3 façons d'être plus efficace au travail

2024 Auteur: Jason Gerald | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-19 22:12

Actuellement, la pression au travail est de plus en plus forte. Quiconque a un emploi à temps plein sait que la journée de travail moyenne n'est pas toujours suffisante pour tout faire. Cependant, votre productivité peut être considérablement augmentée en adoptant des habitudes créées pour rendre le travail plus efficace. Le travailleur efficace utilise tout le temps disponible, en accordant d'abord toute son attention aux tâches les plus importantes. Être efficace au travail augmentera non seulement votre productivité et le montrera à votre patron, mais vous rendra également plus satisfait parce que vous avez eu une journée productive.

Étape

Méthode 1 sur 3: Création de focus

Étape 1. Maintenez un lieu de travail propre et rangé

Atteindre l'efficacité au travail peut parfois être aussi simple que de nettoyer votre lieu de travail. Un lieu de travail en désordre et propre nuira à votre productivité. Si vous rencontrez constamment des difficultés à trouver des outils ou des documents à cause de ce désordre, votre temps a été perdu. Ne conservez que les articles que vous utilisez quotidiennement – les autres articles doivent être tenus à l'écart de votre bureau mais peuvent toujours être récupérés rapidement.

• Si vous travaillez dans un bureau, organisez votre espace de travail et votre bureau de manière à pouvoir trouver rapidement et facilement tout ce dont vous avez besoin pour travailler. Si vous ne travaillez pas dans un bureau, les mêmes principes s'appliquent toujours. Par exemple, si vous travaillez dans un atelier de réparation de vélos, gardez vos outils propres et organisés afin de pouvoir les trouver quand vous en avez besoin. Presque tous les lieux de travail ont intérêt à le garder propre.

  

• Les employés de bureau et les autres personnes qui gèrent de grandes quantités de paperasse doivent établir un système de classement logique et ordonné. Gardez à portée de main les documents que vous utilisez fréquemment. Enregistrez les autres documents par ordre alphabétique ou autre.

Étape 2. Assurez-vous que votre lieu de travail est bien approvisionné

Assurez-vous d'avoir les articles et les outils nécessaires pour votre travail. Au bureau, cela signifie que vous devez disposer d'outils tels qu'une perforatrice, une agrafeuse, une calculatrice, etc. En dehors d'un bureau, les outils sont différents, mais le principe est toujours le même: ayez les outils dont vous avez besoin pour travailler efficacement avant de vous mettre au travail.

• Cela signifie également s'assurer que vous disposez d'un stock de tous les outils dont votre travail a besoin. Les enseignants ont besoin de craie, les menuisiers ont besoin de clous, etc.
• Assurez-vous que votre équipement est bien entretenu. Un outil important qui casse peut perturber le flux de travail de toute la journée si vous ne pouvez pas travailler sans lui ! Gagnez du temps sur le long terme en réservant un peu de temps pour nettoyer et entretenir périodiquement votre équipement.

Étape 3. Gardez le calendrier consolidé

Si vous avez un plan, bien sûr, je pense que votre travail sera plus efficace. Pour vraiment établir un emploi du temps efficace, limitez-vous à un seul cahier de planification (et à un calendrier supplémentaire au travail pour le long terme). Ne compliquez pas votre travail en gardant plus d'un cahier. Vous devez être capable de voir en un seul endroit ce que vous devez faire.

• Organisez chaque journée en faisant une liste de « à faire ». Commencez par la priorité la plus élevée afin qu'ils puissent être terminés en premier. Placez les tâches moins importantes à la fin. Commencez en haut de la liste. Si vous ne remplissez pas la liste de tâches un jour, terminez la tâche inachevée le lendemain.

  

• Fixez des délais pour les projets les plus importants et soyez réaliste avec les délais nécessaires. Vous ne voulez pas vous exposer à l'échec – il vaut mieux demander du temps supplémentaire au début du projet que de le demander lorsque la date limite approche.

Étape 4. Éliminez vos distractions personnelles

Différents lieux de travail auront différentes distractions – certains emplois seront compliqués par des collègues bruyants. D'autres peuvent être très silencieux, ce qui vous distraira au moindre bruit. Faites ce que vous avez à faire pour rester concentré. Si vous êtes autorisé à écouter de la musique au travail, emportez un lecteur mp3 avec vous au travail. Vous pourriez même envisager de publier des notes sur votre lieu de travail pour que vos collègues ne vous dérangent pas. Cela peut sembler dur, mais ce n'est pas comme ça. C'est un moyen raisonnable et efficace d'amener les gens à vous laisser au travail. N'oubliez pas que vous pouvez socialiser pendant les pauses et les heures de déjeuner.

• Les sites Internet sont l'un des désagréments les plus courants. Des études montrent que les deux tiers des travailleurs passent au moins un certain temps sur des sites non liés au travail chaque jour. ' Heureusement, la plupart des navigateurs Internet vous permettent de télécharger des aides à la productivité gratuites pour vous aider à bloquer les sites problématiques. Recherchez des ajouts dans votre navigateur avec les mots-clés « bloqueur de site Web » ou « aide à la productivité ». Vous obtiendrez des résultats gratuits et efficaces.

  

• Un autre excellent moyen d'éviter les distractions est de limiter vos appels téléphoniques (pour éviter les conversations téléphoniques inutiles) et de minimiser les rencontres soudaines.

  

Étape 5. Utilisez des pauses pour vous occuper de vos affaires personnelles

Étonnamment, ces pauses peuvent augmenter l'efficacité de votre lieu de travail, plutôt que de vous gêner. Tout d'abord, le repos vous rend plus frais et moins fatigué. Deuxièmement, le repos vous donne le temps de gérer vos distractions. Faites des pauses pour faire tout ce qui pourrait vous distraire au travail. Rêvez-vous souvent de votre frère au travail ? Appelez-les pendant les pauses et éliminez cette distraction !

Méthode 2 sur 3: Faire fonctionner efficacement les stratégies

Étape 1. Décomposez vos responsabilités en éléments gérables

Les gros projets peuvent être intimidants - s'ils sont trop gros, il est très facile de s'en débarrasser d'abord, en passant du temps sur des travaux moins importants jusqu'à ce que vous finissiez par devoir travailler dessus à l'approche de la date limite. En tant que travailleur efficace, vous devez d'abord faire ce qui est important, même si cela signifie que vous faites une petite partie d'un gros travail. Ce n'est pas très satisfaisant de terminer une petite partie d'un gros travail, mais c'est une façon intelligente de tirer le meilleur parti de votre temps. À long terme, vous terminerez les tâches les plus importantes plus rapidement si vous les accomplissez petit à petit chaque jour.

Par exemple, si vous devez faire une grande présentation dans un mois, faites-en un objectif à décrire aujourd'hui. Cela ne prend pas beaucoup de temps, donc cela ne vous distraira pas de votre travail, mais c'est une première étape importante qui rend le reste du processus plus rapide et plus facile

Étape 2. Allégez votre travail avec la délégation

À moins que vous ne soyez au bas de votre poste, vous avez la possibilité de répartir certaines tâches répétitives entre vos subordonnés pour gagner du temps. Ne confiez pas un projet à vos subordonnés si seulement vous pouvez bien le mener à bien. Donnez-leur un travail fastidieux et monotone afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes. Si vous déléguez du travail, n'oubliez pas de respecter une date limite. Soyez toujours reconnaissant lorsque vos subordonnés vous aident - s'ils voient que vous vous appréciez, ils seront plus susceptibles de travailler sur leur prochain projet.

• Si vous êtes un stagiaire, un employé de niveau inférieur, vous pouvez toujours partager ce travail monotone avec des employés du même niveau que vous (avec leur permission et avec l'autorisation de votre supérieur, bien sûr). Si vous utilisez l'aide de votre partenaire, soyez prêt à être récompensé la prochaine fois !

  

• Si vous avez de bonnes relations avec votre patron, vous remarquerez peut-être même qu'il délègue une partie du travail à quelqu'un d'autre en votre nom !

  

Étape 3. Gardez les collants maigres

Il y a une raison pour laquelle tout le monde déteste les réunions - selon un sondage de 2012, près de la moitié des participants pensaient que les réunions étaient une perte de temps de travail - plus que le temps qu'ils passaient sur des sites personnels et récréatifs. Les réunions peuvent être vitales pour discuter des objectifs et définir une vision pour l'avenir. Mais souvent, cela devient une réunion inefficace pendant des heures, voire des jours, sans rien produire. Voici quelques conseils pour rendre vos réunions plus efficaces:

• Créez un ordre du jour avant chaque réunion afin de maximiser le temps alloué. Entrez la période de temps où chaque sujet doit être couvert. Suivez votre agenda autant que possible. Si un autre sujet surgit, recommandez-le pour une discussion ultérieure.
• Invitez le moins de personnes possible. Réduire au minimum la participation à vos réunions réduira les chances que la conversation dévie du sujet. Cela permet également aux personnes qui n'ont pas besoin d'être là de continuer à travailler à leur bureau.
• Gardez les diapositives de présentation au minimum. Il y a peu de débat sur la question de savoir si les diapositives de présentation (PowerPoint, etc.) aident ou nuisent à l'efficacité de la réunion. C'est assez évident: si vous utilisez des diapositives de présentation, assurez-vous qu'elles sont aussi concises et informatives que possible. Utilisez des diapositives pour montrer des images et des données qui ne peuvent pas être transmises à travers vos mots, et non l'intégralité du contenu de votre présentation.
• Enfin, le grand principe, savoir ce que vous voulez décider avant de commencer la réunion et de prendre cette décision le plus rapidement possible.

Étape 4. Arrêtez le drame au bureau en premier lieu

Le lieu de travail peut être un endroit stressant. S'il y a une montée de colère, affrontez-la immédiatement de front. Cela pourrait être vous, la personne avec qui vous avez affaire, ou les deux parties doivent s'excuser. Faites-le le plus rapidement possible. Si vous laissez le combat s'éterniser, votre efficacité s'en ressentira et cela vous coûtera du temps sur le long terme car vous aurez tendance à éviter cette personne. Plus important encore, ne laissez pas le drame au travail détruire votre efficacité et votre humeur !

• N'ayez pas peur de faire appel à un médiateur. Nous savons tous que le drame et les sentiments blessés peuvent entraver le flux de travail, c'est pourquoi beaucoup embauchent des personnes spécialement affectées à la résolution des conflits sur le lieu de travail. Contactez le personnel des ressources humaines de votre bureau si vous vous sentez frustré, triste ou effrayé à cause des autres personnes sur votre lieu de travail.
• Quand tout est fini, vous n'avez pas besoin d'être ami avec le collègue avec qui vous vous êtes disputé, mais vous devriez pouvoir travailler avec lui. Soyez poli et discret sur votre lieu de travail, même avec les personnes que vous détestez.

Méthode 3 sur 3: Apporter des changements de style de vie

Étape 1. Reposez-vous bien

La fatigue n'améliore jamais la qualité du travail de qui que ce soit. La fatigue ralentira vos performances et si vous vous endormez facilement, cela peut être embarrassant lors d'une réunion importante. Plus que cela, le manque de sommeil créera de nombreux problèmes de santé. Ne vous endormez pas au travail ou ne sautez pas le travail parce que vous êtes malade – dormez 7 à 8 heures par jour pour une qualité optimale.

La fatigue au travail ne peut être qu'une distraction mineure. Mais au pire, cela pourrait être un grave problème de sécurité. Si vous avez un travail où la vie des gens est en jeu (par exemple: commis d'aéroport ou chauffeur de camion), il est très important de gérer votre horaire de sommeil

Étape 2. Exercice

La science a montré que l'exercice améliore l'humeur au travail et la productivité. Ceci est très important, en particulier pour les employés de bureau qui ne passent que beaucoup de temps devant l'ordinateur. Avec l'exercice, cela vous rend non seulement en meilleure santé, mais aussi plus heureux, plus concentré et plus motivé.

Si vous commencez une routine d'exercice pour la première fois, essayez une combinaison de cardio et de musculation

Étape 3. Maintenez la bonne humeur

Si vous essayez d'améliorer votre efficacité au travail, vous devez travailler sérieusement. Souvent, ce n'est pas une bonne idée – vous pouvez augmenter votre efficacité à court terme, mais cela ne vous rend pas heureux au travail, il est très facile d'en avoir marre, ce qui conduit à l'épuisement professionnel et au manque de motivation. Essayez de rester motivé – si vous vous sentez heureux au travail, vous deviendrez plus motivé et ambitieux. Faites de petites choses pour améliorer votre humeur qui ne nuisent pas à la productivité, comme écouter de la musique, vous étirer un peu ou emmener votre ordinateur portable dans la salle de pause pour une atmosphère plus calme et plus paisible.

• Profitez au maximum de l'heure du déjeuner – profitez-en pour savourer un bon repas et plaisanter avec vos amis.
• Utilisez le café avec précaution. Le café peut être un stimulant fantastique si vous vous sentez très léthargique, mais si vous l'utilisez tous les jours, vous pouvez en devenir dépendant et cela ne vous fera aucun bien à long terme.

Étape 4. Motivez-vous

Il est plus facile de travailler plus efficacement si vous avez une bonne raison de travailler. Si vous avez souvent du mal à rester motivé, réfléchissez aux raisons qui vous ont poussé à chercher ce travail – vos objectifs dans la vie, vos rêves ou votre propre vision. Essayez de penser que votre travail est le chemin vers votre objectif ultime. Si vous aimez votre travail, réfléchissez à la façon dont votre travail affecte la façon dont vous vous sentez – vous sentez-vous satisfait après l'avoir fait ?

• Pensez aux bonnes choses qui ressortent de votre travail. Peut-être que vous pouvez avoir votre propre voiture ou maison, ou vous pouvez envoyer vos enfants à l'école. Pensez également aux avantages que vous tirez de votre travail, comme une assurance maladie et un dentiste pour vous et votre famille.

  

• Pensez aux conséquences si vous ne travaillez pas. A quoi devez-vous renoncer parce que vous avez perdu votre source de revenus ? Comment cela a-t-il affecté votre famille et vos proches ?

Étape 5. Récompensez-vous

Si vous réussissez à augmenter l'efficacité de votre travail, célébrez-le. Il n'est pas facile de briser les vieilles habitudes et d'en adopter de nouvelles, alors récompensez votre travail acharné. Prenez une bière après le travail le vendredi, ou une fête avec vos amis, ou tout simplement allongé dans votre lit en lisant un livre - tout ce qui vous rend heureux après une longue semaine. Ceci est très important pour vous garder motivé.

Votre don n'a pas besoin d'être trop important et il ne devrait pas être un fardeau financier. Conservez vos cadeaux de luxe pour des occasions spéciales