Si vous avez entendu parler de Google Docs, vous connaissez probablement déjà ses fonctionnalités de partage de pointe et son enregistrement automatique utile. Cependant, si vous n'avez jamais utilisé Google Docs auparavant, la mise en route peut être difficile, en particulier avec les différentes options, modèles et paramètres de partage de fichiers. Cependant, en suivant les étapes de cet article, vous pouvez maîtriser Google Docs en un rien de temps !
Étape
Méthode 1 sur 6: Comprendre Google Docs
Étape 1. Utilisez Google Docs pour créer des documents textuels
Comme son nom l'indique, Google Docs est une excellente application pour rédiger des documents, tout comme lorsque vous créez un document Microsoft Word. Vous pouvez également utiliser Google Docs pour partager facilement des documents avec d'autres, et vous pouvez toujours accéder aux documents Google Docs car ils sont stockés sur votre espace de stockage en ligne, et non sur le disque dur de votre ordinateur.
La meilleure partie est que Google Docs est gratuit. Tout ce dont vous avez besoin est un compte Google pour accéder au service ou à l'application
Étape 2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser en fonction du document à créer
Google Docs ne propose pas que des pages blanches. Vous pouvez également choisir des modèles de lettres, des curriculum vitae, des soumissions de projets et d'autres documents. Chaque modèle a sa propre palette de couleurs et sa propre mise en page afin que vous ne vous ennuyiez pas, quelles que soient les options que vous choisissez.
Vous pouvez essayer plusieurs modèles différents jusqu'à ce que vous trouviez une option que vous aimez
Étape 3. Laissez Google Docs enregistrer votre document automatiquement
Un autre avantage de Google Docs est qu'il n'y a pas de bouton d'enregistrement car le document est automatiquement enregistré par l'ordinateur. Chaque fois que vous apportez des modifications, le document est automatiquement enregistré sur Google Drive afin que vous n'ayez pas à vous soucier de perdre des données si votre ordinateur tombe en panne ou tombe en panne.
Vous pouvez vous assurer que la fonction d'enregistrement automatique fonctionne en regardant le coin gauche du document. Google Docs vous avertira lorsqu'un document est enregistré et "sécurisé" avec succès dans votre compte Google Drive
Méthode 2 sur 6: Utilisation de Google Docs sur un ordinateur
Étape 1. Accédez à https://docs.google.com à partir d'un navigateur Web
Vous pouvez utiliser n'importe quel navigateur Web (y compris Chrome, Safari et Microsoft Edge) sur un ordinateur Windows ou Mac pour accéder à Google Docs.
Si vous n'avez pas de compte Google/Gmail, vous devrez en créer un avant de pouvoir accéder à Google Docs
Étape 2. Connectez-vous à votre compte Google
Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran pour vous connecter à votre compte à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe de votre compte Google/Gmail. Après cela, vous serez dirigé vers une liste de documents que vous avez ouverts, modifiés ou sur lesquels vous travaillez toujours. Vous pouvez également voir plusieurs options pour créer un nouveau document en haut de l'écran.
Étape 3. Cliquez sur « Vierge » + pour créer un document vierge/nouveau
Ce bouton apparaît en haut à gauche de la page. Un nouveau document que vous pouvez modifier à volonté sera créé.
- Si vous souhaitez créer un nouveau document via un modèle, développez la liste des modèles en cliquant sur « Modèles de galerie " en haut à droite de la page, puis sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez créer un nouveau document.
- Certaines options de modèles populaires telles que " Reprendre " et " Brochure » se trouve en haut au centre de la page.
Étape 4. Sélectionnez Document sans titre pour renommer le fichier
Par défaut, le nouveau document est nommé " Document sans titre ". Pour le changer en un nom autre que " Document sans titre ", appuyez sur Suppr pour supprimer d'abord le texte existant, puis saisissez un nouveau nom pour le document. Appuyez sur Entrée ou Retour sur le clavier pour enregistrer les modifications.
- Vous pouvez également modifier le nom du document dans la liste des fichiers de la page principale de Google Docs. Cliquez sur l'icône des trois points dans une ligne verticale dans le coin inférieur droit du fichier, puis sélectionnez " Renommer ".
- Vous avez maintenant créé un nouveau document avec succès ! À partir de là, vous pouvez modifier, partager et fermer le document.
Étape 5. Modifiez le document existant
Tant que votre ordinateur est connecté à Internet, Google Docs enregistre automatiquement votre travail pendant que vous travaillez.
- Tirez parti de la barre d'outils en haut du document pour déterminer la taille, le type, la couleur et le style de la police.
- Pour régler l'interligne, sélectionnez le menu " Format ", Cliquez sur " Interligne, et sélectionnez " Seul ”, “ Double ", ou toute autre option dont vous avez besoin.
- Menus " Format ” contient des outils qui peuvent être utilisés pour ajouter des colonnes, des en-têtes ou des en-têtes de document, des notes de bas de page et autres.
- Si vous avez besoin d'ajouter des images, des tableaux, des graphiques ou des caractères spéciaux, sélectionnez le menu " Insérer », recherchez et cliquez sur le contenu ou le média que vous souhaitez ajouter, puis suivez les instructions à l'écran.
- Pour changer l'orientation de la page du document en paysage ou paysage, ouvrez le menu "Fichier" et cliquez sur "Configuration de la page". Après cela, vous pouvez choisir « Paysage » ou « Portrait ».
- Google Docs soulignera les mots pouvant contenir du salé. Cliquez sur le mot souligné pour afficher les suggestions, puis sélectionnez le mot que vous souhaitez utiliser. Pour vérifier l'orthographe des mots dans l'ensemble du document, sélectionnez le " Outils » et cliquez sur « Orthographe ».
- Si vous avez besoin de télécharger une copie du document, sélectionnez le menu « Déposer ", Cliquez sur " Télécharger en tant que ”, et spécifiez le format que vous souhaitez.
Étape 6. Partagez le document
Si vous souhaitez créer un document collaboratif sur lequel d'autres personnes peuvent travailler, vous pouvez le partager avec une personne ou un groupe d'utilisateurs. Voici comment:
- Sélectionnez le bouton " Partager » en bleu en haut à droite de la page.
- Saisissez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer le document (séparez chaque adresse par une virgule).
- Sélectionnez l'icône en forme de crayon à droite de la colonne " Parcourir " pour voir une liste des autorisations de document (par ex. Peut voir ”, “ Peut éditer ", ou " Peut commenter "), puis faites votre choix.
- Choisir " Avancée " dans le coin inférieur droit de la fenêtre " Partage " pour passer en revue plus d'options et apporter les modifications nécessaires.
- Sélectionnez le bouton " Envoyer ” pour envoyer le lien du document.
Étape 7. Fermez le document lorsque vous avez terminé
Sélectionnez l'icône de papier bleu en haut à gauche de la page pour accéder à nouveau à la liste des documents. Vous serez redirigé vers la page principale de Google Docs qui contient tous les documents afin que vous puissiez ouvrir un autre document existant ou en créer un nouveau.
Étape 8. Modifiez le document ultérieurement
Lorsque vous devez continuer ou travailler sur un document, retournez sur https://docs.google.com et cliquez sur le nom du document dans la liste des fichiers.
Méthode 3 sur 6: Utilisation de Google Docs sur un téléphone ou une tablette
Étape 1. Installez Google Docs sur votre téléphone ou votre tablette
Pour les utilisateurs d'iPhone ou d'iPad, vous pouvez télécharger Google Docs via l'App Store. Pour les utilisateurs d'appareils Android, vous pouvez le télécharger via le Google Play Store.
Vous devez d'abord créer un compte Google/Gmail avant de pouvoir accéder au service/application Google Docs si ce n'est déjà fait
Étape 2. Exécutez Google Docs
Cette application a une icône de papier bleu intitulée " Docs " et est généralement affichée sur l'écran d'accueil (iPhone/iPad) ou dans le tiroir d'applications de l'appareil (Android). Touchez l'icône pour ouvrir l'application.
Étape 3. Appuyez sur +
C'est un cercle en bas à droite de l'écran.
Étape 4. Sélectionnez Nouveau document pour créer un nouveau document vierge
Sur les appareils Android, ce bouton crée un nouveau document vierge. Pour les utilisateurs d'iPhone ou d'iPad, entrez d'abord le nom du document et sélectionnez CRÉER ” avant la création du document.
- Si vous souhaitez utiliser un modèle, sélectionnez " Choisissez un modèle ” pour afficher la fenêtre de recherche de modèles. Après cela, sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez créer un document dans le format de modèle sélectionné.
- Vous avez maintenant créé avec succès un document Google Docs ! À partir de ce moment, vous pouvez modifier, renommer et partager le document.
Étape 5. Modifiez le document existant
Tant que votre téléphone ou votre tablette est connecté à Internet, Google Docs enregistre automatiquement le document pendant que vous travaillez.
- Pour définir l'alignement des paragraphes et/ou l'espacement des lignes, appuyez deux fois sur la section ou la zone où commencent les modifications d'alignement/d'espacement, appuyez sur l'icône « Format » (la lettre « A » avec plusieurs lignes de texte), sélectionnez « » paragraphe ”, et sélectionnez l'option dont vous avez besoin.
- Pour modifier l'orientation du document en mode paysage, cliquez sur l'icône à trois points en haut à droite de l'écran et sélectionnez « Mise en page ». Après cela, vous pouvez choisir « Paysage » ou « Portrait ».
- Pour modifier l'apparence du texte, appuyez deux fois sur le texte jusqu'à ce qu'un marqueur bleu apparaisse. Après cela, faites glisser le marqueur pour sélectionner le texte que vous devez modifier. Sélectionnez l'icône "Format" (la lettre "A" avec plusieurs lignes de texte), touchez " Texte », et sélectionnez l'option souhaitée.
- Vous pouvez ajouter des images, des en-têtes/titres, des notes de bas de page, des tableaux, des numéros de page et d'autres éléments ou contenus en mode d'impression (« Mode d'impression »). Pour l'activer, sélectionnez l'icône à trois points en haut à droite de l'écran, puis faites glisser le commutateur « Mise en page d'impression » sur la position activée ou « Activé ». Sélectionnez l'icône en forme de crayon en bas à droite de l'écran pour revenir à la fenêtre d'édition de texte, appuyez sur " + » pour accéder au menu « Insertion », puis sélectionnez le média ou le contenu que vous souhaitez ajouter.
Étape 6. Partagez le document
Si vous souhaitez créer un document collaboratif sur lequel d'autres personnes peuvent travailler, vous pouvez le partager avec une personne ou un groupe d'utilisateurs. Voici comment:
- Sélectionnez le bouton « Partager » (marqué par une image humaine avec un symbole « + ») en haut de la page « Partager ».
- Entrez l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le fichier dans le champ " Personnes ".
- Appuyez sur l'icône en forme de crayon à droite de la colonne « Personnes » pour afficher une liste des autorisations utilisateur (par ex. Vue ”, “ Éditer ”, “ Commenter "), puis sélectionnez l'option souhaitée.
- Sélectionnez l'icône « Envoyer » (marquée par l'image d'un avion en papier) en haut à droite de la page pour partager le lien du document par e-mail.
Étape 7. Cliquez sur le bouton fléché pour quitter le document
Lorsque vous avez terminé de travailler sur le document, regardez en haut à gauche de l'écran et cliquez sur la flèche de retour. Vous serez redirigé vers une liste de documents Google Docs où vous pourrez créer un nouveau document ou modifier un document existant.
Vous pouvez également appuyer sur le bouton « Accueil » du téléphone pour fermer l'application
Étape 8. Modifiez le document ultérieurement
Lorsque vous souhaitez travailler sur un document, ouvrez simplement l'application Google Docs et sélectionnez le titre du document dans la liste des fichiers. Pour apporter des modifications au document, sélectionnez l'icône en forme de crayon en bas à droite de l'écran pour accéder au mode d'édition.
Méthode 4 sur 6: Créer un document Google Docs à partir d'un fichier Word
Étape 1. Ouvrez Google Drive
L'application est marquée par une icône triangulaire de trois couleurs différentes. Vous pouvez y accéder via votre compte Google en visitant
Si vous n'avez pas de compte Google, vous devrez en créer un avant de pouvoir télécharger des documents Word
Étape 2. Cliquez sur Nouveau
Dans le coin supérieur gauche de l'écran, cliquez sur le bouton intitulé "Nouveau" avec un signe plus à côté. Un menu déroulant s'ouvrira ensuite.
Étape 3. Sélectionnez Téléchargement de fichier
Une boîte de dialogue s'ouvrira et vous pourrez sélectionner les fichiers à télécharger depuis votre ordinateur.
Vous pouvez également télécharger un dossier depuis votre ordinateur pour l'enregistrer sur l'espace de stockage Google Drive
Étape 4. Ouvrez un document Word enregistré sur l'ordinateur
Sélectionnez le document Word souhaité en double-cliquant dessus.
Étape 5. Double-cliquez sur le fichier pour l'ouvrir
Le téléchargement du fichier peut prendre un certain temps, alors soyez patient. Lorsqu'il est prêt, vous pouvez cliquer sur le fichier sur la page principale de Google Drive pour l'ouvrir et le modifier.
Vous pouvez désormais modifier, partager et renommer des documents Google Docs, comme vous le feriez avec n'importe quel document ordinaire stocké sur votre ordinateur
Méthode 5 sur 6: "Forcer" les utilisateurs à faire une copie des documents Google Docs
Étape 1. Utilisez cette astuce pour « forcer » le destinataire à faire une copie du document
Lorsque vous envoyez un document à quelqu'un via Google Docs, il peut arriver que vous souhaitiez que le destinataire ait sa propre copie, la modifie et vous la renvoie. Étant donné que les paramètres de Google Docs ne sont pas conçus pour ces conditions, vous pouvez modifier l'URL et "forcer" l'utilisateur à faire une copie du fichier au lieu de modifier l'original.
Vous pouvez utiliser cette méthode lors de l'envoi de feuilles de calcul à des étudiants ou de fichiers à plusieurs employés
Étape 2. Ouvrez le document
Visitez Google Docs et ouvrez le document que vous souhaitez partager.
Étape 3. Cliquez sur le bouton Partager
Il se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran et est bleu clair.
Étape 4. Cliquez sur Changer pour n'importe qui avec le lien
Au bas de la fenêtre contextuelle, cliquez sur la dernière ligne de dialogue. Une nouvelle boîte sera ouverte après cela.
Étape 5. Copiez le lien et collez-le dans un autre média ou une autre colonne
Vous pouvez ajouter un signet au lien ou utiliser votre souris pour cliquer avec le bouton droit sur le lien, puis sélectionner « Copier » ou appuyer sur le bouton Copier le lien. Collez le lien dans un document Google Docs vierge afin de pouvoir le modifier.
Vous pouvez également coller le lien dans le champ URL en haut de la fenêtre du navigateur
Étape 6. Remplacez le segment « modifier » à la fin du lien par « copier »
Faites défiler jusqu'à la fin du lien jusqu'à ce que vous voyiez le mot « modifier ». Supprimez le mot, puis saisissez « copier » et veillez à ne pas modifier le reste de l'URL.
Étape 7. Envoyez le lien modifié au destinataire
Le lien ouvrira automatiquement une boîte de dialogue demandant si le destinataire souhaite faire une copie du fichier. Vous pouvez envoyer le lien à autant d'utilisateurs (que vous le souhaitez) afin que chacun ait une copie du document que vous créez.
Méthode 6 sur 6: Création d'un fichier PDF à partir d'un document Google Docs
Étape 1. Ouvrez Google Doc
Depuis Google Drive, sélectionnez le document que vous souhaitez enregistrer en tant que fichier PDF.
Étape 2. Cliquez sur Fichier, puis sélectionnez Imprimer.
Déplacez le curseur dans le coin supérieur gauche de la page et cliquez sur le menu "Fichier". Faites défiler l'écran, puis cliquez sur « Imprimer ».
Avec cette étape, vous pouvez également imprimer des documents Google Docs directement depuis votre ordinateur
Étape 3. Sélectionnez "Enregistrer au format PDF" comme destination de sauvegarde
À côté de « Destination », cliquez sur la liste déroulante pour afficher les options. Après cela, sélectionnez "Enregistrer au format PDF".
Étape 4. Cliquez sur Enregistrer
Le document sera enregistré sur votre ordinateur en tant que fichier PDF portant le même nom que le nom du fichier d'origine dans Google Docs.
Des astuces
- Ne vous inquiétez pas et ne vous embêtez pas à enregistrer manuellement les documents Google Docs ! Ce service enregistrera automatiquement le document sur lequel vous travaillez à chaque fois que vous apporterez une modification.
- Si vous utilisez Google Docs en dehors d'un réseau (sans connexion Wi-Fi ou Internet), le document peut ne pas être enregistré automatiquement tant que l'ordinateur ou l'appareil ne se reconnecte pas au réseau.
- Vous pouvez recadrer ou modifier une image dans un document Google Docs en double-cliquant sur l'image.
