Un processus métier est un système qu'une entreprise utilise pour atteindre ses objectifs. Ce processus peut également être interprété comme les mesures prises pour générer de la valeur pour les clients. Les responsables analysent les processus métier pour évaluer leur bon fonctionnement. Le gestionnaire analyse d'abord les processus en cours d'exécution. Après cela, la direction peut déterminer des changements pour améliorer les processus existants. Les améliorations des processus peuvent aider les entreprises à gagner du temps, à réduire les coûts ou à créer des produits mieux adaptés aux clients.
Étape
Partie 1 sur 2: Déterminer comment les processus métier sont créés
Étape 1. Définir les processus métier
Les processus opérationnels font référence aux activités que les employés effectuent quotidiennement pour atteindre les objectifs de l'organisation. Ce processus reflète les actions de l'entreprise pour atteindre certains objectifs. Le processus métier doit inclure toutes les variations ou exceptions au processus. Pour comprendre comment analyser un processus métier, vous devez considérer comment un processus métier est créé.
- Considérez l'étendue de la tâche. Par exemple, vous mettez à jour le processus utilisé pour envoyer les factures aux clients. La portée de la tâche fait référence à l'étendue de la portée de la tâche à effectuer. Dans ce cas, supposons que la portée est toutes les factures envoyées à un client. Vous déterminez qu'en un mois, 200 factures en moyenne sont envoyées aux clients.
- Précisez le résultat souhaité. Pensez à ce que ce processus essaie d'accomplir. Dans ce cas, vous souhaitez que les factures soient envoyées avec précision à chaque client dès l'expédition du produit. Vous enverrez une copie physique de la facture lors de la soumission de la commande. Vous enverrez également par e-mail à chaque client une facture électronique.
- Répertoriez les sous-processus qui sont dans le processus. Plus un processus est spécifique, plus il est facile à analyser et à améliorer.
- Documenter les processus métier. Vous pouvez documenter le processus sous la forme d'une liste d'étapes et envisager de les décrire dans un organigramme. Les processus traversent souvent plusieurs départements dans les grandes organisations. Le processus de création de facture, par exemple, impliquerait les services de facturation et de comptabilité.
- Définissez les différents départements ou fonctions d'entité dans le processus ainsi que toutes les entrées et sorties. Par exemple, faire une fiche de paie nécessite une contribution du service de production pour connaître le nombre et les heures de travailleurs travaillés, le service RH pour connaître les taux et les réductions de salaire, etc.
- Énumérez toutes les exceptions au processus. Presque toutes les procédures commerciales auront des exceptions et des variations. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que certains clients bénéficient de remises importantes. Ce client commande des produits en grande quantité. Accorder une remise importante oblige le personnel de facturation à déduire le montant de la remise calculé dans le logiciel de facturation. Les remises importantes doivent être saisies manuellement pour créer une facture précise.
Étape 2. Documentez le processus métier et réfléchissez au type de processus métier à créer
Séparer plusieurs processus métier par type facilitera l'analyse des processus métier et l'amélioration des processus. Si deux processus sont du même type, les mises à niveau de processus peuvent être similaires. Un processus particulier peut être un processus opérationnel, de support ou de gestion.
- Les processus opérationnels font référence aux tâches quotidiennes de livraison des produits aux clients. Le processus de création de factures pour les clients peut être inclus dans le processus opérationnel. Il est très important d'envoyer des factures précises aux clients afin que les paiements puissent être collectés le plus rapidement possible.
- Les processus de support font référence aux activités de support opérationnel de votre entreprise. La Direction des Ressources Humaines est un exemple de domaine d'accompagnement d'une entreprise. Ce département accompagne les responsables de département dans les entretiens et le recrutement de nouveaux employés. Bien que les ressources humaines ne soient pas directement impliquées avec les clients, elles soutiennent le service des opérations.
- Chaque organisation a besoin de la direction pour gérer la direction commerciale globale de l'entreprise. Le processus de planification et d'exécution du budget est un processus de gestion. Toutes les entreprises devraient avoir un processus de budgétisation formel. Ce processus devrait impliquer la direction de discuter du budget de l'entreprise avec le directeur financier.
Étape 3. Analysez les processus métier pour détecter les symptômes d'inefficacité des processus
Les processus métier se composent d'entrées (entrées) et de sorties (sorties). Le travail, l'énergie, les matériaux et les biens d'équipement sont considérés comme des intrants. Les intrants sont des actifs qui sont utilisés pour générer des revenus et des bénéfices. D'autre part, la sortie est un produit ou un service physique. Les intrants entrent dans le processus et produisent des extrants. Vous devrez effectuer une analyse pour rechercher les inefficacités de ce processus.
- Votre processus doit utiliser efficacement les intrants pour produire des extrants. Par exemple, vous gérez une succursale d'un atelier de réparation. Votre contribution est la main-d'œuvre, l'équipement et les pièces. Votre sortie est des services de réparation de véhicules à la clientèle.
- Un long temps de réparation ou un arriéré de travail est une indication de l'inefficacité du processus. Le problème peut être dû au fait que le calendrier de réparation de certains clients est trop proche.
- Des indications d'inefficacité du processus peuvent également être observées si le coût de remplacement des pièces dépasse de loin le budget. Dans ce cas, le problème peut être spécifique au service achats, ou aux pièces du fournisseur.
- Déterminez quels processus doivent être améliorés en fonction des problèmes identifiés. Vous devez prioriser plusieurs processus métier. Choisissez le processus qui a le plus d'impact sur votre entreprise. Par exemple, vous voudrez peut-être d'abord corriger le runtime. Le long délai de traitement entraînera la perte de clients par l'entreprise. Prioriser l'amélioration du processus.
Partie 2 sur 2: Analyser les processus métier
Étape 1. Parlez aux personnes clés des processus au sein de l'entreprise
Une fois que vous avez déterminé le processus à améliorer, discutez-en avec les personnes responsables de sa mise en œuvre. Prenez le temps d'interroger les participants clés et demandez des améliorations qui pourraient être apportées.
- Renseignez-vous sur les actions du personnel et pourquoi.
- Déterminez l'entrée nécessaire pour effectuer chaque tâche et où vous obtenez chaque entrée. Si l'entreprise produit des jeans en denim, vous devez savoir qui est le fournisseur de denim et la fréquence à laquelle les matières premières sont envoyées à l'entreprise.
- Identifiez les résultats de chaque tâche et qui les recevra. Si vous gérez un atelier, le personnel de l'atelier doit documenter son travail. Le personnel de réparation doit transmettre les informations au service de facturation, qui génère ensuite une facture pour le client.
- Demandez des suggestions sur la façon de remédier aux inefficacités de processus détectées par votre personnel.
Étape 2. Créez un organigramme métier pour chaque processus
Les organigrammes de processus peuvent vous aider à décrire les processus métier. Vous pouvez utiliser la documentation de votre discussion de processus pour créer un organigramme. Cet organigramme doit contenir toutes les étapes nécessaires pour mener à bien un processus métier particulier.
- Il est important de noter qu'un organigramme de processus métier ne doit contenir que des procédures définies que les employés doivent suivre.
- Les organigrammes peuvent être dessinés manuellement ou avec un logiciel. Les programmes Word et tableurs avec fonctions de mappage peuvent être utilisés pour créer des organigrammes. Vous pouvez également trouver des logiciels spécialisés pour créer des organigrammes.
- Les organigrammes sont des outils très utiles pour voir clairement les processus métier devant vous. Cet outil facilitera grandement l'identification et la correction des inefficacités.
- Une fois les modifications apportées au processus, examinez à nouveau les résultats et voyez si le processus s'est amélioré selon vos attentes. Sinon, répétez le processus d'analyse et essayez d'identifier les domaines qui doivent être améliorés. L'analyse des processus métier est une activité continue dans votre entreprise.
Étape 3. Organisez une séance de remue-méninges pour trouver des améliorations de processus
De nombreux processus impliquent plus d'un département au sein de votre entreprise. Les séances de groupe permettront d'identifier les inefficacités des processus qui affectent plus d'un département. Ces sessions peuvent également valider les informations fournies lors des entretiens personnels avec les participants.
- Résumez les informations reçues et partagez-les avec les participants au processus. Cela inclura les participants qui ont et n'ont pas été interviewés auparavant. Demandez les commentaires de tout le monde. Ces commentaires fourniront des conseils supplémentaires pour votre analyse.
- Les informations reçues des participants au processus devraient vous donner une idée claire du fonctionnement du processus et du problème.
- La discussion interpersonnelle devient la base pour apporter des changements à un processus. Les changements peuvent être des réductions de coûts, des réductions de temps de cycle de processus, des simplifications de processus ou des améliorations de service aux clients.
