Mise en place du système d'amélioration des processus
Étape 1. Déterminez ce qui doit être mesuré
C'est-à-dire, qu'entendez-vous par "amélioration". Souhaitez-vous un processus plus fiable, plus rapide, plus efficace ou meilleur dans un autre domaine ? Cela clarifiera votre projet. Assurez-vous que votre processus produit un résultat mesurable.
Par exemple, une entreprise qui souhaite augmenter la vitesse de livraison d'un produit mesurera le délai de livraison. Les entreprises de numérisation de données peuvent souhaiter mesurer le pourcentage d'erreurs de caractères dans un lot ou une sortie de processus
Étape 2. Assurez-vous que le vocabulaire de votre projet est cohérent
Utilisez des termes couramment compris pour assurer l'exactitude et la cohérence des mesures. Cela garantit la fiabilité des informations partagées avec d'autres parties à partir de différents emplacements et installations. Cela évitera les malentendus et clarifiera les définitions de toutes les variables mesurées.
Par exemple, l'entreprise mesure le temps en jours. D'autres succursales de la même société peuvent avoir des interprétations différentes du mot « un jour ». Peut-être pensent-ils qu'il s'agit d'une journée de travail de 8 heures, et non de 24 heures. Des choses comme celle-ci peuvent conduire à des malentendus entre les branches de l'entreprise
Étape 3. Décidez comment les données seront collectées
Les données doivent être collectées de la même manière dans toute l'entreprise. Par exemple, si un département utilise un échantillon aléatoire pour collecter des données, tous les départements devraient emboîter le pas. Sinon, les données ne seront pas comparables. De plus, les unités de mesure doivent également être les mêmes. Assurez-vous que les unités de mesure utilisées sont toutes les mêmes lors de la mesure de la sortie.
Par exemple, la vitesse de livraison peut être mesurée en minutes ou en heures. La conversion d'une unité à une autre n'est qu'une perte de temps
Étape 4. Déterminez la norme de précision du calcul
Cela signifie qu'un département ne doit pas arrondir les chiffres tant qu'il n'y a pas de virgule et qu'un autre département doit arrondir à deux chiffres après la virgule. La différence dans le niveau de détail des chiffres va gâcher les résultats. N'oubliez pas que les unités plus petites ont tendance à donner des résultats plus précis.
Par exemple, tous les départements doivent s'entendre sur la façon d'arrondir les nombres
Partie 2 sur 3: Détermination des métriques appropriées pour le projet
Étape 1. Choisissez une métrique principale
Les mesures clés définissent les résultats ou les objectifs de l'amélioration des processus. Par exemple, un constructeur automobile peut mesurer le nombre de voitures produites par heure. Avant que l'amélioration du processus ne soit effectuée, la base de mesure est d'abord prise. A la fin du projet, le processus est re-mesuré. Ensuite, le calcul du nombre d'améliorations dans le processus est effectué.
Étape 2. Connectez les métriques clés aux métriques commerciales
Les métriques commerciales mesurent comment les améliorations des processus opérationnels atteignent l'un des objectifs de l'entreprise. Par exemple, si la métrique principale est d'accélérer la production de produits, la métrique commerciale peut augmenter les bénéfices ou diminuer les coûts fixes. Il existe une relation de cause à effet entre les indicateurs clés et les indicateurs commerciaux. Cet écart explique la raison pour laquelle l'amélioration des indicateurs clés améliore également les performances de l'entreprise.
Étape 3. Considérez les résultats inattendus possibles
Des charges inattendues peuvent survenir à la suite de projets d'amélioration des processus. Si la métrique principale mesure ce qui doit être amélioré, il y aura d'autres métriques conséquentes pour mesurer ce qui ne devrait pas changer. Les données métriques conséquentes doivent être obtenues avant, pendant et après le projet. Parmi les nombreuses mesures consécutives possibles dans un projet, seules quelques-unes ont un impact majeur sur la qualité des résultats et doivent être prises en compte.
Par exemple, une entreprise cherchant à augmenter la vitesse de livraison ne devrait pas subir une augmentation des coûts due à une mauvaise manipulation et à des dommages au produit. Dans ce cas, la proportion de défauts du produit est une métrique conséquentielle
Étape 4. Définir les métriques financières
Économiser de l'argent n'est pas nécessairement la mesure principale de l'entreprise. Cependant, les entreprises doivent surveiller les résultats financiers des améliorations des processus. Cela ne doit pas être confondu avec les coûts comptables du projet. Les mesures financières devraient être un outil pour analyser les avantages financiers des projets entrepris. De nombreuses entreprises continuent de surveiller les mesures financières jusqu'à un an après la fin du projet.
Par exemple, on peut s'attendre à ce qu'une augmentation du temps de fabrication augmente les revenus de l'entreprise. L'entreprise surveillera les revenus, ainsi que d'autres facteurs tels que les bénéfices, à partir du moment de la mise en œuvre du changement, et mesurera l'impact du changement de processus
Partie 3 sur 3: Collecte de données
Étape 1. Mesurez le temps
Le temps de traitement mesure la longueur des étapes du processus de fabrication d'un produit ou d'un service. D'autres mesures de temps mesurent la durée pendant laquelle un projet ajoute de la valeur ou la durée nécessaire pour répondre à une demande client. Le calcul de la métrique peut être un pourcentage du délai de livraison.
Il est prouvé que les stratégies visant à réduire le temps de traitement augmentent les affaires. Cela peut augmenter la production et accélérer la livraison des produits ou des services. Si le prix et la qualité des biens ou des services sont les mêmes que ceux des concurrents, les clients choisiront d'acheter des biens ou des services plus rapidement acceptés. Si le temps de traitement peut être réduit, les chances de recevoir de nouvelles commandes et de nouvelles affaires seront plus grandes
Étape 2. Mesurer les coûts
La métrique de coût évalue le coût total du processus de production. Cette mesure mesure également les coûts d'exploitation par rapport aux niveaux de production. Le coût par transaction mesure le coût de production d'une unité. Les économies de coûts mesurent la réduction des coûts par transaction. L'économie de travail mesure la réduction des heures de travail nécessaires pour produire des biens ou des services.
Une stratégie de réduction des coûts devient importante lorsque les revenus de l'entreprise commencent à baisser. Par exemple, Bank of America a connu une baisse de ses revenus de prêts et de négociation en 2011. Par conséquent, elle a réduit ses effectifs afin de continuer à payer ses actionnaires. Les directeurs de banque et les consultants ont décidé d'utiliser des mesures des coûts pour identifier les emplois qui pourraient être radiés afin d'économiser de l'argent sans nuire à l'entreprise
Étape 3. Mesurez la qualité
Les indicateurs de qualité mesurent la satisfaction des clients. Les données sur la satisfaction des clients peuvent être obtenues par le biais d'enquêtes, de plaintes de clients et d'autres commentaires. Les mesures de qualité évaluent également si un processus ajoute de la valeur au client. Cette métrique examine également la fréquence des erreurs et des reprises. Le pourcentage d'erreurs sera vu dans le niveau de défauts du produit. Le pourcentage d'achèvement et le niveau de précision mesurent la fréquence des processus sans défaut.
- L'industrie de la santé s'appuie fortement sur des mesures de qualité. L'amélioration de la qualité doit être basée sur des données. Les analystes examinent les données financières et cliniques pour déterminer les variations dans la prestation des soins de santé. Le processus de prestation de services est décomposé, puis recherché des zones inutiles ou redondantes pour créer un processus qui fournit des résultats de haute qualité. La réduction des coûts n'apporte pas de valeur ajoutée si elle ne permet pas d'améliorer ou de maintenir un niveau de qualité donné.
- La clé de l'amélioration de la qualité est d'augmenter l'efficacité sans réduire l'efficacité. L'efficacité fait référence à la quantité de ressources nécessaires pour fournir un produit ou un service. L'efficacité fait référence à la manière dont les objectifs du produit ou du service sont atteints.
Étape 4. Mesurez la sortie
Les métriques de sortie mesurent la quantité d'un produit ou d'un service fourni sur une période de temps. Les objectifs de production doivent être alignés sur les demandes des clients. Les métriques de sortie examinent également le backlog et l'inventaire excédentaire (la somme des deux doit être minimale). Enfin, les travaux en cours sont mesurés pour déterminer le nombre de produits ou de services en cours.
Une stratégie pour augmenter la production dans le secteur manufacturier est le travail standardisé. Par exemple, dans l'industrie automobile, les constructeurs automobiles ont des méthodes standard pour l'installation des voitures. Les fabricants peuvent définir des normes de processus de production pour augmenter la production. Les métriques peuvent aider à analyser dans quelle mesure un processus améliore la production. Le processus est dit réussi si le produit est fabriqué dans un certain délai avec un nouveau processus standardisé de plus en plus nombreux
Étape 5. Mesurez la complexité du processus
Cette métrique mesure le nombre d'étapes du processus de production qui doivent être franchies. Cette mesure montre également la fréquence des ralentissements de processus dus aux changements de mains ou aux demandes d'approbation du superviseur. Le nombre d'étapes du processus est compté avec les étapes du processus de création de valeur. Ces étapes rendent le produit ou le service plus précieux. La métrique mesure également la fréquence des retours de produits pour les réparations de défauts.
