Avant d'occuper un nouveau poste au travail, votre gestionnaire ou superviseur vous demandera généralement d'accompagner l'employé qui poursuivra votre travail. Votre volonté d'aider pendant la période de transition en effectuant de manière proactive des préparatifs et des transferts détaillés est un moyen d'assurer le bon déroulement des activités de l'entreprise et de vous forger une excellente réputation lorsque vous changez d'emploi ou prenez un nouveau poste.
Étape
Partie 1 sur 3: Se préparer à une passation de poste
Étape 1. Invitez votre patron à discuter du plan de transfert
Rencontrez votre patron pour discuter en détail de ce que vous devez faire pendant la transition. En fonction de votre poste et du style de leadership de votre patron, il peut vous demander de beaucoup contribuer lors de la passation, par exemple, si vous êtes amené à enseigner ou à former un employé remplaçant pendant quelques jours ou quelques semaines.
- Habituellement, vous devez préparer des documents comme preuve de remise formelle.
- Discutez de ce plan avec votre patron. Demandez-lui combien il espère contribuer et ce que vous devriez prioriser pendant la transition.
Étape 2. Rédigez le document de passation
Après avoir connu en détail les attentes du patron, préparez un projet de document de passation. En plus de vous aider à vous préparer, ce document contient des tâches et des informations qui doivent être remises pendant la transition. Les éléments suivants doivent être inclus dans le document de remise:
- Des informations détaillées sur les activités quotidiennes, le travail et les priorités de travail.
- Une description des choses importantes à faire et des responsabilités qui doivent être remplies dans votre poste actuel.
- Ce qui est attendu de la personne qui vous remplacera.
- La liste contient des fichiers importants qui doivent être soumis, comme un accord ou un programme de travail.
Étape 3. Terminez les tâches inachevées
Si vous devez changer de travail immédiatement, essayez de terminer tout travail en cours. En plus de fournir la satisfaction de cette réalisation, vous aidez également les autres à recommencer leur travail à partir de zéro. De cette façon, vous pourrez laisser une impression positive et vous bâtir une bonne réputation.
- Aussi difficile que ce soit, travaillez plus dur s'il y a une tâche qui approche de la date limite.
- Accomplir une nouvelle tâche qui approche d'une date limite peut être très difficile pour les personnes qui n'en comprennent pas encore les subtilités.
Étape 4. Parlez à vos collègues
Avant le début de la période de transition, réservez du temps pour discuter avec vos collègues du plan de transfert et demandez quelles sont vos priorités. S'il y a un nouveau problème dont vous n'êtes pas au courant, profitez-en pour rechercher des informations et trouver une solution.
- Les nouveaux problèmes n'ont généralement pas beaucoup d'impact avant un déménagement, mais ils peuvent être transmis à la personne qui vous remplacera si vous le savez déjà.
- Profitez de cette occasion pour partager vos projets et vos dates de déménagement avec vos collègues. Informez-les également de la période de transition afin qu'ils puissent se préparer.
- Vous devez informer vos collègues de vos projets de déménagement, car la productivité du travail a tendance à diminuer pendant la période de transition.
Étape 5. Préparez un document de transfert formel par écrit
La dernière étape de la préparation de la période de transition consiste à produire un document de transfert formel. Lors de la préparation d'une ébauche, listez et expliquez toutes les informations importantes, puis discutez-en avec les supérieurs et la direction qui seront concernés par ce plan. Remplissez les papiers de passation et envoyez-les à votre successeur quelques jours avant qu'il ne commence à travailler. Le contenu peut varier selon le travail, mais le document de transfert doit au moins inclure les éléments suivants:
- Liste des tâches et horaire de travail.
- Informations sur les travaux en cours.
- Le calendrier contient les activités prévues et les échéances.
- Informations sur les mots-clés et procédures de connexion.
- Liste des contacts liés au travail.
- Guide d'accès aux fichiers et répertoires sur un ordinateur.
Partie 2 sur 3: Traverser la transition
Étape 1. Prenez le plus de temps possible
Après l'entrée en fonction de l'employé qui vous a remplacé, il se peut que vous n'ayez pas déménagé et qu'on vous ait demandé de l'accompagner jusqu'à ce qu'il comprenne son travail. La durée de la période de transition est incertaine, elle peut prendre des jours ou des semaines. Cependant, plus vous vous donnez de temps, plus vous pouvez transmettre d'informations.
Pour vous assurer de fournir des informations complètes et de ne rien manquer, impliquez votre remplaçant dans une variété d'activités quotidiennes
Étape 2. Soumettez directement les documents importants
Pendant la période de transition, vous devrez remettre des données et des documents importants en personne. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les choses importantes sont bien faites et que les priorités sont clairement définies. De plus, vous avez encore tous les deux le temps de discuter des informations qui doivent être discutées plus avant avant de déménager.
- Profitez-en pour lui expliquer des informations importantes et il pourra demander des choses très utiles pour faire une bonne passation.
- Lors de la discussion, prenez le temps de donner un aperçu de la situation de travail et d'expliquer le contexte de la conversation afin de ne manquer aucune information.
Étape 3. Faites un effort pour fournir de l'aide
Si vous travaillez toujours tous les deux dans le même bureau, soyez solidaire et proactif. En cas de problème, apportez votre aide en identifiant la cause et en trouvant une solution ensemble. Les nouveaux employés se sentent généralement mal à l'aise ou mal à l'aise les premiers jours et ne vous dérangeront pas en posant des questions.
- Indiquez clairement que vous êtes disponible pour fournir un soutien et une assistance si nécessaire.
- De cette façon, vous pouvez tous les deux vous soutenir mutuellement pour assumer vos responsabilités pendant la transition.
Étape 4. Tenez une réunion finale pour discuter du transfert
Avant de poursuivre et de faire une passation complète, ayez un rendez-vous avec la personne qui vous remplacera. Demandez-lui de préparer des questions et de prendre des notes sur les choses qu'il a traitées. Cette rencontre est une bonne occasion de s'assurer qu'il comprend son rôle et ses responsabilités.
- Toutes les questions nécessitant des éclaircissements supplémentaires peuvent être discutées lors de la réunion.
- Selon l'endroit où vous travaillez, envisagez d'inviter ou non votre patron à une réunion.
- Vous devez dire à votre patron quand et où la réunion aura lieu. Demandez-lui s'il a des suggestions ou des informations qu'il aimerait partager.
Partie 3 sur 3: Préparation d'un plan de développement à long terme
Étape 1. Décrivez le soutien et la formation fournis par l'entreprise
Lors de la passation, montrez une volonté de contribuer en ouvrant les meilleures chances de réussite aux autres. Au lieu de simplement abandonner des tâches et du travail, donnez des conseils à votre remplaçant pour qu'il puisse se développer professionnellement et apportez un soutien à son ancien patron pour qu'il soit toujours en bonne santé et réussisse au travail.
- Fournir des informations sur les programmes de formation pertinents pour l'emploi.
- Lorsque vous commencez à travailler, vous avez peut-être suivi une formation pour ajuster et augmenter vos connaissances.
- N'oubliez pas de transmettre cette information à la personne qui poursuit votre travail et encouragez-la à profiter au maximum de l'opportunité.
Étape 2. N'ignorez pas la culture du travail
Si pendant un certain temps vous avez encore le temps de travailler avec la personne qui prendra votre place, ne vous concentrez pas uniquement sur les aspects techniques du travail. Chaque bureau a un environnement de travail et une culture uniques qui peuvent être accablants ou déroutants pour les nouveaux arrivants. Prenez le temps d'expliquer les choses et les situations réelles au bureau.
- Emmenez-le dans le bureau et présentez-le à tous les employés.
- Expliquez les rôles et les responsabilités des nouveaux employés et des employés existants.
- Si, en tant que nouvel employé, il a des tâches différentes ou si ses responsabilités et priorités de travail sont axées sur des choses différentes, assurez-vous que l'ancien employé le comprend.
Étape 3. Fournissez des informations de contact détaillées
Si vous souhaitez aider un nouvel employé, indiquez-lui comment vous contacter et faites-lui savoir qu'il peut vous contacter s'il a un problème grave ou a besoin d'informations. Cependant, tout le monde n'est pas disposé à aider après avoir changé d'emploi ou occupé un nouveau poste. Ceci est généralement influencé par les relations avec les anciens supérieurs.
- Souvent, les problèmes peuvent être résolus simplement en communiquant par e-mail.
- Même si vous avez déménagé, être prêt à aider fera bonne impression et améliorera votre réputation.
