Si vous devez quitter le bureau pendant un certain temps ou si vous prévoyez de partir en vacances, vous voudrez peut-être laisser les gens vous envoyer un e-mail indiquant que vous êtes absent. Si vous avez un compte Exchange, Outlook est livré avec des fonctions intégrées. Si vous n'avez pas de compte Exchange, vous pouvez toujours répondre automatiquement aux e-mails en créant quelques règles. Suivez ce guide pour paramétrer vos réponses automatiques, que vous ayez un compte Exchange ou non.
Étape
Méthode 1 sur 4: Outlook 2010/2013
Étape 1. Activez les réponses automatiques
Sélectionnez un dossier Exchange. Sélectionnez le dossier dans votre banque de messages. Vous devez sélectionner un dossier Exchange pour voir l'option Réponses automatiques. Ouvrez le menu Réponses automatiques (Absent du bureau). Vous pouvez trouver ce menu en cliquant sur l'onglet Fichier, puis en sélectionnant l'onglet Informations.
Étape 2. Configurez votre réponse
Dans le menu Réponses automatiques, cochez la case Envoyer des réponses automatiques. Vous pouvez définir l'heure d'activité de l'assistant en cochant la case et en définissant la plage d'heure et de date.
Étape 3. Écrivez votre réponse
Pour les e-mails envoyés depuis votre serveur Exchange, utilisez l'onglet À l'intérieur de mon organisation. Pour répondre aux e-mails reçus d'autres personnes, utilisez l'onglet En dehors de mon organisation. Une fois que vous êtes satisfait de votre réponse, cliquez sur OK.
Étape 4. Désactivez les réponses automatiques
Si vous définissez une plage de dates pour votre réponse automatique, l'assistant se terminera automatiquement lorsque la plage de dates sera terminée. Si vous ne définissez pas de plage de dates, elle continuera jusqu'à ce que vous ouvriez le menu Réponses automatiques et que vous sélectionniez « Ne pas envoyer de réponses automatiques ».
Méthode 2 sur 4: Outlook 2007
Étape 1. Activez l'Assistant Office
Cliquez sur l'onglet Outils. Dans le menu Outils, sélectionnez Gestionnaire d'absence du bureau. Cochez la case "Envoyer les réponses automatiques d'absence du bureau". Vous pouvez définir l'heure d'activité de l'assistant en cochant la case et en définissant la plage d'heure et de date.
Étape 2. Écrivez votre réponse
Pour les e-mails envoyés depuis votre serveur Exchange, utilisez l'onglet À l'intérieur de mon organisation. Pour répondre aux e-mails reçus d'autres personnes, utilisez l'onglet En dehors de mon organisation. Une fois que vous êtes satisfait de votre réponse, cliquez sur OK.
Étape 3. Désactivez l'assistant d'absence du bureau
Si vous définissez une plage de dates pour votre réponse automatique, l'assistant se terminera automatiquement lorsque la plage de dates sera terminée. Si vous ne définissez pas de plage de dates, elle continuera jusqu'à ce que vous ouvriez le menu Réponses automatiques et que vous sélectionniez « Ne pas envoyer de réponses automatiques ».
Méthode 3 sur 4: Outlook 2003
Étape 1. Activez l'Assistant Office
Dans le menu Outils, sélectionnez Gestionnaire d'absence du bureau. Cochez la case "Je suis actuellement absent du bureau".
Étape 2. Écrivez votre réponse
Dans la zone intitulée « Répondre automatiquement une seule fois à chaque expéditeur avec le texte suivant: » saisissez la réponse que vous souhaitez utiliser comme réponse par e-mail.
Étape 3. Ajoutez des règles
Vous pouvez ajouter des règles à votre Assistant, telles que le transfert de messages de certains expéditeurs vers d'autres destinataires. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle… pour configurer la règle que vous avez définie. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui transférera les e-mails d'un client spécifique à vos collègues afin que les e-mails importants ne soient pas manqués lorsque vous êtes absent.
Étape 4. Désactivez l'assistant d'absence du bureau
L'assistant d'absence du bureau continuera jusqu'à ce que vous ouvriez le menu Réponses automatiques et que vous sélectionniez « Ne pas envoyer de réponses automatiques d'absence du bureau ».
Méthode 4 sur 4: Envoi de réponses automatiques sans compte Exchange
Étape 1. Créez un modèle
Sans compte Exchange, l'option Réponse automatique n'est pas disponible. Mais il est toujours possible de mettre en place des réponses automatiques à l'aide d'un modèle et de quelques règles. Commencez par créer un nouvel e-mail. Ce sera le modèle de votre réponse automatique.
- Choisissez un sujet qui décrit brièvement la situation. Par exemple « Absent du bureau jusqu'au ». Vous pouvez également écrire les mots « réponse automatique » dans l'objet afin que les destinataires sachent immédiatement que ce qu'ils reçoivent est une réponse automatique.
- Écrivez un court message. Dans le corps de l'e-mail, écrivez un message général qui peut être appliqué à toute personne qui le reçoit. Dites au destinataire comment vous contacter, ou à quelqu'un d'autre qu'il peut contacter.
Étape 2. Enregistrez votre modèle
Une fois que vous êtes satisfait du message, cliquez sur Enregistrer sous… Dans le menu déroulant « Type de fichier », sélectionnez Modèle Outlook. Cela enregistrera le fichier en tant que modèle chargé dans Outlook.
Étape 3. Créez une règle
Pour que la réponse automatique fonctionne correctement, vous devrez définir des règles pour automatiser le processus. Dans Office 2003/2007, cliquez sur le menu Outils et sélectionnez Règles et alertes. Dans Office 2010/2013, cliquez sur l'onglet Fichier, sélectionnez Informations, puis cliquez sur Règles et alertes. Cela ouvrira le menu Règles de messagerie.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle règle. Il vous sera demandé de sélectionner un modèle. Dans la section « Commencer à partir d'une règle vide », sélectionnez « Vérifier les messages lorsqu'ils arrivent ». Cliquez sur Suivant.
- Décidez à quel message répondre. Si vous souhaitez répondre à tous les messages que vous recevez dans votre boîte de réception, cochez la case « où se trouve mon nom dans la zone À ». Vous pouvez le réduire en désignant une livraison ou un e-mail spécifique avec certains mots dans l'objet ou le corps de l'e-mail. Cliquez sur Suivant après avoir fait votre sélection.
- Chargez votre modèle. Sélectionnez la case « répondre à l'aide d'un modèle spécifique » dans la fenêtre suivante pour charger le message que vous avez créé précédemment. Cliquez sur le lien dans la zone de description pour " un modèle spécifique ". Cela ouvrira une boîte de dialogue vous demandant où enregistrer le modèle. Sélectionnez "Modèles utilisateur dans le système de fichiers". Ouvrez le message que vous avez créé précédemment.
- Définissez vos exceptions. Une fois le modèle chargé, vous pouvez spécifier des instances si vous ne souhaitez pas que la réponse soit envoyée, par exemple pour des destinataires spécifiques ou pour certains types de messages. Cliquez sur Suivant après avoir fait votre sélection.
- Donnez un nom à votre règle. Avant de pouvoir terminer, vous devez attribuer un nom à votre règle. Utilisez quelque chose de facile à retenir afin de pouvoir rapidement désactiver la règle à l'avenir. Cochez la case "Activer cette règle" pour activer la règle, puis cliquez sur Terminer.
Étape 4. Désactivez la règle
Lorsque vous êtes de retour au travail, vous pouvez désactiver la règle en rouvrant le menu Règles et alertes. Sélectionnez la règle d'absence que vous avez créée dans votre liste de règles actives, puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Des astuces
- Une organisation est généralement définie comme votre entreprise et contient des personnes qui ont des comptes Exchange Server sur votre système de messagerie.
- Le menu Outils apparaît dans la fenêtre principale d'Outlook. La fenêtre principale est la même fenêtre qui apparaît lorsque vous lancez Outlook et contient les menus Fichier, Modifier, Afficher, Aller, Outils, Actions et Aide. Il n'y a pas de menu Outils dans la fenêtre que vous utilisez pour créer ou afficher des éléments tels que des messages électroniques, des contacts ou des tâches.
- Si vous cochez la case Relecture automatique pour les personnes extérieures à mon organisation, l'onglet En dehors de mon organisation s'affichera (Activé) à côté du nom de l'onglet.
- Le contact doit se trouver dans votre dossier Contacts Exchange Server. Si le contact se trouve uniquement dans un dossier faisant partie d'un fichier de dossiers personnels (.pst), le message de réponse automatique ne sera pas envoyé.
